Rede Internacional da Cap-Net para Desenvolvimento de Capacidades em Gestão Sustentável de Recursos Hídricos

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1 Rede Internacional da Cap-Net para Desenvolvimento de Capacidades em Gestão Sustentável de Recursos Hídricos PLANO DE MONITORAMENTO, AVALIAÇÃO E APRENDIZADO O objetivo deste documento é melhor informar as pessoas sobre o programa da Cap-Net, assegurar o monitoramento adequado do projeto e ajudar as redes parceiras a monitorar suas atividades. Este plano de monitoramento, avaliação e aprendizado (MELP em inglês) foi desenvolvido como um guia para monitoramento e avaliação dentro do projeto Cap-Net e as ferramentas oferecidas são aplicadas pela equipe de gestão do projeto e pelas redes parceiras. As ferramentas serão reajustadas de acordo com as necessidades das redes parceiras e usadas como base para lidar com as necessidades de monitoramento a nível de rede. Espera-se que as ferramentas e as estratégias aqui apresentadas beneficiem a Cap-Net e seus parceiros e também sejam úteis para um público maior envolvido no desenvolvimento de redes e no desenvolvimento de capacidades. Novembro 2009

2 SUMÁRIO PARTE 1: PLANO CAP-NET DE MONITORAMENTO E APRENDIZADO 1. INTRODUÇÃO 2. AMBIENTE DE TRABALHO DA CAP-NET 2.1. Apropriação Local dos Conhecimentos 2.2. Trabalhando em Redes 2.3. Resposta de Demanda 3. AMBIENTE DE MONITORAMENTO E APRENDIZAGEM 3.1. Estruturas de Monitoramento 3.2. Mapeamento dos Resultados 4. PLANO DE MONITORAMENTO, AVALIAÇÃO E APRENDIZADO (MELP) 4.1. Monitoramento de Produtos 4.2. Avaliação de Resultados PARTE 2: FERRAMENTAS DE MONITORAMENTO Ferramenta 1: Relatórios de Progresso/Relatórios de Atividade Ferramenta 2: Exemplo de Formulário de Avaliação Ferramenta 3: Formulários de Monitoramento da Produtividade das Redes Ferramenta 4: Medindo os Resultados da AEL (Abordagem de Estrutura Lógica LFA em inglês) Ferramenta 5: Avaliando a Gestão das Redes 2

3 Parte 1: Plano Cap-Net de Monitoramento e Aprendizado 1. INTRODUÇÃO A Cap-Net foi formada para lidar com as relevantes exigências de capacitação que surgem com a difusão generalizada da Gestão Integrada de Recursos Hídricos (GIRH) como estratégia para uma gestão sustentável desses recursos. Quando foi instituída, a Cap-Net foi vista como um programa complementar das atividades da Parceria Mundial pela Água (GWP - em inglês) para o apoio e o planejamento da GIRH. Assim como a GWP, a Cap-Net trabalha por meio de redes autônomas, regionais e nacionais, de instituições de capacitação. Essa abordagem torna difícil determinar as responsabilidades pelos resultados e assegurar depois um sistema eficaz de monitoramento. Reconhecendo que existem muitos fatores que afetam o desempenho de pessoas e instituições, é especialmente desafiador monitorar e avaliar os resultados de iniciativas de desenvolvimento de capacidades. A Cap-Net trabalha com mais de vinte redes de capacitação, que variam em tamanho, finalidade, membros, organização e base de recursos. O único fator comum é o compromisso com o desenvolvimento de capacidades no uso e na gestão dos recursos hídricos. Quadro 1: Objetivos e Resultados da Cap-Net OBJETIVO DO DESENVOLVIMENTO A gestão sustentável e o desenvolvimento de recursos hídricos e a melhoria do acesso ao suprimento dos serviços de água e de saneamento beneficiam os pobres e contribuem para a melhoria das condições de vida, da sustentabilidade ambiental e da redução da vulnerabilidade às mudanças climáticas. OBJETIVOS IMEDIATOS Capacitar pessoas e instituições para gerir, desenvolver e usar de forma sustentável os recursos hídricos e se adaptar à crescente variabilidade do clima dentro de um contexto que trate da equidade de gênero e da vida sustentável; Melhorar as práticas de gestão de recursos hídricos por meio de: o uso de redes eficientes de capacitação para conseguir realizar o impacto no lugar de interesse e o desenvolver parcerias com agências internacionais para melhorar seu âmbito de alcance e colaboração no desenvolvimento de capacidades Desenvolver e implementar sistemas de gestão de conhecimento para assegurar o acesso ao que há de melhor em termos de conhecimentos locais e internacionais, medir a eficácia dos serviços voltados para o desenvolvimento de capacidades e por meio de indicadores e sistemas de monitoramento. RESULTADOS A capacitação se dá no local resultando em melhor gestão de recursos hídricos e suprimento de serviços de água e saneamento, acelerando a implementação da GIRH. O conhecimento sobre a adaptação às mudanças climáticas e a relevância da gestão de recursos hídricos é largamente disponível e o material de treinamento é adotado por muitos programas locais de capacitação. As redes de capacitação usam as habilidades multidisciplinares de seus membros para aumentar o desenvolvimento de capacidades e apoiar de forma ativa os programas de implementação. Parceiros internacionais colaboram com a Cap-Net para efetivamente transferir conhecimentos e programas para a extensa implementação no local de interesse. Sistemas de gestão do conhecimento garantem acesso ao melhor conhecimento internacional e local e mede a efetividade dos serviços de desenvolvimento de capacidades, através de indicadores e sistemas de monitoramento. Programas de treinamento e educação de instituições de capacitação são adaptados com base nos materiais disponíveis desenvolvidos e pela medição de sua eficácia por meio de monitoramento e avaliação. 2. AMBIENTE DE TRABALHO DA CAP-NET 3

