Grifon Alerta Manual do Usuário
Sumário Sobre a Grifon Brasil... 4 Recortes eletrônicos... 4 Grifon Alerta Cliente... 4 Visão Geral... 4 Instalação... 5 Pré-requisitos... 5 Passo a passo para a instalação... 5 Executando a instalação... 6 Instalando/atualizando o Java... 7 Definindo local de instalação... 12 Abrindo o aplicativo... 15 Configurando o aplicativo... 16 1 Autenticando usuário... 16 2 Configurações Adicionais... 16 3 Configurações Proxy... 16 4 Configurações de e-mail... 16 5 - Definindo senha para o aplicativo... 17 Atualizando o Griffon Alerta... 17 Utilizando a aplicação... 18 Ícone na área de notificação... 18 Funções ao clicar com botão direito sobre o ícone... 18 Alerta ao sincronizar/receber mensagens... 18 Tela principal... 19 1 - Abas de organização dos processos... 19 1A - Aba: Filtro data... 19 1B - Aba: Filtro Avançado... 20 Botões da tela principal... 20 2 - Gerar Boletim Diário... 20 3 - Cadastro de processos... 21 4 - Sincronizar Publicações... 21 5 - Status Processamento... 22 Painel superior... 22 Área do usuário... 22 Manual do usuário 2 Grifon Alerta
Calendário... 23 Área de notificação... 23 Botão Enviar... 23 Botão Abrir... 23 Filtro Recortes... 23 Área de visualização... 23 Lendo processos em tela separada... 24 Enviar por e-mail... 24 Boletos... 25 Enviar Logs... 25 Manual do usuário 3 Grifon Alerta
Sobre a Grifon Brasil A Grifon Brasil é uma empresa especializada na captação, leitura e envio de recortes eletrônicos de Diários Oficiais e tem como cliente alvo e preferencial os órgãos públicos. É líder de mercado nesse segmento e não por acaso. Diversos fatores contribuem para isso, dentre eles a característica de ser a única empresa que lê não apenas o caderno do Poder Judiciário, mas todos os demais cadernos relativos ao Poder Legislativo e ao Poder Executivo, inclusive dos Tribunais de Contas. Atualmente a empresa atua nos Estados de São Paulo, Minas Gerais, Paraná e Rio de Janeiro, devendo paulatinamente, se estender aos demais Estados da federação, a começar pela Bahia e Rio Grande do Sul. Contato: (11) 3186-8100, grifon@grifon.com.br ou www.grifon.com.br (chat online) Recortes eletrônicos O sistema adotado para encaminhamento dos recortes parte do pressuposto da garantia da pontualidade e da entrega das publicações e tem respeito, por consequência, à própria credibilidade do serviço. Por isso o aplicativo Grifon Alerta avisa ao cliente, de tempos em tempos e em intervalos que podem ser programados, que há mensagens oriundas da Grifon Brasil em sua caixa postal, além de providenciar que esse conteúdo permaneça no servidor da empresa para posterior verificação, caso seja necessário. Grifon Alerta Cliente Visão Geral Trata-se de um aplicativo stand alone multiplataforma escrito em Java que opera nos principais sistemas operacionais. Tem o objetivo de ser uma ferramenta complementar para alertar o usuário sobre a chegada de mensagens contendo os boletins com as publicações capturadas dos Diários Oficiais (estaduais e da União). O Grifon Alerta deve estar conectado à internet para baixar os recortes. Para isso, foi desenvolvida uma nova tecnologia que dividiu o processo em duas etapas: Download de todos os cabeçalhos Download das mensagens conforme a necessidade Manual do usuário 4 Grifon Alerta
Instalação Pré-requisitos É necessário ter instalado em seu computador o software Java, no mínimo na versão 1.6. Caso não o tenha, faça o download pelo site: http://java.com/pt_br/download. Especificações mínimas de hardware: Processador: 1 GHz (gigahertz) ou superior; Memoria RAM: 1 GB (gigabyte) ou superior; Espaço no disco rígido: 2 GB para o sistema ou superior; Sistemas operacionais: o Windows XP ou superior; o Linux kernel 3.0 ou superior interface gráfica com suporte a tray system instalada; o Família Mac OS X 10 ou superior; Java Virtual Machine: JRE 6 ou superior; Acesso administrador no sistema: é aconselhável, mas não obrigatório, acesso de Administrador no sistema operacional. Passo a passo para a instalação Faça o download do instalador no site http://enc.grifon.com.br/fb, de acordo com o seu sistema operacional. Manual do usuário 5 Grifon Alerta
Executando a instalação Após ter feito o Download ou ter clicado em Executar diretamente, uma tela de alerta como a apresentada abaixo deve aparecer. Deve-se clicar em Executar para que prossiga a instalação. (Obs. Algumas variações de alerta poderão ser encontradas, porém as orientações servem como base para todos os sistemas operacionais baseados em Windows) Ao executar o instalador, pode ocorrer uma falha semelhante a esta: Isso significa que você não possui o Java instalado ou que o Java está desatualizado. Ao clicar em OK, uma janela de internet será aberta direcionando-o para o site de download do Java, a partir do qual poderá dar-se sequência à instalação, conforme as telas a seguir: Manual do usuário 6 Grifon Alerta
