Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

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1 Setor: Suprimentos de Fundos (DCF) Período: 02/07/2012 a 18/07/2012 Legislação Aplicada: Ministério da Educação RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº. 04/ Decreto nº , de 23 de dezembro de Lei nº , de 21 de junho de Decreto nº , de 25 de janeiro de Decreto nº , de 1º de fevereiro Macrofunção - SIAFI ESCOPO DO TRABALHO I Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 02 a 18 de julho de 2012, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade. Em específico, analisar as concessões, utilizações e as prestações de contas dos suprimentos de fundos, bem como avaliar os controles internos existentes. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames. II Os trabalhos foram feitos por amostragem, não tendo sido utilizado nenhum método específico para seleção dos itens auditados. Foram selecionados para exame os seguintes processos: 01) / ( José Maurício Ibba. Valor: R$ 2.000,00. Data: 07/01/2011. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 07/01/2011 a 25/03/2011); 02) / ( Paulo C. G. da Silva. Valor: R$ 2.000,00. Data: 07/01/2011. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 07/01/2011 a 25/03/2011); 03) / (.. Data: 01/02/2011. Manutenção, pequenas taxas e emolumentos e peças de equipamentos necessários Período de Aplicação: 01/02/2011 a 24/04/2011); 04) / ( Léo Melo de Oliveira. Valor: R$ 3.000,00. Data: 06/06/2011. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 06/06/2011 a 26/08/2011); 05) / ( Francisco Claret Gonçalves. Valor: R$ 3.000,00. Data: 22/06/2011. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 22/06/2011 a 22/09/2011); 1

2 06) / ( Cibele Nogueira Paiva. Valor: R$ 3.500,00. Data: 29/06/2011. Material de Consumo, passagens terrestres, pedágios, estacionamentos e pequenos reparos nos veículos oficiais necessários ao bom andamento da UNIFEI. Período de Aplicação: 26/06/2011 a 27/09/2011); 07) / ( Darci M. Rodrigues. Valor: R$ 3.000,00. Data: 22/06/2011. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 22/06/2011 a 22/09/2011); 08) / ( José Maurício Ibba. Valor: R$ 3.000,00. Data: 22/06/2011. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 22/06/2011 a 22/09/2011); 09) / ( Paulo C. G. da Silva. Valor: R$ 3.000,00. Data: 22/06/2011. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 22/06/2011 a 22/09/2011); 10) / ( Edson Di Lorenzo. Valor: R$ 3.000,00. Data: 06/07/2011. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 06/07/2011 a 27/09/2011); 11) / (.. Data: 04/08/2011. Manutenção, pequenas taxas e emolumentos e peças de equipamentos necessários Período de Aplicação: 04/08/2011 a 26/10/2011); 12) / ( Léo Melo de Oliveira. Valor: R$ 3.000,00. Data: 02/09/2011. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 02/09/2011 a 26/11/2011); 13) / ( Ricardo Risso Chaves. Valor: R$ 750,00. Data: 09/09/2011. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 09/09/2011 a 26/11/2011); 14) / ( Cibele Nogueira Paiva. Valor: R$ 3.500,00. Data: 19/09/2011. Material de Consumo, passagens terrestres, pedágios, estacionamentos e pequenos reparos nos veículos oficiais necessários ao bom andamento da UNIFEI. Período de Aplicação: 19/09/2011 a 19/12/2011); 15) / ( Francisco Claret Gonçalves. Valor: R$ 3.000,00. Data: 22/09/2011. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 23/09/2011 a 23/12/2011); 16) / ( José Maurício Ibba. Valor: R$ 3.000,00. Data: 23/09/2011. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 23/09/2011 a 23/12/2011); 17) / ( Edson Di Lorenzo. Valor: R$ 3.000,00. Data: 23/09/2011. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 23/09/2011 a 23/12/2011); 2