4 A Cap-Net trabalha com redes de capacitação localizadas no mundo inteiras, fracamente conectadas com a Rede Global da Cap-Net. O principal trabalho do secretariado é apoiar o desenvolvimento e a implementação de atividades de capacitação que surgem por meio das redes. Além disso, a Cap-Net identifica áreas-chave a serem desenvolvidas e onde é necessária maior atenção e estimula a ação nessas áreas, por meio das redes. Três princípios básicos guiam o programa da Cap-Net: Apropriação Local dos Conhecimentos A Apropriação Local dos Conhecimentos do processo de capacitação é essencial para a aplicabilidade e a sustentabilidade. O desenvolvimento de capacidades é progressivo e precisa estar ancorado em instituições locais e em pessoas com conhecimento. A Cap-Net apoia especialistas locais para que desenvolvam seus conhecimentos e aumentem sua exposição e atividades no desenvolvimento de capacidades. Trabalhando em redes O segundo princípio é que o trabalho em redes é uma estratégia eficaz para aglutinar os diferentes especialistas necessários para lidar com a abordagem multidisciplinar da GIRH. Ao mesmo tempo, isso ajuda na criação de uma massa crítica de especialistas para o apoio sustentável do processo de reforma do setor hídrico. A Cap-Net sabe muito bem que o trabalho em redes, que são geralmente estruturas informais, tem seus riscos e incertezas. Entretanto, os benefícios em potencial são muito bons, inclusive a oportunidade de mais ação e o rápido compartilhamento de experiências entre países e regiões. O trabalho em rede encoraja a apropriação local dos conhecimentos e eleva a credibilidade dos membros junto a seus pares. Resposta à Demanda A Cap-Net enfatiza a necessidade de atividade de capacitação para resposta à demanda para assegurar relevância e impacto. A Cap-Net reconhece o risco de programas internacionais estarem distantes das necessidades reais e locais, não sendo capaz de ter qualquer indicação a respeito da real localização do problema. A abordagem estratégica já descrita permite à Cap-Net enfrentar esses riscos. Além disso, os mecanismos para enfatizar as ações de desenvolvimento de capacidades que respondem à demanda local ajudam também a aumentar a relevância e o impacto. Os gestores de rede e o secretariado encontram-se anualmente para desenvolver estratégias e compartilhar planos de trabalho. O plano de trabalho do Secretariado da Cap-Net se desenvolve a partir desses encontros. Todos os planos são aprovados pelo Conselho Gestor, onde estão representadas as redes. Parceiros internacionais ajudam a estabelecer a agenda da Cap-Net, selecionando áreas para receberem maior atenção e/ou colaborando em questões dos seus interesses programáticos e assuntos comuns com a Cap-Net. 3. AMBIENTE DE MONITORAMENTO E APRENDIZAGEM Na primeira fase da implementação, 2002 a 2006, a Cap-Net escolheu uma estratégia de programas fundos. Isso possibilitou a construção da apropriação local dos conhecimentos, assegurando atividades locais relevantes como demonstrado pela mobilização de recursos locais. Na segunda fase, continuamos com a estratégia de fornecer recursos e assim captar recursos locais e de construção da apropriação local dos conhecimentos. As redes de capacitação dos parceiros são autônomas e diferem em estrutura, membros e foco. A Cap-Net, assim, lida com grupos de parceiros diversificados, onde fracassaram sistemas tradicionais de monitoramento e avaliação. Três objetivos programáticos constituem os blocos de construção do programa da Cap-Net (Figura 1). Na fase um, houve maior ênfase no desenvolvimento de redes com recursos limitados para apoiar o 4

5 fornecimento de serviços de desenvolvimento de capacidades. Na segunda fase, a Cap-Net dá mais importância e apoio ao desenvolvimento de capacidades. A Figura apresenta o programa da Cap-Net ligando blocos de construção ao objetivo de melhor gestão de recursos hídricos, seguindo-se uma visão geral dos resultados do projeto (Fig. 2). Figura 1. Representação do projeto da Cap-Net para desenvolvimento de capacidades para GIRH. 5