Instalando/atualizando o Java Manual do usuário 7 Grifon Alerta
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Após adequar-se aos pré-requisitos, a instalação prosseguirá. Telas da instalação apresentarão informações sobre o aplicativo e suas funcionalidades. A cada nova versão, haverá uma breve descrição das correções e novas funções. Manual do usuário 11 Grifon Alerta
Em seguida, o usuário deve aceitar ou não os termos do Acordo de Licença de Uso do aplicativo, contendo as obrigações da empresa e responsabilidades com relação às informações fornecidas pelo aplicativo, além de direitos de uso. Definindo local de instalação Nesta etapa, define-se o local onde os arquivos do aplicativo ficarão armazenados e, caso deseje, poderá ser selecionado um local diferente do padrão. Manual do usuário 12 Grifon Alerta
Ao pressionar o botão Próximo um alerta confirma o diretório onde o aplicativo e seus arquivos serão instalados. Caso queira refazer o direcionamento, clique em Cancelar e selecione um novo local na tela anterior. Em seguida os arquivos de instalação serão copiados para o diretório da aplicação escolhido. Barras de progresso apresentarão o andamento da instalação. Ao final, o botão Próximo será ativado, possibilitando passar à próxima etapa: a criação de atalhos para que o usuário possa abrir o aplicativo quando desejar. O programa de instalação possibilita ainda configurar os atalhos que serão criados pelo sistema, como no Menu Iniciar e na Área de Trabalho. Manual do usuário 13 Grifon Alerta
Feito isso, a aplicação estará completamente instalada e abrirá, por definição, sempre que o computador for inicializado. Após concluída instalação, deve-se abrir o aplicativo por meio de um dos atalhos. A desinstalação, caso necessário, também é possível, por meio do programa desinstalador instalado no diretório do Grifon Alerta, que pode também ser acessado pelo Menu Iniciar. Manual do usuário 14 Grifon Alerta
Abrindo o aplicativo Uma pasta no Menu de Programas (do Menu Iniciar) estará criada tanto para abrir o aplicativo, quanto para o Desinstalador. Caso a opção tenha sido selecionada no momento da instalação, poderá haver um atalho também no Desktop. Na primeira execução do aplicativo, serão solicitadas algumas configurações, como usuário e senha. Manual do usuário 15 Grifon Alerta
Configurando o aplicativo 1 2 3 4 5 1 Autenticando usuário Deve-se utilizar o usuário e senha Grifon, que pode ser solicitado a nosso atendimento: (11) 3186-8100. O botão Validar tem a função de conferir e validar a combinação usuário e senha. 2 Configurações Adicionais Configuração do local onde ficarão armazenados os recortes; Intervalo em minutos entre as verificações de novos recortes disponíveis. Tempo em segundos para marcar as mensagens como lidas após primeiro acesso. 3 Configurações Proxy Caso exista proxy em sua rede, é possível configurar o servidor para que esteja autenticado. 4 Configurações de e-mail Ao marcar a opção Configurar email proprietário o usuário pode inserir informações de um servidor de emails alternativo, para que as mensagens sejam encaminhas por e-mail. Manual do usuário 16 Grifon Alerta
5 - Definindo senha para o aplicativo Ao definir uma senha nas configurações de segurança, a seguinte tela aparecerá cada vez que a aplicação for iniciada, solicitando a senha. Atualizando o Griffon Alerta Dentre as funcionalidades do aplicativo, existe a constante verificação e notificação de novas versões, que trarão correções e melhorias no sistema. Uma mensagem perguntará ao usuário se ele deseja instalar a atualização ou não. (Obs. O usuário poderá ignorar a instalação clicando em Não ) É altamente recomendável que o aplicativo seja mantido sempre atualizado. A tela de atualização segue abaixo: Deve-se clicar em Iniciar e aguardar o término do Download. Quando as barras de progresso estiverem preenchidas, será possível clicar em Instalar e dar continuidade ao processo. Manual do usuário 17 Grifon Alerta
Utilizando a aplicação Ícone na área de notificação Funções ao clicar com botão direito sobre o ícone Ao clicar com o botão direito do mouse no ícone da Área de Notificação, um menu de opções é apresentado. Esse é um menu de acesso rápido a algumas funções importantes do aplicativo. A opção para fechar a aplicação está neste menu ( Sair ). A seguir segue uma breve descrição das funções desse menu: Abrir Abre a tela principal do aplicativo Sincronizar Vide Sincronizar Publicações - Erro! Indicador não definido. Preferência Abre a tela de configurações de usuário vide Configurando o aplicativo - Erro! Indicador não definido. Boletos Vide Boletos - Erro! Indicador não definido. Atualizar Vide Atualizando o Griffon Alerta - Erro! Indicador não definido. Enviar Logs Vide Enviar Logs - Erro! Indicador não definido. Alerta ao sincronizar/receber mensagens Uma mensagem de alerta informando a quantidade de recortes baixados é apresentada sempre que ocorre a sincronização com a base de dados Grifon. Manual do usuário 18 Grifon Alerta
