ARCHEEVO 4 SOFTWARE DE GESTÃO INTEGRADA DE ARQUIVO Características e requisitos técnicos WHITE PAPER SERIES
Sobre o documento Identificador WP15567 Aprovado por Luís Miguel Ferros Aprovado em 2015-07-23 Classificação Público Distribuição N/A Revisões # Data Autor Alterações 1 2015-05-08 Luís Miguel Ferros Documento inicial 2 2015-07-23 Miguel Ferreira Revisão geral 3 2015-11-16 Sara Guimarães Foram adicionados screenshots Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 2/27
SUMÁRIO EXECUTIVO Este documento tem como objetivo descrever as principais características, funcionalidades e vantagens do software Archeevo, bem como os requisitos técnicos necessários à sua correta instalação. KEEP SOLUTIONS, LDA 2015 Todos os direitos reservados A informação presente nesta publicação é considerada correta à data da sua publicação e é suscetível de alteração sem qualquer notificação. A INFORMAÇÃO PRESENTE NESTA PUBLICAÇÃO É DISTRIBUIDA PELA KEEP SOLUTIONS "NO ESTADO EM QUE SE ENCONTRA" SEM QUALQUER GARANTIA ASSOCIADA, INCLUINDO GARANTIAS ASSOCIADAS A COMÉRCIO DE PRODUTOS OU DECLARAÇÃO DE ADEQUABILIDADE A DETERMINADO FIM OU OBJETIVO. EM NENHUMA CIRCUNSTÂNCIA PODERÁ A KEEP SOLUTIONS SER CONSIDERADA RESPONSÁVEL POR QUAISQUER DANOS QUE RESULTEM DA UTILIZAÇÃO DIRECTA, INDIRECTA, ACIDENTAL, ESPECIAL OU DEMONSTRATIVA DESTA INFORMAÇÃO (INCLUINDO, MAS NÃO LIMITADO A, PERDAS DE DADOS, LUCROS, FALÊNCIA, INDEVIDA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS OU NEGLIGÊNCIA), AINDA QUE O LICENCIANTE TENHA SIDO AVISADO DA POSSIBILIDADE DA OCORRÊNCIA DE TAIS DANOS. Todas as marcas referenciadas neste documento são propriedade exclusiva dos seus detentores. Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 3/27
DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO O software Archeevo tem como objetivo a gestão integrada de arquivo nas fases semi-ativa e inativa da documentação, na medida em que apresenta caraterísticas que simplificam as tarefas de tratamento, gestão e publicação dos recursos documentais ao longo destas fases. Este software encontra-se perfeitamente alinhado com a visão orientadora de um Governo Eletrónico e de uma Sociedade da Informação, onde cada vez mais as atividades e processos de negócio são suportados por mecanismos eletrónicos que agilizam e asseguram um serviço mais rápido, completo e transparente para o cidadão. A solução assenta num conjunto de normas e boas-práticas: 1. ISAD(g) - International Standard Archival Description 2. EAD - Encoded Archival Description 3. ISAAR (CPF): International Standard Archival Authority Record 4. OAI-PMH Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting 5. Orientações para a Descrição Arquivística 6. The BagIt File Packaging Format As duas primeiras, harmonizadas desde a publicação da versão 2002 do EAD, destinam-se a suportar o processo de descrição arquivística. A terceira é satisfeita através da sua integração com o Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas, uma iniciativa do Arquivo Nacional da Torre do Tombo, que visa a manutenção de um registo de autoridades nacional composto por entidades produtoras, detentoras, suas funções e registos patrimoniais de classificação. A quarta auxilia a comunicação e integração deste software com portais agregadores de conteúdos, como o Portal Português de Arquivos, o APEx - Portal Europeu de Arquivos, a Europeana, o Retrievo, entre outros. O Archeevo é também compatível com as Orientações para a Descrição Arquivística 1 (ODA), conjunto de orientações para aplicação das normas ISAD(g) e ISAAR(CPF) em 1 http://dgarq.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-e-normativos Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 4/27
Portugal e com o formato BagIt, promovido pela Biblioteca do Congresso 2, que visa a transferência de registos de descrição e documentação digital associada entre sistemas de informação. ARQUITETURA DO SOFTWARE Este software é constituído por 9 módulos funcionais que procuram ir ao encontro das necessidades do mais exigente profissional de arquivo. Figura 1 Arquitetura funcional do software Archeevo. Cada módulo do software é destinado a um ou vários perfis de utilizador e inclui um conjunto de funcionalidades, entre as quais se destacam as seguintes: 2 http://www.digitalpreservation.gov/multimedia/videos/bagit0609.html Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 5/27
