Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA
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- Ruy Palmeira Cabral
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1 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº. 06/2009 Setor: Diárias e Passagens Aéreas (DEP e DCF) Período: 06/07/2009 a 17/07/2009 Legislação Aplicada: - Decreto nº / Decreto nº. 6258/ Portaria nº. 98, de 16 de julho de MPOG - Portaria nº. 403, de 23 de abril de MEC - Manual Operacional do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP ESCOPO DO TRABALHO I Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 06 a 17 de julho de 2009, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade. Em específico, proceder à analise das concessões de diárias e de passagens aéreas realizadas por meio da utilização do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP, verificando o cumprimento das normas internas e da legislação pertinente e avaliar os controles internos existentes. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames. O Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP é um sistema totalmente informatizado, acessado via Internet, que integra as atividades de concessão, registro, acompanhamento, gestão e controle das diárias e passagens, decorrentes de viagens realizadas no interesse da Administração, em território nacional ou estrangeiro. II Realizamos diversas consultas nesse sistema a fim de verificar a regularidade do nosso processo de concessão de diárias e passagens aéreas, tendo sido evidenciado o seguinte: A) DIÁRIAS SOLICITAÇÕES E PAGAMENTOS Nº. Solicitação /09 Início da viagem 05/01/09 Pagamento da diária 27/01/09 I - A diária foi paga após a ocorrência da viagem. II - Não foi justificado Nº. Solicitação /09 Início da viagem 12/01/09 Pagamento da diária 27/01/09 I - A diária foi paga após a ocorrência da viagem. II - Não foi justificado 1
2 Nº. Solicitação /09 Início da viagem 09/02/09 Pagamento da diária 06/02/09 Nº. Solicitação /09 Início da viagem 09/02/09 Pagamento da diária 06/02/09 Nº. Solicitação /09 Início da viagem 08/02/09 Pagamento da diária 06/02/09 Ministério da Educação Nº. Solicitação /09 Início da viagem 03/02/09 Pagamento da diária 06/02/09 A diária foi paga após a ocorrência da viagem, entretanto, foi justificado Nº. Solicitação /09 Início da viagem 05/02/09 Pagamento da diária 09/02/09 A diária foi paga após a ocorrência da viagem, entretanto, foi justificado Nº. Solicitação /09 Início da viagem 10/02/09 Pagamento da diária 16/02/09 I - A diária foi paga após a ocorrência da viagem. II - Não foi justificado Nº. Solicitação /09 Início da viagem 10/02/09 Pagamento da diária 16/02/09 I - A diária foi paga após a ocorrência da viagem. II - Não foi justificado Nº. Solicitação /09 Início da viagem 12/02/09 Pagamento da diária 16/02/09 A diária foi paga após a ocorrência da viagem, entretanto, foi justificado Nº. Solicitação /09 Início da viagem 01/03/09 Pagamento da diária 04/03/09 I - A diária foi paga após a ocorrência da viagem. II - Não foi justificado Nº. Solicitação /09 Início da viagem 02/03/09 Pagamento da diária 24/03/09 A diária foi paga após a ocorrência da viagem, entretanto, foi justificada a urgência da viagem. 2
