Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

Transcrição

1 RELATÓRIO DE ESPECIAL SUPRIMENTO DE FUNDOS / CARTÃO DE CRÉDITO CORPORATIVO EXERCÍCIOS 2006 e 2007 Setor: Suprimento de Fundos (DCF) Período: 19/02/2008 a 28/03/2007 Legislação Aplicada: - Decreto nº , de 23 de dezembro de Lei nº , de 21 de junho de Decreto nº , de 25 de janeiro de Decreto nº , de 1º de fevereiro 2008 ESCOPO DO TRABALHO I Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 19 de fevereiro a 28 de março de 2008, a pedido da CGU - Regional de Minas Gerais, com o objetivo de analisar questões relativas à elegibilidade, razoabilidade e habitualidade no uso do Suprimento de Fundos e/ou Cartão de Crédito Corporativo, bem como a ocorrência de fracionamento de despesa. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames. II Foram analisados todos os processos de Prestação de Contas dos Suprimento de Fundos referentes ao exercício de 2006 (58 processos) e de 2007 (56 processos) totalizando 114 (cento e catorze) processos examinados. III Resultado dos Exames: Verificamos as seguintes situações nos processos examinados: A) / (Responsável: José Carlos Grilo Rodrigues. Empenho: 2006NE Valor: R$ 2.000,00. Data: 16/02/06). A finalidade do referido Suprimento de Fundos, conforme Nota de Empenho (fl. 02), é para DESPESAS C/ PEÇAS DE EQUIPAMENTOS NECESSÁRIOS AO BOM ANDAMENTO DA UNIFEI. Entretanto, conforme Cupom Fiscal (fl. 04) foi adquirido, utilizando este recurso, 31,62 litros de álcool combustível, totalizando em R$ 60,05 (sessenta reais e cinco centavos) a compra realizada. Como a compra de combustível não esta incluída entre as finalidades específicas deste Suprimento de Fundos, deve o responsável absterse de realizar despesas de natureza diversa daquelas para o qual o Suprimento de Fundos se destina, devendo sempre observar as condições e finalidades previstas no ato da concessão. Constatada esta impropriedade, o servidor acima mencionado, mesmo não sendo mais responsável por nenhum Suprimento de Fundos, foi devidamente informado a respeito desta recomendação. 1

2 B) / (Responsável: Agnaldo Dias Junqueira. Empenho: 2006NE Valor: R$ 1.500,00. Data: 13/09/06). Foram adquiridos no dia 28/09/2006 da empresa ESTRELA PRODUTOS AGRÍCOLAS COMÉRCIO E REPRESENTAÇÕES LTDA., conforme Cupom Fiscal nº (fl. 07), os seguintes produtos: Amarrilho de náilon chicote (01 unidade x 1,00 = R$ 1,00) e corda de seda grossa de 08 milímetros (240 metros X 4,00 = R$ 960,00), tendo a empresa concedido um desconto de R$ 717,00 (setecentos e dezessete reais), totalizando em R$ 244 (duzentos e quarenta e quatro reais) a compra realizada. Devido ao evidente erro nos valores apresentados no documento fiscal (valor da corda e desconto dado) recomendamos ao responsável pelo Suprimento de Fundos, para uma maior transparência na sua Prestação de Contas, que solicite da empresa que forneceu os referidos produtos um esclarecimento sobre o fato ocorrido. Tendo a empresa, por meio de uma declaração, assim se manifestado: Na qualidade de responsável pela escrita mercantil da firma ESTRELA PRODUTOS AGRÍCOLAS COMÉRCIO E REPRESENTAÇÕES LTDA, CNPJ / , conforme carimbo abaixo, e diante da emissão do Cupom Fiscal nº , que descreve pagamento de compra feita em nossa loja, no dia 28/09/2006, nesta cidade, no valor de R$ 244,00 (duzentos e quarenta e quatro reais), DECLARO, por ser a expressão da verdade, que foi este o valor realmente pago e recebido em nosso caixa. Outrossim, esclareço que devido a um problema no Emissor de Cupom Fiscal, o valor unitário da corda que é de R$ 1,0125 por metro, saiu como R$ 4,00 por metro, o que resultou num valor de R$ 960,00 (novecentos e sessenta reais). O próprio sistema operacional do Emissor de Cupom Fiscal (ECF), percebendo o erro concedeu um desconto de R$ 717,00 (setecentos e dezessete reais) para chegar ao valor total, real, da corda que é de R$ 243,00 (duzentos e quarenta e três reais) que somando ao valor do amarrilho, que é de R$ 1,00 (hum real) totaliza R$ 244,00 (duzentos e quarenta e quatro reais). O ECF devido a outros problemas semelhantes foi substituído por outro, cujo sistema não admite operação semelhante ao anterior.. C) / (Responsável: Rúbia Maria Storino. Empenho: 2007NE Valor: R$ 2.000,00. Data: 05/01/07). A finalidade do referido Suprimento de Fundos, conforme Nota de Empenho (fl. 02), é para DESPESAS C/ PEÇAS DE EQUIPAMENTOS NECESSÁRIOS AO BOM ANDAMENTO DA UNIFEI. Entretanto, conforme Nota Fiscal nº (fl. 09) foi adquirido, utilizando este recurso, 02 (dois) litros de óleo lubrificante, totalizando em R$ 13,20 (treze reais e vinte centavos) a compra realizada. Como a compra de lubrificante automotivo não esta incluída entre as finalidades específicas deste Suprimento de Fundos, deve a responsável abster-se de realizar despesas de natureza diversa daquelas para o qual o Suprimento de Fundos se destina, devendo sempre observar as condições e finalidades previstas no ato da concessão. Constatada esta impropriedade, a mesma foi imediatamente notificada a observar esta recomendação, e sobre o fato ocorrido, assim se manifestou:... justificamos a aquisição do óleo Texaco Ursa SAE, tendo em vista a necessidade de sua utilização na máquina de lavar de alta pressão (WAP) e que o mesmo não se trata de óleo utilizado em veículos.. D) / (Responsável: Agnaldo Dias Junqueira. Empenho: 2007NE Valor: R$ 1.500,00. Data: 09/02/07). Foi adquirido no dia 15/02/2007 de uma empresa local (IMPACTO - ESTANISAURA FATIMA DE OLIVEIRA) uma 2

