Workshop 2011 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Prof. Mércio Rosa Júnior PRODUÇÃO 02 e 03 de Fevereiro de 2011 Agência Nacional de Transportes Aquaviários
O MAPA ESTRATÉGICO ANTAQ 2 Missão Assegurar à sociedade a adequada prestação de serviços de transporte aquaviário e de exploração da infraestrutura portuária e hidroviária, garantindo condições de competitividade e harmonizando os interesses público e privado. Visão Ser reconhecida por seu papel relevante na logística e eficiência do transporte, como indutora do desenvolvimento econômico e social e considerada por seus servidores a melhor agência reguladora para se trabalhar. Resultados para a Sociedade R1 - Garantir a efetividade das atividades de regulação R2 - Promover o desenvolvimento do setor regulado com sustentabilidade R3 - Fortalecer o relacionamento e imagem da ANTAQ com a Sociedade Finanças R4 Ser referência na Produção e Divulgação de Informações Processos Internos P1 Aperfeiçoar os marcos regulatórios P2 - Garantir a eficiência e eficácia das ações de Fiscalização P3 Reestruturar a atuação na área Ambiental F1 - Garantir Eficiência e Eficácia no Planejamento e na Aplicação dos Recursos P4 Fortalecer mecanismos de gestão e decisão P5 - Aumentar a Agilidade e Produtividade dos Processos Internos P6 - Assegurar a integridade, segurança e disponibilidade das informações F2 - Buscar Autonomia Financeira e Orçamentária Aprendizado e Crescimento A1 Modernizar as praticas de gestão de pessoas A2 - Aprimorar a Integração e Comunicação Interna A3 - Aumentar o Conhecimento sobre o mercado regulado A4 Promover Capacitação Gerencial e Técnica A5 Aprimorar Clima Organizacional A6 Garantir Infraestrutura tecnológica adequada Valores Excelência Técnica - Espírito de Equipe - Comprometimento - Proatividade - Transparência - Responsabilidade Social - Imparcialidade
ELEMENTOS DO PLANO ESTRATÉGICO E DA GESTÃO DOS RESULTADOS 3 OBJETIVO ESTRATÉGICO Indicador(es) Meta(s) SITUAÇÃO ATUAL PROJETOS SITUAÇÃO DESEJADA
ESPECIFICAÇÃO DOS PROJETOS: Visão Geral do Projeto 4 Objetivo: Projeto: Responsável pelo Projeto: Prazo: Custo Total: / / a / / Situação Atual Principais Atividades Situação Desejada
ESPECIFICAÇÃO DOS PROJETOS: Detalhamento das Atividades 5 Objetivo: Projeto: Responsável pelo Projeto: Prazo: Custo Total: / / a / / Atividade Responsável Equipe Início Prazo Fim Produto da Atividade Custo Estimado
ESPECIFICAÇÃO DOS PROJETOS: Controle das Atividades Críticas 6 Objetivo: Projeto: Atividade: Responsável Pela Atividade: Itens do Projeto / Atividade Principais Definições Gerenciamento da Qualidade Gerenciamento de Pessoas Gerenciamento das Informações / Comunicação Gerenciamento dos Riscos e Planejamento de Contingência Gerenciamento das Aquisições Como a Qualidade da Atividade e de seus Produtos será avaliada? Como será estruturada a equipe? Há necessidade de algum treinamento para a realização da Atividade? Será necessário comunicar os resultados da Atividade? Para quem? Como? Há algum risco relacionado à realização da Atividade? Como eliminar ou reduzir o risco? Para a realização da Atividade será necessária a contratação de algum serviço ou insumo significativo? Qual será o custo? Como será o processo de aquisição?
DEFINIÇÃO DOS INDICADORES DE DESEMPENHO 7 O cuidado na especificação de indicadores é fundamental para se obter resultados confiáveis e assegurar sua correta utilização pela organização. O indicador deve refletir uma característica do processo ou produto que se deseja avaliar permanentemente, além de estar relacionado com alguma meta de determinado nível da organização. É desejável que ao se definir um indicador, ele seja especificado através de atributos padronizados para toda a organização.
