INOVAR e AGIR O 5s na Seção de Comunicações Karina Ferreira Rocha Castilho maio /2010
De tudo, ficaram três coisas: A certeza de que estamos sempre começando... A certeza de que precisamos continuar... A certeza de que seremos interrompidos antes de terminar... Portanto, devemos: Fazer da interrupção, um caminho novo... Da queda, um passo de dança... Do medo, uma escada... Do sonho, uma ponte... Da procura, um encontro... Fernando Sabino
Dedicado às minhas famílias a que Deus me presenteou: José, Elizete e Evandro a que Deus colocou em meu caminho: Daniel e Maria Eduarda a que Deus me permitiu fazer parte: IBILCE
AGRADECIMENTOS A Deus, pelo dom da vida e pelo sol que brilha a cada dia, trazendo mais disposição e alegria para renascer. À minha família: Daniel e Maria Eduarda, meus pais José e Elizete e meu irmão Evandro, que compartilham, apóiam, escutam e vivem o meu dia-a-dia. Aos amigos do IBILCE, cada um com seu valor especial e único conquistados durante esses 13 anos, pelo sorriso que sempre encontro. Ao DCCE, Diretoria e Seção de Graduação, representados pelos servidores docentes e técnico-administrativos com os quais convivi, pelas oportunidades, aprendizados, conquistas e alegrias que me permitiram chegar até o presente. Ao Diretor do Instituto Prof. Ceron e à Diretora Técnica Administrativa Maria pela confiança. Aos colegas da Seção de Comunicações Agnaldo e Morgado, à estagiária Milene e ao mensageiro Douglas pela dedicação, colaboração, disponibilidade, disposição e pelo sorriso diário sem os quais não seria possível seguir em frente. Aos colegas da Diretoria de Serviço de Atividades Auxiliares e suas Seções/Setores e do STI pelo carinho e pronto atendimento. Aos docentes, às secretárias de Departamentos e aos colegas da DTAd, DTA e suas Seções pela compreensão e colaboração diárias. Aos colegas das demais Seções de Comunicações da Unesp e do CEDEM, os quais estou conhecendo aos poucos e estão sempre dispostos a orientar e esclarecer tantas dúvidas. À Érika, Luiza, Mônica, Olga, Rachel e Silvia pela amizade que nos mantém tão perto, ainda que não estivermos juntas. E ao Graça pelas horas de conversa e pela inesquecível risada ao telefone quando ouvia sobre as mudanças e que, hoje, acompanha o resultado de um outro plano.
INOVAR e AGIR o 5s na Seção de Comunicações Introdução O método 5s surgiu no Japão após a segunda guerra mundial quando havia muita sujeira e as fábricas precisavam se organizar para enfrentar a chamada crise de competitividade. A implantação desse método usado em gestão de qualidade visa atingir a excelência do atendimento realizado pela Seção de Comunicações do IBILCE e buscar o bem estar e conforto dos colaboradores. O envolvimento de cada colaborador é indispensável e a implantação é constante, pois se trata de mudança de postura e hábitos diante das tarefas do dia-a-dia. Metodologia O projeto INOVAR e AGIR é baseado no curso oferecido pelo SEBRAE D-Olho na Qualidade: o 5s para os pequenos negócios. Foram feitas as adaptações necessárias para uma seção administrativa dentro da Universidade, porém, sem fugir do ideal do 5s. O início da implantação foi pela sala do protocolo e processos e em seguida pela sala do arquivo, o que demanda um tempo maior para a conclusão. O método se divide nos 5 sensos: Seiri ( 整 整 ): Senso de utilização - "separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário".