SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Motivação Atendimento aos princípios administrativos da eficiência e economicidade dos recursos públicos; Resultados positivos obtidos com a implantação do projeto piloto do pool no câmpus da capital. (Of.17/13) Restrição orçamentária da Universidade;
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Objetivos Otimização do uso da frota, em especial dos veículos utilitários, vans e de grande porte; Redução da frota USP; Maior frequência de uso; Agilidade na disponibilização do veículo; Conscientização das Unidades sobre a efetividade do sistema.
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Ações Promovidas Estudo sobre a efetiva utilização da frota; Emissão do Ofício DA 105/14 no mês de março, que contemplou; Divulgação do resultado às Unidades; Apontamento dos veículos a serem recolhidos (subutilização superior a 70%); Ampliação do Sistema de Empréstimo de Veículo; Criação de módulo no Sistema Frota para o gerenciamento das solicitações. (Of.105/14) Formalização da redução de 8% do contrato de locação
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Próximas ações Definição da infraestrutura necessária e dos responsáveis pelo Polo Gestor; Treinamento dos gestores de polo; Recolhimento dos veículos que formarão o sistema; Divulgação da disponibilidade do serviço.
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Procedimentos sistêmicos para utilização do módulo de empréstimo de veículos no sistema FROTA
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Gestor do Polo Perfil: Gestor Unidade Autorização: Gestor de Agendamento de Veículos Solicitante Perfil: Gestor Unidade Autorização: Nenhuma
SOLICITAÇÃO GESTOR DA UNIDADE
Acesse o Sistema Frota e clique no menu Empréstimo de Veículo > Solicitação.
Clique em Solicitar.
Preencha os dados do formulário de solicitação de empréstimo de veículo e clique em enviar.
AGENDAMENTO GESTOR DO POLO
Para a realização do agendamento das solicitações, clique no menu Empréstimo de Veículo > Agendamento.
De um duplo clique na solicitação para a realização do agendamento. É possível filtrar as solicitações, selecionando as situações disponíveis na caixa de seleção do campo Situação.
Preencha os dados do formulário de agendamento e clique em salvar.
Para realizar a transferência do condutor, dê um duplo clique na solicitação desejada.
Verifique os dados e clique em Transferir Condutor(es) para efetivar a transferência da unidade solicitante para a unidade do polo. Com esta ação, a solicitação passará a situação de agendado.
Para cadastrar a retirada do veículo, dê um duplo clique na solicitação desejada.
Preencha o formulário de retirada e clique em Registrar a Entrega. A solicitação passará a situação Em Execução. Os dados do hodômetro deverão ser coletados em loco, no veículo, no ato da retirada. CT
Para cadastrar a devolução do veículo, dê um duplo clique na solicitação desejada.
Em seguida, preencha o formulário e clique em Registrar a Devolução. A solicitação passará para a situação Aguardando Devolução de Condutor. Os dados do hodômetro deverão ser coletados em loco, no veículo, no ato da devolução. Será necessário encerrar o CT gerado para esta solicitação. CT
Para realizar a devolução do condutor para sua unidade de origem, dê um duplo clique na solicitação desejada.
Verifique os dados e clique em Transferir Condutor(es) para efetivar a transferência da unidade do polo para a unidade solicitante. Com esta ação, a solicitação passará a situação de concluído. Desta forma, estará completo o ciclo de solicitação e agendamento pelo módulo de empréstimo de veículo do sistema Frota.
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Alteração de solicitação Não é possível será necessário efetuar nova solicitação.
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Cancelamento de empréstimo (mediante justificativa) Pelo solicitante (até a retirada do veículo); Pelo gestor do polo indisponibilidade de veículo (até a retirada do veículo); Pelo gestor do polo outros (até a devolução do veículo).
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Cartão de abastecimento Como será utilizado com veículo do pool? Como e por quem será efetuada a associação do cartão coringa da Unidade/Órgão solicitante?
Após o login, clique no menu OPÇÕES DE ACESSO para selecionar a Unidade/Órgão que se quer associar o cartão/cadastrar o veículo temporário
Na listagem exibida, selecione a Unidade/Órgão de interesse e clique em CONTINUAR
Em caso de dúvida sobre em qual Unidade/Órgão você está logado, será possível identificá-la, observando o nome descrito na barra de informação na parte inferior da página
Clique no menu RELATÓRIOS> VEÍCULOS TEMPORÁRIOS para verificar se ele foi cadastrado anteriormente
Nesta tela simplesmente clique em CONTINUAR
Localizado o veículo, observe se ele está ativo, caso contrário não será possível a associação do cartão coringa
Se ele estiver inativo, clique sobre sua placa e no final da tela que se abre com os dados do cadastro do veículo, clique em ATIVAR VEÍCULO
Nesta tela clique em IR PARA A TELA DE ASSOCIAÇÕES
Localize o número do cartão coringa informado pela Unidade/Órgão solicitante e clique na placa correspondente
No campo PLACA digite a placa do veículo ao qual se quer associar o cartão e clique em ATUALIZAR
A mensagem exibida pelo sistema confirma a execução da transação. Clique em OK
Nesta tela, exibida automaticamente após o OK da tela anterior, clique no número do cartão para verificar se o combustível cadastrado está correto
Na tela de dados do veículo, clique na aba COMBUSTÍVEL e verifique se está (tão) cadastrados o(s) o(s) combustível (is) do veículo
Clicando na aba COMBUSTÍVEL, selecione a opção desejada e depois em INCLUIR. OBS: 1) Combustível SEMPRE na opção COMUM 2) A verificação da existência de crédito é de responsabilidade do solicitante
Caso o veículo não esteja cadastrado, acesse o menu CADASTRO>VEÍCULO TEMPORÁRIO
Cadastre os dados obrigatórios (que apresentam (*) e também a família, que apesar de não ser um dado obrigatório, afeta a associação/desassociação do cartão. Observe o campo TIPO DE FROTA e altere se necessário
Ainda na tela de cadastro: - insira o número 6 em DÍGITOS DO HODÔMETRO; - escolha a opção INFORMATIVA em MODALIDADE MULTICOMBUSTÍVEL - Insira a CAPACIDADE DO TANQUE (EXCETO GNV) que existe no cadastro do veículo no Sistema Frota - OBS: a quantidade de litros deve ser inserida no campo que apresenta o cadeado - Clique em INCLUIR no final da tela
Novamente acessando o menu RELATÓRIOS>VEÍCULOS TEMPORÁRIOS>CONTINUAR, clique na placa e depois na aba COMBUSTÍVEL, para incluir o segundo combustível, caso o veículo seja flex. Com isto o cadastro e a associação do cartão coringa estarão finalizados
Quando do retorno do veículo após o uso, para efetuar a desassociação do cartão, clique no menu OPERACIONAL>ASSOCIAÇÃO DE CARTÃO CORINGA X VEÍCULO e em seguida em na palavra DESASSOCIAR existente ao lado da descrição do veículo, O sistema pede confirmação de desassociação e bloqueio do cartão e depois de inativação do veículo clique em OK nas 3 telas seguintes e o procedimento estará concluído.