Módulo Destina-se a Principais funcionalidades Backoffice Deposit management Frontoffice Virtual Reference Administration Arquivistas Restauradores Técnicos de reprodução Arquivistas Público em geral Público em geral Sala de referência Técnicos de reprodução Contabilistas Gestores de processos Gestores do Arquivo Descrição arquivística Gestão de objetos digitais Gestão de tabelas de seleção e arquivo intermédio Gestão de intervenções de conservação e restauro Gestão de permissões Versionamento de registos de descrição Ferramenta de preenchimento automático de metadados Controlo de qualidade das descrições Corretor ortográfico Ajuda contextual nos formulários de descrição Relações semânticas entre registos de descrição Integração c/ Ficheiro Nacional Autoridades Arquivísticas 3 Geração automática de transcrições Indexação de texto a partir de documentos digitalizados Indexação de texto de documentos digitais Navegação e pesquisa avançada Relatórios e estatísticas Gestão da estrutura física do arquivo e suas unidades de instalação, i.e. gestão de depósitos Associação de unidades intelectuais a unidades físicas de armazenamento Indicadores de ocupação do depósito Relatórios e estatísticas Localização e pesquisa de informação Consulta de conteúdos digitais Partilha em redes sociais Navegação em índices remissivos (e.g. localidades, produtores, sistemas de classificação) Submissão de pedidos em-linha (balcão eletrónico) Tratamento de pedidos pelo staff do arquivo Orçamentação de pedidos Pagamentos eletrónicos Empréstimo de documentos ao balcão Gestão de sala de leitura Gestão de grupos, utilizadores e permissões Configurações gerais dos vários módulos Gestão de vocabulários controlados Configurações de layout e design (i.e. temas) Configuração de formulários e níveis de descrição Tradução do sistema Recuperação de registos eliminados Definição de preços de serviços de venda em-linha Gestão de fluxos de trabalho Relatórios administrativos 3 http://autoridades.arquivos.pt Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 6/27
Módulo Destina-se a Principais funcionalidades Estatísticas de produtividade OAI-PMH Core Services REST services Mobile App Serviços de recolha e indexação Desenvolvedores de software e integração de sistemas Arquivistas Exposição de metadados em formato Dublin Core e ESE para recolha por serviços externos de indexação Integração com o Portal Português de Arquivos 4 Integração com a Europeana 5 Integração com o Retrievo 6 Interface programática baseada em SOAP e REST para gestão do sistema e integração com outros sistemas Autenticação por LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) Integração com o sistema de arquivamento de dados da EMC Centera 7 Suporte para ingestão pacotes em formato BagIt 8 Aplicação móvel para gestão de depósitos e atribuição de cotas a documentos Alteração da disponibilidade dos documentos Consulta de metainformação de documentos 4 http://portal.arquivos.pt 5 http://http://www.europeana.eu/ 6 http:// http://www.retrievo.pt/ 7 http://portugal.emc.com/data-protection/centera.htm 8 http://tools.ietf.org/html/draft-kunze-bagit-05 Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 7/27
HISTORIAL DO ARCHEEVO O Archeevo encontra-se atualmente na versão 4, apresentando um conjunto de mais-valias relativamente às versões precedentes. A tabela que se segue apresenta as principais diferenças entre as várias versões do Archeevo. CARACTERÍSTICA/FUNCIONALIDADE Archeevo v.1 v.2 v.3 v.4 DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA (BACKOFFICE) Compatibilidade com a ISAD(g) Compatibilidade com ODA Exportação/Importação Excel, EAD e XML Pesquisa simples Consulta de vários registos em simultâneo Pesquisa avançada Versionamento de registos de descrição Suporte para vocabulários controlados Gestão de permissões de acesso a registos de descrição Formulários de descrição configuráveis Níveis de descrição configuráveis Registo automático de notas de edição Correção ortográfica Ajuda contextual na folha de recolha de dados Relações semânticas entre registos Auto-complete de termos controlados Navegação e pesquisa em termos controlados GESTÃO DE OBJETOS DIGITAIS (BACKOFFICE) Gestão de projetos de digitalização e objetos digitais Associação automática de objetos digitais a descrições