Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

Transcrição

1 Setor: Recursos Humanos (DEP) Período: 10/09/2007 a 28/09/2007 Legislação Aplicada: - Lei nº /90 - Decreto nº /98 - Decreto nº. 948/93 Ministério da Educação RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº. 04/2007 ESCOPO DO TRABALHO I Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 10 a 28 de setembro de 2007, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade. Em específico, analisar o gerenciamento dos recursos humanos, avaliar as rotinas, os procedimentos e controles internos existentes. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames. II Os trabalhos foram feitos por amostragem, não tendo sido utilizado nenhum método específico para seleção dos itens auditados. Foram examinados os seguintes processos: A) Aposentadorias: 01) / José Batista de Oliveira 02) / João Souza da Costa 03) / Piotr Trzesniak 04) / Wilson Mendonça 05) / Vera Lúcia de Paiva 06) / Catarina Maria da Costa 07) / Celina Gregório Nunes 08) / Ivani Silva Teixeira 09) / José Benedito da Silva Neto 10) / Regina Maria Santos Grilo B) Auxílio Funeral: 01) / Hélio Mokarzel 02) / Sebastião Augusto Pinto de Andrade 1

2 03) / Oswaldo Silva 04) / Sdnei de Brito Alves 05) / Marco Antonio de Paiva 06) / Carlos Alberto M. Guimarães 07) / Laércio Caldeira 08) / Pedro Batista Pinto 09) / Ephraim Ribeiro Barbosa 10) / João Lopes 11) / Mirian Filomena Junqueira Rezek C) Pensão Civil Vitalícia/Temporária 01) / Hélio Mokarzel 02) / Sebastião Augusto Pinto de Andrade 03) / Oswaldo Silva 04) / Sdnei de Brito Alves (Aposentado) 05) / Sdnei de Brito Alves (Ativo) 06) / Marco Antonio de Paiva 07) / Carlos Alberto M. Guimarães 08) / Laércio Caldeira 09) / Pedro Batista Pinto D) Adicional por Serviço Extraordinário 01) / PCU 02) / PCU 03) / PCU 04) / DSI 05) / DSI 06) / DSI 07) / DSI 08) / PCU E) Adicional Noturno Docentes/Técnico-Administrativos 01) / DFQ/ICE 2

3 02) / DMC/ICE 03) / IEPG 04) / DFQ/ICE 05) / DMC/ICE Ministério da Educação F) Auxílio-Transporte e Adicional de Insalubridade/Periculosidade Esta Auditoria Interna, em face de sua missão de zelar pela boa aplicação dos recursos públicos, realiza trabalhos ex-officio ou por solicitação dos diversos setores da UNIFEI Universidade Federal de Itajubá. Visando cumprir seu papel institucional, e atendendo ao pedido da Sra. Rita de Cássia Guimarães Araújo, Diretora do Departamento de Pessoal (DEP), realizou no mês de junho de 2007 uma auditoria nas concessões de Auxílio-Transporte com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e regularidade das mesmas, transcrevendo para este relatório as principais situações apontadas em seu parecer. Em relação aos pagamentos de Adicionais de Insalubridade/Periculosidade vide recomendação constante no item IV Orientações. III Resultado dos Exames: Em relação aos processos de aposentadoria analisados, verificamos as seguintes situações: A) Item 7. Processo nº / (Celina Gregório Nunes. Aposentadoria Voluntária por Idade, com Proventos Proporcionais ao Tempo de Contribuição). No MAPA DE TEMPO DE CONTRIBUIÇÃO constou erroneamente nas OBSERVAÇÕES (fl Verso) que a data de nascimento da requerente seria 03/12/1994 quando o correto é 03/12/1944. Constatada esta impropriedade, o Departamento de Pessoal (DEP) foi imediatamente notificado a tomar as devidas providências. B) Item 10. Processo nº / (Regina Maria Santos Grilo. Aposentadoria Voluntária nos termos do art. 3º, da E.C. nº. 47/2005). No MAPA DE TEMPO DE CONTRIBUIÇÃO constou erroneamente nas anotações referentes ao EXERCÍCIO DE FUNÇÕES/CARGO DE CONFIANÇA (fl Verso) as seguintes informações (datas incompatíveis): Função: Secretária Administrativa da CGC, conforme Portaria nº. 341, de 28/10/1982. Período: 01/12/1982 a 19/10/1996. Símbolo: FG-7. Tempo Líquido: dias. Função: Secretária Administrativa da ARP, conforme Portaria nº. 258, de 14/10/1987, 276, de 16/11/1990 e 377, de 16/11/1994. Período: 14/10/1987 a 08/04/1998. Símbolo: FG-7. Tempo Líquido: dias. Quando o correto é (de acordo com informações colhidas no DEP): Função: Secretária Administrativa da ARP, conforme Portaria nº. 258, de 14/10/1987. Período: 14/10/1987 a 15/11/1990. Símbolo: FG-7. Tempo Líquido: dias. Função: Secretária Administrativa da ARP, 3