(*) Seiton ( 整 整 ): Senso de organização - "identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente". Seiso ( 清 清 ): Senso de limpeza - "manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar". Seiketsu ( 清 清 ): Senso de saúde e higiene - "manter um ambiente de trabalho sempre favorável à saúde, higiene e bem estar". Shitsuke ( 躾 ): Senso de autodisciplina - "fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito, transformando os 5s's num modo de vida". * IMPORTANTE: a Seção de Comunicações é responsável pela guarda e arquivo de processos e documentos da Instituição. O descarte de processos e documentos deve ser realizado de acordo com a Tabela de Temporalidade do Estado de São Paulo, respeitando os prazos e procedimentos. O descarte de documentos é diferente de descartar o desnecessário. Inicialmente são realizadas reuniões com os colaboradores para apresentação do método. O SEBRAE disponibiliza textos, tabelas para acompanhamento e avaliação e modelos de cartazes. Após essa apresentação o ambiente é preparado com cartazes e textos que levam a motivação e informação aos colaboradores sobre qual momento do projeto estamos vivenciando. Para o sucesso do projeto não podemos estabelecer um prazo uma vez que se trata de uma mudança cultural e o processo é único em cada colaborador. A prática é constante. Recursos utilizados: não é necessário um grande investimento financeiro para a implantação do projeto. O material de consumo da Seção é suficiente para a confecção dos cartazes e planilhas. Na Seção de Comunicações do IBILCE foi necessário a troca de mobiliário e temos o objetivo de trocar as prateleiras da sala de arquivo por estantes deslizantes e as caixas de madeira por caixas de papelão branco, que vai otimizar o espaço e melhorar a conservação dos documentos. Anexos: cartazes e definições
Resultados Qualidade e agilidade do trabalho, disposição, bom humor e melhor relacionamento foram percebidas pelos usuários e pelos colaboradores da Seção desde o início da implantação. Redução em até 50% de gastos com material de consumo e de re-trabalho. Otimização do espaço físico. Anexos: fotos do ambiente antes e atualmente. Conclusão Tendo em vista que o método é uma constante e não há possibilidade de finalizar a implantação, podemos concluir que o objetivo vem sendo atingido e o envolvimento de cada colaborador tem ampliado. Texto do Resumo O projeto INOVAR e AGIR o 5s na Seção de Comunicações é baseado no curso oferecido pelo SEBRAE (www.ead.sebrae.com.br) D-Olho na Qualidade: o 5s para os pequenos negócios. Foram feitas as adaptações necessárias para uma seção administrativa dentro da Universidade, porém, sem fugir do ideal do 5s - método que surgiu no Japão após a segunda guerra mundial quando havia muita sujeira e as fábricas precisavam se organizar para enfrentar a chamada crise de competitividade. Através dos 5 sensos (descarte, organização, limpeza, higiene, autodisciplina) é possível criar um ambiente de trabalho mais organizado proporcionando agilidade, qualidade e bem estar. Palavras-chave Inovação, bem estar, qualidade, atendimento, ação. Fontes: www.ead.sebrae.com.br http://www.anvisa.gov.br/reblas/procedimentos/metodo_5s.pdf
DEFINIÇÕES
SEIRI: Senso de utilização (descarte) Esse senso é de utilidade, ou seja, separar as coisas úteis das inúteis, dando um destino para aquelas que, no momento e no ambiente atual, não são mais úteis. Vale a pena esclarecer que inútil não significa que poderá ser jogado fora, e sim que no momento não tem utilidade naquele local específico. Pode ser encontrado no Brasil com os nomes: organização, utilização, seleção, classificação. Descarte Físico: objetos e documentos reais e Descarte Virtual: arquivos (de texto, imagem ou sons) gravados em disquetes ou discos de microcomputadores. Descarte Intangível: Lembre-se que o descarte também pode, e deve, incluir coisas como: stress, sentimentos ruins, ressentimentos, preconceitos, etc. É o que chamamos de Intangível. O Lema Senso de Utilização é: Viva o essencial!. Vantagens: Liberação de equipamentos, documentos, bens móveis e materiais diversos; Liberação de espaço físico; Facilita para a organização; Redução de tempo de procura; Melhor visualização da área / local de trabalho; Eliminar compras desnecessárias; Maior satisfação pessoal; Vamos tirar o desnecessário do caminho. O que é inútil só atrapalha. É bom livrar-se do que não é útil em todos os locais da organização. Faça a sua parte. A idéia básica é separar o que é necessário do que é inútil em seu local de trabalho.