3 Nº. Solicitação /09 Início da viagem 03/03/09 Pagamento da diária 31/03/09 A diária foi paga após a ocorrência da viagem, entretanto, foi justificado Nº. Solicitação /09 Início da viagem 10/03/09 Pagamento da diária 27/03/09 A diária foi paga após a ocorrência da viagem, entretanto, foi justificado Nº. Solicitação /09 Início da viagem 18/03/09 Pagamento da diária 24/03/09 e 16/04/09 I - A diária foi paga após a ocorrência da viagem. II - Não foi justificado Nº. Solicitação /09 Início da viagem 30/03/09 Pagamento da diária 31/03/09 A diária foi paga após a ocorrência da viagem, entretanto, foi justificado Nº. Solicitação /09 Início da viagem 18/04/09 Pagamento da diária 16/04/09 Nº. Solicitação /09 Início da viagem 05/04/09 Pagamento da diária 03/04/09 Nº. Solicitação /09 Início da viagem 24/04/09 Pagamento da diária 20/04/09 Nº. Solicitação /09 Início da viagem 16/04/09 Pagamento da diária 13/04/09 Nº. Solicitação /09 Início da viagem 14/04/09 Pagamento da diária 13/04/09 Nº. Solicitação /09 Início da viagem 26/04/09 Pagamento da diária 23/04/09 3
4 Nº. Solicitação /09 Início da viagem 23/04/09 Pagamento da diária 20/04/09 Nº. Solicitação /09 Início da viagem 28/04/09 Pagamento da diária 23/04/09 Nº. Solicitação /09 Início da viagem 07/05/09 Pagamento da diária 04/05/09 Nº. Solicitação /09 Início da viagem 07/05/09 Pagamento da diária 04/05/09 Nº. Solicitação /09 Início da viagem 06/05/09 Pagamento da diária 04/05/09 Ministério da Educação Nº. Solicitação /09 Início da viagem 07/05/09 Pagamento da diária 08/05/09 A diária foi paga após a ocorrência da viagem, entretanto, foi justificado Nº. Solicitação /09 Início da viagem 11/05/09 Pagamento da diária 13/05/09 I - A diária foi paga após a ocorrência da viagem. II - Não foi justificado Nº. Solicitação /09 Início da viagem 29/06/09 Pagamento da diária 24/06/09 Constatação: Pagamento de diárias em data posterior ao deslocamento. Solicitações: /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09. As diárias foram pagas durante ou posterior à viagem, o que contraria o disposto no artigo 5º do Decreto nº , de 19 de dezembro de 2006 que determina que: As diárias serão pagas antecipadamente, de uma só vez, exceto nas seguintes situações, a critério da autoridade concedente: I - situações de urgência, devidamente 4
5 caracterizadas; e II - quando o afastamento compreender período superior a quinze dias, caso em que poderão ser pagas parceladamente.. B) DEVOLUÇÕES DE DIÁRIAS VIAGENS NÃO REALIZADAS (*) Nº. Solicitação /09 20/02/09 Data devolução 14/04/09 Nº. Solicitação /09 04/04/09 Data devolução 03/04/09 Nº. Solicitação /09 04/04/09 Data devolução 08/04/09 Nº. Solicitação /09 04/04/09 Data devolução 15/04/09 Nº. Solicitação /09 08/05/09 Data devolução 14/05/09 Nº. Solicitação /09 10/05/09 Data devolução 14/05/09 Nº. Solicitação /09 29/04/09 Data devolução 11/05/09 Nº. Solicitação /09 06/05/09 Data devolução 10/06/09 Nº. Solicitação /09 08/05/09 Data devolução 29/05/09 Nº. Solicitação /09 14/05/09 Data devolução 18/05/09 5
6 Nº. Solicitação /09 14/05/09 Data devolução 19/05/09 Nº. Solicitação /09 14/05/09 Data devolução 20/05/09 Nº. Solicitação /09 23/05/09 Data devolução 02/06/09 Nº. Solicitação /09-1C 03/06/09 Data devolução 09/06/09 Nº. Solicitação /09 24/06/09 Data devolução 30/06/09 Nº. Solicitação /09 23/06/09 Data devolução 26/06/09 Nº. Solicitação /09 23/06/09 Data devolução Anexou comprovante de devolução da diária de outro professor. (*) As informações acima foram obtidas utilizando, entre os parâmetros selecionados para Consulta Posição de Solicitação da Viagem, o status Viagem não Realizada. Constatações: 2.2 Devoluções de diárias fora do prazo legal. Solicitações: /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09-1C; /09. As diárias foram devolvidas após o prazo legal determinado no artigo 7º do Decreto nº , de 19 de dezembro de 2006: Serão restituídas pelo servidor, em cinco dias contados da data do retorno à sede originária de serviço, as diárias recebidas em excesso. Parágrafo único. Serão, também, restituídas, em sua totalidade, no prazo estabelecido neste artigo, as diárias recebidas pelo servidor quando, por qualquer circunstância, não ocorrer o afastamento.. 6
