Ministério da Educação UNIVERSIDADE FEDERAL DE ITAJUBÁ Criada pela Lei nº , de 24 de abril de AUDITORIA INTERNA

Transcrição

1 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº. 03/2011 Setor: Licitações, Contratos e Convênios (CCC e DCF) Período: 21/03/2011 a 29/04/2011 Legislação Aplicada: - Lei nº /93 - Decreto nº /01 - Decreto nº /05 - Decreto nº /07 - Instrução Normativa STN nº. 01/97 ESCOPO DO TRABALHO I Os trabalhos de auditoria foram realizados no período de 21 de março a 29 de abril de 2011, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público federal, com o objetivo de examinar e comprovar a legalidade e legitimidade dos fatos e atos administrativos e avaliar os resultados alcançados, quanto aos aspectos de eficiência, eficácia e economicidade. Em específico, proceder à análise das licitações, dos contratos e dos convênios firmados pela UNIFEI - Universidade Federal de Itajubá, verificando o cumprimento das normas internas e da legislação pertinente e avaliar os controles internos existentes. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames. II Os trabalhos foram feitos por amostragem, não tendo sido utilizado nenhum método específico para seleção dos itens auditados. Em relação aos contratos e convênios, foram priorizados os vigentes. A seguir são elencados os processos que foram examinados. A) Licitações: 01) / ; 02) / ; 03) / ; 04) / ; 05) / ; 06) / ; 07) / ; 08) / ; 09) / ; 10) / ; 11) / ; 12) / ; 13) / ; 14) / ; 15) / ; 16) / ; 17) / ; 18) / ; 19) / ; 20) / ; 21) / ; 22) / ; 23) / ; 24) / ; 25) / ; 26) / ; 27) / ; 1

2 28) / ; 29) / ; 30) / ; 31) / ; 32) / ; 33) / ; 34) / ; 35) / ; 36) / ; 37) / ; 38) / ; 39) / ; 40) / ; 41) / ; 42) / ; 43) / ; 44) / ; 45) / ; 46) / ; 47) / ; 48) / ; 49) / ; 50) / ; 51) / ; 52) / ; 53) / ; 54) / ; 55) / ; 56) / ; 57) / ; 58) / ; 59) / ; 60) / B) Contratos: 01) / (Contrato nº.: 064/2010. Contratada: RR Palace Hotel Ltda. Objeto: Fornecimento de serviços de hotelaria e restaurante, incluindo estacionamento, no perímetro urbano da cidade de Itajubá/MG. Valor: R$ ,00. Vigência: 17/01/2011 a 31/12/2011); 02) / (Contrato nº.: 003/2011. Contratada: Sul Minas Auto Posto Ltda. Objeto: Fornecimento de gasolina comum e óleo diesel para abastecimento veicular, através de bombas localizadas no perímetro urbano da cidade de Itajubá/MG, das viaturas da UNIFEI, durante o ano de Valor: R$ ,45. Vigência: 06/01/2011 a 31/12/2011); 03) / (Contrato nº.: 001/2011. Contratada: Posto Itavel 2 Ltda. Objeto: Fornecimento de álcool etílico hidratado para abastecimento veicular, através de bombas localizadas no perímetro urbano da cidade de Itajubá/MG, das viaturas da UNIFEI, durante o ano de Valor: R$ ,80. Vigência: 06/01/2011 a 31/12/2011); 04) / (Contrato nº.: 005/2011. Contratada: Sul Minas Auto Posto Ltda. Objeto: Fornecimento e troca de óleo lubrificante nos motores dos veículos da UNIFEI. Valor: R$ ,00. Vigência: 11/01/2011 a 31/12/2011); 05) / (Contrato nº.: 054/2010. Contratada: Qualilog Serviços Auxiliares Administrativos Ltda. Objeto: Contratação de empresa especializada para a prestação de serviços de avaliações ambientais, ou seja, medições das concentrações dos agentes físicos e químicos presentes nos diversos ambientes de trabalho no âmbito da UNIFEI. Valor: R$ ,00. Vigência: 02/02/2011 a 02/06/2011); 06) / (Contrato nº.: 034/2009. Contratada: Positive Idiomas Ltda. Objeto: Contratação de empresa especializada para a prestação de serviços de 2

