Principais Desafios na Implementação de Escritórios de Programas e Projetos (PMO) 3º. Seminário de Gerenciamento de Projetos PMI-GO José Carlos Gomes Torquato, PMP
genda Conceitos de PMO Tipos e Funções Estratégia de Implementação Principais Desafios Lições Aprendidas
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onceitos de PMO O que é um PMO? PMO significa Project Management Office ou Program Management Office e é, segundo o PMI, uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio.
onceitos de PMO Existe um certo consenso em relação ao nome Project Management Office no entanto, não existe em relação ao seu real valor.
onceitos de PMO VALOR Lat. valore o que uma coisa vale; preço; importância; qualidade inerente a um bem ou serviço que traduz o seu grau de utilidade.
onceitos de PMO Em que um PMO poderia ser útil para minha organização? Alinhar projetos com os objetivos do negócio? Proporcionar uma visão integrada do portfolio de programas e projetos da organização? Medir alcance de resultados? Melhorar o desempenho dos Projetos? Estabelecer padrões metodológicos para toda organização? Reduzir o nível de incerteza e riscos? Otimizar o uso dos recursos disponíveis? Melhorar a comunicação interna e o compartilhamento de conhecimentos?
onceitos de PMO PMOs refletem a maturidade organizacional em gerenciamento de projetos e assim como não existem duas organizações idênticas, não existirão dois PMOs iguais. Suas atribuições, portanto, variam em função dos objetivos que motivaram sua criação...
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ipos de PMO Casey e Peck sugeriram a seguinte analogia para suporte a compreensão dos tipos de PMO: Weather Station Control Tower Resource Pool
ipos de PMO Principais Características - Linguagem única - Metodologia e ferramentas - Padronização na interpretação de indicadores Weather Station - Reportes de desempenho e análise de riscos - Base histórica de projetos - Não existe influência do PMO nos projetos - Foco: Visibilidade
ipos de PMO Principais Características - Gerenciamento de Múltiplos Projetos -Treinamento hand-on - Suporte e Mentoria Control Tower - Análise de Interdependências - Orientação e Controle de Tráfego - Radar Operacional: Progresso, Problemas, Riscos, Mudanças - Média influência do PMO nos projetos - Foco: Direção e Controle
ipos de PMO Principais Características - Nível Corporativo - Compartilhamento de Recursos - Desenvolvimento profissional Resource Pool - Centro de Competências - Promove alinhamento estratégico - Gerenciamento de portfólio e programas - Forte influência do PMO nos projetos - Foco: Recursos e Resultados
rupo de Funções Recente estudo do PMI envolvendo 500 PMOs identificou e classificou 5 grupos independentes de funções: I. Desenvolvimento de Competências e Metodologias II. Monitoramento e Controle de Indicadores de Desempenho III. Gerenciamento de Múltiplos Projetos IV. Gerenciamento Estratégico V. Aprendizagem Organizacional
rupo de Funções I. Desenvolvimento de Competências e Metodologias - Desenvolver e implementar padrões - Promover o GP na organização - Conduzir treinamentos e capacitações - Prover suporte e mentoria - Propor e manter ferramentas de apoio (TI)
rupo de Funções II. Monitoramento e Controle de Indicadores de Desempenho - Monitorar indicadores de desempenho (FF) - Operar soluções EPMS (Enterprise project Management system) - Reportar status do projeto para alta direção - Desenvolver e manter project scoreboard
rupo de Funções III.Gerenciamento de Múltiplos Projetos - Identificar, selecionar e priorizar novos projetos - Gerenciar programas e seus benefícios - Conduzir análise de interdependências - Promover o alinhamento de produtos - Coordenar recursos intra-projetos
rupo de Funções IV. Gerenciamento Estratégico - Prover o alinhamento estratégico dos projetos - Monitorar indicadores de resultado - Definir e balancear portfólios - Desenvolver estudos de viabilidade (business case) - Participar do plano estratégico da organização
rupo de Funções - Gerenciar a memória organizacional (histórico de projetos) V. Aprendizagem Organizacional - Conduzir auditorias em projetos - Conduzir revisões de avaliação post-project - Implementar, gerenciar e compartilhar a base de lições aprendidas (gestão do conhecimento) - Implementar e gerenciar a base de dados de riscos
osicionamento na Estrutura Organizacional Organização PMO Projeto xyz Marketing Informática Financeiro Engenharia PMO PMO Equipe 1 Equipe 2 Equipe 3 Projetos Operações PMO posicionados no topo da organização são freqüentemente responsáveis pela função estratégica e pelo estabelecimento de padrões em GP.
