MANUAL DE CONTROLES INTERNOS

MANUAL DE CONTROLES INTERNOS Classificação da Informação: INTERNA Seção: PS1 Produtos e Serviços Operações Ativas Referencia: 03 CDC FUNCIONÁRIO EMPRESA PRIVADA 1 - Características Gerais 2 - Documentação 3 - Operações através do BMG Consig Fluxo Operacional 4 - Operações convencionais Fluxo Operacional 5 - Operações via telefone (Central de Atendimento) Fluxo Operacional 6 - Controle das operações realizadas 7 - Cobrança em caso de desligamento do funcionário 8 - Anexos Gerência de Análise de Processos GEAPE Suporte Operacional Capítulo 07

1 Características Gerais Versão: 1.1 Vigência: 05.05.2005 1.1-Conceito Este produto consiste na concessão de empréstimos ou financiamentos mediante autorização para desconto das parcelas em folha de pagamento. 1.2- Público Alvo Empregados de empresas privadas ou celetistas do setor público. Exclui-se deste público alvo, aqueles que estejam afastados, em processo de demissão / aviso prévio, afastamento ou em gozo de férias. Nestes casos, a empresa se compromete, através da assinatura do acordo, a não informar margem e não averbar empréstimo para estes funcionários, caso haja solicitação. IMPORTANTE: a)- Observa-se que, para os celetistas do setor público, ou seja, ENTIDADES IDENTIFICADAS COMO CONVÊNO CONSIGNADO PÚBLICO as regras de crédito deverão ser as mesmas adotadas para os Servidores Civis Federais. b)- Empresas de economia mista, setor público, identificadas como empresa privada, para os celetistas as regras de crédito deverão ser as mesmas contempladas no produto 1.3- Margem Consignável Deverá ser obedecida a margem informada pela própria empresa e calculada de acordo com a Lei 10.820 (responsabilidade da empresa e conferida por amostragem pela Área Administrativa). 1.4- Limites Os limites para a realização das operações estão estabelecidos no Manual de Limites Operacionais. Gerência de Projetos, Processos e Inovação GEPEP 2

2 Documentação Versão: 1.1 Vigência: 05.05.2005 2.1- As operações serão realizadas através do sistema BMG CONSIG e à empresa conveniada ficará como fiel depositário das informações do funcionário margem, matrícula, CPF, identidade e renda. NOTA: A averbação ocorrerá somente de forma eletrônica. 2.2- Na formalização das operações, o correspondente deverá colher à seguinte documentação: Ficha Cadastral/Autorização para desconto em folha mod.1.01.161, em 02 (duas) vias, devidamente assinada; Cédula de Crédito Bancário mod. 2.01.092, em 02 (duas) vias, devidamente assinada; Cópia da Carteira de Identidade; Cópia do CPF; Cópia de certidão de casamento, no caso de mulher em que o nome do documento de identidade diverge do nome constante no contracheque; Comprovante de endereço aceito pelo Banco BMG; Cópia do último contracheque oficial da empresa; NOTA: Caso não conste a data de admissão no contracheque do empregado, deverá ser exigido outro documento que comprove o tempo de serviço. Ex.: cópia do contrato de experiência, cópia da carteira profissional ou declaração do RH da empresa assinada pelo averbador. 2.3 Nas operações de REFINANCIAMENTOS ou RECOMPRA a documentação será a mesma com a inclusão de 02 (duas) vias do Formulário Aditamento e Rerratificação de Empresa Privada mod. 2.01.103. Gerência de Projetos, Processos e Inovação GEPEP 3