7 2.3 Comprovante de devolução de diária de outro servidor. Não foi localizado o comprovante de devolução da diária do proposto. Solicitação: /09. Em relação a esta solicitação, foi anexado erroneamente o comprovante de devolução da diária (GRU - Guia de Recolhimento da União) de outro servidor. Não foi localizado o comprovante de devolução da diária do proposto. C) VIAGENS OCORRIDAS EM FINAIS DE SEMANA OU FERIADOS Nº. Solicitação /09 04/01/ Domingo 05/01/2009 Nº. Solicitação /09 16/01/ Sexta-feira 17/01/ Sábado Nº. Solicitação /09 24/01/ Sábado 24/01/ Sábado Nº. Solicitação /09 30/01/ Sexta-feira 31/01/ Sábado Nº. Solicitação /09 01/02/ Domingo 01/02/ Domingo Nº. Solicitação /09 06/02/ Sexta-feira 07/02/ Sábado Nº. Solicitação /09 08/02/ Domingo 09/02/2009 7
8 Nº. Solicitação /09 13/03/ Sexta-feira 14/03/ Sábado Apresentação de justificativa ( X) Sim ( ) Não Nº. Solicitação /09 22/03/ Domingo 24/03/2009 Nº. Solicitação /09 29/03/ Domingo 02/04/2009 Nº. Solicitação /09 05/04/ Domingo 05/04/ Domingo Nº. Solicitação /09 08/04/ /04/ Feriado Nº. Solicitação /09 18/04/ Sábado 18/04/ Sábado Nº. Solicitação /09 26/04/ Domingo 29/04/2009 Nº. Solicitação /09 26/04/ Domingo 29/04/2009 Nº. Solicitação /09 30/04/ /05/ Feriado 8
9 Nº. Solicitação /09 13/05/ /05/ Sábado Nº. Solicitação /09 27/05/ /05/ Domingo Nº. Solicitação /09 07/06/ Domingo 10/06/2009 Nº. Solicitação /09 26/06/ /06/ Sábado D) BILHETES E CERTIFICADOS Nº. Solicitação /09 Apresentação de bilhetes ( X ) Sim ( ) Não ( ) Não se aplica Apresentação de Certificados ( ) Sim ( ) Não ( X ) Não se aplica Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Apresentação de bilhetes ( ) Sim (X ) Não ( ) Não se aplica I - Apresentou declaração de extravio dos bilhetes de passagens. II - Participação em banca examinadora. Nº. Solicitação /09 9
10 Nº. Solicitação /09 Apresentação de bilhetes ( ) Sim (X ) Não ( ) Não se aplica Apresentou declaração de embarque. Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Apresentação de bilhetes ( ) Sim (X ) Não ( ) Não se aplica Apresentação de Certificados ( ) Sim (X ) Não ( ) Não se aplica Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Apresentação de Certificados ( ) Sim (X ) Não ( ) Não se aplica Nº. Solicitação /09 Apresentação de Certificados ( ) Sim (X ) Não ( ) Não se aplica Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Apresentação de bilhetes ( ) Sim (X ) Não ( ) Não se aplica Apresentação de Certificados ( ) Sim (X ) Não ( ) Não se aplica Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 10
11 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Apresentação de Certificados ( ) Sim (X ) Não ( ) Não se aplica Nº. Solicitação /09 Participação em banca examinadora. Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Apresentação de Certificados ( ) Sim (X ) Não ( ) Não se aplica 11
12 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Apresentação de bilhetes ( ) Sim (X ) Não ( ) Não se aplica Apresentação de Certificados ( ) Sim (X ) Não ( ) Não se aplica Nº. Solicitação /09 Constatações: 2.4 Não apresentação dos canhotos dos cartões de embarque (bilhetes de passagens aéreas). Solicitações: /09; /09; / Não apresentação de documentos que comprovem a participação dos beneficiários nas atividades previstas (certificados, declarações, etc.). Solicitações: /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09. E) RELATÓRIOS DE VIAGENS Nº. Solicitação /09 Apresentação de Relatório ( ) Sim ( X ) Não Nº. Solicitação /09 Apresentação de Relatório ( ) Sim ( X ) Não Nº. Solicitação /09 Relatório muito sucinto. Não descreve os objetivos e nem os resultados obtidos com a viagem. Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Relatório muito sucinto. Não descreve os objetivos e nem os resultados obtidos com a viagem. 12
