Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

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Jerónimo Camilo Marroquim
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1 Setor: Suprimentos de Fundos (DCF) Período: 14/07/2008 a 25/07/2008 Legislação Aplicada: - Lei nº , de 21 de junho de 1993 Ministério da Educação RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº. 04/ Decreto nº , de 23 de dezembro de Decreto nº , de 25 de janeiro de Decreto nº , de 1º de fevereiro 2008 ESCOPO DO TRABALHO I Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 14 a 25 de julho de 2008, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade. Em específico, analisar as concessões, utilizações e as prestações de contas dos Suprimentos de Fundos, bem como avaliar os controles internos existentes. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames. II Os trabalhos foram feitos por amostragem, não tendo sido utilizado nenhum método específico para seleção dos itens auditados. Foram selecionados para exame os seguintes processos: 01) / (Responsável: Francisco R. Maia. Valor: R$ 1.626,55. Data: 09/01/08. Finalidade: Despesas com seguro obrigatório/2008 de todos os veículos oficiais da UNIFEI.); 02) / (Responsável: Francisco R. Maia. Valor: R$ 1.000,00. Data: 15/02/08. Finalidade: Despesas com regularização de veículo: Ônibus Scania, placa GPZ multas e seguro obrigatório/2008, doado à UNIFEI pela Secretaria da Receita Federal - SRF em Poços de Caldas/MG.); 03) / (Responsável: Francisco Gonçalves. Valor: R$ 2.000,00. 04) / (Responsável: Edson Di Lorenzo. Valor: R$ 2.000,00. 05) / (Responsável: José Maurício Ibba. Valor: R$ 2.000,00. 1

2 06) / (Responsável: Léo Melo de Oliveira. Valor: R$ 2.000,00. 07) / (Responsável: Agnaldo Junqueira. Valor: R$ 1.500,00. Data: 14/01/08. Finalidade: Material de consumo, necessários ao bom andamento da UNIFEI.); 08) / (Responsável: Rúbia Maria Storino. Valor: R$ 2.000,00. Data: 07/01/08. Finalidade: Peças de equipamentos, materiais para manutenção em geral dos prédios.); 09) / (Responsável: Rúbia Maria Storino. Valor: R$ 2.000,00. Data: 07/01/08. Finalidade: Pequenos serviços de manutenção, pequenas taxas e emolumentos.); 10) / (Responsável: Francisco R. Maia, Valor: R$ 2.000,00. 11) / (Responsável: Paulo C. G. da Silva. Valor: R$ 2.000,00. 12) / (Responsável: Carlos A. da Silva. Valor: R$ 2.000,00. Data: 04/01/08. Finalidade: Passagens terrestres aos servidores em transito, pedágios, estacionamento e pequenos reparos nos veículos da UNIFEI.); 13) / (Responsável: Francisco Gonçalves. Valor: R$ 2.000,00. 14) / (Responsável: Léo Melo de Oliveira. Valor: R$ 2.000,00. 15) / (Responsável: Edson Di Lorenzo. Valor: R$ 2.000,00. 16) / (Responsável: José Maurício Ibba. Valor: R$ 2.000,00. 17) / (Responsável: Francisco R. Maia. Valor: R$ 2.000,00. Data: 29/02/08. Finalidade: Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com 2