6 Fig. 2. Visão geral de resultados projetados nas áreas Resultado área 1 Capacidade desenvolvida. - XXX grupos de interesses treinados na implementação de GIRH para o desenvolvimento sustentável e redução da pobreza. - YYY grupos de interesses treinados em suprimento de água e saneamento sustentável Treinadores competentes. XXX treinamento de multiplicadores Redes locais YY redes de desenvolvimento de capacidades regionais e nacionais Encontros e cooperação da Rede Global. Gestão do Conhecimento. Materiais de treinamento adaptados ao local. Sistema de monitoramento desenvolvido e aplicado. Comunicação entre redes. Desenvolvimento de parcerias. Compartilhamento de novos conhecimentos Resultado área 3 Resultado área 2 Estruturas de Monitoramento A Associação Mundial pela Água GWP percebeu que a metodologia da Abordagem da Estrutura Lógica (AEL - em inglês LFA) não era a melhor ferramenta para monitorar e avaliar seu trabalho devido à natureza das estruturas das parcerias. Da mesma forma, um estudo da Sida Swedish International Development Cooperation Agency Agência Sueca de Cooperação para o Desenvolvimento (2005) sugeria que deviam ser consideradas abordagens alternativas, uma vez que a AEL tende a ser, em algumas circunstâncias, um instrumento de difícil utilização. 6

7 A Cap-Net está propondo a continuação da avaliação tradicional dos indicadores, usando a AEL do documento como base da estratégia de monitoramento e avaliação. Também combinamos isso com as oportunidades menos estruturadas de aprendizagem usadas no mapeamento de resultado. Mapeamento de Resultado A Associação Mundial pela Água GWP recentemente revisou sua estrutura de monitoramento. O relatório da Associação Mundial pela Água 1 foi usado extensamente no Plano de Monitoramento, Avaliação e Aprendizado da Cap-Net (MELP). Tendo por base as estratégias usadas pela Associação Mundial pela Água GWP, a Cap-Net reconhece os seguintes cinco princípios de mapeamento do resultado 2 como muito importantes para a nossa situação: 1. O processo de desenvolvimento é complexo, aberto e dinâmico: é muito difícil avaliar o impacto e a avaliação a longo prazo não necessariamente fornece o tipo de informação que um programa exige para melhor desempenho. 2. A maioria das atividades de desenvolvimento envolve múltiplos fatores e atores; assim, o monitoramento e a avaliação de resultados deve se concentrar na contribuição e não na atribuição. 3. O desenvolvimento se caracteriza pela causalidade não linear. Entretanto, os objetivos originais e os planos para alcançá-los foram muito considerados, sendo impossível controlar todas as variáveis em um ambiente em desenvolvimento; e resultados específicos são verdadeiramente imprevisíveis. 4. O desenvolvimento trata de atores sociais em relação uns aos outros e ao seu ambiente. O mapeamento de resultado dá ênfase ao papel central que as pessoas e as organizações desempenham no processo de desenvolvimento. 5. O foco do monitoramento e da avaliação passa de avaliar as mudanças do desenvolvimento em estados ou condições de bem-estar para olhar para as mudanças no comportamento, nas relações, ações e atividades das pessoas, grupos e organizações com os quais um programa de desenvolvimento atua diretamente 4. PLANO DE MONITORAMENTO, AVALIAÇÃO E APRENDIZADO (MELP) 1 Associação Mundial pela Água (2007) Projeto da Parceria Africana para o Desenvolvimento das Águas; Plano de Monitoramento, Avaliação e Aprendizado 2 Associação Mundial pela Água (2007) Projeto da Parceria Africana para o Desenvolvimento das Águas; Plano de Monitoramento, Avaliação e Aprendizado (pág.5) 7

