WEEBOX GESTÃO SIMPLIFICADA. Características e requisitos técnicos DE DOCUMENTOS WHITE PAPER SERIES

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1 WEEBOX GESTÃO SIMPLIFICADA DE DOCUMENTOS Características e requisitos técnicos WHITE PAPER SERIES

2 Sobre o documento Identificador WP11132 Autor Luís Faria, Miguel Ferreira Contribuição Amazing Ideas Distribuição Público Aprovação Revisão Data Aprovado por Alterações Luís Miguel Ferros Documento original Luís Miguel Ferros Revisão geral e atualização de contactos Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 2/12

3 SUMÁRIO EXECUTIVO O Weebox é um sistema de gestão documental, pessoal, empresarial ou institucional, que garante o repositório seguro de documentos em vários formatos. Constituído por vários módulos, alguns opcionais, permitem ajustar a solução à medida do cliente, segundo as funcionalidades que cada um acrescenta: O Weebox Core é a base do sistema que guarda os documentos, autoriza a pesquisa e a recuperação dos mesmos. O Weebox Manager permite a submissão, edição, pesquisa e recuperação de documentos. O Weebox Community é opcional e acrescenta a funcionalidade de portal público, permitindo a um utilizador não autenticado pesquisar e aceder aos documentos marcados como públicos. O Weebox OAI é opcional e, através da funcionalidade OAI Data Provider, possibilita a agregação de conteúdo público do repositório por portais como o Portal Português de Arquivos ou a Europeana. O Weebox Webdav é igualmente opcional e disponibiliza a partilha Web do conteúdo do repositório. O Weebox Migrator é opcional e permite a conversão automática do formato dos ficheiros para visualização em plataformas móveis. A utilização do Weebox apresenta diversas vantagens, tal como a personalização da conta, a possibilidade de descobrir e recuperar informação, a disponibilização de ferramentas avançadas de edição, a partilha de informação, o depósito simplificado de documentos, a possibilidade de acesso móvel ao software, o arquivo automático de , a definição dos parâmetros de segurança e permissões de acesso aos documentos arquivados, a consulta de estatísticas e relatórios, a disponibilização pública dos documentos e a integração com outros sistemas através da API pública de desenvolvimento. Desta forma, verifica-se que a utilização do Software no quotidiano quer dos profissionais independentes, quer das empresas induz uma maior facilidade de arquivo e partilha de documentos. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 3/12

4 KEEP SOLUTIONS, LDA 2011 Todos os direitos reservados A informação presente nesta publicação é considerada correta à data da sua publicação. Esta informação é susceptível de alteração sem qualquer notificação. A INFORMAÇÃO PRESENTE NESTA PUBLICAÇÃO É DISTRIBUIDA PELA KEEP SOLUTIONS "NO ESTADO EM QUE SE ENCONTRA" SEM QUALQUER GARANTIA ASSOCIADA, INCLUINDO GARANTIAS ASSOCIADAS A COMÉRCIO DE PRODUTOS OU DECLARAÇÃO DE ADEQUABILIDADE A DETERMINADO FIM OU OBJECTIVO. EM NENHUMA CIRCUNSTÂNCIA PODERÁ A KEEP SOLUTIONS SER CONSIDERADA RESPONSÁVEL POR QUAISQUER DANOS QUE RESULTEM DA UTILIZAÇÃO DIRECTA, INDIRECTA, ACIDENTAL, ESPECIAL OU DEMONSTRATIVA DESTA INFORMAÇÃO (INCLUINDO, MAS NÃO LIMITADO A, PERDAS DE DADOS, LUCROS, FALÊNCIA, INDEVIDA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS OU NEGLIGÊNCIA), AINDA QUE O LICENCIANTE TENHA SIDO AVISADO DA POSSIBILIDADE DA OCORRÊNCIA DE TAIS DANOS. Todas as marcas referenciadas neste documento são propriedade exclusiva dos seus detentores. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 4/12

5 DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO O Weebox permite a gestão documental pessoal, de um pequeno negócio ou de uma instituição, privilegiando a simplicidade e o automatismo, no que toca ao tratamento dos metadados. Ao permitir a criação de documentos, que podem ser compostos por vários ficheiros e metadados descritivos, o software é completamente personalizável e editável, quer a nível informativo, quer a nível estrutural, adequando-se perfeitamente ao utilizador. A integração transparente com as ferramentas já utilizadas no negócio do utilizador, a possibilidade de arquivo de todo o recebido e enviado, a incorporação com o computador via Web, bem como a interoperabilidade com outros sistemas existentes via a sua API pública, são algumas das suas principais vantagens. Funcionalidades de pesquisa, navegação e filtragem dos documentos arquivados são disponibilizadas, assim como ferramentas para a edição simultânea, inserção e validação dos dados. A consulta de informação é enriquecida pela apresentação de miniaturas dos ficheiros e pela capacidade de dispor toda a metainformação automaticamente extraída. O Weebox permite ainda a partilha de documentos com um grupo restrito de pessoas e a publicação de conteúdos no portal comunitário. Suporta também a integração com agregadores de conteúdos (via OAI-PMH e SRU), podendo ser emparelhado com agregadores internacionais como a Europeana 1, Driver 2, Repositório Europeu e APEnet 3 ou serviços de pesquisa federada como a b-on Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 5/12