3 Fluxo Operacional- Cadastro de Proposta Versão: 1.2 Vigência: 29.04.2008 3.1- O sistema BMG CONSIG poderá, a critério da empresa, contemplar a importação dos dados relativos à Remuneração Disponível líquida, já observados os limites para comprometimento de prestação para cada funcionário, bem como dos dados cadastrais. 3.2- Simulação e confirmação da operação pleiteada. Ao confirmar, o sistema registrará a operação, gerará um número certificador da transação e encaminhará um e-mail ao solicitante e ao RH da empresa, conforme Anexo 1, informando que a solicitação foi cadastrada e está sujeita a averbação e aprovação. NOTA: A implantação da operação poderá ser realizada por funcionário do RH da empresa mediante autorização formal no contrato com o convênio e acesso a funcionalidade previamente autorizada pelo banco. Porém, em algumas empresas, haverá a figura do um facilitador (que geralmente será o próprio correspondente / agente) o qual fará a solicitação mediante atendimento pessoal ao empregado interessado. 3.3- A averbação da operação será realizada eletronicamente, através do sistema BMG CONSIG, conforme abaixo: Caberá ao Gestor de Recursos Humanos da empresa verificar as operações registradas no sistema e assinalar aquelas que serão averbadas, autorizando sua liberação. Automaticamente, será encaminhado e-mail, conforme Anexo 2, com a autorização para desconto em folha para a empresa, para o próprio funcionário solicitante e para o Banco BMG. Neste e-mail, além da autorização, também haverá a manifestação de adesão do funcionário à Escritura Pública 3.4- Ao receber os registros caberá a Área Formalização/Privado da Prestaserv, com suporte do sistema de consignação eletrônica: 3.4.1- Proceder às análises das consistências de sua alçada tais como, documentação e regras operacionais, e/ou outras que vierem a ser necessárias. 3.4.2- Estando à operação enquadrada, liberar os recursos através de TED, DOC ou Ordem de Pagamento. Gerência de Projetos, Processos e Inovação GEPEP 4

4 Responsabilidades das área e terceiros envolvidos Versão: 1.2 Vigência: 29.04.2008 4.1- Caberá ao responsável pelo atendimento ao Cliente (Empresa / CORRESPONDENTE) 4.1.1- Atender aos empregados interessados na obtenção de empréstimo, se possível, dentro da própria empresa. 4.1.2- Observar as normas de crédito e conceito de margem conforme o presente manual. 4.1.3 Solicitar à Área de Formalização posição quanto ao status da operação pendente de liberação por consistência; 4.1.4 - Simular operação no sistema, informando ao empregado as condições do financiamento. 4.1.5 - Informar ao empregado o valor da prestação mensal apurada de acordo com a Tabela de Fatores do BMG e que, o valor do empréstimo pleiteado, será integralmente liberado, sendo terminantemente proibida a cobrança de qualquer despesa adicional, seja de qualquer natureza. 4.1.6- Providenciar o preenchimento dos dados da operação via sistema BMG CONSIG conforme documentação do item 2.2; 4.1.7- Imprimir, via sistema BMG CONSIG, 02 (duas) vias dos seguintes formulários: Ficha Cadastral/Autorização para desconto em folha empresa Privada mod. 1.01.161 e Cédula de Crédito Bancário mod. 2.01.092;. 4.1.8- Após, o pagamento da operação deverá montar todo o processo e encaminhá-lo à Área de Formalização, dentro do prazo determinado no comunicado especifico Prazos para entrega de contratos. 4.2- Responsabilidades do setor - Formalização, 4.2.1- Acompanhar e treinar os empregados dos CORRESPONDENTES envolvidos na captação dos negócios. 4.2.2- Informar o responsável pelo atendimento ao cliente o status da operação pendente de liberação por consistência; NOTA: Havendo restrições ou condições fora das normas estabelecidas para o produto, as operações somente poderão ser liberadas mediante aprovação expressa da SUCRE. 4.2.3- Proceder à formalização da operação, verificando a documentação anexada na proposta, via sistema BMG CONSIG, e o enquadramento do crédito. Na falta de documentos e/ou divergências no preenchimento dos mesmos, a operação não deverá ser liberada até a sua regularização. 4.2.4- Conferir os dados da operação atentando, principalmente, se o prazo e valor estão em conformidade com e se a operação se enquadra na margem e nas normas de crédito. 4.2.5- Implantar as operações nos sistemas (Plataforma de Negócios e BMG CONSIG), bem como providenciar a liberação do crédito ao empregado. Gerência de Projetos, Processos e Inovação GEPEP 5

