Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

Transcrição

1 Setor: Suprimentos de Fundos (DCF) Período: 05/04/2010 a 16/04/2010 Legislação Aplicada: - Lei nº , de 21 de junho de 1993 Ministério da Educação RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº. 04/ Decreto nº , de 23 de dezembro de Decreto nº , de 25 de janeiro de Decreto nº , de 1º de fevereiro Macrofunção - SIAFI ESCOPO DO TRABALHO I Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 05 a 16 de abril de 2010, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade. Em específico, analisar as concessões, utilizações e as prestações de contas dos suprimentos de fundos, bem como avaliar os controles internos existentes. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames. II Os trabalhos foram feitos por amostragem, não tendo sido utilizado nenhum método específico para seleção dos itens auditados. Foram selecionados para exame os seguintes processos: 01) / (Responsável: Francisco Claret Gonçalves. Valor: R$ 2.000,00. 02) / (Responsável: José Maurício Ibba. Valor: R$ 2.000,00. 03) / (Responsável: Darci de Melo Rodrigues. Valor: R$ 2.000,00. 04) / (Responsável: Paulo César G. da Silva. Valor: R$ 2.000,00. 05) / (Responsável: Léo Melo de Oliveira. Valor: R$ 2.000,00. 1

2 06) / (Responsável: Edson Di Lorenzo. Valor: R$ 2.000,00. 07) / (Responsável: Agnaldo Dias Junqueira. Valor: R$ 1.500,00. Finalidade: Material de consumo necessário ao bom andamento da UNIFEI.); 08) / (Responsável: Jesuel Vieira. Valor: R$ 2.000,00. Finalidade: Serviços de manutenção e pequenas taxas e emolumentos.); 09) / (Responsável: Jesuel Vieira. Valor: R$ 2.000,00. Finalidade: Peças de equipamentos necessários ao bom andamento da UNIFEI. Incluída despesas com combustíveis e lubrificantes conforme Portaria nº. 137, de 13 de fevereiro de 2009.); 10) / (Responsável: Paulo César G. da Silva. Valor: R$ 2.000,00. 11) / (Responsável: Francisco Claret Gonçalves. Valor: R$ 2.000,00. 12) / (Responsável: Edson Di Lorenzo. Valor: R$ 2.000,00. 13) / (Responsável: Léo Melo de Oliveira. Valor: R$ 2.000,00. 14) / (Responsável: José Maurício Ibba. Valor: R$ 2.000,00. 15) / (Responsável: João Geraldo Barbosa. Valor: R$ 2.000,00. Finalidade: Passagens terrestres, pedágios, estacionamentos e pequenos reparos nos veículos oficiais.); 16) / (Responsável: Agnaldo Dias Junqueira. Valor: R$ 1.500,00. Finalidade: Material de consumo necessário ao bom andamento da UNIFEI.); 17) / (Responsável: Edson Di Lorenzo. Valor: R$ 2.000,00. 18) / (Responsável: Darci de Melo Rodrigues. Valor: R$ 2.000,00. 2

3 19) / (Responsável: Darci de Melo Rodrigues. Valor: R$ 2.000,00. 20) / (Responsável: Léo Melo de Oliveira. Valor: R$ 2.000,00. 21) / (Responsável: Jesuel Vieira. Valor: R$ 2.000,00. Finalidade: Serviços de manutenção e pequenas taxas e emolumentos.); 22) / (Responsável: Jesuel Vieira. Valor: R$ 2.000,00. Finalidade: Peças de equipamentos necessários ao bom andamento da UNIFEI. Incluída despesas com combustíveis e lubrificantes conforme Portaria nº. 137, de 13 de fevereiro de 2009.); 23) / (Responsável: Francisco Claret Gonçalves. Valor: R$ 2.000,00. 24) / (Responsável: José Maurício Ibba. Valor: R$ 2.000,00. 25) / (Responsável: Darci de Melo Rodrigues. Valor: R$ 2.000,00. 26) / (Responsável: Francisco Claret Gonçalves. Valor: R$ 2.000,00. 27) / (Responsável: Léo Melo de Oliveira. Valor: R$ 2.000,00. 28) / (Responsável: Edson Di Lorenzo. Valor: R$ 2.000,00. 29) / (Responsável: Paulo César G. da Silva. Valor: R$ 2.000,00. 30) / (Responsável: José Maurício Ibba. Valor: R$ 2.000,00. 31) / (Responsável: Agnaldo Dias Junqueira. Valor: R$ 1.500,00. Finalidade: Material de consumo necessário ao bom andamento da UNIFEI.); 3

