Módulo 3 Etapas para implantação de um sistema de gestão integrado: planos de emergência, implantação dos processos comuns a todas as normas, documentação, vantagens, dificuldades, decisão e exercícios
9- Preparação e respostas à emergências A organização pode considerar o conjunto dos riscos e para este conjunto pode: Identificar potenciais situações de emergência e potenciais acidentes que possam ter impacto sobre o meio ambiente, saúde e segurança, produtos e infraestrutura do negócio etc., e como a organização responderá a estes. Definir como prevenir ou mitigar os impactos adversos associados a situações de emergência. Normalmente temos que elaborar e testar planos de emergência para incêndios, explosões, vazamentos, derrames e primeiros socorros. Os profissionais devem ser treinados e as simulações devem ser realizadas o mais próximo possível da emergência real, as normas regulamentares especificam o tamanho da brigada de incêndio em função dos produtos com os quais a empresa trabalha e do número de funcionários.
9 - Preparação e respostas à emergências / Exemplo TRANSEUNTE/ FUNCIONÁRIO/ SUPERVISOR Liga para a portaria ramal 200 e informa o local que se encontra o sinistro e se há feridos. Tenta encontrar o brigadista mais próximo ao sinistro e informa o ocorrido. Mantém-se afastado da área onde ocorreu o incêndio. Ajuda a manter as pessoas afastadas. Plano de Emergência - Incêndio BRIGADA Se estiver próximo ao sinistro deve colocar os EPI s, iniciar o combate ao sinistro com o extintor ou hidrantes da área, se for possível. Isola a área do incêndio mantendo as pessoas afastadas. Se necessário liga para a portaria 200 e solicita apoio da brigada, de ambulância e / ou corpo de bombeiro, conforme o caso. Demais brigadistas se reúnem no ponto de encontro, pegam equipamentos de combate a incêndios e seguem para a área de ocorrência, se for o caso. Continuam o combate ao incêndio e esperam apoio dos bombeiros, conforme o caso. PORTARIA Recebe a ligação do brigadista, aciona o alarme para reunião da brigada. Um funcionário da portaria se desloca para o ponto de encontro dos brigadistas e comunica o local do sinistro. Se necessário: chama o corpo de bombeiro tel. 3333 3333 e ambulância 192. Informa o setor de segurança ramal 300 e a diretoria ramal 100.
10 - Implantação de processos comuns a todas as normas Todos os sistemas requerem: Treinamento; Comunicação; Registros; Ações Corretivas; Ações Preventivas; Auditorias Internas; Documentação; Análise crítica.
Eficiências do Sistema Os sistemas integrados devem: Eliminar redundâncias; Melhorar a flexibilidade / eficiência; Atender as necessidades do negócio, não as normas; Reduzir a burocracia; Reduzir a documentação / registros; Ter uma única forma para fazer as coisas; Usar instruções de trabalho que direcionem atividades específicas, não requisitos da norma; Minimizar o uso de texto em instruções de trabalho; Considerar fluxogramas, figuras ou outros meios.
Decisão Ideal: haver um planejamento estratégico já elaborado; Na prática muitas vezes o planejamento não existe; É necessário definir prioridades e o orçamento; Obter aprovação para os investimentos; Definir controles, mitigações e planos de emergência que deverão realmente ser executados.
Como integrar Estabelecer um cronograma para: Coordenar a integração com a sua certificadora; Progressivamente integrar as atividades para garantir a conformidade no sistema combinado; Planejar a integração em uma auditoria de manutenção, não é necessário esperar a re-certificação.
Documentação do sistema A documentação precisa refletir o fluxo real dos negócios; A estrutura e conteúdo devem ser compartilhados; A complexidade da documentação deve depender da complexidade da organização, nível de treinamento do pessoal etc.; Deve-se fazer uso da documentação existente; Simplicidade; Cuidado com as redundâncias.
Documentação do sistema Para criar um sistema é necessário ter documentação. Questões a considerar : Forma eletrônica ou em papel? Instrução escrita para tudo? Estrutura seguindo uma norma de referência? Registros para demonstrar evidência de cada processo?
Hierarquia da documentação Nível 4 Nível 3 Nível 2 Política da Companhia Nível 1 Políticas Procedimentos Instruções de trabalho Outros documentos Compromissos O que Como Planos Controles Formulários Registros
Integrando a documentação Estratégia: Avaliar quais procedimentos, instruções, documentos e registros devem ser integrados. O manual pode ser modificado progressivamente.
Integrando a documentação Identificação deve ser utilizada para diferenciar documentos já integrados; Para as revisões dos documento pode-se considerar o uso de equipe multifuncional ; Deve-se garantir que procedimentos, instruções e formulários reflitam as mudanças antes de se alterar o manual de SGI; Não se deve pular nenhum passo da documentação.