Configuração de derivadas por projeto Suporte para imagens em vários formatos Extração de metadados técnicos de imagens Suporte para múltiplas marcas de água Suporte para logótipo do patrocinador de projeto Suporte para vídeo, áudio e documentos MS Office Word Indexação de texto a partir de documentos digitalizados (OCR) Indexação de texto a partir de documentos digitais Gestão de transcrições Visualizador avançado de objetos digitais GESTÃO DE DEPÓSITO (BACKOFFICE) Gestão de localizações físicas Gestão da estrutura do depósito Associação de unidades intelectuais a unidades físicas de armazenamento Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 8/27
Atribuição automática de cotas através de códigos QR (dispositivo Android) Gestão de entradas e saídas de depósito ARQUIVO INTERMÉDIO (BACKOFFICE) Aplicação de portarias/tabelas de seleção Importação e exportação de tabelas de seleção Emissão de guias de remessa Emissão de autos de eliminação/entrega CONSERVAÇÃO E RESTAURO (BACKOFFICE) Gestão de intervenções de conservação e restauro Suporte para registo foto e videográfico do processo de restauro Descrição detalhada do suporte físico CATÁLOGO EM-LINHA (FRONTOFFICE) Localização e pesquisa de documentos Acessível a pessoas com incapacidade (WCAG 2.0 - AAA) Visualizador de objetos digitais 9 5 Suporte para vários idiomas Tema/design configurável pelo administrador Destaque de palavras encontradas na pesquisa Partilha de registos de descrição nas redes sociais Visualizador avançado de objetos digitais Navegação em índices remissivos (e.g. localidades, produtores) Partilha de objetos digitais nas redes sociais Download de objetos digitais completos BALCÃO ELETRÓNICO (FRONTOFFICE) Pedidos de reprodução Pedidos antecipados de consulta Pedidos de pesquisa Pedidos de informação Pedidos de consulta presencial Pedidos internos Pagamentos em-linha Fluxos de tratamento de pedidos Gestão de sala de leitura Empréstimos ao balcão ADMINISTRAÇÃO E CONFIGURAÇÃO (ADMINISTRATION) Administração remota do sistema Relatórios e estatísticas de produtividade 10 Recuperação de registos eliminados Tradução de todo o sistema Configuração de fluxos de trabalho Gestão avançada de vocabulários controlados 9 Interface melhorada relativamente à versão anterior. 10 Inclui melhoramentos consideráveis relativamente à versão anterior. Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 9/27
MOBILE APP Atribuição de cotas a documentos Consulta de metainformação de documentos Gestão da disponibilidade dos documentos INTEROPERABILIDADE (CORE SERVICES) OAI-PMH Data provider Compatibilidade com Portal Português de Arquivos (DC) Integração com o Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas Compatibilidade com a Europeana (ESE) EXTENSIBILIDADE (CORE SERVICES) Suporte para autenticação por LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) Suporte para pacotes de submissão em formato BagIt Integração com o sistema de arquivamento de dados da EMC Centera ARQUITETURA E REQUISITOS TÉCNICOS Arquitetura orientada ao serviço (SOA) Compatibilidade com MS Windows 7 e 8 Compatibilidade com MS SQL Server 2008 e 2012 Compatibilidade com MS SQL Server 2012 Express (gratuito) O produto Archeevo possui um roadmap de desenvolvimento bem definido com novas versões sendo libertadas a cada dois anos durante o primeiro trimestre do ano. Tipicamente, a evolução do produto orienta-se pela seguinte calendarização: Ano 2014 2015 Trimestre 1 2 3 4 1 2 3 4 Controlo de qualidade da Lançamento Upgrade Atividade Desenvolvimento da versão 4 versão 4 da versão 4 nos clientes Ano 2016 2017 Trimestre 1 2 3 4 1 2 3 4 Controlo de qualidade da Lançamento Upgrade Atividade Desenvolvimento da versão 5 versão 5 da versão 5 nos clientes Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 10/27
SCREENSHOTS Nesta secção apresenta-se um conjunto de screenshots dos principais módulos funcionais do software, de forma a dar a conhecer o aspeto e layout das interfaces. BACKOFFICE Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 11/27
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FRONTOFFICE Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 13/27
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ADMINISTRATION Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 15/27