3 capacitação no seguinte idioma: Língua Espanhola. Valor: R$ 9.479,00. Vigência: 21/12/2009 a 14/06/2011); 07) / (Contrato nº.: 004/2011. Contratada: Rhana Carga Internacional Ltda. Objeto: Contratação de empresa especializada para a prestação de serviço de despacho aduaneiro, de acordo com sua competência legal, durante o exercício de 2011, para desembaraço alfandegário de processos de importação pertencentes à UNIFEI, relativos a equipamentos e produtos importados adquiridos através de licitação ou recebidos em doação, em caráter definitivo ou não, com ou sem cobertura cambial, atuando em consonância com as disposições estabelecidas na legislação que rege a matéria e neste contrato. Valor: R$ ,00. Vigência: 27/01/2011 a 31/12/2011); 08) / (Campus Itabira - Contrato nº.: 008/2011. Contratada: Posto Paula e Gomes Ltda. Objeto: Fornecimento de combustíveis (gasolina, álcool e diesel), a fim de atender as necessidades desta Administração, durante o exercício de Valor: R$ ,42. Vigência: 01/02/2011 a 31/12/2011); 09) / (Contrato nº.: 066/2010. Contratada: CCK Automação Ltda. Objeto: Contratação de empresa especializada, sob o regime de empreitada por preço global, com fornecimento de material e mão de obra, para a execução do sistema de supervisão e gerenciamento do consumo de energia do Campus. Valor: R$ ,00. Vigência: 31/01/2011 a 10/05/2011); 10) / (Contrato nº.: 027/2010. Contratada: Sesptem & Cia. Ltda. Objeto: Contratação de empresa especializada na prestação de serviços continuados de limpeza/higienização e conservação, com fornecimento de toda a mão de obra, material de consumo, exceto produtos descartáveis, equipamentos, utensílios e ferramentas necessárias à execução dos serviços nas dependências da UNIFEI - Campus Itajubá. Valor: R$ ,00. Vigência: 27/05/2010 a 26/05/2011). C) Convênios: 01) ECV 275/08 (Concedente: Eletrobrás - Centrais Elétricas Brasileiras S.A. Objeto: Cooperação técnico-financeira entre os conveniados visando, através da integração de seus esforços e capacidades, o desenvolvimento de uma metodologia de atuação do Laboratório Móvel, instalado na UNIFEI, bem como aplicar e testar em campo os conceitos desenvolvidos, tendo como meta a conservação de energia elétrica em empresas do setor industrial e prédios do setor de serviços, incluindo a racionalização do uso da água nos diversos setores da empresa. Faz parte do projeto o treinamento e capacitação dos técnicos e engenheiros envolvidos no projeto e o desenvolvimento de material bibliográfico sobre o assunto. Valor: R$ ,72). Em relação a este convênio foram examinados os Processos nº / (Prestação de Contas - Período: 01/02/2010 a 31/07/ Valor: R$ ,90) e / (Prestação de Contas - Período: 01/08/2010 a 31/01/ Valor: R$ ,66). 3