5 Central de Atendimento a clientes Versão: 1.0 Vigência: 05.05.2005 5.1 - Caberá a Central de Relacionamento da Atento (Empresa Terceirizada) 5.1.1 Atender as solicitações dos clientes, prestando informações de caráter particular resguardadas por sigilo de dados, tais como solicitações de ressarcimentos, cópias de contratos, comprovantes de operações, boletos, pedidos de liquidação antecipada, comunicar alterações cadastrais dentre outros. 5.1.2 Informar ao cliente o Correspondente exclusivo para efetuar a simulação e contratação da operação. IMPORTANTE: A planilha de Correspondentes exclusivos, será disponibilizada pelo Comercial e cadastrada no análise de convenio. 5.2 -Caberá - Central de Suporte ao Correspondente da Prestaserv (Empresa Terceirizada) 5.2.1- Atender e apoiar os correspondentes com esclarecimento de dúvidas e processos, cálculos, pendências de contratos, informações sobre convênios ativos e inativos, particularidades dos produtos inerentes aos convênios, informações sobre andamento das propostas, auxiliando no pagamento dos contratos e direcionando as demais demandas. Gerência de Projetos, Processos e Inovação GEPEP 6

6 Controle das operações realizadas Versão: 1.1 Vigência: 05.05.2005 6.1- Responsabilidades do COC - Controle de Operações Consignadas/Prestaserv Providenciar a geração de arquivos para averbação das consignações, junto às empresas conveniadas (troca eletrônica), ou o envio de relação dos contratos realizados no mês (troca manual), conforme estabelecido em normativo interno. 6.2- Será responsabilidade da GEPRI Manter as Tabelas de Fatores do BMG atualizadas no sistema Plataforma de Negócios. Gerência de Projetos, Processos e Inovação GEPEP 7

7 Cobrança em caso de desligamento do funcionário Versão: 1.1 Vigência: 05.05.2005 Em caso de desligamento de funcionários, os procedimentos de cobrança deverão seguir de acordo com normativo interno específico do assunto. Gerência de Projetos, Processos e Inovação GEPEP 8

8 Anexos Versão: 1.1 Vigência: 05.05.2005 ANEXO1 Modelo de e-mail Cadastro de Solicitação -----Mensagem original----- De: e-mail do Banco - bmgconsig@bmgconsig.com.br (BANCO) Enviado em: quarta-feira, 12 de maio de 2004 16:10 Para: Funcionário nomedofuncionario@nomedaempresa.com.br (FUNCIONÁRIO) Assunto: Cadastro de Solicitação Este e-mail foi gerado pelo sistema BMGConsig www.bmgconsig.com.br : Consignatário: Empresa Conveniada: Banco BMG S/A <nome da empresa> A seguinte solicitação foi cadastrada em dd/mm/aaaa hh:mm:ss pelo Usuário: <nome do usuário> ADE Número: 24 Funcionário: NILTON DE LIMA SOUZA 490 Matrícula: 490-7 Valor solicitado: R$3000,00 Valor Prestação: R$383,81 Número Parcelas: 9 Esta solicitação está sujeita a averbação por parte de sua empresa e de aprovação pelo BMG. Gerência de Projetos, Processos e Inovação GEPEP 9