6 VANTAGENS COMPLETA PERSONALIZAÇÃO Crie documentos, descreva exactamente que campos de informação deseja em cada um deles, defina os vocabulários controlados e planos de classificação, decrete regras para preenchimento automático dos campos a partir do texto integral dos documentos. Todas as interfaces serão automaticamente optimizadas à sua nova configuração e ao seu negócio, de forma a tornar o arquivo o mais simples, eficiente e rápido possível. DESCOBERTA E RECUPERAÇÃO DE INFORMAÇÃO Descubra rapidamente a informação que lhe interessa com a pesquisa básica procurando, simultaneamente, em todos os campos de informação do documento e no texto integral extraído dos ficheiros de texto, como PDF e Word. Filtre os resultados pelo tipo de documento, pelos vocabulários controlados ou planos de classificação. Refina a sua procura na pesquisa avançada, na qual pode definir exactamente em que campo de informação deseja pesquisar, qual o intervalo de datas ou o tamanho do ficheiro. Ordene os resultados alfabeticamente, cronologicamente ou até por tamanho. FERRAMENTAS DE EDIÇÃO Os campos de informação são automaticamente preenchidos através de regras que utilizam o texto integral ou os metadados extraídos dos ficheiros. É possível escolher múltiplos documentos e editar os seus metadados simultaneamente, de forma produtiva e coerente, aceitando as sugestões automáticas de preenchimento, baseadas na informação já arquivada. PARTILHA DE INFORMAÇÃO Partilhe facilmente os documentos com outros utilizadores ou grupos. Trabalhe em grupo, criando novas versões dos documentos, adicionando novos recursos e novas descrições na informação que acompanha o documento. Acompanhe continuamente o trabalho analisando o histórico do documento. Recupere uma versão antiga, altere o dono do documento tudo é possível no Weebox. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 6/12

7 DEPÓSITO SIMPLIFICADO Pode depositar novos documentos de forma simples e rápida ao utilizar a interface Web. Instale a integração com desktop e arraste os documentos directamente do seu computador. Envie documentos do seu ou active a sincronização do Weebox com o seu disco. ACESSO MÓVEL Aceda a toda a sua informação a qualquer momento e em qualquer lugar, usando a aplicação que desenvolvemos especialmente para o iphone. Caso o aparelho não suporte os documentos, estes serão convertidos on-the-fly pelo nosso serviço de migração de formatos. ARQUIVO AUTOMÁTICO DE O é uma ferramenta extremamente importante em qualquer negócio. Por isso, foi desenvolvido um sistema de arquivo automático de para si e para a sua empresa. Configure a sua conta de existente e o Weebox arquiva todo o correio electrónico recebido e enviado. Pesquise facilmente em todo o seu , até no texto integral dos anexos, ou refina a sua pesquisa escolhendo exactamente qual a origem ou o destinatário do . Pesquise transversalmente nos s de todos os colaboradores da empresa. Partilhe facilmente e- mails com os colegas ou mantenha-os privados, através do mecanismo de permissões. SEGURANÇA E PERMISSÕES Defina exactamente com quem partilha os seus documentos por omissão. Faça a gestão de utilizadores e as suas permissões. A funcionalidade de versionamento permite ver todo o histórico de modificações de um documento e recuperar uma versão anterior, evitando a perda de informação por erro humano. A eliminação involuntária de documentos é protegida pela funcionalidade de reciclagem, que faculta a recuperação de um item previamente excluído. Os seus dados estão protegidos contra problemas de hardware por replicação activa (RAID) e backups constantes. A informação sensível está segura pelo transporte seguro Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 7/12

8 entre o seu computador e o nosso servidor (HTTPS/SSL) e pelo armazenamento cifrado dos dados. ESTATÍSTICAS E RELATÓRIOS Conheça o estado da sua conta e a utilização do serviço através de estatísticas e relatórios de gestão. Saiba quantos documentos foram criados, quantos ficheiros foram arquivados e qual o armazenamento ocupado. Inteire-se das pesquisas e downloads efectuados, do número de utilizadores registados e muito mais. Todo o historial das estatísticas é guardado para poder rever o crescimento da solução desde a instalação. Analise os gráficos (de diários a anuais) e escolha o intervalo e a granularidade temporal que deseja ver. PUBLICAÇÃO Partilhe os seus documentos com o mundo usando o Weebox. A informação torna-se acessível a todos os utilizadores da plataforma e simultaneamente no portal público. Para além disso, através da funcionalidade de OAI Data Provider e da compatibilidade com SRU, disponibiliza os documentos a agregadores de conteúdos, como o Portal Português de Arquivos 5, a Europeana, Driver, Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal, APEnet e muitos outros. INTEGRAÇÃO E EXTENSIBILIDADE O Weebox permite a integração com outros sistemas, através da API pública de desenvolvimento, o que torna possível a concepção de novas funcionalidades ou integração com programas existentes desenvolvidos por terceiros. 5 Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 8/12