4 02) ECV 276/08 (Concedente: Eletrobrás - Centrais Elétricas Brasileiras S.A. Objeto: Cooperação técnico-financeira entre os conveniados, visando, através da integração de seus esforços e capacidades, a implementação, no âmbito do PROCEL, de ações voltadas a complementar a infra-estrutura do Laboratório Didático Pedagógico em Eficiência Energética do Centro de Excelência em Eficiência Energética - EXCEN, à capacitação técnica e certificação de profissionais na temática eficiência energética e, ao desenvolvimento de pesquisas e estudos para atualização da metodologia de avaliação de resultados do PROCEL Educação, de forma a dar continuidade à parceria entre as instituições conveniadas. Valor: R$ ,00). Em relação a este convênio foram examinados os Processos nº / (Prestação de Contas - Período: 01/01/2010 a 30/06/ Valor: R$ ,81) e / (Prestação de Contas - Período: 01/07/2010 a 31/12/ Valor: R$ ,12). III Resultado dos Exames: Em relação às licitações verificamos as seguintes situações nos processos examinados: A) Item Processo nº / (Dispensa de Licitação - Artigo 24, inciso II, da Lei nº /93. Empenho Estimativo no valor de R$ 1.000,00 para atender despesas com confecção de chaves. Total: R$ 3.878,00). Escolha da Empresa - Justificativa (fl. 03). Não ficou comprovado nos autos que a empresa Joani Henrique Pinto ME (CNPJ: / ) é a única cadastrada no SICAF e que as demais empresas existentes na cidade que praticam o mesmo tipo de serviço não possuem o cadastro ou estão inabilitadas, conforme determinado no Parecer nº. 028/2010/PF/UNIFEI (fls. 09/10). B) Item Processo nº / (Dispensa de Licitação - Artigo 24, inciso II, da Lei nº /93. Empenho Estimativo no valor de R$ 1.000,00 para atender despesas com confecção de carimbos. Total: R$ 3.067,40). Escolha da Empresa - Justificativa (fl. 03). Não ficou comprovado nos autos que a empresa Joani Henrique Pinto ME (CNPJ: / ) é a única cadastrada no SICAF e que as demais empresas existentes na cidade que praticam o mesmo tipo de serviço não possuem o cadastro ou estão inabilitadas, conforme determinado no Parecer nº. 029/2010/PF/UNIFEI (fls. 09/10). C) Item Processo nº / (Dispensa de Licitação - Artigo 24, inciso II, da Lei nº /93. Empenho Estimativo no valor de R$ 2.000,00 para atender despesas com alinhamento, balanceamento, conserto de pneus e manutenção dos veículos oficiais. Total: R$ 537,01). Escolha da Empresa - Justificativa (fl. 03). Não ficou comprovado nos autos que a empresa Comercial Automotiva Ltda. (CNPJ: / ) é a única cadastrada no SICAF e que as demais empresas 4

5 existentes na cidade que praticam o mesmo tipo de serviço não possuem o cadastro ou estão inabilitadas. D) Item Processo nº / (Dispensa de Licitação - Artigo 24, inciso II, da Lei nº /93. Empenho Estimativo no valor de R$ 2.000,00 para atender despesas com peças de reposição dos veículos oficiais. Total: R$ 2.031,21). Escolha da Empresa - Justificativa (fl. 03). Não ficou comprovado nos autos que a empresa Comercial Automotiva Ltda. (CNPJ: / ) é a única cadastrada no SICAF e que as demais empresas existentes na cidade que praticam o mesmo tipo de serviço não possuem o cadastro ou estão inabilitadas. Em relação aos processos acima mencionados, entendemos não ser necessário o registro prévio das empresas no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores - SICAF, devendo apenas ser exigida a comprovação da regularidade fiscal, previdenciária e fundiária (Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, Certidão Negativa de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias e Certificado de Regularidade do FGTS) das empresas interessadas em prestar os referidos serviços. No mais, é importante lembrarmos que o Tribunal de Contas da União tem determinado reiteradamente que tanto nas licitações, como nos casos de dispensa ou inexigibilidade, a Administração deve promover a realização de pesquisa de preços, com no mínimo 03 (três) orçamentos, tendo por fim a comprovação da prática de valores compatíveis com o mercado. Nesse sentido, vale a transcrição das seguintes decisões do TCU: Assunto: LICITAÇÕES. Ementa: o TCU determinou à Fundação Cultural Palmares que procedesse, quando da realização de licitação, dispensa ou inexigibilidade, à consulta de preços correntes no mercado, ou fixados por órgão oficial competente ou, ainda, constantes do sistema de registro de preços, consubstanciando a pesquisa no mercado em, pelos menos, três orçamentos de fornecedores distintos, os quais devem ser anexados ao procedimento licitatório. (item 9.2.3, C /2004-9, Acórdão nº /2006-TCU-Plenário). Assunto: LICITAÇÕES. Ementa: o Tribunal de Contas da União determinou ao IPHAN que, quando da realização de licitação ou dispensa, procedesse à consulta de preços correntes no mercado consubstanciada em, pelo menos, três orçamentos de fornecedores distintos, os quais deverão ser anexados aos processos de contratação. (item , TC /2003-2, Acórdão n /2005-TCU-2ª Câmara). Assunto: CONTRATAÇÃO DIRETA IRREGULAR. INSTRUÇÃO DE PROCESSO DE DISPENSA E INEXIGIBILIDADE. PROCEDIMENTO DE PESQUISA DE PREÇO. Ementa: Deve ser observada a necessidade de instruir o processo de dispensa, de inexigibilidade ou de retardamento com a razão da escolha do fornecedor, a justificativa de preço e o documento de aprovação dos projetos de pesquisa aos quais os bens serão alocados, atentando-se ainda para o cumprimento do princípio da 5