3 18) / ( Darci M. Rodrigues. Valor: R$ 3.000,00. Data: 23/09/2011. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 23/09/2011 a 23/12/2011); 19) / ( Edson Di Lorenzo. Valor: R$ 3.000,00. Data: 23/09/2011. Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Período de Aplicação: 09/11/2011 a 23/12/2011); 20) / (.. Data: 09/11/2011. Manutenção, pequenas taxas e emolumentos e peças de equipamentos necessários Período de Aplicação: 02/12/2011 a 23/12/2011). III Resultado dos Exames: Verificamos as seguintes situações nos processos examinados: A) - Prestação de Contas. Prazo para Comprovação. Não Cumprimento. Justificativa Apresentada. Auditoria Interna. Entendimento. Processo nº.: / Léo Melo de Oliveira Valor: R$ 3.000,00 Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Prazo para Comprovação: 05/09/2011 Apresentada em: 20/09/2011 Ao analisarmos o referido processo verificamos que a prestação de contas foi apresentada após o prazo assinalado pelo ordenador de despesa, tendo o suprido apresentado à seguinte justificativa: Estamos encaminhando o Suprimento de Fundos, referente ao Empenho nº. 2011NE em nome do servidor Léo Melo de Oliveira, para apreciação e aprovação. Estamos enviando fora do prazo devido às viagens realizadas neste período, justificando-se por tanto que não consegui elaborar a prestação de contas dentro do prazo previsto.. (fl. 02). Em que pese à justificativa apresentada, entendemos que o servidor que recebe suprimento de fundos, na forma da legislação vigente, tem responsabilidade pessoal e intransferível, pela sua boa e regular aplicação e é obrigado a prestar contas de sua utilização, sujeitando-se a tomada de contas, se não o fizer no prazo assinalado pelo ordenador de despesa, conforme determina o artigo 45, parágrafo 2º, do Decreto nº /1986, in verbis: Art. 45. Excepcionalmente, a critério do ordenador de despesa e sob sua inteira responsabilidade, poderá ser concedido suprimento de fundos a servidor, sempre precedido do empenho na dotação própria às despesas a realizar, e que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação, nos seguintes casos: 3

4 (...) 2º O servidor que receber suprimento de fundos, na forma deste artigo, é obrigado a prestar contas de sua aplicação, procedendo-se, automaticamente, à tomada de contas se não o fizer no prazo assinalado pelo ordenador da despesa, sem prejuízo das providências administrativas para a apuração das responsabilidades e imposição, das penalidades cabíveis.. B) - Nota Fiscal. Necessidade de Identificação do Veículo. Ausência do Registro da Placa. Impropriedade. Processo nº.: / Edson Di Lorenzo Valor: R$ 3.000,00 Combustíveis, lubrificantes e peças de reposição com viaturas da UNIFEI em trânsito. Cupom Fiscal: (fl. 22) Valor: R$ 30,00 Aquisição de 11,543 litros de gasolina comum. Processo nº.: / Nota Fiscal: 821 (fl. 23) Valor: R$ 65,00 Serviços prestados na troca de pára-brisa - Franquia. Processo nº.: / Nota Fiscal: 822 (fl. 24) Valor: R$ 65,00 Serviços prestados na troca de pára-brisa - Franquia. Processo nº.: / Nota Fiscal: 933 (fl. 38) Valor: R$ 65,00 Serviços prestados na troca de pára-brisa - Franquia. Processo nº.: / Nota Fiscal: 934 (fl. 39) Valor: R$ 25,00 Serviços prestados na troca de lanterna - Franquia. 4