4 conforme Portaria nº. 276, de 16/11/1990. Período: 16/11/1990 a 15/11/1994. Símbolo: FG-7. Tempo Líquido: dias. Função: Secretária Administrativa da ARP, conforme Portaria nº. 377, de 16/11/1994. Período: 16/11/1994 a 08/04/1998. Símbolo: FG-7. Tempo Líquido: dias. Constatada esta impropriedade, o Departamento de Pessoal (DEP) foi imediatamente notificado a tomar as devidas providências. C) Não foi encontrado em nenhum dos autos examinados a declaração da autoridade competente acerca da existência ou não de Processo Administrativo Disciplinar (PAD) no qual o servidor conste como acusado ou indiciado. Apesar da inexistência desse documento não prejudicar a análise da concessão, recomenda-se (CGU-MG) a sua anexação ao processo para a perfeita formalização processual da concessão de aposentadoria. Em relação às concessões de pensões vitalícias e temporárias, verificamos as seguintes situações nos processos analisados: A) Item 3. Processo nº / (Oswaldo Silva. Pensão Civil Vitalícia e Temporária, nos termos da Emenda Constitucional nº. 41/2003 e artigos 217, inciso I, alínea a e inciso II, alínea b, da Lei nº /1990). Apesar de o processo ter sido recebido pela Procuradoria Federal na UNIFEI em 06/03/07 não foi encontrado nos autos o competente parecer jurídico. Constatada esta impropriedade, o Departamento de Pessoal (DEP) foi imediatamente notificado a tomar as devidas providências. B) Item 4. Processo nº / (Sdnei de Brito Alves. Pensão Civil Vitalícia, nos termos da Emenda Constitucional nº. 41/2003 e o artigo 217, inciso I, alínea c, da Lei nº /1990). Nas anotações referentes ao ABONO PROVISÓRIO DE PENSÃO CIVIL (fls. 31) no quadro intitulado VALOR DA PENSÃO consta erroneamente o valor de R$ 205,54 (duzentos e cinco reais e cinqüenta e quatro centavos) a título de VPNI Art. 62-A - Lei 8.112/90. Apesar de estar constando indevidamente este valor no cálculo da Pensão, o mesmo não foi computado no resultado final. Entretanto, para a perfeita formalização do documento deve o responsável pelo setor proceder às devidas correções. Constatada esta impropriedade, o Departamento de Pessoal (DEP) foi imediatamente notificado a tomar as devidas providências. C) Item 7. Processo nº / (Carlos Alberto M. Guimarães. Pensão Civil Vitalícia e Temporária, nos termos da Emenda Constitucional nº. 41/2003 e do art. 2º da Lei /2004, c/c os artigos 216 e 217, inciso I, alínea a e inciso II, alínea a, da Lei nº /1990). Nas anotações referentes ao ABONO PROVISÓRIO DE PENSÃO CIVIL (fls. 37) no quadro intitulado VALOR DA PENSÃO (fls. 38) devido a um erro de formatação, não ficou visível entre as verbas ali discriminadas o valor de R$ 59,87 (cinqüenta e nove reais e oitenta e sete centavos) referente à Vantagem Pecuniária Individual - Lei /2003. Apesar de não ter alterado o cálculo do valor da Pensão, 4

5 deve o responsável pelo setor, para a perfeita formalização do documento, proceder às devidas correções. Constatada esta impropriedade, o Departamento de Pessoal (DEP) foi imediatamente notificado a tomar as devidas providências. Em relação aos pagamentos de Adicionais por Serviço Extraordinário, verificamos as seguintes situações nos processos examinados: A) Item 5. Processo nº / (Solicitação/Autorização do Adicional por Serviço Extraordinário. Adaílton Santos Oliveira e João Marlove da Fonseca. Período: 09/02/07 a 28/02/07. DSI). Foram pagos a título de Adicional por Serviço Extraordinário o total de 40 (quarenta) horas para os servidores acima mencionados. Entretanto, verificando a FICHA DE FREQÜENCIA INDIVIDUAL DE PESSOAL TÉCNICO-ADMINISTRATIVO do servidor João Marlove da Fonseca verificamos que o mesmo só teria direito ao recebimento de 38 (trinta e oito) horas. Portanto, deve o Departamento de Pessoal (DEP) proceder ao desconto das 02 (duas) horas pagas indevidamente ao servidor. Constatada esta impropriedade, o Departamento de Pessoal (DEP) foi imediatamente notificado a tomar as devidas providências. A) Item 7. Processo nº / (Solicitação/Autorização do Adicional por Serviço Extraordinário. Adaílton Santos Oliveira e João Marlove da Fonseca. Período: 01/03/07 a 20/03/07. DSI). Foram pagos a título de Adicional por Serviço Extraordinário o total de 40 (quarenta) horas para os servidores acima mencionados. Entretanto, verificando a FICHA DE FREQÜENCIA INDIVIDUAL DE PESSOAL TÉCNICO-ADMINISTRATIVO do servidor João Marlove da Fonseca verificamos que o mesmo só teria direito ao recebimento de 38 (trinta e oito) horas. Portanto, deve o Departamento de Pessoal (DEP) proceder ao desconto das 02 (duas) horas pagas indevidamente ao servidor. Constatada esta impropriedade, o Departamento de Pessoal (DEP) foi imediatamente notificado a tomar as devidas providências. Em relação às concessões de Auxílio-Transporte realizadas no período de janeiro a junho de 2007, constatamos as seguintes situações: A) Não implementação de rotinas de controle das concessões de Auxílio-Transporte. Deve o Departamento de Pessoal (DEP) implementar mecanismos de controle das concessões de Auxílio-Transporte, tais como: recadastramentos periódicos e exigência de apresentação de conta de consumo (água, luz, telefone) como comprovante de residência, visto ser o único documento amplamente e de modo geral aceito para tal fim. B) O servidor Anderson Luiz Gonçalves, apresentou para reembolso das despesas que teve com a sua locomoção residência-trabalho e vice-versa bilhetes de passagem intermunicipal Itajubá/Paraisópolis comprados em dias que a princípio não há expediente para os servidores técnico-administrativos (salvo algumas exceções). Devese, portanto, o Departamento de Pessoal apurar junto ao servidor se houve ou não a necessidade da utilização do transporte para esta finalidade nos seguintes dias: 5