3 bateria para celular Motorola - Mod. V3 pelo valor de R$ 55,00 (cinqüenta e cinco reais), conforme Nota Fiscal nº (fl. 14). No dia 26/02/2007 foi adquirido o mesmo produto de uma empresa de Belo Horizonte (NEXUS TELEMÁTICA E SISTEMAS LTDA.) pelo valor de R$ 100,00 (cem reais), conforme Nota Fiscal nº (fl. 18). Devido a grande disparidade entre os valores encontrados, foi solicitada, para se verificar a adequada aplicação dos recursos públicos, uma justificativa por escrito do responsável pelas referidas aquisições, que assim se manifestou:... temos a informar que o material adquirido da empresa IMPACTO - ESTANISAURA FATIMA DE OLIVEIRA, através da Nota Fiscal não é original, ao passo que o material adquirido da empresa NEXUS TELEMÁTICA E SISTEMAS LTDA, conforme Nota Fiscal é original, o que justifica a discrepante diferença de preço entre fornecedores.. E) / (Responsável: Rúbia Maria Storino. Empenho: 2007NE Valor: R$ 2.000,00. Data: 18/07/07). Foi constatada nesta Prestação de detalhadamente os serviços realizados. A Nota Fiscal nº da empresa FALCÃO RODAS LTDA. no campo referente à Descrição dos Serviços apenas se limitou a informar: Conserto Fiat Marea. Deve a responsável pelo Suprimento de Fundos, para uma maior transparência na sua Prestação de Contas, exigir dos prestadores de serviço a descrição detalhada, no corpo da respectiva nota fiscal, de todos os serviços prestados a administração pública. Constatada esta impropriedade, a mesma foi imediatamente notificada a observar esta recomendação, e como forma de sanar a falha apontada, anexou à referida Nota Fiscal um documento da empresa com o seguinte teor: Assunto: Retificação de Nota Fiscal nº de 17/08/ Onde se Lê: Conserto Fiat Marea - Leia-se: Desempeno de 04 rodas do veículo Fiat/Marea, Placa: DMT F) / (Responsável: Rúbia Maria Storino. Empenho: 2007NE Valor: R$ 2.000,00. Data: 16/03/07). Foi constatada nesta Prestação de detalhadamente os serviços realizados. A Nota Fiscal nº da empresa CONFIANÇA PNEUS E ACESSÓRIOS LTDA. - ME no campo referente à Descrição dos Serviços apenas se limitou a informar: Franquia. Deve a responsável pelo Suprimento de Fundos, para uma maior transparência na sua Prestação de Contas, exigir dos prestadores de serviço a descrição detalhada, no corpo da respectiva nota fiscal, de todos os serviços prestados a administração pública. Constatada esta impropriedade, a mesma foi imediatamente notificada a observar esta recomendação, e como forma de sanar a falha apontada, anexou a referida Nota Fiscal a seguinte Declaração: CONFIANÇA PNEUS E ACESSÓRIOS LTDA, situada na Av. São Tomaz, nº Bairro Industrial, na cidade de Lorena - SP, portadora do CNPJ / e INSC. ESTAD , declara para devidos fins, que a pagou a importância de R$ 95,00 (noventa e cinco reais) referente a Nota Fiscal Série A-1, nº pela FRANQUIA da troca de pára-brisa do veículo Fiat Marea, placa GMF G) / (Responsável: João Geraldo Barbosa. Empenho: 2007NE Valor: R$ 2.000,00. Data: 11/09/07). A finalidade do referido Suprimento de Fundos, conforme Nota de Empenho (fl. 02), é para MATERIAIS DE 3

