Documento de ajuda para utilizadores de Office 2010/2007

Transcrição

1 Documento de ajuda para utilizadores de Office 2010/2007 Pág. 3 - MUDANÇAS NO CORREIO ELETRÓNICO OFFICE 365 Pág. 8 - DIFICULDADES OU DÚVIDAS Este documento destina-se a ajudar utilizadores em migração de Office 2007 ou Office 2010 para Office 365. O documento tem imagens do Office 2010 mas é aplicável ao Office Caso tenha recebido este documento e não possua nenhuma dessas versões de Office (ou seja, esteja em Office 2000 ou Office 2003) há instruções específicas para essas versões. 1

2 Caro colega: O contrato de licenciamento Microsoft em vigor desde 1 de junho de 2012, abrange um conjunto de alterações à forma como se utilizará o Office nos CTT e, em primeiro lugar, o correio eletrónico. Em linhas gerais, são estas as primeiras mudanças que se designam por Office 365: As mailboxes individuais passam a ter o espaço de 25 GB Cada utilizador terá uma mailbox de Arquivo on-line que funcionará como um espaço acessório Acabam os arquivos locais PST (Personal Folders) alojados em computadores ou servidores e será indispensável mover o seu conteúdo útil para o Arquivo on-line O acesso ao correio eletrónico passa a ser permitido tanto dentro como fora da empresa Possibilidade de voic associado à mailbox A infraestrutura é gerida, configurada e modernizada pela Microsoft. Os CTT estarão adaptados a regras gerais Para entrar no Outlook, passe a usar o seu endereço de com a password habitual 2

3 As primeiras mudanças no correio eletrónico Office 365 envolvem: 01 A mailbox individual será deslocada para servidores num centro de dados da Microsoft, com acesso feito pela Internet; esta forma de acesso é conhecida como trabalhar em nuvem ou na cloud; 02 A transferência programada de cada mailbox não requer qualquer intervenção do utilizador e decorre sem perturbação significativa; o utilizador receberá um aviso depois da mudança; 03 A nova configuração concede a cada utilizador um espaço de 25 GB em vez dos atuais 150 MB (um aumento de 160 vezes), eliminando os frequentes constrangimentos de falta de espaço na mailbox; 04 Todos os utilizadores passam a dispor de um espaço de Arquivo, uma mailbox adicional, para onde podem mover as mensagens que quiserem arquivar e para onde são automaticamente movidas as mensagens com mais de dois anos; 3

4 05 Face aos novos limites das mailboxes (os 25 GB indicados) é indispensável que inicie prontamente a transferência dos conteúdos que estão guardados em Personal Folders (PST), quer alojados no seu computador quer colocados em servidores (K:\) para a mailbox de Arquivo, garantindo a proteção da informação e evitando a réplica desnecessária para o PC; 06 Como pode ter vários ficheiros de PST de dimensão elevada, a transferência dos seus conteúdos pode ser demorada. Por isso, é recomendável que o faça gradualmente, em períodos em que não esteja a utilizar o equipamento ou quando acede à Internet fora do escritório. Recomendase ainda que não o faça sobre acesso 3G porque pode ter um consumo elevado do seu plafond de dados. Durante a transferência, algumas ações sobre o Outlook poderão ficar suspensas ou demoradas; 07 Dada a falta de segurança associada, os arquivos em PST futuramente serão desativados; 08 A mailbox de Arquivo também estará acessível a partir do acesso ao correio eletrónico via browser: 09 Todos os utilizadores podem aceder por Outlook Web App (OWA) à sua mailbox a partir do exterior sendo o acesso feito em ctt.pt (ctt.pt / cttexpresso.pt / payshop.pt / postcontacto.pt / phone-ix. pt conforme a empresa do grupo) com o seu endereço de pessoal; 4

5 O anterior reencaminhará para o novo endereço; NOTA IMPORTANTE: de futuro, utilize sempre o seu endereço de para se autenticar 10 Neste ambiente, à primeira entrada, é solicitada a indicação do Fuso Horário do utilizador (Lisboa ou Açores, conforme os casos); 11 Esta versão de Outlook (OWA) só dispõe de tipos de letra da plataforma internacional da Microsoft; por essa razão, a fonte Meta Correios, licenciada para os CTT, não está disponível; 5