6 03/02/07 (sábado); 10/02/07 (sábado); 24/02/07 (sábado); 14/04/07 (sábado); 28/04/07 (sábado); 05/05/07 (sábado), 19/05/07 (sábado); 26/05/07 (sábado). C) A servidora Sueli Maria de Souza Rosa apesar de declarar que reside em Brasópolis e que necessita de transporte intermunicipal Brasópolis/Itajubá e vice-versa para sua locomoção residência-trabalho e vice-versa, apresentou bilhetes de passagem referentes à utilização deste transporte somente às segundas-feiras (para vir a Itajubá) e às sextasfeiras (para ir a Brasópolis), levando-nos a concluir que a mesma permanece a semana toda em Itajubá e os finais de semana em Brasópolis. Portanto, como recebe a título de Auxílio-Transporte o reembolso dos gastos com os bilhetes acima mencionados mais o valor correspondente à utilização diária de transporte coletivo municipal para o deslocamento Rodoviária-Campus e vice-versa, deve a mesma esclarecer ao Departamento de Pessoal se mora efetivamente em Brasópolis ou em Itajubá, bem como informar se necessita ou não de transporte coletivo municipal. D) Analisando as concessões de Auxílio-Transporte feita aos servidores residentes em Carmo de Minas, entendemos que estes servidores somente deverão ser ressarcidos pelos gastos tidos com o efetivo deslocamento de Carmo de Minas a Itajubá e viceversa, devendo a empresa Luzo Tur Ltda. informar na ocasião da entrega da Nota Fiscal quantas viagens foram efetivamente realizadas no mês e seu valor unitário, e não simplesmente multiplicar este valor por 22 (vinte e dois) dias como vem fazendo, já que é notório que na maioria das vezes são realizadas menos viagens no mês. Assim sendo, não pode a Administração arcar com a indenização de um serviço de transporte que não foi efetivamente prestado aos seus servidores. No mesmo sentido, entendemos que não é correta a concessão de Auxílio-Transporte a título de indenização/reembolso das despesas com a locomoção residência-trabalho e vice-versa quando ficar comprovado que os servidores não utilizaram o serviço de transporte para este fim, como é o caso daqueles que aderiram a recente greve dos servidores técnico-administrativos, tendo sido em nossa opinião, salvo melhor juízo, indevidos os pagamentos neste caso realizados. Por fim, para uma maior segurança e controle da regularidade dos gastos com estas concessões, recomendamos ao Departamento de Pessoal que solicite aos referidos servidores que tragam para análise e arquivamento uma cópia do contrato firmado entre as partes (servidores e a empresa de transporte) juntamente com outros orçamentos, para que assim possa verificar se o contrato vigente é realmente o mais benéfico aos servidores e conseqüentemente a Administração. IV Orientações: - Em relação aos pagamentos de Adicionais de Insalubridade/Periculosidade, recomendamos ao Departamento de Pessoal (DEP), como forma de controle interno, que alerte aos diretores de instituto e demais chefias sobre a responsabilidade dos mesmos em informar a real localização de seus servidores, para fins de concessão dos referidos adicionais; 6

7 - Por fim, recomendamos ao Departamento de Pessoal (DEP) que implemente medidas mais eficientes de controle interno, principalmente visando uma melhor e mais segura formalização dos processos, e que concentre esforços para corrigir as falhas acima apontadas. V Conclusão: Em face dos exames realizados, concluímos que a maioria das falhas acima apontadas decorre basicamente de alguns descuidos na hora de formalizar os processos. Cremos que isto se deva em parte a pouca quantidade de servidores e ao grande volume de trabalho a que estão sendo submetidos diariamente. Entretanto, acreditamos que estas falhas podem ser gradativamente corrigidas ao longo deste exercício e nos próximos. É o nosso relatório. Itajubá, 05 de outubro de Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Auditor Interno UNIFEI 7