6 motivação dos atos administrativos. Deve ser estabelecido procedimento padronizado de pesquisa de preços, em que seja exigido o mínimo de três propostas e completo detalhamento da proposta pelo fornecedor, em conformidade com o solicitado e deve haver vinculação entre o valor indicado na proposta e o efetivamente contratado. (AC /07-2, Acórdão nº. 127/2007-TCU-2ª Câmara). Lembramos também que a nossa Procuradoria Federal, ao analisar processos que resultaram em dispensa de licitação em razão do valor, em várias ocasiões assim se manifestou: Muito embora a contratação de pequeno valor seja legal e tenha sido aprovada por esta Procuradoria, a Controladoria-Geral da União, em suas auditorias in loco, tem exigido que seja feita a consulta de preços correntes no mercado ou fixados por Órgão oficial competente e que ela seja juntada aos autos no mínimo as 3 (três) propostas válidas, mesmo nos casos de dispensa de licitação pelo Inciso II do Art. 24 da Lei 8.666/93. (Parecer nº. 299/2010/PF/UNIFEI). Entendemos que o parecer jurídico tem o relevante papel de orientar o administrador público na escolha da melhor conduta e conferir uma base jurídica aos atos administrativos, neste sentido, convém chamarmos a atenção para o fato de que, em relação às determinações ou orientações contidas neste importante instrumento técnicojurídico, o Tribunal de Contas da União recentemente assim se posicionou: Assunto: PARECER JURÍDICO. DOU de , S. 1, p. 76. Ementa: alerta à FURG para que atentasse para as recomendações expedidas pela Procuradoria Jurídica, por ocasião do exame das minutas de contrato/convênio, cumprindo-as ou registrando no processo administrativo as razões do não cumprimento (item 1.6.1, TC /2010-0, Acórdão nº. 826/2011-Plenário). E) Itens 24 e Processos nº / (Dispensa de Licitação - Artigo 24, inciso II, da Lei nº /93 - Campus Itabira. Pagamento de taxa de inscrição de servidores para participarem do XV Encontro Nacional de Didática e Prática de Ensino) e / (Dispensa de Licitação - Artigo 24, inciso II, da Lei nº /93 - Campus Itabira. Pagamento de taxa de inscrição de servidor para participar do Curso de Atualização em Normalização Bibliográfica). Não foram localizados nos autos os respectivos certificados de participação dos servidores nos eventos acima relacionados. Constatada esta impropriedade, o Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças (DCF) foi imediatamente notificado por meio do Memorando - AUD/029/2011 a tomar as devidas providências, tendo assim se manifestado: Em atendimento ao Memo AUD/029/2011, informamos que os certificados de participação dos servidores nos eventos, referente aos processos de taxa de inscrição / e / , foram devidamente juntados aos autos. (Memorando Interno nº. DCF/061/2011). 6