4 32) / (Responsável: Francisco Claret Gonçalves. Valor: R$ 2.000,00. 33) / (Responsável: Renata S. Nepomuceno. Valor: R$ 3.000,00. Finalidade: Material de consumo necessário ao bom andamento da UNIFEI. Passagens terrestres, estacionamentos, pedágios dos servidores em trânsito a serviço da UNIFEI. Pequenos serviços de manutenção de veículos, imóveis, taxas e emolumentos e pequenas taxas e emolumentos necessários ao bom andamento da UNIFEI.). 34) / (Responsável: Léo Melo de Oliveira. Valor: R$ 2.000,00. 35) / (Responsável: Darci de Melo Rodrigues. Valor: R$ 2.000,00. trânsito.). III Resultado dos Exames: Verificamos as seguintes situações nos processos examinados: A) / (Responsável: Jesuel Vieira. Valor: R$ 2.000,00. Finalidade: Peças de equipamentos necessários ao bom andamento da UNIFEI.). Despesas realizadas em desacordo com a finalidade prevista no ato da concessão do suprimento de fundos (Processo nº / ). Ao analisarmos o processo verificamos o pagamento de despesas com combustíveis (fls. 07 e 08) realizadas antes da publicação da Portaria nº. 137, de 13 de fevereiro de 2009 que incluiu este tipo de despesa entre as finalidades do suprimento de fundos. B) / (Responsável: Agnaldo Dias Junqueira. Valor: R$ 1.500,00. Finalidade: Material de consumo necessário ao bom andamento da UNIFEI.). Ausência de justificativa de saque com Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF). Verificamos que não foi apresentada justificativa para o saque no valor de R$ 70,00 (fl. 20), referente ao pagamento da Nota Fiscal nº (fl. 21). C) / (Responsável: Jesuel Vieira. Valor: R$ 2.000,00. Finalidade: Peças de equipamentos necessários ao bom andamento da UNIFEI. Incluída despesas com combustíveis e lubrificantes conforme Portaria nº. 137, de 13 de fevereiro de 2009.). Ausência de identificação do veículo em documento comprobatório de despesa com combustível. Ao analisarmos o processo localizamos um Cupom Fiscal de fornecimento de combustível sem a devida identificação do veículo abastecido (fl. 20). D) / (Responsável: Francisco Claret Gonçalves. Valor: R$ 2.000,00. trânsito.). Realização de despesa com combustível no valor de R$ 114,00 (fl. 08) em cidade circunvizinha (Piranguinho-MG). Tendo em vista o contrato de fornecimento de combustíveis que tínhamos na ocasião com a empresa Posto Itavel 2 (Contrato nº. 008/09-4