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VANTAGENS O Archeevo é uma solução mais completa e ajustada ao contexto dos Arquivos intermédios e definitivos, onde se conjugam os valores da funcionalidade, configurabilidade, segurança e usabilidade. Nesta secção apresentam-se as principais propostas de valor deste software. GESTÃO COMPLETA DAS ATIVIDADES DE UM ARQUIVO Através dos seus 9 módulos funcionais, o software Archeevo garante a gestão completa e integrada de todas as atividades de um arquivo. Entre estas, incluem-se a descrição arquivística, gestão de depósito, gestão de projetos de digitalização, publicação na Web, conservação e restauro, balcão-eletrónico, relatórios, gestão de produtividade, integração de sistemas, etc. Trata-se de uma ferramenta que cobre e dá suporte a todas as áreas funcionais de uma instituição de arquivo. G ESTÃO DO CLICO DE VI DA DOS DOCUMENTOS O Archeevo suporta a gestão de todo o ciclo de vida da documentação durante a sua fase semiativa (arquivo intermédio) e inativa (arquivo definitivo). O software permite definir os prazos de retenção da documentação ao nível das séries documentais, a qual poderá ser feita com base na importação de tabelas de seleção. Quando são ultrapassados os prazos de retenção da documentação, facilmente se procede à eliminação ou transferência da documentação, bem como a geração de guias de remessa e autos de eliminação e de entrega. G ESTÃO DE DE PÓSITO O componente de gestão de depósito permite descrever a estrutura física do arquivo com base num modelo hierárquico, por níveis, que correspondem aos depósitos e às unidades de instalação (estante, prateleira, caixa, etc.). De forma simples e rápida podem associar-se os documentos (unidades intelectuais) às estruturas físicas (unidades de instalação). Esta associação também pode ser realizada em lote ao longo do depósito através de uma aplicação própria instalada num dispositivo móvel. ALTAMENTE CONFIGURÁVE L O Archeevo, devido à sua elevada modularidade e capacidade de parametrização, adequa-se a todo o tipo instituições, independentemente da sua dimensão. Entre outros aspetos, permite a configuração de níveis e campos de descrição, padrão de codificação de registos, marcas d água para documentos digitalizados, design do módulo de Frontoffice, idioma das interfaces, unidades de medida, tipos de unidade de instalação, perfis de utilizadores, qualidade das derivadas, termos de indexação, etc. Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 17/27
G ESTÃO CENTRALIZADA D E UTILIZADORES O Archeevo integra com sistemas de gestão centralizada de utilizadores. Desta forma, todos os utilizadores são registados e geridos centralmente, conferindo-lhe um elevado nível de segurança e facilidade ao nível da gestão. O serviço de autenticação centralizada suportado é o LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), também compatível com Active Directory. DES ENVOLVIMENTO CO NTÍ NUO O Archeevo possui um ciclo de desenvolvimento contínuo que lhe garante uma evolução permanente e sustentada, permanecendo alinhado com as mais recentes tecnologias e normas internacionais. Os desenvolvimentos de novas funcionalidades são, normalmente, baseados nas sugestões dos clientes, permitindo ao software evoluir e adaptarse continuamente às necessidades e procedimentos de trabalho dos seus utilizadores. COMPATÍVEL CO M O PO RTAL PORTUGUÊS DE ARQUIVOS O Portal Português de Arquivos é um projeto que visa facilitar o acesso a uma grande parte do património arquivístico nacional. Este portal funciona como agregador e facilitador de acesso aos conteúdos das instituições que pertencem à Rede Portuguesa de Arquivos. O módulo OAI-PMH do Archeevo é 100% compatível com o Portal Português de Arquivos permitindo que os seus registos públicos figurem neste portal sem qualquer necessidade de intervenção humana. PUBLICA ÇÃO NA INTER NET DE FORMA SIMPLES E GRATUITA A informação arquivística de carácter público pode ser disponibilizada na Internet de forma simples e gratuita. Com um único clique, o utilizador do módulo de Backoffice poderá publicar as suas descrições e respetivas representações digitais na Internet, tornando esta informação imediatamente acessível para consulta a todos os seus potenciais interessados. A informação disponibilizada na Internet pode ser recuperada por qualquer utilizador a partir do módulo de Frontoffice, possibilitando a consulta detalhada dos registos de descrição, a navegação no plano de classificação e a consulta das representações digitais associadas. Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 18/27
