Universidad Lusófona /Universidad de Alcalá Ciencias Documentales: bibliografía y Documentación Gestion electrónica de documentos y acesso a la informacion Trabajo de doctorado: Problemas em torno da Gestion electrónica de documentos y acesso a la informacion Anabela Ribeiro Lisboa, Junho de 2007 1
Anabela Ribeiro Licenciatura em Historia Curso de Especialização em Ciências Documentais/Arquivo Professora convidada da Universidade Lusófona Humanidades e Tecnologias Coordenadora do Núcleo de Transferência de Suportes da Direcção-Geral de Archivos ( ex- Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo) Contacto: aribeiro@iantt.pt 2
Sumário Introducción... 4 Os diferentes complexos tecnológicos... 5 Los principales problemas em torno da Gestion electrónica de documentos y acesso a la informacion... 6 Conclusão... 8 3
Introducción O presente trabajo apresenta de uma forma sucinta alguns dos principais problemas da Gestion electrónica de documentos y acesso a la informacion, os quais assentam no fato de estarmos perante o aparecimento de novas gerações técnicas para as quais a sociedade de uma forma global não se encontrava suficientemente formada, estando actualmente a fazer um esforço para, em curto prazo, as poder assimilar e dominar, nomeadamente: Geração electrónica Sec. XX O vector da informação é o electrão. Geração optónica Anos 80 O vector da informação é uma partícula subatómica o fotão. Problema: (Fig. 1 - A fibra óptica) Os sistemas de informação continuam maioritariamente assentes em técnicas da Geração Físico-química, cujo vector da informação é a partícula molecular. A produção, manipulação e armazenamento da informação são realizados com recurso a métodos físico-químicos. Os profissionais e os cidadãos de uma forma em geral não têm formação de base em tecnologias electrónicas e por isso não estão preparados para lidar com as novas técnicas de uma forma fácil. Vide quadro abaixo referido. Outros factores que contribuem acentuadamente para este problema: A falta e morosidade da legislação Falta de recursos económicos Rápido desenvolvimento da tecnologia Evolução das mentalidades 4
Os diferentes complexos tecnológicos Complexo tecnológico Dispositivos Sistemas de aquisição de informação Tecnologias manuais Caneta Documento Impressão manual manuscrito Difusão manual (arquivo, etc.) Tecnologias mecânicas Prelo Impressão tipográfica Difusão manual ou postal Tecnologias químicas Máquina fotográfica Máquina de filmar Impressão química Difusão postal Tecnologias electrónicas Magnetofone Videogravador Computador Impressão electrónica Difusão electrónica Tecnologias ópticas Drives e suportes ópticos Computador óptico (Protótipo 1993) Impressão por laser Difusão por fibra óptica Documento escrito tipográfico Imprensa diária (biblioteca) Fotografia Filme Litografia (fototeca) (cinemateca) Documento electrónico (no limite virtual) Servidores de base de dados Redes Rádio Cadeias de T V Documento óptico (CD-ROM, etc.) Documento óptico multimédia Bases de dados em disco 5
Los principales problemas em torno da Gestion electrónica de documentos y acesso a la informacion Identificación de los principales problemas Posibles soluciones e nuevos problemas Dispersan documental Gestión documental integrada e adopção de softwares de workflow Produccion documental não normalizada Reforçar a formação de todos os profissionais em tecnologias e garantir uma correcta produção ainda que seja resultado da transformação de documentos analógicos em tradicionais. Acumulação de documentação sem controlo intelectual e/ou físico Avaliação e selecção através de implementação de softwares que efectuam estas tarefas automaticamente. Eliminação, necessita recorrer processos de corte, ou outro que não prejudique o ambiente. A eliminação é efectuada por software que garante o apagamento definitivo de forma fácil. Os profissionais tentar implementar soluções de documentos electrónicos por analogia com os documentos que resultam da geração química. Assistimos a Regulamentos de conservação arquivística onde vemos que os procedimentos para os documentos electrónicos são sensivelmente os mesmos dos documentos tradicionais. A autenticação e certificação é algo que dominamos à centenas de anos nos documentos analógicos, independentemente dos suportes. A nova realidade é uma incógnita para a maioria dos profissionais Dão-se os primeiros passos nesta aprendizagem. Definir e implementar procedimentos adequados às técnicas e tecnologias envolvidas e não por mera analogia. Obter financiamento para haver maior investimento em softwares de encriptação para garantir estes duas características fundamentais dos documentos. 6
Falta de legislação Desenvolver procedimentos que caminhem de forma a dar garantia aos legisladores e a validar-se esta tecnologia de forma a que se reveja em diplomas legislativos. Falta de espaço de armazenamento O armazenamento apesar de ser, cada vez menos, um problema ainda é um constrangimento quando queremos transformar documentos analógicos, resultado da geração química, em digitais e guardar todos os seus sinais de produção e validação. Isto porque estes ocupam um espaço elevado que também tem custos elevados, sobretudo se assumirmos a necessidade de os preservar a longo prazo. Preservação Conservação a longo prazo Obter financiamento para haver maior investimento em desenvolver rotinas de reformatação, conversão e a implementar esquemas de metainformação adequada e de foram a garantir esta componente essencial aos documentos. Obter financiamento para haver maior investimento em softwares de emulação. A segurança é muito baixa nos sistemas tradicionais quando a comparamos com a segurança electrónica. Obter financiamento para haver maior investimento em softwares e hardware de forma a implementar sistemas raid e de disaster recovery. Os serviços viviam centrados no utilizador. O acesso deixa de ser presencial e passa a remoto. Os sistemas de informação têm que se adaptar e criar novas formas de serviços remotos para potencializarem os seus produtos e serviços, uma vez que a era da globalização é de grande concorrência. O acesso remoto exige hardware, software e licenças que garantam uma boa velocidade de comunicações e não admite falhas nos sistemas. 7
A eficiência e eficácia dos sistemas tradicionais são baixas no novo contexto da sociedade de informação. Os sistemas electrónicos têm que ser imaginativos e criativos de forma a manterem o cliente satisfeito no novo contexto informacional. Formação especializada muito centrada nas tecnologias tradicionais verificar os curricula da maioria dos cursos. Investir em formação, com reforço acentuado em tecnologias electrónicas. Recursos financeiros escassos Reforçar o investimento desde a produção até à conservação, incluindo o próprio armazenamento em segurança destes novos complexos documentais. Conclusão O presente trabalho representa um síntese de alguns dos principais problemas com que nos deparamos ma Gestão de Documentos de uma forma global, mas com acentuado enfoque na Gestão electrónica de Documentos y acesso à informação. Por um lado parece apontarem-se algumas soluções mas a experiência, ainda que curta, leva-nos a um outro conjunto de problemas tão complexos como os das gerações anteriores. Neste sentido, saliento a necessidade imperiosa de formação para os cidadãos de uma forma global e em especifico para os profissionais. Isto só será possível através de reforços financeiros acentuados de forma a facilitar e desenvolver estas aprendizagens e assim obtermos novas competências para nos mantermos integrados e com capacidade de potenciar todo o desenvolvimento tecnológico disponível. 8