8 O Plano de Monitoramento, Avaliação e Aprendizado (em inglês MELP) da Cap-Net está levando em consideração medidas e métodos factíveis, práticos e necessários para dar uma visão justa do valor do programa de desenvolvimento de capacidades implementado pela Cap-Net e pelos parceiros de rede. O monitoramento e a avaliação funcionam melhor como atividade de gestão e aprendizado em desenvolvimento, apoiada por revisões periódicas, externas e independentes. O Plano é desenvolvido para assistir a gestão no projeto da Cap-Net e também como instrumento para medir o progresso dos parceiros de rede. Quadro 2: Princípios de Monitoramento, Avaliação e Aprendizado PRINCÍPIO Relevância Eficiência Efetividade Impacto Sustentabilidade Utilidade Externa DESCRIÇÃO/PERGUNTA-CHAVE A atividade é relevante, bem concebida no contexto de melhor Gestão Integrada de Recursos Hídricos? A estratégia pode ser melhorada? A atividade é implementada em hora oportuna e eficaz em relação ao custo? Os recursos foram usados numa boa relação custo-benefício? Os resultados quantitativos e qualitativos justificam os recursos gastos? Com relação aos três objetivos dos projetos, que mudanças no comportamento, nas relações e atividades dos parceiros são geradas pelo projeto? Qual é a evidência? Em que extensão a meta da AEL foi alcançada e está contribuindo para essas mudanças? Que apoios e dificuldades afetaram o alcance da meta e das contribuições da AEL? O que aprendemos com a nossa experiência e como podemos melhorar? Que evidência há de que o projeto está contribuindo potencialmente para melhorar a Gestão de Recursos Hídricos (GRH) e aumentar a habilidade de apoiar o desenvolvimento de capacidades a nível nacional e regional por meio do fortalecimento de parcerias em cada país? Até que ponto está a intervenção contribuindo para construir um ambiente que possibilite a ação de desenvolvimento de capacidade continuada e a Gestão Integrada de Recursos Hídricos novas formas de financiamento, mudanças nas leis nacionais, nas políticas e regulamentações. Até que ponto o programa pode ser reproduzido? Suas abordagens, métodos e/ou conteúdos têm valor potencial em outros países ou regiões ou em outros assuntos? Monitoramento de Produtos O alcance dos produtos do programa será medido usando-se procedimentos de monitoramento. As atividades são avaliadas por meio de contratos e relatórios e medidas em relação aos produtos planejados em um plano de trabalho anual e com base no ciclo do projeto. Os produtos são especificados na AEL e no plano anual de trabalhos e descritas nos relatórios de progresso habituais. Formatos específicos de relatórios foram desenvolvidos para cursos rápidos e outras atividades apoiadas pelo programa. Tais relatórios são imediatamente apresentados após os eventos e, assim, o alcance da meta relatado; incluem informações das avaliações dos participantes. Implicações do Trabalho: Cada contrato tem exigências no que se refere a aspectos técnicos e financeiros, havendo um padrão mínimo de relatório (Ferramenta 1); O alcance da meta do trabalho resume seis meses de relatórios de acordo com o plano de trabalho e periodicamente em relação à AEL. 8

9 Cada curso é avaliado pelos participantes (Ferramenta 2) Os formulários de monitoramento recebem as informações básicas de cada relatório de atividades. (Ferramenta 3) Avaliação de resultados Os resultados são medidos por meio de uma combinação de abordagens de acordo com a área da meta do projeto. É importante obter a avaliação diretamente, sem sobrecarregar as redes ou o secretariado da Cap-Net com responsabilidades de monitoramento e avaliação. Uma das estratégias é usar ferramentas similares entre as redes para que possam se comunicar e compartilhar os resultados, cada rede usando os dados agregados. Os resultados das atividades de desenvolvimento de capacidades são avaliados por meio de um questionário curto e estruturado, aplicado a intervalos fixos, de seis a doze meses após o treinamento. Os resultados do desenvolvimento da rede são avaliados por meio da combinação do seguinte: Planos de Trabalho, relatório de atividades, mostrando a escala de ação e interpretando o impacto potencial, além do valor da rede; Indicadores baseados em evidência para avaliar cada rede (Ferramenta 5). Revisão entre Pares de redes. Os resultados da gestão do conhecimento se referem ao amplo uso e à disponibilidade da informação e dos materiais de treinamento. O acompanhamento dos casos estudados, dos materiais de treinamento e de outras atividades de desenvolvimento do conhecimento fornecem uma interpretação qualitativa do impacto (Ferramenta 3). Implicações do Trabalho: Acompanhamento rotineiro pelas redes, individualmente, de atividades selecionadas; As avaliações das redes podem ser anuais; As revisões/avaliações serão atribuídas periodicamente a consultores ou a gestores de rede. 9

10 Produtos Resultados Desenvolvimento de Capacidades (Ferramentas 1+2) Número de atividades Participantes, equilíbrio de gênero Países Conteúdo Uso de conhecimento Redes eficientes (Ferramentas 3+5) Número de redes Membros Relatório, planejamento Avaliação de ação Capacitação de multiplicadores Aumento proporcional de ação Análise em relação aos objetivos do projeto da AEL (Ferramenta 4) Gestão do Conhecimento (Ferramenta 3) Produtos Países Finalidade Uso de materiais Figura 4. Visão Geral do Plano de Monitoramento e Avaliação

11 PARTE 2: FERRAMENTAS DE MONITORAMENTO Ferramenta 1: Ferramenta 2: Ferramenta 3: Ferramenta 4: Ferramenta 5: Relatórios de Progresso da Rede/ Relatórios de atividade Exemplo de Formulário de Avaliação de Curso Formulários de Monitoramento dos Resultados da Rede Medindo os Resultados da AEL Avaliando a Gestão de Rede 11