DESIGN ATRAENTE E ATUAL Tanto o módulo de Backoffice como o de Frontoffice apresentam um design moderno e intuitivo. O Backoffice assemelha-se a um browser Web, privilegiando a usabilidade através de metáforas visuais amplamente conhecidas de todos. Todas as operações estão à distância de poucos cliques sobre um único painel de edição. Suporta operações de drag-n-drop para mover registos ao nível das estruturas em árvore. O Frontoffice é adaptável à identidade de cada cliente de acordo com as suas preferências, tornando cada implementação única e exclusiva. SEGURANÇA E PERMISSÕ E S O Archeevo incorpora um conjunto de características que o tornam num sistema altamente seguro: 1) os dados trocados entre os postos de trabalho e o servidor são cifrados recorrendo ao protocolo HTTPS/SSL; 2) o sistema apresenta uma salvaguarda contra eliminação involuntária de dados através da funcionalidade de reciclagem, os registos descritivos nunca são eliminados de forma definitiva; 3) evita modificações involuntárias de dados uma vez que todas as alterações a registos ficam em histórico sendo possível ao utilizador recuperar uma versão anterior de um registo de descrição; e 4) acessos condicionados através da definição de permissões de acesso ao nível do registo de descrição. RELATÓRIOS E E STATÍSTICAS O Archeevo incorpora dezenas de relatórios sobre o sistema e a sua informação, assim como estatísticas de produtividade individual e global da instituição. Os relatórios gerados podem ser exportados para diversos formatos: PDF, Word, Excel, Texto, HTML, RTF, entre outros privilegiando a interoperabilidade da informação de acordo com Regulamento Nacional de Interoperabilidade Digital. Graças ao seu avançado motor de geração de relatórios, o Archeevo é capaz de gerar relatórios com mais de 1.000 páginas em apenas alguns segundos. A CES SÍVEL A PESSOA S C OM INCAPACIDADE As interfaces públicas do Archeevo garantem a inclusão de todos os cidadãos no acesso aos conteúdos disponibilizados, de acordo com Diretrizes de Acessibilidade para o Conteúdo da Web (WCAG 2.0), as quais abrangem uma vasta gama de recomendações para tornar o conteúdo da Web mais acessível a um maior número de pessoas com incapacidades. O módulo de Frontoffice está em conformidade com o nível AA do WCAG 2.0, cumprindo com a Resolução do Conselho de Ministros n.º 97/99 e garantindo a inclusão de cidadãos com necessidades especiais. Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 19/27
SUPORTE PARA VÁRIOS I DIOMAS Por omissão o Archeevo é distribuído com os idiomas português e inglês, contudo inclui a possibilidade de adicionar qualquer outro idioma, estando totalmente adaptado às exigências do mundo globalizado. Todos os termos (e.g. nomes de campos) utilizados pelo sistema, nos seus vários idiomas, estão guardados em configurações do sistema, os quais podem ser alterados a partir do módulo de Administração. SUPORTE PARA QUALQU ER FORMAT O DIGITAL O Archeevo suporta a integração de objetos digitais em qualquer formato. Para um conjunto alargado de formatos (de imagem, texto, vídeo e áudio) o sistema dispõe visualizadores integrados e extratores de metainformação técnica. O software apresenta também a capacidade de gerar formatos específicos para disseminação (e.g. imagens de menor resolução e com marca d água) que visam uma disponibilização na Internet mais simples, protegendo simultaneamente os direitos de autor. FERRAMENTAS AUT OMÁ TICAS O Archeevo dispõe de um conjunto de ferramentas automáticas que permitem a realização de operações complexas em frações de segundo, que de outro modo demorariam dias a realizar. São exemplos destas ferramentas: o motor de inferência de datas e extensões, capaz de processar centenas de milhares de registos em segundos atualizando a informação dos níveis de descrição superiores com informação calculada a partir dos seus descendentes; o controlo de qualidade das descrições que facilita a tarefa de revisão e correção dos registos de descrição arquivísticas; a funcionalidade localizar e substituir permite corrigir problemas nas descrições de forma transversal ao longo de um ou mais fundos. ESCALÁVEL AT É AOS MI L HÕES DE REGISTOS O Archeevo suporta volumes de informação na ordem dos milhões de registos sem qualquer quebra de performance. Através da barra de localização rápida é possível aceder diretamente a registos de descrição e representações digitais introduzindo apenas o seu código de referência. O sistema suporta também a integração de Terabytes de objetos digitais com geração automática de derivadas com inclusão de marca de água, extração de metainformação técnica e texto integral das imagens originais, respeitando as mais elevadas exigências de performance. Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 20/27