13 Nº. Solicitação /09 Apresentação de Relatório ( ) Sim ( X ) Não Nº. Solicitação /09 Apresentação de Relatório ( ) Sim ( X ) Não Nº. Solicitação /09 Relatório muito sucinto. Não descreve os objetivos e nem os resultados obtidos com a viagem. Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Apresentação de Relatório ( ) Sim ( X ) Não Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Apresentação de Relatório ( ) Sim ( X ) Não Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Relatório muito sucinto. Não descreve os objetivos e nem os resultados obtidos com a viagem. 13
14 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Relatório muito sucinto. Não descreve os objetivos e nem os resultados obtidos com a viagem. Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Relatório muito sucinto. Não descreve os objetivos e nem os resultados obtidos com a viagem. Nº. Solicitação /09 Nº. Solicitação /09 Constatações: 2.6 Não apresentação de relatório circunstanciado sobre a viagem e seus objetivos. Solicitações: /09; /09; /09; /09; /09; /09. 14
15 2.7 Relatório muito sucinto. Não descreve os objetivos e nem os resultados obtidos com a viagem. Solicitações: /09; /09; /09; /09; /09; /09. F) PRESTAÇÃO DE CONTAS ATRASADAS OU PENDENTES (*) Nº. Solicitação /09 17/02/09 Nº. Solicitação /09 27/02/09 Nº. Solicitação /09 19/02/09 Nº. Solicitação /09 21/02/09 Nº. Solicitação /09 05/03/09 Nº. Solicitação /09 13/03/09 Nº. Solicitação /09 24/03/09 Nº. Solicitação /09 28/03/09 Nº. Solicitação /09 25/03/09 Nº. Solicitação /09 03/04/09 Nº. Solicitação /09 01/04/09 15
16 Nº. Solicitação /09 28/03/09 Nº. Solicitação /09 15/04/09 Nº. Solicitação /09 20/04/09 Prestou contas em 02/07/09, porém atrasada. Nº. Solicitação /09 28/04/09 Nº. Solicitação /09 28/04/09 Prestou contas em 03/07/09, porém atrasada. Nº. Solicitação /09 26/05/09 Nº. Solicitação /09 11/05/09 Nº. Solicitação /09 14/05/09 Nº. Solicitação /09 27/05/09 Nº. Solicitação /09 28/05/09 Prestou contas em 02/07/09, porém atrasada. Nº. Solicitação /09 26/05/09 Nº. Solicitação /09 26/05/09 Nº. Solicitação /09 09/06/09 Prestou contas em 30/06/09, porém atrasada. 16
17 Nº. Solicitação /09-2C 06/06/09 Prestou contas em 03/07/09, porém atrasada. Nº. Solicitação /09 05/06/09 Prestou contas em 03/07/09, porém atrasada. Nº. Solicitação /09 09/06/09 Prestou contas em 02/07/09, porém atrasada. Nº. Solicitação /09 18/06/09 Prestou contas em 01/07/09, porém atrasada. Nº. Solicitação /09 18/06/09 Prestou contas em 01/07/09, porém atrasada. Nº. Solicitação /09 20/06/09 (*) As informações acima foram obtidas utilizando, entre os parâmetros selecionados para Consulta Situação da Solicitação, o status Prestação de Contas Pendente. Constatações: 2.8 Prazo legal expirado, prestações de contas pendentes. Solicitações: /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; /09; / Prestação de contas atrasadas. Solicitações: /09; /09; /09; /09; /09-2C; /09; /09; /09; /09. Em relação a estes três últimos itens analisados (Bilhetes e Certificados, Relatórios de Viagens e Prestação de Contas), a recente Portaria nº. 403, de 23 de abril de 2009, que dispõe sobre a solicitação, autorização, concessão e prestação de contas de diárias, passagens e hospedagens no âmbito do Ministério da Educação, determina que: Art. 13. O servidor, o colaborador eventual ou o servidor externo que se beneficie de diárias e passagens concedidas no âmbito deste Ministério deverá prestar contas, no prazo máximo de cinco dias úteis após o retorno, acompanhada de relatório circunstanciado sobre a viagem e seus objetivos, documentos comprobatórios da prestação do serviço ou da participação do beneficiário nas atividades previstas, caso haja, e dos canhotos dos cartões de embarque. 17