12 FERRAMENTA 1: RELATÓRIOS DO PROGRESSO DA REDE/ RELATÓRIOS DAS ATIVIDADES Quando deve ser aplicado? Depois de cada atividade, como um curso de treinamento. Ou como relatório coletivo semestral ou como o relatório referente a um contrato ou a parceiros. Quem/O que é o alvo para ferramenta? A ferramenta deve ser completada pelo membro da rede responsável pela execução de uma atividade ou pela gestão da rede Como serão usados os resultados? Para a avaliação da qualidade do trabalho. Compilação das informações dos produtos alcançados. Promoção das atividades da rede para membros e para terceiros. Acompanhamento dos beneficiários dos impactos em médio prazo. Melhoria da gestão, relevância e eficiência de atividades futuras. Formulários: A: Relatório Técnico e Financeiro sobre o Progresso da Rede. B: Relatório de Atividades Técnicas e Financeiras. A. Relatório do progresso da rede. Período coberto: Normalmente seis meses ou um ano Introdução: Alguns pontos gerais introduzem o relatório e identificam marcos importantes alcançados Gestão da rede: Mudanças, progresso e situação dos membros da rede. Mudanças na equipe da rede, na instituição hospedeira ou na situação. Comunicações, interações com outras redes ou parceiros, sítios virtuais, brochuras e outras ações de promoção. Ações para apoiar os membros, como capacitação de multiplicadores, visitas, intercâmbios, participação de membros em encontros, etc. Reuniões de membros, reuniões de comitês para gestores e resultados importantes Fornecimento de referência para documentos de apoio, como minutas das reuniões de comitês para gestores, relatórios sobre os cursos de capacitação de multiplicadores. Atividades da rede. Quadro-Sumário comparando o plano de trabalho com as atividades realizadas, com data e lugar. Fornecer um breve sumário de atividades e resultados para cada curso de treinamento, estudo de caso, oficina, etc. Fornecer uma referência para um relatório de atividades circunstanciado. Dar crédito aos membros envolvidos na organização e nas atividades da instituição hospedeira. 12

13 Discutir que problemas evitaram a realização do plano e quais sucessos ajudaram em sua implementação. Qual ação é necessária ou foi tomada. Parceiros: identificar os parceiros-chave que trabalharam com a rede e indicar o sucesso e a força da parceria. Resultados Resumir em um quadro os resultados em termos de número de pessoas treinadas, país, assunto. Descrever os principais resultados das atividades da rede no período e a perspectiva de maiores impactos. Descrever as oportunidades surgidas e que vão influenciar o programa no próximo período. Relatório financeiro O orçamento gerenciado pelo secretariado deve ser apresentado num quadro separado (Quadro 1). Relatar os aspectos financeiros de todas as atividades da rede, mesmo se foram implementadas por um membro e não pelo secretariado. Resumir as informações financeiras de cada atividade da rede. Plano de trabalho para o próximo período Fazer um quadro de atividades planejadas para o ano seguinte, com um orçamento estimado. Colocar no quadro breves descrições de cada atividade para justificar sua importância, quem será o alvo e o resultado esperado. Conclusão Feche o relatório com breves comentários pessoais sobre progresso da rede 13

14 Quadro 1. Relatório financeiro: PRINCIPAL APOIO DA REDE Rede: Linhas de despesas Período reportado: Qtde. por unidade No. de unidades Data: de - a Custo Total Fonte de Financiamento Recibo/Nota Fiscal número Recursos Humanos 1.1 Salários (valores brutos, equipe local) Equipe administrativa/apoio Organizadores de treinamento e oficina Nome Nome Por? Por? Responsável pela rede ½ expediente Nome Por? Subtotal de Recursos Humanos 3. Equipamento de escritório, veículos e material 3.2 equipamento de computação descrição Por item Subtotal de equipamento de escritório, veículos e material

15 4. Escritório local/ custos de ação Plano de monitoramento, avaliação e aprendizado. Comunicação Subtotal Escritório local/ custos da ação 5. Outros custos, serviços 5.5 Tradução, intérpretes 5.8 Ações de visibilidade Tradução de quê Material promocional Subtotal - Outros custos, serviços 6. Outros 6.3 Estudos e revisão por redes Título do estudo de caso e data Título do estudo de caso e data Subtotal Outros 7. Custo total da Ação 15

16 B. Relatório narrativo da atividade Histórico Exponha o contexto em que a atividade tem sido conduzida. Como são tratadas as questões referentes à gestão sustentável dos recursos hídricos na sua região. Podem ser necessárias informações sobre a rede e das instituições implementadoras. Atividade Descreva a atividade ou as atividades a atingir. No caso de oficina, apresente um sumário do programa. Para o estudo de caso, um sumário dos termos de referência. Quem implementou, onde, quando e com que parceiros. Resultados Descreva o resultado da atividade. No caso de oficina ou curso de treinamento, descreva os pontos fortes e fracos do programa e da facilitação, e resuma a avaliação dos participantes. No caso de estudo Para o estudo de caso, escreva como foi conduzido, fornecendo um resumo das conclusões e recomendações. Dê uma ampla visão sobre o financiamento, gastos e questões surgidas com relação ao relatório financeiro. Conclusão A atividade atendeu a expectativa e os objetivos como descrito? Surgiram oportunidades para as ações planejadas ou que se seguiram a elas? Quais as lições a aprender? Anexo Programa/ termos de referência Lista de participantes Nome Gênero País Posição/ organização Endereços contato de Relatório financeiro Quadro 2, relatório sobre recursos recebidos e despesas apoiadas por notas fiscais e recibos. Relatório a partir do orçamento, por linha do orçamento, como apresentado na proposta da atividade, VER A SEGUIR