CARACTERÍSTICAS MÓDULO DE BACKOFFICE O módulo de Backoffice permite a produção e gestão de registos de descrição, segundo a norma ISAD(g), recorrendo a funcionalidades avançadas como criação de planos de classificação hierárquicos e multinível, gestão automática de códigos de referência, controlo de qualidade das descrições, produção de relatórios em vários formatos (e.g. Word, Excel, texto e PDF), importação/exportação de registos de descrição em XML/EAD, CSV e outros formatos, funcionalidades de pesquisa avançada, suporte para fundos de grandes dimensões, entre outras funcionalidades. Este módulo também possibilita a gestão de representações digitais com base na sua estrutura hierárquica, extração automática de metainformação técnica e de preservação dos ficheiros, geração de derivadas para disseminação na Web, gestão da localização física dos ficheiros, etc. Inclui visualizadores e extratores automáticos de metainformação técnica para diversos formatos digitais do tipo texto, imagem, áudio e vídeo. Através de um novo componente, permite também o reconhecimento de texto a partir de documentos digitalizados e a extração de texto integral a partir de documentos nadodigitais. É neste módulo que se definem os prazos de retenção da documentação em arquivo intermédio, os quais são registados ao nível das séries documentais ou pela importação de tabelas de seleção. Quando ultrapassados os prazos de retenção da documentação, facilmente se procede à eliminação/transferência da documentação, bem como a geração das respetivas guias de remessa e autos de eliminação/entrega. Sendo o arquivo definitivo um dos contextos de atuação deste software, poderão ser registadas de forma detalhada todas as ações de conservação e restauro que são realizadas sobre os documentos. MÓDULO DE DEPOSIT MANAGEMENT Este módulo visa a gestão de depósitos do Arquivo. Possibilita a descrição das estruturas físicas do arquivo através de um modelo hierárquico baseado em múltiplos níveis de unidades de instalação. Cada unidade de instalação é representada por uma única localização física e apresenta, para além de outra informação, a sua capacidade disponível e a capacidade utilizada em metros lineares.
Através de mecanismos avançados de inferência automática, consegue-se saber a qualquer momento a capacidade total do arquivo e a capacidade utilizada. A associação entre as unidades de instalação e os registos de descrição é feita de forma simples através de ecrã bipartido por arrastamento entre ambos os registos. Esta associação também pode ser feita com o auxílio de uma aplicação móvel recorrendo a códigos QR produzidos pela própria aplicação (ver descrição do módulo Mobile App). MÓDULO DE FRONTOFFICE Módulo responsável por estabelecer a ponte entre o Arquivo e o utilizador externo. Este módulo disponibiliza, através da Internet, serviços de descoberta e localização de documentos de arquivo. Compreende três tipos de pesquisa: pesquisa simples, pesquisa avançada e navegação através de índices remissivos. A pesquisa é sempre realizada sobre a metainformação descritiva, permitindo ao utilizador navegar nos registos de um fundo a partir da sua estrutura hierárquica e multinível. Este módulo permite ainda a visualização e navegação nas representações digitais associadas aos registos descritivos. Os visualizadores permitem a realização de operações de Zoom, rotação, impressão, partilha, assim como descarregar o objeto digital na sua totalidade. O Frontoffice poderá adaptar-se graficamente para ir de encontro à identidade gráfica do cliente, na medida em que suporta temas configuráveis para captar o layout, cores, logótipos, textos e imagens ilustrativas do cliente. MÓDULO DE VIRTUAL