18 1º. Na impossibilidade do colaborador eventual apresentar a prestação de contas de que trata o caput, a responsabilidade será do Proponente. 2º. O não atendimento ao disposto neste artigo impossibilita a concessão de novas diárias e passagens, até que seja efetuada a devida comprovação e regularizada a pendência. Art. 14. A apresentação inadequada da prestação de contas obriga o beneficiário de diárias e passagens à devolução dos recursos ao Tesouro da União, no prazo de cinco dias.. III Orientações: - Em relação aos pagamentos de diárias realizados durante ou posterior à viagem, recomendamos que orientem os servidores docentes e técnico-administrativos acerca das condições e prazos para a concessão de diárias e passagens, alertando-lhes que as solicitações de viagens devem ser feitas com tempo hábil para o processamento e pagamento antecipado conforme preceitua o Decreto nº /2006, sob pena de ser indeferida, e se tratando de situações de caracterizada urgência, que as mesmas sejam devidamente justificadas, caso o pagamento tenha que ser feito no decorrer ou após a viagem; - Quando as viagens não forem realizadas ou, por qualquer motivo, o retorno for antecipado, recomendamos que seja observado o disposto no artigo 7º do Decreto nº , de 19 de dezembro de 2006, exigindo que o servidor restitua, por intermédio da Guia de Recolhimento da União - GRU, as diárias ou a diferença de diárias recebidas em excesso, no prazo máximo de até cinco dias, contados da data do cancelamento ou do seu retorno à sede originária de serviço; - Por fim, recomendamos que sejam adotadas medidas mais eficazes no sentido de exigir dos propostos a apresentação dos canhotos dos cartões de embarque utilizados, no prazo máximo de 05 (cinco) dias, contados do retorno da viagem, visando compor o processo de prestação de contas e, em se tratando de participação do servidor em congressos, cursos, treinamentos e outros eventos similares, que seja anexada a cópia do certificado, diploma, atestado ou comprovante de frequência, bem como, em todos os casos, a cópia do relatório circunstanciado sobre a viagem e seus objetivos, lembrandolhes que o não atendimento impossibilitará a concessão de novas diárias e passagens, até que seja efetuada a devida comprovação e regularizada a pendência (Portaria nº. 403 de 23 de abril de Artigos 13 e 14). IV Conclusão: Em face dos exames realizados, concluímos que a maioria das falhas acima apontadas, aconteceu no primeiro trimestre de 2009, ou seja, na fase inicial da implantação do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP pela instituição, e que estas falhas foram gradativamente corrigidas ou ao menos minimizadas ao longo deste exercício. 18
19 Acreditamos que atendendo as recomendações contidas neste relatório e adotando procedimentos de controle mais rigorosos em relação às prestações de contas apresentadas pelos propostos, principalmente no tocante a obrigatoriedade de digitalizar e anexar toda a documentação comprobatória das viagens realizadas, tanto as que deram origem as viagens quanto os comprovantes de retorno, as falhas encontradas provavelmente não mais ocorrerão em nossa instituição e haverá consequentemente uma maior transparência no nosso processo de concessão de diárias e passagens. É o nosso relatório. Itajubá, 17 de julho de Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Auditor Interno UNIFEI 19
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