Tela principal Na tela principal do aplicativo estão localizadas as principais funções, descritas a seguir: 2 3 4 5 1 7 8 9 1 6 1 - Abas de organização dos processos 1A - Aba: Filtro data Área utilizada para organizar os processos de acordo com a data de publicação, sendo possível exibir processos de apenas uma determinada data de forma simples e rápida. A organização baseia-se em 3 níveis: Ano > Mês > Dia Manual do usuário 19 Grifon Alerta
1B - Aba: Filtro Avançado Área que permite um filtro aprimorado das informações desejadas. O único campo obrigatório a ser preenchido é a data, que por padrão vem preenchida com a data do dia atual, podendo ser alterada de acordo com o desejado. Os demais campos são opcionais e podem permanecer vazios. Quanto mais informações, mais acurado será o resultado obtido na tela principal. Botões da tela principal 2 - Gerar Boletim Diário O botão acima abre uma nova janela, contendo todas as informações recebidas no dia. Os 3 ícones na lateral esquerda permitem as seguintes funções, respectivamente: Envio por email Salvar como (PDF ou Word). Impressão Manual do usuário 20 Grifon Alerta
3 - Cadastro de processos Permite o cadastro de processos, edição e leitura das informações de cada número de processo. 4 - Sincronizar Publicações Funcionalidade que permite baixar informações antigas não obtidas durante a sincronização convencional. (Obs. Não permite sincronização superior a 30 dias) Manual do usuário 21 Grifon Alerta
5 - Status Processamento Exibe uma janela contendo o andamento dos trabalhos com cada caderno relacionado ao módulo contratado da Grifon. É baseado na data de publicação de cada um dos cadernos do contrato. Painel superior Área do usuário Tela que exibe informações do usuário, com dados de endereço, e-mail, nome, telefone e demais dados. Permite que o usuário forneça um feedback com seus dados atualizados. Obs. Usuários com permissão máster tem acesso a lista de todos os e-mails cadastrados como contato de sua entidade. Manual do usuário 22 Grifon Alerta
Calendário Área em desenvolvimento. Será responsável por atualizar compromissos do cliente e datas e prazos obtidos por intermédio do processamento. Área de notificação Área responsável por conter notificações importantes ao usuário, como status do contrato, quantidade de boletins baixados no último dia, entre outros alertas a serem definidos. Botão Enviar Responsável por enviar por e-mail os registros localizados pela busca ou marcados na caixa de seleção a esquerda na listagem de processos. Botão Abrir Abre em uma janela os processos obtidos pela busca ou marcados na caixa de seleção de forma agrupada permitindo a utilização das funções dos ícones Enviar por e-mail, Salvar como e Imprimir. Filtro Recortes, respectivamente Possui 2 estados, ligado (cor verde) e desligado (cor vermelha). Tem as seguintes funções: Ligado (cor verde): Filtra a listagem de processos com itens baixados no dia. Desligado (cor vermelha): Limpa a filtragem, permanecendo a seleção na aba de datas. Área de visualização Exibe o conteúdo do registro selecionado na listagem de processos. Registros de um mesmo processo são agrupados de modo a facilitar a visualização do andamento de um processo e todas as suas ocorrências. (Obs. Também possui as funcionalidades com ícones a direita: Enviar por e-mail, Salvar como e Imprimir ), respectivamente Manual do usuário 23 Grifon Alerta
Lendo processos em tela separada Ao dar um duplo clique em algum dos itens da listagem de processos, uma tela separada será aberta, ampliando a leitura e separando das demais funções da tela principal. Registros de um mesmo processo são agrupados de modo a facilitar a visualização do andamento de um processo e todas as suas ocorrências. (Obs. Também possui as funcionalidades com ícones a direita: Enviar por e-mail, Salvar como e Imprimir ), respectivamente Enviar por e-mail Funcionalidade que permite enviar um ou mais processos para um ou diversos e-mails. *Ao inserir um e-mail ele será gravado na memória do aplicativo e será retornado na próxima vez que fizer o uso dessa funcionalidade, otimizando esse tipo de operação. Manual do usuário 24 Grifon Alerta
Após clicar o botão Enviar, um aviso avisará sobre o sucesso no encaminhamento das mensagens. Boletos Listagem da situação financeira do contrato, boletos pagos, em aberto e atrasados. Possibilita a impressão de boleto com data atualizada. Enviar Logs Esta funcionalidade permite que o usuário comunique falhas no uso do aplicativo. Uma mensagem descrevendo o problema deve ser enviada e o suporte entrará em contato para solucioná-lo. Manual do usuário 25 Grifon Alerta