A Avaliação dos Serviços e a Dinâmica do Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR)

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1 UAR A DO QU NÂMNICA DAP 1 S E A DIN SIAD SERVIÇOS ÃO DOS S AVALIAÇÃ A A A Avaliação dos Serviços e a Dinâmica do Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) ATAM

2 O que é o QUAR? 2 de QUAR É um instrumento de ajuda à gestão concebido para analisar o desempenho dos serviços da Administração Pública Definição Artº 10º da Lei nº 66 B/2007, de 28 de Dezembro QUAR ATAM

3 QUAR 3 R de QUAR 2008 = 1º ANO EM QUE OS RESULTADOS DOS SERVIÇOS SERÃO AVALIADOS Definição QUAR QUAR = Instrumento dinâmico de permanente actualização ao longo do ano ATAM

4 QUAR Mom mentos ch have do QUAR Da construção e operacionalização Da monitorização Da avaliação Momento Momento Momento OMENTOS DO QUAR

5 Gestão por objectivos G estão por objectivo os Plano estratégico Plano operacional Instrumentos de planeamento da gestão O que vamos realizar? O que Que valor pretendemos esperamos atingir? criar? Objectivos individuais Instrumento de planeamento dos dirigentes e inspectores GESTÃO POR OBJECTIVOS

6 SIADAP = SISTEMA INTEGRADO O SIA ADAP siste ema integ grado SIADAP 1 SIADAP 2 SIADAP 3 SIADAP

7 OPercurso O Percurso do QUAR Identificar Projectos Chave Definir Metas Medir a Realização dos Objectivos O PERCURSO Definir Definir Critérios Avaliar Objectivos e Métricas de resultados Aferição

8 8 QUAR 1 Missão do serviço Elementos do QUAR 2 Objectivos estratégicos ou plurianuais 3 Objectivos operacionais ou anuais 4 Indicadores de desempenho 5 Os meios disponíveis 6 Grau de realização de resultados 7 Identificação de desvios mentos do QUAR 8 Avaliação final do serviço

9 9 QUAR 1 Missão do serviço A Missão do Serviço MISSÃO IGF Constitui o fundamento e a razão de ser da existência do serviço Avaliação e controlo estratégico da administração financeira do Estado e apoio técnico especializado ao Ministério das Finanças e da Administração Pública

10 10 QUAR lurianuais Objectivos Estratég gicos ou P OBJECTIVOS ESTRATÉGICOS 2 Objectivos estratégicos ou plurianuais IGF OE 1 Traduzem as grandes linhas de acção do Estado e, em particular, as prioridades de acção dos ministérios Criar valor para o cliente contribuindo para a economia, eficiência e eficácia na obtenção das receitas e na realização das despesas públicas

11 11 QUAR cionais ou anuais Objectiv vos Opera OBJECTIVOS PERACIONAIS 3 Objectivos operacionais ou anuais Traduzem as acções operacionais a realizar centradas no foco estratégico, viabilizando, assim, a prossecução dos objectivos estratégicos IGF Aumentar o número de acções de OO 1 controlo e avaliação realizadas Eficácia

12 12 Objectivos operac cionais de eficácia OBJECTIVOS OPERACIONAIS OBJECTIVOS DE EFICÁCIA aferida pelo resultado (Realizações) IGF OO 1 IGF OO 2 Aumentar o número de acções de controlo e avaliação realizadas Criar valor para o cliente (Ministro das Finanças), Secretários de Estado e Auditados OBJECTIVOS ERACIONAIS DE EFICÁCIA

13 OBJECTIVOS OPERACIONAIS 13 Objectivo os operacionais de eficiência OBJECTIVOS DE EFICIÊNCIA traduzem a relação entre os bens e os serviços prestados e os recursos imputados para os produzir OBJECTIVOS ERACIONAIS DE EFICIÊNCIA IGF OO 3 Incrementar a produtividade média nos produtos de controlo e avaliação

14 14 OBJECTIVOS OPERACIONAIS qualidade onais de q os operacio Objectivo OBJECTIVOS DE QUALIDADE podem ser medidos numa dupla vertente: em função das percepções dos utilizadores e em função da qualidade técnica IGF OO 4 Alcançar uma qualidade média de referência OBJECTIVOS ERACIONAIS DE QUALIDADE

15 15 QUAR Indica adores de desempe enho DICADORES DE DESEMPENHO 4 Indicadores de desempenho Representam uma grandeza, um número, uma cifra, um cálculo, que permitem objectivar o acontecimento e interpretá lo tá Visam orientar a acção dos gestores criando meios de comparação dos desempenhos

16 Indicador = característica ou atributo que pode ser medido para caracterizar um serviço Indica adores de desempe enho el lementa ares n.º de doentes atendidos nº ºde desempregados deriva ados Taxa de desemprego Percentagem de processos de reclamação resolvidos compos stos Índice de qualidade de vida (rendimento, esperança de vida e nível de escolaridade) Índice de satisfação de serviço Em função do tratamento da informação DICADORES DE DESEMPENHO