5 Ao analisarmos os referidos processos verificamos que o cupom e as notas fiscais acima discriminadas não continham a devida identificação dos veículos (registro da placa). Em consonância com essa necessidade, o Tribunal de Contas da União assim decidiu: Assuntos: COMBUSTÍVEL e SUPRIMENTO DE FUNDOS. DOU de , S. 1, p Ementa: determinação à Superintendência Regional do Departamento de Polícia Federal no Estado do Pará para que identifique, no corpo das notas fiscais, os veículos abastecidos com suprimento de fundos, em obediência ao disposto no artigo 36 do Decreto nº /1986 (item , TC /2007-3, Acórdão nº /2010-1ª Câmara).. Assuntos: SUPRIMENTO DE FUNDOS e VEÍCULOS. DOU de , S. 1, p Ementa: o TCU determinou ao CEFET/BA que observasse, com rigor, o cumprimento do Decreto nº /86, referente à Suprimento de Fundos, com atenção para o pagamento de despesas com veículos, sem que haja registro da placa nas notas fiscais respectivas (item 1.3.1, TC /2002-6, Acórdão nº /2006- TCU-1ª Câmara).. Constatada esta impropriedade, o Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças (DCF) foi imediatamente notificado por meio do Memorando - AUD/054/2012 a tomar as devidas providências, tendo assim se manifestado: Em atendimento a sua solicitação Memorando - AUD/054/2012, informamos a Vossa Senhoria que encaminharemos aos supridos, correspondências, solicitando que os mesmos atentem para a necessidade de identificação dos veículos no corpo das notas fiscais.. (Memorando nº. DCF/140/2012). C) - Cartão de Pagamento do Governo Federal. Modalidade Saque. Ressarcimento de Despesas. Recomendação do Controle Interno. Processo nº.: / Cibele Nogueira Paiva. Valor: R$ 3.500,00 Material de Consumo, passagens terrestres, pedágios, estacionamentos e pequenos reparos nos veículos oficiais necessários Período de Aplicação: 26/06/2011 a 27/09/2011 Processo nº.: / Cibele Nogueira Paiva. Valor: R$ 3.500,00 Material de Consumo, passagens terrestres, pedágios, estacionamentos e pequenos reparos nos veículos oficiais necessários Período de Aplicação: 19/09/2011 a 19/12/2011 Ao analisarmos os processos acima relacionados verificamos que o Cartão de Pagamento do Governo Federal - CPGF foi utilizado na modalidade saque para ressarcimento de despesas efetuadas por servidores distintos do suprido (reembolso de passagens terrestres, gastos com estacionamentos e pedágios). 5

6 Cumpre-nos alertar que em recente auditoria realizada na Universidade Federal de Itajubá (09/04/2012 a 12/04/2012) a Controladoria Regional da União no Estado de Minas Gerais expediu a seguinte recomendação: Orientar formalmente os usuários do Cartão de Pagamentos do Governo Federal a não utilizar o suprimento de fundos na modalidade de saque para efetuar ressarcimento de despesas efetuadas por servidores.. (Relatório de Auditoria Anual de Contas nº ). É importante ressaltar que a Auditoria Interna tem, dentre suas principais atribuições, a de acompanhar a implementação das recomendações e determinações provenientes dos órgãos de controle interno (CGU) e externo (TCU). IV Orientações: - Recomendamos ao Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças (DCF) adotar providências no sentido de exigir dos supridos, quando da utilização de suprimento de fundos para aquisição de combustíveis ou manutenção dos veículos da frota, que façam constar no corpo das respectivas notas fiscais ou documentos equivalentes os dados identificadores dos veículos, bem como as informações necessárias que caracterizem a pertinência das despesas; - Por fim, recomendamos ao Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças (DCF) e aos responsáveis pelos suprimentos de fundos em questão que concentrem esforços para corrigirem as falhas acima apontadas. V Conclusão: Em face dos exames realizados, concluímos que apesar das falhas acima apontadas, não identificamos nenhum dano ao erário, tendo sido as despesas efetuadas exclusivamente em prol do bom andamento da instituição. Também tivemos a oportunidade de constatar que nas demais despesas realizadas foram atendidos todos os critérios de elegibilidade e razoabilidade no uso dos suprimentos de fundos, e que os pagamentos foram realizados de acordo com as normas incidentes sobre a matéria. No mais, lembramos que a auditoria interna deve ser sempre entendida como uma atividade de assessoramento à Administração, de caráter essencialmente preventivo, destinada a agregar valor e a melhorar as operações da entidade, assistindo-a na consecução de seus objetivos mediante uma abordagem sistemática e disciplinada, fortalecendo a gestão e racionalizando as ações de controle interno. É o nosso relatório. Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Chefe da Auditoria Interna - UNIFEI Itajubá, 18 de julho de