4 CONSUMO NECESSÁRIOS AOS ÓRGÃOS DA UNIFEI. Entretanto, conforme Notas Fiscais nº e foram adquiridos, utilizando este recurso, 01 (um) refil para filtro de ar condicionado, 01 (um) tubo p/ pressão, 01 (um) filtro de combustível e 01 (um) bico injetor, totalizando em R$ 85,00 (oitenta e cinco reais) as compras realizadas. Como a compra de peças de reposição com viaturas da instituição não esta incluída entre as finalidades específicas deste Suprimento de Fundos, deve o responsável abster-se de realizar despesas de natureza diversa daquelas para o qual o Suprimento de Fundos se destina, devendo sempre observar as condições e finalidades previstas no ato da concessão. Constatada esta impropriedade, o servidor acima mencionado, mesmo não sendo mais responsável por nenhum Suprimento de Fundos, foi devidamente informado a respeito desta recomendação. H) / (Responsável: Rúbia Maria Storino. Empenho: 2007NE Valor: R$ 2.000,00. Data: 29/11/07). Foi constatada nesta Prestação de detalhadamente os serviços realizados. A Nota Fiscal nº da empresa Z BATERIAS REPARAÇÃO AUTOMOTIVA no campo referente à Descrição dos Serviços apenas se limitou a informar: Serviço de reparo no micro trator Murray. Deve a responsável pelo Suprimento de Fundos, para uma maior transparência na sua Prestação de Contas, exigir dos prestadores de serviço a descrição detalhada, no corpo da respectiva nota fiscal, de todos os serviços prestados a administração pública. Constatada esta impropriedade, a mesma foi imediatamente notificada a observar esta recomendação, e como forma de sanar a falha apontada, anexou a referida Nota Fiscal um documento da empresa com a seguinte informação: Serviço de reparo mecânico e recuperação do escapamento do trator de cortar grama no valor de R$ 100,00. Referente à nota fiscal nº de 14/12/ IV Orientações: - O responsável pelo Suprimento de Fundos deve abster-se de realizar despesas de natureza diversa daquelas para o qual o Suprimento de Fundos se destina, devendo sempre observar as condições e finalidades previstas no ato da concessão. Além disso, as despesas realizadas devem se referir sempre à dotação orçamentária constante do empenho, valendo dizer, por exemplo, que um adiantamento entregue à conta do elemento (material de consumo) não pode ser aplicado em despesas classificáveis no elemento (serviço terceiros pessoas jurídicas) e vice-versa; - Recomendamos que as compras por meio de Suprimento de Fundos, sempre que possível, sejam precedidas de uma pesquisa de preço junto ao comércio local, a fim de evitar substanciais disparidades entre os valores pagos (produtos similares ou idênticos) e também evitar compras mais dispendiosas para administração pública. Lembramos que a despesa executada por meio de suprimento de fundos deverá da mesma forma que no processo licitatório, observar os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade e da igualdade, além de garantir sempre a aquisição mais vantajosa para a administração pública; - Deve o responsável pelo Suprimento de Fundos, para uma maior transparência na sua Prestação de Contas, exigir dos prestadores de serviço a descrição detalhada, no corpo da respectiva nota fiscal, de todos os serviços prestados a administração pública; 4

5 - Por fim, recomendamos aos responsáveis pelos Suprimentos de Fundos em questão que concentrem esforços para corrigirem as falhas acima apontadas. V Conclusão: Em face dos exames realizados, concluímos que apesar das falhas acima apontadas, não identificamos nenhum indício de fracionamento de despesa ou dano ao Erário. Também tivemos a oportunidade de constatar que foram atendidos todos os critérios de elegibilidade e razoabilidade no uso do Suprimento de Fundos e Cartão de Crédito Corporativo por parte desta instituição, e que as despesas realizadas estão de acordo com as normas incidentes sobre a matéria. E por último, aproveitando a oportunidade, informamos que conforme o Relatório de Auditoria nº , de 10 de abril de 2007, proveniente da Controladoria-Geral da União - Secretaria Federal de Controle Interno - GGU/MG, não foram identificadas nesta instituição nenhuma impropriedade no uso dos Cartões de Pagamento do Governo Federal (Suprimento de Fundos) no exercício de É o nosso relatório. Itajubá, 08 de abril de Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Auditor Interno UNIFEI 5