6 12 A utilização de assinatura automática em OWA, poderá ter que ser refeita com os formatos e dimensões disponíveis: 13 A facilidade de acesso externo ao correio eletrónico reforça a obrigação de utilizar sempre uma password segura e alterada frequentemente; A password nunca deve ser exposta ou partilhada e é indispensável ter especiais cuidados quando o acesso é feito a partir de um quiosque; 14 A despeito da liberdade de acesso pela Internet, é vedada a colocação de informação empresarial em equipamentos que não sejam propriedade dos CTT; 15 Qualquer conteúdo apagado pode ser recuperado pelo próprio utilizador até 15 dias depois da ocorrência; depois desse prazo, essa possibilidade desaparece totalmente; 6

7 16 Além das mailboxes pessoais, existem as departamentais ou partilhadas que têm as seguintes características gerais e obrigatórias: só podem ser acedidas por utilizadores autorizados; têm um limite fixo de 5 GB; não possuem arquivo adicional; têm um manager ou gestor associado, responsável pelo seu uso; 17 As mailboxes do tipo aplicacional, utilizadas por sistemas ou aplicações informáticas para envio ou receção de mensagens de correio eletrónico, são configuradas de acordo com normas técnicas específicas; 18 Algumas mailboxes colocadas na cloud dispõem de voic , acessível pelos números / / ; Este passo será explicado posteriormente. 7

8 Dificuldades ou dúvidas A Os contactos na Lista Global de Endereços (GAL) são alimentados com dados internos (RH, telefones e moradas) e utilizam um formato universal da Microsoft; B Esses contactos na Lista Global de Endereços (GAL) são atualizados a intervalos definidos pelo sistema Microsoft, razão pela qual poderá ocorrer um ligeiro desfasamento de alterações feitas durante o dia; C Os utilizadores mantêm o seu endereço de correio eletrónico (chamado SMTP principal); Todavia, no contacto de cada utilizador, estarão visíveis novos endereços com o formato xxxxxxxxx@onmicrosoft.com (smtp address) que, transitoriamente, asseguram a sincronização entre o sistema interno e o externo; D Os utilizadores com telefones móveis BlackBerry empresarial terão de receber nova reativação do acesso após a migração; 8

9 E O acesso ao através de dispositivos móveis (iphone, ipad, ipod, Windows Phone, Android ou Nokia/Symbian) precisará de ser refeito (apagado e reconfigurado); A reconfiguração é, geralmente, feita com os seguintes dados: USER NAME: o.meu.endereco@ctt.pt (colocar o endereço pessoal) PASSWORD: (colocar a sua password de entrada em rede) SERVER: m.outlook.com Constitui obrigação do utilizador ter o aparelho protegido por PIN para impedir o acesso indevido por parte de terceiros; Os dispositivos que se revelarem não conformes com a política de segurança dos CTT, serão desligados do correio eletrónico; Caso ocorra perda de um aparelho deste tipo com acesso ao correio eletrónico da empresa, o utilizador está obrigado a pedir imediatamente o bloqueio da sua conta, via Centro de Suporte CSC, para receber nova password; 9

10 F O acesso individual que possa existir a mailboxes departamentais para envio de mensagens em nome delas (Send As) tem de ser reconfigurado (com base no endereço da mailbox partilhada) de forma a revalidar as permissões atribuídas; Agora, esse acesso é feito por adição de nova mailbox que, de futuro, aparecerá adicionada ao perfil Outlook: Para utilizadores de Outlook 2007 é preciso dispor de um perfil adicional, dado que esta configuração não está disponível; No Outlook 2010, a antiga forma de configuração deixa de funcionar: 10

11 G A mensagem final anunciando o sucesso da mudança indicará o endereço de ajuda sobre o Office 365, atualizado periodicamente com novas indicações e sempre disponível na Comunidade CTT em: H Aí pode consultar os Anexos deste documento com detalhes de algumas soluções; I Para apoio pelo CSC utilize o número / ou o endereço csc@ctt.pt; 11