9 CARACTERÍSTICAS O Weebox é constituído por vários módulos, alguns opcionais, que permitem ajustar a solução à medida do cliente segundo as funcionalidades que cada módulo acrescenta. CORE O Weebox Core é a base do sistema que guarda os documentos (ficheiros e metainformação) e permite a pesquisa e a recuperação dos mesmos. A gestão de utilizadores e a partilha de documentos também é implementada por este módulo. No entanto, o Weebox Core não possui interface gráfica, estado apenas acessível través da sua API pública. MANAGER O Weebox Manager permite a submissão, edição, pesquisa e recuperação de documentos. Permite também a definição de tipos de documento, campos de metainformação, vocabulários controlados e planos de classificação. Este módulo depende do Weebox Core, oferecendo a todas as funcionalidades deste último através de uma interface gráfica. Para aceder ao Weebox Manager é necessário um registo. Experimente já, acedendo à versão grátis do Weebox Manager disponível em COMMUNITY O Weebox Community é opcional e acrescenta a funcionalidade de portal público, permitindo a um utilizador não autenticado pesquisar e aceder aos documentos marcados como públicos. Na versão grátis do Weebox, o módulo Community encontra-se em OAI O módulo Weebox OAI permite que o conteúdo público do repositório seja agregado por portais como o Portal Português de Arquivos ou a Europeana. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 9/12

10 WEBDAV O módulo Webdav do Weebox permite disponibilizar o conteúdo do repositório através de uma partilha de rede. Os seus documentos serão apresentados como estando no interior de uma pasta no seu computador, apesar de estarem alojados no nosso servidor seguro tolerante a falhas. MIGRATOR O Weebox Migrator acrescenta a funcionalidade de converter automaticamente o formato dos ficheiros para poderem ser visualizados em plataformas móveis como o iphone. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 10/12

11 REQUISITOS TÉCNICOS O sistema Weebox pode ser instalado num servidor Ubuntu Linux 64 bit com as características definidas na Tabela 1. O módulo de migração pode necessitar de mais recursos dependendo dos ficheiros a ser convertidos. O espaço de armazenamento está limitado a um máximo de 2 TB com esta configuração, mas quando necessário, é possível evoluir para sistemas de armazenamento mais escaláveis. Hardware Atributo Valor CPU Dual Core 3.0 GHz 4 GB RAM 2 x Disco 500GB (em RAID 1) Sistema operativo Versão do Kernel Ubuntu Server 9.10 x64 Linux server x86_64 Servidor aplicacional Apache Tomcat 6.x Servidor MTA Postfix 2.6.x Tabela 1 Características técnicas do servidor. Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 11/12

12 KEEP SOLUTIONS A KEEP SOLUTIONS é uma spin-off académica da Universidade do Minho que oferece uma vasta gama de produtos e serviços de suporte à criação e manutenção de arquivos, museus e bibliotecas digitais. Neste contexto, a KEEP disponibiliza um conjunto de serviços especialmente vocacionados para a área cultural e educacional, tais como: consultoria informática tendo como focos principais a preservação digital, a análise, transformação e migração de dados, análise e concepção de sistemas de informação, manutenção e suporte de repositórios digitais, e concepção de soluções para publicação electrónica. A estreita ligação da KEEP SOLUTIONS à Universidade do Minho permite-lhe manter um contacto direto com as mais recentes linhas de investigação. Sendo uma spin-off da Universidade do Minho, faz parte da missão da KEEP a adaptação da investigação desenvolvida no meio académico à linguagem e necessidades do mercado potenciando, deste modo, a investigação desenvolvida e contribuindo para o desenvolvimento da competitividade dos organismos nacionais. Tendo nascido de uma plataforma de I&D, a KEEP SOLUTIONS permanece ativa na produção de conhecimento científico. Prova disso são as inúmeras publicações e participações em eventos científicos onde os seus colaboradores têm marcado presença. Endereço Web Telefone Fax Informações Orçamentos Morada info@keep.pt sales@keep.pt KEEP SOLUTIONS, LDA. Rua Rosalvo de Almeida, nº Braga, Portugal Modelo MO KEEP SOLUTIONS LDA 12/12