17 Quadro 2. Relatório financeiro CURSOS DE TREINAMENTO Data do relatório: Rede: Linha de despesa Período relatado: Valor por unidade No. de unidades Data: de - a Custo Total Fonte de Financiamento Recibo/Nota Fiscal No Recursos Humanos 1.1 Salários (valores brutos, equipe local) Técnicos PALESTRANTES E FACILITADORES Nome Nome Por? Por? Equipe administrativa e de apoio organizadores de treinamento e oficinas Nome Nome Por? Por? 1.3 Diárias por missões/viagens Oficina/participantes da conferência *) Subtotal Recursos Humanos Nome, país Nome, país Nome, país Nome, país Nome, país Diárias Diárias Diárias Diárias Diárias 2. Viagem 2.1. Viagem Internacional *) 17

18 Nome, de onde? - para onde? Nome, de onde? - para onde? Nome, de onde? - para onde? Nome, de onde? - para onde? Nome, de onde? - para onde? Por voo Por voo Por voo Outros custos Outros custos Subtotal Viagem 5. Outros custos, serviços 5.5 Tradução, intérpretes 5.8 Ações de visibilidade Tradução de quê Materiais promocionais Subtotal Outros custos, serviços 6. Outros 6.1 Custos de organização de treinamentos e oficinas*): Título e data Subtotal Outras despesas 7. Custo Total da Ação 18

19 Ferramenta 2: EXEMPLO DE FORMULÁRIO PARA AVALIAÇÃO DE CURSO Quando deve ser aplicado? Ao final de cada curso de treinamento Quem/o que é o alvo da ferramenta? Todos os participantes. Como devem ser usados os resultados? Para avaliar a qualidade do trabalho. Melhorar a organização dos cursos. Melhorar a seleção de facilitadores e de participantes. Melhorar a gestão, a relevância, a eficiência e o impacto de atividade futuras Título do curso: Data: Solicitamos que complete esse formulário de avaliação do curso, para ajudar-nos a melhorar nossas atividades de treinamento. Por favor, seja franco e aberto em sua avaliação e seus comentários. Sua opinião - positiva ou negativa - é valiosa para nós e será considerada na preparação de futuras atividades. 1. Relevância do curso para seu trabalho ou função atual. Nenhuma Baixa Média Alta Muito alta 2. Até que ponto você adquiriu informação/conteúdo que seja novo para você. Nenhuma Baixa Média Alta Muito alta 3. Relevância da informação/do conteúdo que adquiriu para seu trabalho. Nenhuma Baixa Média Alta Muito alta 4. O curso atingiu as expectativas e os objetivos que você esperava? Não Pouco Apenas o suficiente Mais que suficiente Completamente 19

20 5. A apresentação das sessões foi: Plano de monitoramento, avaliação e aprendizado. Excelente Muito boa Boa Regular Ruim 6. As possibilidades de participação durante o curso foram: Excelentes Muito boas Boas Regulares Ruins 7. O material de apoio para as diferentes sessões foi: Excelente Muito bom Bom Regular Ruim 8. O que você fará, a partir de agora, para implementar o conhecimento obtido nesse curso? 9. Favor comentar ou fazer sugestões sobre: Conteúdo do curso Facilitação Material de apoio Organização do curso Obrigado por responder à pesquisa. Suas respostas serão utilizadas para melhorar a qualidade e a relevância de atividades futuras e, assim, somos muito agradecidos. 20

21 FERRAMENTA 3: FORMULÁRIOS PARA MONITORAMENTO PARA O PRODUTO DAS REDES Quando deve ser aplicada? Como sequência dos produtos obtidos. Como padrão mínimo compilado a cada seis meses. Quem/O que é o alvo da ferramenta? O Secretariado da Cap-Net Como devem ser usados os resultados? Compilar as informações básicas sobre as atividades da rede a partir de indicadores e metas. Usar para rever e revisar o plano de trabalho e as prioridades, como base para acompanhar os impactos de médio prazo usado, para promoção da rede e aumentar a visibilidade. Para melhorar a gestão, a relevância e a eficiência de atividades futuras. Formas: A. Treinamento e cursos B. Estudos de casos C. Materiais de treinamento D. Encontros/oficinas 21

22 A. Treinamento e cursos de capacitação Plano de monitoramento, avaliação e aprendizado. Título Data Países cobertos Participantes (número e gênero) Ação (relatada, verificada e compilada) Acompanhamento* Rede e parceiros *Acompanhamento do curso de treinamento. Todos os participantes (não facilitadores) devem ser acompanhados entre seis e doze meses depois do fim do curso para avaliação dos resultados e impactos do treinamento Deve ser enviada correspondência individual, mencionando o treinamento, o título, a data e local. Se o inglês não foi o idioma do curso, o questionário será traduzido e poderá ser entregue pela rede correspondente. Caro Você participou do curso.., ocorrido em.. em. Queira, por favor, responder às perguntas abaixo, o que nos ajudará a melhorar nosso trabalho. (basta digitar as respostas após a pergunta e nos enviar a mensagem) 1. Como usou o conhecimento obtido no curso para melhorar seu desempenho no trabalho? 2. Como você compartilhou o conhecimento obtido no curso para melhorar o desempenho da sua organização? 3. Você divulgou o conhecimento obtido no curso entre outras pessoas e instituições? Obrigado pela sua atenção, 22