REFERENCE O módulo de Virtual Reference constitui um balcão-eletrónico que possibilita aos utilizadores externos solicitar serviços em-linha através da Internet sem terem de se deslocar fisicamente ao arquivo. O sistema suporta a gestão de todos os fluxos de trabalho interno necessários para dar resposta às solicitações rececionadas. Este módulo acomoda ainda funcionalidades de orçamentação, aprovação de orçamentos e pagamentos eletrónicos. O módulo permite também a integração com os sistemas de faturação e a comunicação com os utentes através da sua interface Web, bem como a gestão de salas de leitura e Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 22/27
comunicação com os depósitos através de interfaces touch screen 11 para maior comodidade do colaborador e rapidez no processamento do pedido. MÓDULO DE ADMINISTRATION O módulo de Administration é responsável pela configuração geral da aplicação. Neste módulo é possível definir as regras e configurações dos restantes módulos, criar perfis de incorporação digital, gestão das traduções da aplicação, etc. Este módulo dispõe de um editor avançado para a gestão de vocabulários controlados, os quais têm o propósito de serem utilizados no Backoffice para controlar os valores de certos campos. Estes vocabulários seguem as especificações de um Tesauro, estrutura que faculta um conjunto de relacionamentos (hierarquia, equivalência, etc.) entre os termos que o compõem. Suporta, ainda, a geração de estatísticas sobre o estado atual do arquivo, tais como, espaço físico ocupado, número de fundos descritos, número de fundos não publicados, nível de completude de cada fundo, número de registos por nível de descrição, etc., permitindo também a consulta de indicadores de produtividade por colaborador. MOBILE APP Este módulo, introduzido na versão 4 do Archeevo, permite estender o software a outras áreas do Arquivo onde o acesso a um computador é mais restritivo. Esta aplicação auxilia na gestão de depósito na medida em que permite a associação entre as localizações físicas existentes num depósito (unidades de instalação) e os documentos que nelas se encontram (unidades intelectuais). Esta associação é feita através se uma simples leitura dos códigos QR fixados em ambas as unidades. A aplicação também permite a consulta de metainformação de registos com base na leitura de um código. A aplicação é compatível com todos os dispositivos Android. 11 Compatível com ipad e tablets Android. Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 23/27
MÓDULO OAI-PMH Módulo que permite disponibilizar registos através do protocolo OAI-PMH. Este protocolo é utilizado por agregadores de metainformação como o Portal Português de Arquivos, Europeana, entre outros. O Portal Português de Arquivos é um projeto da Direcção-Geral do Livro dos Arquivos e das Bibliotecas e visa a pesquisa e o acesso a uma grande parte do património arquivístico nacional. As entidades detentoras que desejarem aderir à rede de arquivos preconizada pelo Portal Português de Arquivos deverão possuir software compatível com as diretrizes definidas no âmbito do projeto. O Archeevo é 100% compatível com essas diretrizes. MÓDULO CORE SERVICES O módulo Core Services é efetivamente o coração do sistema. Trata-se de uma API baseada em Web services SOAP e REST que intermedeia todas as escritas e leituras de dados do sistema. Através deste módulo, o Archeevo suporta as seguintes integrações: autenticação por LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), suporte para pacotes de submissão em formato BagIt 12, integração com o sistema de arquivamento de dados da EMC Centera, entre outras. Esta API é suportada por um protocolo seguro HTTP/SSL e é ideal para realizar integrações com sistemas externos, e.g. aplicações móveis, sistemas de gestão documental, arquivos correntes, etc. 12 http://tools.ietf.org/html/draft-kunze-bagit-05 Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 24/27