ANEXO 2 Modelo de e-mail Averbação Classificação da Informação: INTERNA -----Mensagem original----- De: e-mail da empresa - nomedaempresa@nomedaempresa.com.br (EMPRESA) Enviado em: quarta-feira, 28de janeiro de 2004 17:11 Para: bancobmg bmgconsig@bmgconsig.com.br (BANCO) Cc: e-mail da empresa - nomedaempresa@nomedaempresa.com.br (EMPRESA) Funcionário nomedofuncionario@nodedaempresa.com.br (FUNCIONÁRIO) Assunto: Averbação de Solicitação Termo de Adesão Este e-mail foi gerado pelo sistema BMGConsig www.bmgconsig.com.br : Atendendo a solicitação cadastrada em / / hh:mm:ss pelo usuário: informamos que averbamos a respectiva solicitação e transmitimos para o Banco BMG S/A em / / hh:mm:ss, pelo que ficam ratificadas as seguintes condições: Empresa Averbadora / Empregadora Código Dados do Mutuário Nome Matrícula CPF RG Dados da Consignação Consignatário Valor liberado Nº de Prestações Valor da Prestação Periodicidade Mensal Autorizações do Mutuário 1. Com o presente, autorizo-lhes, em caráter irrevogável e irrenunciável, a promover o desconto em folha de pagamento dos meus salários, o valor mensal e quantidade de prestações acima especificados, cujos descontos deverão permanecer até a integral liquidação do saldo devedor de minha responsabilidade. 2. Autorizo-lhes, também a consignar os valores descontados em folha, conforme acima demonstrado, em conta corrente indicada pelo referido consignatário, para a liquidação das parcelas referentes ao contrato de Empréstimo Pessoal. 3 - Fica autorizado, da mesma forma, a averbação relativa aos tributos incidentes sobre a operação ora contratada, que se encontram incorporados às prestações ora averbadas. 4. Autorizo-lhes, ainda, a promover novos descontos na minha folha de pagamento, em face de novas operações de empréstimos firmadas, desde que o valor da prestação da nova operação seja igual ao valor ora averbado. 5. Autorizo ainda, na hipótese de ocorrer a rescisão de meu contrato de trabalho, seja efetuado o desconto de 30% (trinta por cento) das verbas rescisórias para fins de amortização do saldo devedor de minha responsabilidade, ou de até 30% (trinta por cento), o quanto suficiente para a liquidação do respectivo saldo devedor, cujo desconto deverá ser repassado ao BANCO BMG S/A, pela minha EMPREGADORA, para os citados fins. 6. Por fim, reconhece como líquido, certo e exigível o valor consignado, comprometendo-me em caráter irrevogável e irretratável, a efetuar os pagamentos mensais, ora assumidos. Termo de Adesão Estou ciente de que a confirmação da operação registrada no BMG CONSIG e a transferência de recursos efetuada em meu benefício, para conta de minha exclusiva titularidade, por meio de Documento de Ordem de Crédito DOC, Transferência Eletrônica Disponível - TED e/ou outra forma de transferência autorizada pelo BANCO BMG S/A, implica na minha imediata adesão aos termos do CONTRATO DE EMPRÉSTIMO PESSOAL MEDIANTE A UTILIZAÇÃO DE MEIO ELETRÔNICO CERTIFICADO, registrado no Cartório do 1 o. Ofício de Registro de Títulos e Documentos de Belo Horizonte/MG, o qual teve acesso lendo o seu inteiro teor e com ele concordando. Este empréstimo está condicionado a aprovação do Banco BMG. Gerência de Projetos, Processos e Inovação GEPEP 10

ANEXO 3 Modelo de e-mail Comunicação ao RH Classificação da Informação: INTERNA -----Mensagem original----- De: e-mail do Banco bmgconsig@bmgconsig.com.br (BANCO) Enviado em: quarta-feira, 12 de maio de 2004 16:10 Para: Empresa - nomedaempresa@nomedaempresa.com.br (EMPRESA) Assunto: Operações para Análise e Averbação Este e-mail foi gerado pelo sistema BMGConsig www.bmgconsig.com.br : Consignatário: Empresa Conveniada: Banco BMG S/A Nome da Empresa Informamos que encontram-se registradas solicitações de empréstimos de funcionários desta empresa, as quais deverão ser analisadas quanto a conformidade dos dados cadastrais e, principalmente, se o valor da prestação mensal se enquadra na margem consignável disponível. Para visualização das solicitações registradas e respectiva averbação, clique no link abaixo. www.bmgconsig.com.br/nomedaempresasolicitações Atenciosamente, Banco BMG Gerência de Projetos, Processos e Inovação GEPEP 11

ANEXO 4 PROTOCOLO DE ENTREGA DE SENHA Classificação da Informação: INTERNA Empresa: Usuário Indicado pela Empresa: Declaramos que se encontra disponibilizado, pelo BANCO BMG S/A, o sistema denominado BMGConsig, para execução de todos os procedimentos necessários a concessão de empréstimos, por meio eletrônico, aos funcionários da nossa empresa, sendo que o acesso ao sistema é gratuito. Declaramos, ainda, que recebemos do BANCO BMG S/A, a senha para acesso ao BMGConsig, ciente de que a mesma é de uso exclusivamente pessoal, responsabilizando-nos pela sua guarda e sigilo, oportunidade em que assumimos todas as conseqüências pelo seu uso indevido. Declaramos, também, que temos pleno conhecimento do teor da Carta Convênio e do Contrato de Empréstimo Pessoal, mediante utilização de Meio Eletrônico Certificado, cujas cópias, juntamente com o Manual de Gestão, estamos recebendo neste momento. Usuário: Senha: Belo Horizonte, de de. Empresa Assinatura do Usuário CPF/MF: Gerência de Projetos, Processos e Inovação GEPEP 12