17 SISTEMA DE INDICADORES DE DESEMPENHO 17 Sistema de indica adores de desempe enho SISTEMA DE DICADORES DE DESEMPENHO Como assegurar a fiabilidade e integridade dos dados? As regras de construção e gestão de dados devem ser explícitas e divulgadas Os indicadores devem ser susceptíveis de desconstrução (até aos dados) Devem efectuar se controlos periódicos Deve evitar se a sobrecarga de informação (indicadores excessivos ou de pouco valor acrescentado)

18 Sistema de Indicadores de Desempenho sempenho res de de Se o serviço integrar unidades homogéneas terá que assegurar a concepção e manutenção de um SID no sentido de comparar os desempenhos numa óptica de eficiência relativa Ex. Centros de Saúde Si istema de indicado Sistema de indicadores desempenho Da autoavaliação SID simplificado Ex.Folha de EXCEL Práticas de utilização do novo SIADAP 18

19 19 Os indicadores devem possuir as seguintes características (artº 12º): PERTINÊNCIA Alinhados com o resultado ou fim dos objectivos previamente definidos, permitindo a medição efectiva da sua realização dores Indica CREDIBILIDADE Construídos com base em métricas de confiança; os cálculos e medidas estabelecidas têm de ser precisos INDICADORES FACILIDADE DE RECOLHA Obtidos com um custo aceitável e de cálculo e interpretação fácil

20 20 Os indicadores devem possuir as seguintes características (artº 12º): CLAREZA Fornecer informação simples, clara e de fácil comunicação e compreensão Indicadores COMPARABILIDADE Dos resultados obtidos quer no tempo (de ano para ano), quer no espaço (de um território com outro) INDICADORES PARTICIPAÇÃO Das diferentes unidades orgânicas do serviço

21 21 QUAR 5 Os meios disponíveis Os meios disponívei is A natureza e quantidade dos recursos humanos e financeiros planeados para o ciclo em gestão e os que, efectivamente, contribuíram para os resultados de gestão alcançados, devem estar evidenciados no QUAR OS MEIOS DISPONÍVEIS

22 ois s meios disponíveo Os OS MEIOS DISPONÍVEIS

23 23 QUAR Grau de realizaçã ão dos res sultados RESULTADOS 6 Grau de realização dos resultados O QUAR deverá fazer a evidência da ponderação (fórmula e aplicação), se possível também de forma gráfica Superou o Atingiu i o Não atingiu i objectivo objectivo o objectivo

24 24 QUAR 7 Identificação de desvios Ide entificação de desv ios DESVIOS Quanto aos resultados Quanto aos meios O QUAR tem uma coluna própria para identificar os desvios em cada um dos objectivos e de forma mais agregada em cada parâmetro Os desvios devem incidir nas duas vertentes: humanos e financeiros (Funcionamento e PIDDAC, validados pelo orçamento/conta de gerência )

25 25 QUAR 8 Avaliação final do serviço al do serv viço Ava aliação fin AVALIAÇÃO Desempenho bom atingiu todos os objectivos, superando alguns A avaliação final do serviço é expressa pelas seguintes menções qualitativas: Desempenho satisfatório atingiu i todos os objectivos ou os mais relevantes Desempenho insuficiente não atingiu os objectivos

26 O QUAR DEVE SER: QUAR Regras de elabo oração do REGRAS DE ABORAÇÃO DO QUAR Sintético Claro Pertinente Coerente Actualizado Evolutivo Público

27 GPEARI O GP PEARI GABINETE DE PLANEAMENTO, ESTRATÉGIA, AVALIAÇÃO E RELAÇÕES INTERNACIONAIS GPEARI Decreto-Lei nº 205/2006, de 27 de Outubro (Lei Orgânica do Ministério das Finanças e da Administração Pública) Decreto Regulamentar nº 19/2007, de 29 de Março (Concretiza a criação do GPEARI)

28 GPEARI Fixado Em articulação com o serviço competente em matéria de planeamento, estratégia e avaliação de cada ministério i i O GP PEARI Mantido actualizado Os objectivos são propostos pelo serviço ao membro de Governo de que dependa ou sob cuja superintendência se encontre e são por este aprovados GPEARI

29 GPEARI Apoiar a identificação dos indicadores de desempenho e os mecanismos de operacionalização dos parâmetros de avaliação O GP PEARI Acompanhamento Validar os indicadores de desempenho e os mecanismos de operacionalização GPEARI Monitorizar os sistemas de informação e de indicadores de desempenho e, em especial, os QUAR quanto à fiabilidade e integridade dos dados