DEFINIÇÃO DOS INDICADORES DE DESEMPENHO Exemplos de Atributos 8 Atributo do Indicador Título do indicador Abreviatura Unidade de medida Periodicidade Revisão Tipo-chave Base de dados Definição / Fórmula Meta Referenciais de comparação Fonte Público alvo Responsável Descrição / significado do atributo do indicador Permite a identificação de sua aplicação e de qual característica do processo ou produto que ele representa; Sigla ou título simplificado do indicador; Por exemplo, %, kg, R$, minutos etc. Freqüência da disponibilização dos dados ou resultados. Data da última atualização do indicador; Classificação de acordo com os grupos de indicadores; Local de armazenamento dos dados ou resultados; Método de cálculo do indicador; Meta à qual o indicador está associado; Por exemplo, melhor concorrente, média do mercado, referencial de excelência; Fonte dos dados ou resultados; Pessoas ou órgãos que utilizam os dados ou resultados; Pessoa ou órgão responsável pela atualização do indicador. Fonte: Adaptado de TAKASHINA, N. Tadachi. Indicadores de qualidade e do desempenho: como estabelecer metas e medir resultados. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1996.
DIFICULDADES TÍPICAS NA DEFINIÇÃO DOS INDICADORES 9 Disponibilidade de dados. Indicadores não comunicam claramente os objetivos. Indicadores em excesso. Desacordo em relação aos indicadores.
FINALIDADES DAS METAS 10 Estabelecer e comunicar o nível esperado de desempenho à organização. Possibilitar que as pessoas compreendam qual é a contribuição de cada uma para a estratégia geral da organização. Concentrar as atenções da organização em melhorias. Determinar o grau de esforço necessário para se atingir o objetivo estratégico.
BASES PARA O ESTABELECIMENTO DE METAS 11 Bases para o estabelecimento de metas Indicador 2011 Meta Longo prazo (2015) Derivada de uma meta Global Taxa de desemprego 8% 5% Benchmark Tempo de resposta da central de atendimento 90% em 90 seg. 90% em 60 seg. Melhoria incremental baseada no desempenho histórico Índice de pesquisa de clima 75% 90% Estabelecimento de uma base e definição de metas de melhoria em relação a essa base Gaps de competência S/ meta 10% de melhoria
DEFINIÇÃO DE METAS 12 Estabeleça o objetivo e a meta de longo prazo. Defina, com base nos Recursos e nos Projetos associados, as metas intermediárias. Exemplo : Aumentar o índice de operações de transporte fluvial regularizadas de 25% para 100% até 31/12/2015. Ano 2010 2011 2012 2013 2014 2015 % 21,5% 35% 50% 80% 90% 100%
DIFICULDADES NO ESTABELECIMENTO DAS METAS 13 Não há dados para se apoiar a definição da meta Questões organizacionais / grau de autonomia Possíveis efeitos futuros em forma de recompensas Metas subestimadas ou superestimadas Número excessivo de metas (indicadores) Falta de definição de prioridades Inexistência de recursos para alcance das metas
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS E INDICADORES ANTAQ Versão para Validação 14 PERSPECTIVA OBJETIVOS INDICADORES METAS RESULTADOS PARA A SOCIEDADE R1 Garantir a efetividade das atividades de regulação R2 R3 Promover o desenvolvimento do setor regulado com sustentabilidade Fortalecer o relacionamento e imagem da ANTAQ com a Sociedade PROCESSOS INTERNOS APRENDIZADO E CRESCIMENTO R4 P1 P2 P3 P4 P5 P6 A1 A2 A3 A4 A5 A6 Ser referência na Produção e Divulgação de Informações Aperfeiçoar os marcos regulatórios Garantir a eficiência e eficácia das ações de Fiscalização Reestruturar a atuação na área Ambiental Fortalecer mecanismos de gestão e decisão Aumentar a Agilidade e Produtividade dos Processos Internos Assegurar a integridade, segurança e disponibilidade das informações Modernizar as praticas de gestão de pessoas Aprimorar a Integração e Comunicação Interna Aumentar o Conhecimento sobre o mercado regulado Promover Capacitação Gerencial e Técnica da Equipe Aprimorar Clima Organizacional Garantir Infraestrutura tecnológica adequada FINANÇAS F1 F2 Garantir a Eficiência e Eficácia no Planejamento e na Aplicação dos Recursos Buscar Autonomia Financeira e Orçamentária