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stratégia de Implementação Por onde começar?
ábrica de Testes Conceitos de Qualidade de Software ábrica de Testes Conceitos de Qualidade de Software esafios na Implementação de PMOs stratégia de Implementação
stratégia de Implementação. Definir a Finalidade do PMO - Qual a organização alvo? - Qual o problema a ser resolvido? - Qual a oportunidade a ser explorada? - Quais objetivos e metas a alcançar? - Como medir o alcance desses objetivos?
stratégia de Implementação. Analisar a maturidade da organização alvo em GP (análise situacional) - Quais são os principais stakeholders? - O que temos em termos de normas, padrões, processos, pessoas, tecnologia, conhecimentos adquirido? -Que gaps deverão ser cobertos? - Analisar viabilidade e sponsorship.
stratégia de Implementação. Definir Portfólio de Programas e Projetos - Que projetos serão alvo do PMO? - Existem projetos interdependentes que deverão ser gerenciados de forma integrada (programas)? - Quais os critérios de seleção de Projetos/Programas?
stratégia de Implementação. Estruturar PMO e Modelo de Operação - Que funções/serviços serão providos? - Onde o PMO deverá ser posicionado? - Será uma unidade formal na estrutura organizacional? Qual sua relação com as demais unidades? - Qual a estrutura do PMO, staff e recursos? - Que processos padrões, métodos, ferramentas e sistemas deverão estar disponíveis?
stratégia de Implementação. Lançar PMO - Adquirir/Disponibilizar métodos, padrões e ferramentas. - Integrar EPMS a processos corporativos. - Padronizar documentação dos projetos. - Migrar projetos para sistema. - Capacitar grupo de usuários (líderes, gestores, equipe, direção) - Lançar PMO.
stratégia de Implementação. Desenvolver ações de change management - Executar operação assistida. - Desenvolver ações de comunicação. - Gerenciar expectativas das partes interessadas.
acro cronograma de Implantação Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês Mês 12 Definir a Finalidade Analisar Maturidade Definir Portfólio de Projetos Estruturar PMO e Modelo de Operação Lançar PMO Desenvolver ações de Change Management Operação Implantação Operação
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rincipais Desafios Razões para não implementar um PMO: Estimula a burocracia Gera custos desnecessários (caro e inútil) Não é possível provar incremento na taxa de sucesso dos projetos Retorno demorado do investimento Gera conflitos com os gerentes de projetos Tira o foco dos objetivos dos projetos Pode servir como multiplicador de erros Estimula disputas por poder
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ições Aprendidas ) Identifique o propósito do PMO, e que este esteja claramente alinhado com as necessidades da organização e compatível com seu nível de maturidade: Proposta de Valor = Pressão Externa + Insatisfação Interna + Projeto Viável
ições Aprendidas ) Conduza a implementação como um projeto: - Gerenciamento de stakeholders - Ações de change management - Staff capacitado e experiente (poucos e bons) -Local físico (war room) - Metodologia de GP simples (paperless) -EPMSweb-based integrado ao dia-a-dia: > conceito de mesa de trabalho > notificações via email > visão de indicadores de desempenho > sinalizadores gráficos
ições Aprendidas ) O PMO será alvo de severas críticas internas - produz pouco - evidencia defeitos e não qualidades - engenheiro de obras prontas portanto... - Estabeleça quick wins - pense grande começa pequeno (foco em projetos prioritários) - foco no problema e não nas pessoas - Não subestime aspectos políticos
ições Aprendidas ) Correções de rumo certamente serão necessárias a médio prazo. Assim como determinação e resiliência serão importantes... capacidade de adaptação e flexibilidade também fazem parte do vocabulário dos responsáveis por essa empreitada.
erguntas e Respostas Jose Carlos Gomes Torquato, PMP Diretor torquato@plano.inf.br SRTVS Qd. 701, Ed. Multiempresarial, Salas 642/644 Brasília, Distrito Federal, 70040-020 Telefone: +55 61 3964-9404 contato@plano.inf.br http://www.plano.inf.br