30 GPEARI Apoiar através de guiões de orientação e de instrumentos de divulgação de boas práticas O GP PEARI Acompanhamento Promover a criação de indicadores de resultado ao nível dos programas e projectos desenvolvidos por um ou mais serviços de modo a viabilizar comparações nacionais e internacionais GPEARI

31 GPEARI Conceito os e comp onentes do QUAR perspectiv va prática AVALIAÇÃO Análise crítica da autoavaliação Emitir parecer com análise crítica das auto avaliações constantes dos relatórios de actividades elaborados pelos serviços Proceder a uma análise comparada de todos os serviços do Ministério com vista a: Identificar os serviços que se distinguiram positivamente ao nível do seu desempenho Propor ao respectivo membro do Governo a lista dos merecedores da distinção de mérito Identificar os serviços com maiores desvios, não justificados, entre objectivos e resultados ou que devam ser objecto de heteroavaliação

32 Avaliação: auto e hetero auto hetero Conceito os e comp onentes do QUAR perspectiv va prática Carácter obrigatório Integra o relatório de actividades Dependente de sugestão do GPEARI Programa anual apresentado pelo SCI e aprovado em Conselho de Ministros A pedido do próprio serviço, em substituição da auto avaliação ALIAÇÃO AUTO E HETERO

33 Hetero Avaliação Conceito os e comp onentes do QUAR perspectiv va prática Por Operadores Públicos ex. Inspecções Por Operadores Privados ex. Associações de Consumidores ALIAÇÃO AUTO E HETERO

34 A Avaliação dos serviços tem repercussões: Conceito os e comp onentes do QUAR perspectiv va prática Ao nível da atribuição da distinção de mérito, a fixação de um sistema de percentagem até 20% dos serviços que estão integrados em cada ministério Essa atribuição leva a um aumento de 35% nas percentagens máximas de desempenho previstas nos SIADAP 2 e 3 ALIAÇÃO AUTO E HETERO

35 A Avaliação dos serviços tem repercussões: Conceito os e comp onentes do QUAR perspectiv va prática A atribuição da distinção de mérito a um determinado serviço público leva também a um reforço das dotações orçamentais desse serviço, visando: Mudança de posição remuneratória Atribuição de Prémios Dinamização do serviço através do desenvolvimento de novos projectos ALIAÇÃO AUTO E HETERO

36 A Avaliação dos serviços tem repercussões: Conceito os e comp onentes do QUAR perspectiv va prática Menção do Desempenho do Serviço = Insuficiente Ou Não superação de Desvios evidenciados e analisados em sede de auto avaliação EXTINÇÃO DO SERVIÇO ALIAÇÃO AUTO E HETERO

37 Conselho Coordenador de Avaliação de Serviços (CCAS) Conceito os e comp onentes do QUAR perspectiv va prática CCAS Missão Assegurar a coordenação e dinamizar a cooperação entre os vários serviços com competências em matéria de planeamento, estratégia e avaliação Promover a troca de experiências e a divulgação de boas práticas nos domínios da avaliação nos termos do n.º 1 do artigo 28.º da Lei n.º 66 B/2007, de 28 de Dezembro

38 Competências do CCAS 38 Elementos do QUAR Acompanhar o processo de apoio técnico prestado pelo serviço com atribuições em matéria de planeamento, estratégia e avaliação, em cada ministério, no âmbito dos QUAR Propor iniciativas no sentido da melhoria da actuação dos serviços referidos no item anterior em matéria de avaliação de serviços Assegurar a coerência e a qualidade das metodologias utilizadas em todos os ministérios CCAS

39 Competências do CCAS 39 Elementos do QUAR Fomentar a investigação e formação dos serviços em matéria de avaliação de desempenho Promover a difusão de experiências avaliativas, nacionais ou internacionais, e de sistemas de avaliação em toda a Administração Pública Estimular a melhoria da qualidade dos sistemas de indicadores de desempenho e dos processos de auto avaliação CCAS

40 Competências do CCAS 40 Elementos do QUAR Promover a articulação entre os serviços com competência em matéria de planeamento, estratégia e avaliação e o Conselho Coordenador do SCI Pronunciar se sobre questões que lhe sejam submetidas pelo membro do Governo responsável pela área da Administração Pública, designadamente do âmbito de outros subsistemas do SIADAP CCAS

41 PUBLICITAÇÃO DO QUAR 41 Elementos do QUAR O QUAR e os resultados da auto avaliação avaliação devem ser divulgados na página electrónica de cada serviço O Instituto de Informática em articulação com o GPEARI disponibiliza uma plataforma para acolher os QUAR dos serviços no endereço: BLICITAÇÃO DO QUAR

42 SIAD DAP 1 AA AVALIAÇÃ ÃO DOS SSERVIÇOSS E A DIN NÂMNICA A DO QU UAR www igf min financas pt financas.pt financas.pt p ATAM 3 OUT Manuela Garrido