REQUISITOS TÉCNICOS O Archeevo pressupõe a existência de um conjunto mínimo de dois computadores: um computador servidor e um posto de trabalho. O computador servidor será responsável por alojar a base de dados que contém a informação produzida pelos utilizadores, bem como o servidor Web que garantirá o acesso à informação aos utilizadores externos ao arquivo. O computador cliente é utilizado pelos utilizadores do sistema e permite executar o Módulo de Backoffice ou o browser para aceder ao Módulo de Frontoffice. Para maior rapidez e segurança do sistema, recomenda-se a instalação do Archeevo em dois servidores distintos: 1. Servidor de base de dados onde será instalado o motor de base de dados que irá armazenar todos os dados do sistema; 2. Servidor aplicacional onde serão instalados serviços de acesso público (módulos Core Services, Virtual Reference, Frontoffice, Administration, e OAI-PMH). NOTA: O recurso a dois servidores não é obrigatório, apenas recomendável em cenários de grande utilização (i.e. mais de 20 utilizadores de Backoffice ou ingestão de grandes quantidades de representações digitais). Caso opte por instalar todos os serviços em apenas um servidor, considere apenas as especificações do servidor de base de dados. As secções que se seguem descrevem os requisitos mínimos necessários para o correto funcionamento da aplicação nos diversos computadores. Servidor de base de dados Memória 8 GB de memória RAM (16 GB recomendados para contextos com mais de 20 utilizadores) CPU CPU Intel Quad-Core ou superior Disco Espaço de disco suficiente para albergar os metadados e backups temporários (~100GB) Sistema operativo Microsoft Windows Server 2008 Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 25/27
Base de dados Microsoft SQL Server 2008/2012 Standard Edition ou superior (licenciamento a cargo do cliente) 13 Software Microsoft.NET Framework 3.5 Rede 100 Mbit/s ou superior 14 Servidor aplicacional Memória 2 GB de memória RAM (4 GB recomendado) CPU CPU Intel Quad-Core ou superior Disco Espaço de disco suficiente para albergar as representações digitais Sistema operativo Microsoft Windows Server 2008 Software Microsoft.NET Framework 3.5 Microsoft Internet Information Services 7 ou superior Rede 100 Mbit/s ou superior Postos de trabalho Memória 2 GB de memória RAM Monitor 1024x768 pixéis ou superior Sistema operativo Microsoft Windows Vista/7/8 Microsoft.NET Framework 3.5 Browser Web Software Adobe Acrobat Reader (opcional) Codecs para visualização de vídeo/áudio (opcional) Microsoft Office 2003 ou superior (opcional) Rede 100 Mbit/s ou superior 13 O Archeevo pode também operar com o Microsoft SQL Server 2012 Express with Advanced Services (sem custos de licenciamento) com as seguintes limitações: utilização de apenas 1 CPU, utiliza até 1 GB de RAM, bases de dados inferiores a 10 GB e não permite agendamento de backups. 14 1 Gbit/s é recomendável em contextos de incorporação de grandes volumes de representações digitais (e.g. mais de 500 GB/dia). Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 26/27
KEEP SOLUTIONS A KEEP SOLUTIONS é uma empresa que tem como missão a prestação de serviços avançados na área da gestão e preservação de informação. A empresa iniciou a sua atividade em 2008 tendo adquirido o estatuto de spin-off académica da Universidade do Minho por se tratar de uma iniciativa que mantém laços chegados a centros de investigação ou departamentos desta universidade. A KEEP SOLUTIONS providencia um conjunto alargado de produtos e serviços de suporte à criação de arquivos, bibliotecas e museus. Os seus principais serviços consistem no desenvolvimento e implementação de sistemas de gestão de informação, consultoria, investigação e formação. Os seus principais clientes localizam-se principalmente no setor público e educacional, e.g. ministérios, arquivos, museus, instituições militares, governo local, instituições académicas e fundações. Tendo nascido de uma plataforma de I&D, a KEEP SOLUTIONS permanece ativa na produção de conhecimento científico tendo vindo a colaborar em projetos de investigação com instituições nacionais e internacionais como a Universidade Técnica de Viena, o Austrian Institute of Technology, a Microsoft Research, a Universidade Técnica de Berlin, a Universidade de Manchester, a Universidade Pierre and Marie Curie, a British Library, a Biblioteca Nacional da Áustria, a Biblioteca Nacional da Dinamarca, os Arquivos Nacionais Portugueses, entre outras. Endereço Web http://www.keep.pt Telefone +351 253 066 735 Fax +351 253 067 248 Correio-eletrónico Orçamentos Morada info@keep.pt sales@keep.pt KEEP SOLUTIONS, LDA. Rua Rosalvo de Almeida, nº 5 4710-429 Braga Portugal NIPC 508 496 870 Modelo MO11017.2 KEEP SOLUTIONS LDA 27/27