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Observações importantes Manutenção de veículo de frota própria efetuada pelo polo gestor e ressarcida pela Reitoria, incluindo custo de disco/rolo de tacógrafo e outros; Multa de trânsito responsabilidade da Unidade/Órgão de lotação do condutor (indicação do condutor, instrução do protocolado, pagamento, apuração de responsabilidade e ressarcimento;
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Observações importantes Acidente de trânsito Locado e próprio polo gestor providencia o conserto e abre processo de apuração de responsabilidade; Encaminha para a Unidade/Órgão de lotação do condutor, após o conserto, para apuração de responsabilidade; OBS: a extensão do dano não é fator para definição de abertura ou não de processo pequeno dano pode ter terceiro envolvido.
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Observações importantes Abastecimento sempre utilizará o cartão coringa da Unidade/Órgão solicitante, incluindo a própria prefeitura. Gestor do polo fará a associação e desassociação do cartão. OBSERVAÇÕES (ao Gestor da Unidade solicitante) 1) Verificar se o cartão foi associado pelo Gestor do Polo, se o(s) combustível(eis) está(ão) correto(s) e se possui saldo.
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Observações importantes 2) Cadastrar o condutor para uso do cartão, caso ele seja de outra Unidade (escolher opção usuário escolhe a senha ) ele poderá cadastrar a mesma senha que utiliza no sistema pela outra Unidade) Uso do veículo pela Prefeitura também precisa ser solicitado e agendado no sistema, a fim de que exista registro de uso e para que não se incorra na situação do veículo em uso pelo polo (Prefeitura) estar agendado para uso por outra Unidade
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Observações importantes Autorizador de uso do veículo gestor precisa ser autorizador para dar simplificar o uso do empréstimo Ordem de Serviço de Manutenção de Veículo formulário deve ser fornecido no ato da entrega do veículo e deve ser devolvido com o veículo preenchido ou não
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Observações importantes Checklist de entrega orientar o condutor sobre o uso do tacógrafo (fornecer discos/rolo para o período de uso) e citar esta orientação, assim como da velocidade máxima em rodovias e vias de trânsito rápido, restrição de uso de caminhão e do transporte de produtos perigosos na capital.
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Observações importantes Checklist de entrega e devolução preenchido no ato e na presença do condutor deve contemplar a situação do tanque (sempre cheio), equipamentos obrigatórios, danos existentes ou apurados na devolução, checagem interna (objetos esquecidos/danos). Guarda adequada de documentos checklist, CT, disco/rolo de tacógrafo, solicitação de manutenção, etc.
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Observações importantes Autorização/restrição de tráfego na capital rodízio para veículos e caminhões (VUC e produtos perigosos precisam de autorização específica) Credencial van, micro e ônibus exigem e não deve ser permitido o uso quando exigida Tempo ao volante atendimento ao disposto na legislação vigente e inspeção da polícia nas rodovias
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Observações importantes Legislação/veículos (exigências) Adesivos retrorefletivos nas laterais e traseira de van, micro, ônibus e caminhão; Dispositivo auxiliar de identificação veicular em caminhões (placa e localidade na traseira de caminhão) suspensa, mas objeto de acompanhamento (Res. Contran 370/2010 e Deliberação Contran 110/2012 e suas alterações) Inscrição de Tara, PBT e Lotação em caminhões (Res. Contran 290 e alterações).
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Outras informações/orientações Criação de e-mail institucional na área de transportes Cobrança do sistema para a inserção/atualização de documentos dos condutores Importância do encerramento diário de CT (atenção ao km)
SISTEMA DE EMPRÉSTIMO DE VEÍCULO Agradecemos a atenção e a colaboração! Contatos: Henrique Piacente Talarico Departamento de Administração DA E-mail: piacetala@usp.br Telefone: (11) 3091-2492/3494 Lilian Alvarenga Serviço de Administração de Transportes DAAT (SAT) E-mail: frota@usp.br Telefone: (11) 3091-2487/3337