7 Em relação aos contratos verificamos as seguintes situações nos processos examinados: A) Item Processo nº / (Campus Itabira - Contrato Nº.: 008/2011. Contratada: Posto Paula e Gomes Ltda. Objeto: Fornecimento de combustíveis - gasolina, álcool e diesel, a fim de atender as necessidades desta Administração, durante o exercício de Valor: R$ ,42. Vigência: 01/02/2011 a 31/01/2012). Analisando o processo verificamos que não foi anexado aos autos o extrato do contrato publicado no Diário Oficial da União. A Lei no 8.666/93, erige como condição indispensável, para a eficácia dos contratos administrativos, a publicação resumida dos seus instrumentos ou de seus aditamentos na imprensa oficial, como definida, no Parágrafo único do Artigo 61: A publicação resumida do instrumento de contrato ou de seus aditamentos na imprensa oficial, que é condição indispensável para sua eficácia, será providenciada pela Administração até o quinto dia útil do mês seguinte ao de sua assinatura, para ocorrer no prazo de vinte dias daquela data, qualquer que seja o seu valor, ainda que sem ônus, ressalvado o disposto no art. 26 desta Lei. (grifo nosso). Constatada esta impropriedade, a Coordenação Central de Compras (CCC) foi imediatamente notificada e prontamente juntou aos autos o extrato do referido contrato publicado no Diário Oficial da União do dia 17/02/2011(fl. 101). B) Item Processo nº / (Contrato Nº.: 027/2010. Contratada: Sesptem & Cia. Ltda. Objeto: Contratação de empresa especializada na prestação de serviços continuados de limpeza/higienização e conservação, com fornecimento de toda a mão de obra, material de consumo, exceto produtos descartáveis, equipamentos, utensílios e ferramentas necessárias à execução dos serviços nas dependências da UNIFEI - Campus Itajubá. Valor: R$ ,00. Vigência: 27/05/2010 a 26/05/2011). Verificamos que a Planilha de Custos e Formação de Preços (fls. 698 a 700) referente ao Termo Aditivo nº. 012/2011 (fls. 714/715) só foi enviada ao Departamento de Contabilidade da UNIFEI para análise e aprovação (fl. 717) após a publicação do extrato de termo aditivo no Diário Oficial da União (fl. 716). Apesar da falha acima apontada não identificamos nenhum dano ao erário, tendo inclusive o Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças (DCF) informado no Memorando Interno DCF/060/2011 (fl. 722) que os valores estavam corretos e que guardavam proporcionalidade com os valores históricos do contrato. A Coordenação Central de Compras (CCC) também apresentou um esclarecimento (fls. 730/731) no qual admite a falha, mas informa que tal procedimento não é exigido legalmente e que seriam tomadas as medidas necessárias caso houvesse sido verificada alguma irregularidade na planilha apresentada. 7

8 No mais, como podemos observar às fls. 739, foi solicitada a rescisão do referido Termo Aditivo, tendo sido publicado o extrato de rescisão no Diário Oficial da União do dia 27/04/2011 (fl. 740). IV Orientações: - Recomendamos a Coordenação Central de Compras (CCC), que nas contratações por meio de dispensa de licitação em razão do valor (Artigo 24, inciso II, da Lei nº /93), faça constar dos respectivos processos todos os documentos necessários à comprovação dos motivos alegados para a escolha das empresas a serem contratadas e a adequação dos preços àqueles praticados no mercado local, realizando sempre que possível pesquisas consubstanciadas em, pelo menos, três orçamentos de fornecedores distintos, os quais também deverão ser anexados aos processos de contratação; - Recomendamos a Coordenação Central de Compras (CCC) que promova mecanismos eficazes de revisão documental que garantam a correta formalização dos processos licitatórios, assegurando inclusive que sejam anexados todos os documentos exigidos por lei, bem como aqueles que visam unicamente conferir uma maior transparência e segurança aos procedimentos utilizados; - Por fim, recomendamos a Coordenação Central de Compras (CCC) e ao Departamento de Contabilidade, Orçamento e Finanças (DCF) que concentrem esforços para corrigirem as falhas acima apontadas e que continuem implementando medidas cada vez mais eficazes de controle interno. V Conclusão: Em face dos exames realizados, concluímos que a maioria das falhas acima apontadas decorre basicamente de alguns descuidos na hora de formalizar os processos. Cremos que isto se deva, em parte, a pouca quantidade de servidores e ao grande volume de trabalho a que estão sendo submetidos diariamente, principalmente no tocante aos servidores lotados na Coordenação Central de Compras (CCC). Acreditamos que atendendo as recomendações contidas neste relatório e nos anteriores, as falhas encontradas podem ser gradativamente corrigidas ao longo deste exercício e nos próximos. É o nosso relatório (S.M.J.). Itajubá, 05 de maio de Anderson Christi Duarte Pinto Ferreira Chefe da Auditoria Interna - UNIFEI 8