O Manual do sistema integrado Um Manual do SGI deve incluir: Índice; Política da Qualidade, Ambiental, Saúde e Segurança, Responsabilidade Social etc.; Estrutura Organizacional; Autoridades & Responsabilidades; Elementos dos Sistemas; Referências; Um sistema de numeração que se encaixe nas normas a serem integradas; Todos os requisitos das normas do SGI aplicados na organização. Política da Qualidade, Ambiental, Saúde e Segurança
Modelo do manual Estrutura PDCA Normas ISO 14000 e OHSAS 18000 Requisitos gerais; Política; Planejamento; Implementação e operação; Verificação e ação corretiva. Ações Corretivas e Preventivas Melhoria Contínua Planejamento Política / Compromisso Ação Verificações e Avaliação Auditoria de Desempenho Futuro Padrão Gerencial Planejamento Realização Monitoramento e Auditoria Implementação
Modelo de auditoria Auditorias (internas e externas) em todos os sub-sistemas simultaneamente; Auditor multidisciplinar; Um único relatório; Ações corretivas e preventivas integradas; Follow up único.
Impactos dos Sistemas Os Sistemas de Gestão tem muitos impactos, por exemplo: Positivos Negativos Agilidade Burocracia Identificar problemas Criar problemas Estabelecer responsabilidade Aumentar custos Estabelecer controles Não se sentir dono do negócio
O que um sistema de gestão integrado não é: Responsável por decisões técnicas e gerenciais; Um gerador de papéis; Uma área de custos; Panacéia para todas as doenças; Responsável pelo resultado do negócio.
O sistema terá sucesso quando: A gestão compreende os sistemas e fornece o suporte necessário; A implementação é bem planejada e efetivamente comunicada à organização; Os sistemas são regular e continuamente revisados e auditados; As pessoas em todos os níveis são treinadas e motivadas a ter um papel ativo.
Expectativas realísticas para o SGI Mais fácil de usar; Apóia os objetivos do negócio; Existe como parte do negócio; Maior aceitação pelas pessoas; Otimiza documentação; Auditorias internas agregam mais valor; Minimiza os custos; Os indicadores do negócio irão melhorar; Promove o trabalho em equipe; Funcionários acharão o sistema mais fácil; A Gestão dará suporte (contanto que o sistema ofereça as informações que eles precisam).
Integração Você está pronto? Maturidade requisitada inclui: Direcionamento dado pela Alta Direção; Aceitação de gerentes / diretores de Qualidade, Saúde & Segurança, Ambiente, Sistemas da Informação, Financeiro; Habilidade de focar primeiro nos processos e depois no particular; Habilidade em organizar e executar auditorias internas integradas; Consistência para definir e revisar as metas em todas as funções.
Um SGI maduro Atuante com ações corretivas; Faz parte das operações e da cultura dos negócios; Registra o resultado da melhoria do desempenho; Compromissos com: Responsabilidade social; Responsabilidade por suas ações; Viabilidade do negócio; Melhoria do desempenho; Valores organizacionais.
Exercício Indique se é verdadeiro ou falso: 1 ( ) Um sistema de gestão integrado maduro apresenta em seus registros o resultado da melhoria do desempenho. 2 ( ) As auditorias internas do sistema de gestão integrado devem ser realizadas separadamente para cada uma das normas envolvidas. 3 ( ) Um sistema de gestão integrado garante o sucesso da organização. 4 ( ) Os controles implantados por um sistema de gestão integrado podem impactar negativamente nas pessoas porque elas não terão mais o controle em suas mãos. 5 ( ) O manual de um SGI pode seguir a estrutura dos requisitos da norma NBR ISO 14001 que conseguirá abranger os requisitos de todas as outras normas. 6 ( ) O SGI não vai reduzir a documentação e os registros pois os processos continuarão acontecendo como anteriormente. 7 ( ) Um único plano de emergência para cada situação como: explosão, derrame, incêndio etc. pode cobrir os requisitos de planos de emergência das diversas normas.
Resposta do exercício Indique se é verdadeiro ou falso: 1 ( V ) Um sistema de gestão integrado maduro apresenta em seus registros o resultado da melhoria do desempenho. 2 ( F ) As auditorias internas do sistema de gestão integrado devem ser realizadas separadamente para cada uma das normas envolvidas. 3 ( F ) Um sistema de gestão integrado garante o sucesso da organização. 4 ( V ) Os controles implantados por um sistema de gestão integrado podem impactar negativamente nas pessoas porque elas não terão mais o controle em suas mãos. 5 ( V ) O manual de um SGI pode seguir a estrutura dos requisitos da norma NBR ISO 14001 que conseguirá abranger os requisitos de todas as outras normas. 6 ( F ) O SGI não vai reduzir a documentação e os registros pois os processos continuarão acontecendo como anteriormente. 7 ( V ) Um único plano de emergência para cada situação como: explosão, derrame, incêndio etc. pode cobrir os requisitos de planos de emergência das diversas normas.
Fim do módulo 3 Fim