5 Vigência: 01/03/2009 a 31/12/2009) localizada em Itajubá-MG, solicitamos ao responsável pelo suprimento que justificasse por escrito o motivo de tal aquisição (Memorando - AUD/028/2010). Tendo o suprido assim se manifestado: Em resposta ao Memorando Interno - AUD/028/2010, esclarecemos que o abastecimento na cidade de Piranguinho/MG no dia 19/05/2009 foi realizado devido à chegada em Itajubá no dia 18/05/2009 após as 23h00 e a viagem do dia 19/05/2009, a saída de Itajubá foi às 05h00, conforme cópia dos relatórios de viagem em anexo. O Posto Itavel 2, o qual possuímos contrato de fornecimento de combustíveis funciona das 06h00 às 22h00 e, portanto, devido ao horário de chegada e saída das duas viagens citadas acima, ficamos impossibilitados de abastecer em tal Posto. Sugerimos que no próximo pregão seja requisito um Posto 24 horas. (Memorando Interno - PCU/027/2010). E) / (Responsável: Léo Melo de Oliveira. Valor: R$ 2.000,00. F) / (Responsável: Edson Di Lorenzo. Valor: R$ 2.000,00. G) / (Responsável: Paulo César G. da Silva. Valor: R$ 2.000,00. H) / (Responsável: Renata S. Nepomuceno. Valor: R$ 3.000,00. Finalidade: Material de consumo necessário ao bom andamento da UNIFEI. Passagens terrestres, estacionamentos, pedágios dos servidores em trânsito a serviço da UNIFEI. Pequenos serviços de manutenção de veículos, imóveis, taxas e emolumentos e pequenas taxas e emolumentos necessários ao bom andamento da UNIFEI.). A prestação de contas foi apresentada após o prazo assinalado pelo Ordenador de I) / (Responsável: Léo Melo de Oliveira. Valor: R$ 2.000,00. J) / (Responsável: Darci de Melo Rodrigues. Valor: R$ 2.000,00. IV Orientações: - Na utilização do suprimento de fundos observar-se-ão as condições e finalidades previstas no ato da concessão (Item 8.1 da Macrofunção - SIAFI ). Assim sendo, 5

6 recomendamos ao Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças (DCF) que oriente os supridos no sentido de que a aplicação dos recursos seja feita rigorosamente dentro da finalidade e de acordo com as condições estabelecidas na concessão do suprimento, e quando for o caso, que providencie a devida glosa das despesas realizadas em desacordo com o objeto da concessão, providenciando inclusive o recolhimento, por parte do suprido, dos valores pagos indevidamente; - As despesas com Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF) devem ser efetuadas por meio de pagamento a um estabelecimento afiliado, utilizando-se a modalidade de fatura. Somente na impossibilidade da utilização em estabelecimento afiliado é que deve haver o saque, desde que autorizado em cada concessão de suprimento de fundos, sempre sendo evidenciado que se trata de procedimento excepcional e carente de justificativa formal. Neste sentido, recomendamos ao Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças (DCF) que oriente os supridos a utilizarem o saque apenas em caráter excepcional e a registrarem a devida justificativa em sua prestação de contas, lembrando-lhes também que a verificação da condição de afiliado à rede do CPGF deve ser feita antes da aquisição do bem ou serviço; - Recomendamos ao Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças (DCF) adotar providências no sentido de exigir dos supridos, quando da utilização de recursos de suprimento de fundos para aquisição de combustíveis, que façam constar na Nota Fiscal ou documento equivalente os dados identificadores dos veículos abastecidos; - Por fim, recomendamos ao Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças (DCF) que exija dos servidores responsáveis por suprimentos de fundos à prestação de contas de sua aplicação no prazo assinalado pelo Ordenador da Despesa e, caso não o façam, que proceda automaticamente à tomada de contas sem prejuízo das providências administrativas para a apuração das responsabilidades e imposição das penalidades cabíveis, conforme determina o artigo 45, parágrafo 2º, do Decreto nº /1986. V Conclusão: Em face dos exames realizados, concluímos que apesar das falhas acima apontadas, não identificamos nenhum indício de fracionamento de despesa ou dano ao erário. Também tivemos a oportunidade de constatar que foram atendidos todos os critérios de elegibilidade e razoabilidade no uso dos suprimentos de fundos por parte desta instituição, e que as despesas realizadas estão de acordo com as normas incidentes sobre a matéria. É o nosso relatório. Itajubá, 16 de abril de Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Auditor Interno UNIFEI 6