SEITON: Senso de organização (organização) A ordem é "pesquisa de layout", de forma a encontrar um lugar para cada coisa e manter todas as coisas sempre em seus devidos lugares. A organização é a etapa que mais contribui para o "gerenciamento visual". Pode ser encontrado no Brasil com os nomes: sistematização, arrumação. O conceito desse Senso é "identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente". Nesta fase é importante: padronizar as nomenclaturas. usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão. guardar objetos diferentes em locais diferentes. expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio, locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc. determinar o local de armazenamento de cada objeto onde for possível, eliminar as portas. Não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a locomoção no local. Vantagens: Menor tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar, etc. Menor necessidade de controles de estoque e produção. Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, além de facilitar a execução do trabalho no prazo. Evita a compra de materiais e componentes desnecessários ou repetidos ou danos a materiais ou produtos armazenados. Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhor ambiente. Melhor disposição dos móveis e equipamentos. Facilitação da limpeza do local de trabalho.
SEISO: Senso de respeito (limpeza) Esse senso é de respeito a tudo que está ao nosso redor - Objetos, equipamentos, instalações - e às pessoas. Terminada a etapa do senso de utilização, ficou somente o útil, e este deverá ser respeitado, pois qdo for preciso deverá cumprir seu propósito. Pode ser encontrado no Brasil com os nomes: inspeção, zelo. CONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE SEMPRE LIMPO, ELIMINANDO AS CAUSAS DA SUJEIRA E APRENDENDO A NÃO SUJAR O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona: Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho. Evita perdas e danos de materiais e produtos. Para isto, é importante que o pessoal tenha consciência e habitue-se a: Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para que o próximo a usar encontre-o limpo. aprender a não sujar e eliminar as causas da sujeira. definir responsáveis por cada área e sua respectiva função. manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na melhor condição de uso possível. Após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado para o próximo utilitário. Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando atenção para os cantos e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira. Não jogar lixo ou papel no chão. Dar destino adequado ao lixo, quando houver.
SEIKETSU: Senso de higiene (asseio) Higiene é o senso para melhorar a qualidade de vida das pessoas. Nele são praticados todos os sensos anteriores, na vida pessoal e no ambiente, para garantir uma melhor qualidade de vida. Pode ser encontrado no Brasil com os nomes: padronização, saúde, aperfeiçoamento, asseio. CONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE DE TRABALHO SEMPRE FAVORÁVEL A SAÚDE E HIGIENE". O pessoal deve ter consciência da importância desta fase, tomando um conjunto de medidas: ter os três S's previamente implantados. Capacitar o pessoal para avaliar se os conceitos estão sendo aplicados realmente e corretamente eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes ou manuseios perigosos humanizar o local de trabalho numa convivência harmônica. difundir material educativo sobre a saúde e higiene. respeitar os colegas como pessoas e como profissionais, colaborar, sempre que possível, com o trabalho do colega. cumprir horários. entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil. não fumar em locais impróprios, etc. As vantagens são: melhor segurança e desempenho do pessoal. Prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente. Melhor imagem da empresa internamente e externamente. Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho.
SHITSUKE: Senso de autodisciplina (ordem mantida) Autodisciplina significa autocontrole, nova atitude para ter e manter as habilidades de fazer as coisas certas. Argumentar sobre o caminho percorrido até o momento, os benefícios obtidos e a importância da continuidade. Uma vez obtido o comprometimento de todos os envolvidos, cumprir rigorosamente as regras. CONCEITO: "fazer dessas atitudes um hábito, transformando os 5s's num modo de vida". Atitudes importantes: Usar a criatividade no trabalho, nas atividades. Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho. Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas. Treinar o pessoal com paciência e persistência, conscientizando-os para os 5s's. De tempos em tempos aplicar os 5s's para avaliar os avanços. Com o tempo, a implantação do programa traz benefícios: Reduz a necessidade constante de controle. Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação. Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utensílios, etc. Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação. Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de controles, pressões, etc.
CARTAZES
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