3 18) / (Responsável: Agnaldo Junqueira. Valor: R$ 1.500,00. Data: 07/03/08. Finalidade: Material de consumo, necessários ao bom andamento da UNIFEI.); 19) / (Responsável: Rúbia Maria Storino. Valor: R$ 2.000,00. Data: 07/03/08. Finalidade: Pequenos serviços de manutenção, pequenas taxas e emolumentos necessários ao bom andamento da UNIFEI.); 20) / (Responsável: Rúbia Maria Storino. Valor: R$ 2.000,00. Data: 07/03/08. Finalidade: Despesas com peças de equipamentos necessários ao bom andamento da UNIFEI.); 21) / (Responsável: Edson Di Lorenzo. Valor: R$ 2.000,00. Data: 24/04/08. Finalidade: Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com 22) / (Responsável: Paulo C. G. da Silva. Valor: R$ 2.000,00. viaturas da UNIFEI em trânsito.). III Resultado dos Exames: Verificamos as seguintes situações nos processos examinados: A) / (Responsável: Paulo César Germiniani da Silva. Valor: R$ 2.000,00. Data: 26/02/08. Finalidade: Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito.). O responsável pelo Suprimento de Fundos não prestou contas de sua aplicação no prazo fixado pela autoridade ordenadora, ou seja, em 06/05/2008, tendo apresentado somente em 07/05/2008 (conforme data do protocolo). Ao fazer a conferência desta prestação de contas a Divisão de Finanças (DCF) detectou várias incorreções, inclusive a falta de 04 (quatro) notas fiscais que comprovariam os gastos realizados nos dias 03, 08, 09 e 16/04/2008. A prestação de contas foi imediatamente devolvida ao suprido para as devidas correções e inclusão dos comprovantes de despesas (notas fiscais) faltantes. O suprido através do documento IN/090/Prefeitura/08 de 27 de junho de 2008, assim se manifestou: Justifico o atraso na prestação de contas do suprimento de fundos, tendo em vista que as notas de abastecimento em trânsito, conforme processos de diárias nº /08-98 do dia 03/04/08, /08-96 dos dias 07 e 08/04/08, /08-11 do dia 09/04/08 e /08-09 dos dias 15 e 16/04/08 foram extraviadas e nesse período tentei localizá-las sem êxito, como também não foi possível obter a segunda via nos postos onde efetuei os abastecimentos, restitui o valor de R$ 312,32 (trezentos e doze reais e trinta e dois centavos) ao erário em 27/06/08, conforme GRU anexa. Com base nas justificativas acima, solicito que seja aceita a prestação de contas e me comprometo maior atenção nas próximas.. Apresentada novamente a prestação de contas em 27/06/2008 à mesma foi aceita pelo departamento responsável. Apesar do atraso na prestação de contas, entendemos que não houve prejuízo aos cofres públicos, pois o responsável pelo Suprimento de Fundos recolheu ao erário, por 3

4 iniciativa própria, o valor não comprovado de suas despesas, ou seja, R$ 312,32 (trezentos e doze reais e trinta e dois centavos). No entanto, com o intuito de alertar os responsáveis pelos Suprimentos de Fundos desta instituição, lembramos-lhes que o item da Macrofunção SIAFI determina que: O servidor que receber Suprimento de Fundos, na forma do subitem anterior, é obrigado a prestar contas de sua aplicação, procedendo-se, automaticamente, a tomada de contas se não o fizer no prazo assinalado pelo Ordenador de Despesa, sem prejuízo das providencias administrativas para apuração das responsabilidades e imposição estabelecidas pelos Decreto nº , de 04 de agosto de 1987, Decreto de 23 de outubro de B) - Analisando os processos referentes às aquisições de combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito, verificamos que a confirmação da entrada dos materiais estava sendo feita pelo próprio servidor (motorista) que adquiria os produtos, o que contraria o disposto no item 11.3 da Macrofunção SIAFI que determina expressamente que: A comprovação das despesas realizadas deverá estar devidamente atestada por outro servidor que tenha conhecimento das condições em que estas foram efetuadas, em comprovante original cuja emissão tenha ocorrido em data igual ou posterior a de entrega do numerário e compreendida dentro do período fixado para aplicação, em nome do órgão emissor do empenho. (grifo nosso). Constatada esta impropriedade, os responsáveis pela análise das prestações de contas foram imediatamente alertados e orientados a tomarem as devidas providências. IV Orientações: - Recomendamos ao setor responsável pela conferência das Prestações de Contas (Divisão de Finanças - DCF) que alerte novamente os supridos sobre a responsabilidade legal dos mesmos em prestar contas no prazo estipulado, e sendo o caso, quando injustificadamente não houver a prestação de contas relativas à Suprimento de Fundos no prazo previsto, que a instituição instaure o competente processo de Tomada de Contas Especial (TCE), conforme previsto no artigo 8º, caput, da Lei nº /1992 c/c artigo 45, 2º, do Decreto nº /1986; - Recomendamos que nos processos relativos às aquisições de combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito, a comprovação das despesas realizadas com Suprimento de Fundos (Cartão Corporativo), seja atestada por outro servidor que tenha conhecimento das condições em que estas foram efetuadas e não pelo próprio adquirente como vinha acontecendo, cumprindo assim integralmente o disposto no item 11.3 da Macrofunção SIAFI ; - Por fim, recomendamos aos responsáveis pelos Suprimentos de Fundos em questão que concentrem esforços para corrigirem as falhas acima apontadas. V Conclusão: Em face dos exames realizados, concluímos que apesar das falhas acima apontadas, não identificamos nenhum indício de fracionamento de despesa ou dano ao erário. Também tivemos a oportunidade de constatar que foram atendidos todos os critérios de elegibilidade e razoabilidade no uso do Suprimento de Fundos e Cartão de Crédito 4

5 Corporativo por parte desta instituição, e que as despesas realizadas estão de acordo com as normas incidentes sobre a matéria. É o nosso relatório. Itajubá, 31 de julho de Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Auditor Interno UNIFEI 5

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