23 B. Estudos de casos Título Data Países cobertos Ação (Arquivo, notícias, circulação, inserção de material na internet) Acompanhamento* Rede e parceiros *Acompanhamento: de 6 a 12 meses, para confirmar como os estudos de caso foram divulgados, usados para influenciar as atividades de desenvolvimento de capacidades da Cap-Net ou das redes ou se houve outros resultados. Tópico: Nome da rede: Nome e cargo de quem responde: Acompanhamento de Estudo de Caso Folha de resposta para o gestor da rede Nome do entrevistador e detalhes do contacto: Meio de comunicação: Telefone Skype Perguntas: 1. Como você usou o estudo de caso desenvolvido por sua rede? 2. Como divulgou o estudo de caso? 23

24 3. Você percebeu algum impacto advindo do estudo de caso? Sim Não Forneça detalhes 4. Você recebeu algum retorno dos que estudaram o caso em relação à sua utilidade e acessibilidade? Sim Não Forneça detalhes 5. Gostaria de acrescentar alguma coisa? 24

25 C. Materiais de treinamento Título Data Produto (manual, CD, internet, ppt) Ação (distribuição, cursos, inserção de material na internet, notícias) Acompanhamento* Rede e parceiros * Acompanhamento: faça uma avaliação no mínimo depois de doze meses da quantidade do material divulgado, requisitado e distribuído globalmente. Avalie também o número de atividades de treinamento referentes aos materiais. Cruze com o acompanhamento dos resultados do treinamento que usou o material. Peça a opinião dos facilitadores sobre a utilidade dos materiais do curso. Pergunte aos parceiros se estão satisfeitos com o material desenvolvido na parceria. 25

26 D. Encontros/Oficinas Título Data Países cobertos Participantes (número e gênero) Meta (Plano, estratégia) Acompanhamento* Rede e parceiros * Acompanhamento: depois de 12 meses acompanhe até que ponto se deu a implementação de planos e estratégias Título: Data do Encontro/ Oficina: Nome da Rede: Nome e titulação do entrevistado: Oficinas e encontros para acompanhamento Folha de resposta para o Gestor da rede Nome do entrevistador e detalhes de contacto: Modo de Comunicação: Telefone Skype Perguntas: 1. Em relação às decisões tomadas ou planos desenvolvidos alguma ação de acompanhamento foi realizada durante o encontro/ oficina? Forneça detalhes. 2. Você percebe qualquer impacto decorrente do encontro/ oficina? Forneça detalhes. 3. Quer acrescentar alguma coisa? 26

27 FERRAMENTA 4: MEDINDO RESULTADOS DA AEL Quando deve ser aplicado? É uma análise de nível mais alto do sucesso do programa e pode ser compilada de outros níveis de monitoramento e avaliação. Fornece uma estrutura para a equipe de gestão da Cap-Net para revisar, periodicamente, os resultados e o progresso do projeto. Sugestão feita por revisores internos e externos. Quem/O que é o alvo da ferramenta? Equipe da Cap-Net. Coordenadores da rede. Para revisão externa, a opinião e parceiros-chave pode ser avaliada? Os doadores/parceiros financiadores/ equipe de gestão também são alvo da ferramenta? Como devem ser usados os resultados? Os resultados vão indicar o sucesso do projeto e identificar as áreas onde pode ser necessária uma ação corretiva ou onde podem ser tomadas providências para produzir maior impacto. Quais as mudanças no comportamento, nas relações ou atividades de governos nacionais ou ministérios ligados aos recursos hídricos ou múltiplos grupos de interesse foram observadas durante o período reportado e que sejam relevantes para os resultados do Projeto AEL (LFA). Especifique o que mudou, quando, onde e como isso afetou o resultado da AEL. Resultado 1. A capacitação no local resultando na melhoria de gestão de recursos hídricos e no suprimento de serviços de água e saneamento, beneficiando comunidades rurais e a população pobre, acelerando a implementação da GIRH. Especificamente, quem agiu? O que fizeram para mover o país na direção de GRH e do suprimento de serviços? Como a GRH e do suprimento de serviços já mudou? Exemplifique. (use indicadores) Resultado 2. As redes são o ponto focal regional/nacional para o desenvolvimento de capacidades na gestão de recursos hídricos e suprimento de água e saneamento, usando as habilidades multidisciplinares de membros competentes para elevar a capacitação e apoiar, de forma ativa, a implementação de programas. Que parceiros estão envolvidos no desenvolvimento da rede e como? Como estão contribuindo para o processo / como demonstram comprometimento / apropriação local dos conhecimentos? Qual é o resultado? Exemplifique (use indicadores) 27

28 Resultado 3 - Os sistemas de gestão do conhecimento asseguram o acesso ao que há de melhor em conhecimento internacional e local e mede a efetividade de serviços de capacitação por meio de indicadores e sistemas de monitoramento Especificamente, quem agiu? O que fizeram para melhorar o acesso ao conhecimento local e internacional? Quais as mudanças já sentidas? Como poderia nos dar informação? (aplique indicadores) ========================================== 28

29 Ferramenta 5: AVALIAÇÃO DA GESTÃO DA REDE Indicadores com base em Evidências; Fundamentos para uma eficiente rede de desenvolvimento de capacidades Quando isso deve ser aplicado? Anualmente, onde possível. Quem/ Qual a meta para a ferramenta? Gestão da rede - Pode ser conduzida numa entrevista facilitada ou por revisores externos com a verificação de dados encontrados por meio de relatórios, sítio eletrônico, membros. Como devem ser usados ser usados? Para identificar as áreas fortes e fracas da rede. Assistir na focalização dos planos de trabalho, e fortalecer a gestão da rede e o envolvimento dos seus membros. Melhorar o impacto. Ajudar as agências externas para ter como meta o apoio ao desenvolvimento da rede. Uso da ferramenta. O objetivo da ferramenta é apoiar a gestão a identificar a efetividade da rede e as áreas onde pode ser desejável maior atenção. Auxilia também agências externas (como a Cap-Net) a identificar áreas específicas de gestão da rede para o apoio pretendido. Aplicação. A ferramenta é melhor aplicada por pessoa externa ou pelo Comitê Diretor. O facilitador avalia os indicadores, com base nas evidências. Dados, por exemplo, de uma entrevista com um gerente de rede devem ser cruzados com uma das outras fontes: o O gerente da rede/coordenador o O sítio eletrônico; o Registros da rede; o Alguns membros da rede; ou o Clientes e parceiros. A gestão da rede deve ser mantida informada do processo e também deve ter a oportunidade de responder ao relatório com evidências adicionais que tenham sido menosprezadas. 29

30 A ferramenta. Avalie cada indicador como se segue: Símbolo Categoria Explicação Bom Indica que o item foi bem conduzido e que a equipe está satisfeita com o que está sendo feito. Melhorando Houve esforço, mas a situação ainda não é a desejada. Requer atenção Indica que o item não recebeu atenção suficiente e é necessário implementar ações corretivas. Função da Rede A rede tem procedimentos transparentes de operação Indicador, Resultado e Evidência Gestão da Rede 1 Diretrizes operacionais estão disponíveis e são seguidas. Resultado: 2 Um plano de trabalho atual está disponível e é compartilhado. Resultado: 3 Um relatório anual está disponível Resultado: Há apropriação local dos conhecimentos nas redes, com membros comprometidos com o planejamento e a liderança das atividades 4 As atividades são implementadas por membros (proporção de atividades realizadas por membros no relatório anual atual) Resultado: 5 Os membros conseguem financiamento para as atividades. Resultado: 6 Os membros têm acesso aos materiais de treinamento da rede e/ou aos relatórios Resultado: 30

31 Função da Rede Indicador, Resultado e Evidência A rede tem uma estratégia que visa ao desenvolvimento e ao financiamento da rede A rede monitora a própria atuação e está aberta a exame e a avaliação. 7 Estratégia está disponível e visa financiamento Resultado: Competência da Rede 8 A rede foi avaliada.(relatório de última avaliação interna e/ou externa está disponível) Resultado: 9 Monitoramento da atividade e/ou relatórios de acompanhamento disponíveis. (proporção de atividades avaliadas no total e na proporção dos cursos acompanhados) Resultado: 10 O planejamento e a implementação de atividades vêm das lições aprendidas durante a avaliação Resultado: Mapa de conhecimento atualizado com os conhecimentos existentes e novos 11 Lista dos membros disponível e atualizada com a especialidade dos membros Resultado: 12 Sítio virtual atualizado. Resultado: 13 Material promocional atualizado disponível. Resultado: 31

32 Função da Rede Indicador, Resultado e Evidência 14 Base de dados das agências clientes disponível Resultado: A rede está contribuindo diretamente para o desenvolvimento de capacidades local. Fornecimento de Capacitação 15 Os membros têm consciência das necessidades de capacitação e oportunidades. (Relatório da avaliação das últimas necessidades ou avaliação das oportunidades disponíveis) Resultado: 16 Pessoas treinadas/capacitadas (Número de atividades de treinamento e participantes alcançados - homens e mulheres) Resultado: 17 A competência da rede de desenvolvimento de capacidades reconhecida pelas outras partes interessadas (listas de parceiros, contratos de capacitação realizados) Resultado: * Se necessário, podem-se contar casos para demonstrar evidência da realização da função da rede, devendo-se mencionar a que indicadores tais casos se referem. Tradução para o português de Marilena Moraes Revisão de Ninon Machado de Faria Leme Franco, Instituto Ipanema 32