OS ARQUIVOS NO EXÉRCITO: IMPORTÂNCIA E FUNCIONAMENTO

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1 OS ARQUIVOS NO EXÉRCITO: IMPORTÂNCIA E FUNCIONAMENTO Ten AdMil Horácio José Portela Ferreira 1Sarg PesSec Jorge Filipe Santos Pereira 1. Introdução Os arquivos são uma inesgotável e insubstituível fonte de informação para descobrirmos o passado, compreendermos o presente e anteciparmos o futuro. Mas para além desta missão vital, os arquivos são igualmente obrigatórios no apoio à administração e à missão das organizações e das pessoas. Os arquivos são transversais à sociedade e nessa medida corporizam um importantíssimo recurso administrativo, operacional e informativo. São ainda apenas um pilar da transparência administrativa, pois constituem prova e testemunho da atividade da administração. Em qualquer organização, a implementação do arquivo constitui-se como um passo decisivo para o seu bom funcionamento, para a eficiência organizacional e para a preservação do seu património e história. Na realidade atual das organizações, a gestão documental representa um papel fundamental para que exista uma boa gestão organizacional e o Exército não é exceção. A gestão documental tem como finalidade o uso eficaz dos documentos produzidos e recebidos por uma organização, no sentido de facilitar e agilizar os procedimentos inerentes aos objetivos da própria organização. Ao longo dos anos, a documentação em suporte papel, que as organizações desenvolveram exponencialmente, criou imensas dificuldades ao acesso rápido à documentação em arquivo, tornando-a morosa e de elevados custos. A expansão do uso do suporte digital parece reunir todas as condições para as operações inerentes à gestão documental, alargada a todo o ciclo de vida dos documentos. 1

2 No entanto, é necessário ter em conta todo um conjunto de procedimentos que garantam a fiabilidade do suporte digital que permitam a preservação e a segurança da documentação. 2. Sistema de Arquivos do Exército Atualmente o Sistema de Arquivos do Exército é composto por três tipos de arquivo, organizados em função do valor dos documentos e respetiva frequência de utilização: Tipos de Arquivo 1 Arquivos do Exército Arquivo ativo ou arquivo corrente - Fase ativa Arquivos correntes das U/E/O Arquivo semi-ativo ou arquivo intermédio - Fase semi-ativa Arquivo Geral do Exército (ArqGEx) Arquivo inativo ou arquivo definitivo - Fase inativa Arquivo Histórico Militar (AHM) Os arquivos correntes das U/E/O detêm a documentação que se encontra em uso corrente ou em disponibilidade de consulta, por serem de grande interesse para a prática administrativa corrente (fase-ativa). São constituídos pelo conjunto dos arquivos em uso nas diversas áreas (secções, repartições, etc.) e do Arquivo Primário da respetiva U/E/O. O Arquivo Primário recebe a documentação proveniente dos arquivos em uso no início de cada ano, preservando-a até à sua transferência (para o ArqGex) ou eliminação. O Arquivo Geral do Exército, com a função de arquivo intermédio, detém a documentação que se encontra numa situação de transição, isto é, já não é de utilização corrente, mas continua a manter-se acessível em virtude do seu valor administrativo, legal ou fiscal (fase semi-ativa). É este arquivo que recebe e incorpora a documentação proveniente das U/E/O. O Arquivo Histórico Militar, com a função de arquivo definitivo, detém a documentação que perdeu o caráter administrativo, adquirindo valor informativo e histórico, o que o torna de conservação permanente (fase inativa). Todo este Sistema de Arquivos é regulado pela Portaria n.º 272/2000, de 22 de Maio, onde consta o Regulamento de Conservação Arquivística do Exército (RCAE). Anexo a este regulamento está uma tabela de seleção através da qual são atribuídos prazos mínimos de conservação à documentação (em função do seu valor), assim como o seu destino final findos estes prazos (conservação ou eliminação). 1 Picado, Carla Antunes (2002). Organização e Técnicas de Arquivo. Instituto de Emprego e Formação Profissional. 2

3 O Decreto-Lei n.º 103/2012, de 16 de Maio, veio introduzir alterações significativas na estrutura Arquivística Nacional, é criada a Direcção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), à qual passa a pertencer o Arquivo Nacional da Torre do Tombo (ANTT). O ANTT assume-se como a entidade máxima a nível nacional no que diz respeito à Arquivística, qualquer necessidade de alteração à tabela de seleção do RCAE tem de obter aprovação daquele organismo. 3. Circuito documental do Exército No Exército, o circuito documental é assegurado pelas remessas de documentos dos arquivos primários para o arquivo intermédio, e deste para o arquivo definitivo, regulado pelas normas gerais da administração Pública e pelas normas específicas do Exército. As remessas de documentos dos arquivos primários das U/E/O para o Arquivo Geral do Exército e deste para o Arquivo Histórico Militar, permitem racionalizar os espaços e a utilização dos arquivos do Exército e manter em funcionamento os circuitos documentais, com vista à conservação da documentação de valor histórico e informativo. Compete a cada U/E/O do Exército, através da Comissão de Análise da Documentação (CAD) criada para esse efeito, elaborar no início de cada ano uma proposta de eliminação de documentos (com base na tabela de seleção do RCAE) que envia para a Comissão de Classificação de Documentos (CCD) para ratificação dos seus destinos. Desta proposta devem constar os documentos que decorrido o prazo de conservação administrativa, tenham deixado de ter utilização corrente mas que possam ser utilizados ocasionalmente em virtude do seu interesse administrativo. A Comissão de Classificação de Documentos (constituída por dois elementos do ArqGEx e um do AHM) coordena o funcionamento do sistema de arquivos do Exército através das operações de avaliação e seleção de 3

4 documentos. Após receber as propostas de eliminação de documentos das CAD das U/E/O, a CCD procede à avaliação da documentação, determinando o valor administrativo (primário) e/ou histórico (secundário) com o objetivo de fixar o destino final da documentação (eliminação ou transferência). Em seguida, a CCD comunica às CAD das U/E/O qual a documentação que devem eliminar e qual a que devem transferir para o ArqGex. Posteriormente, quando esses documentos adquirem valor secundário traduzido no seu interesse histórico, ou seja, cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, são finalmente remetidos pelo Arquivo Geral do Exército para o Arquivo Histórico Militar. 4. Arquivo digital: o novo paradigma A explosão documental das últimas décadas tem levado a uma cada vez maior procura de soluções adequadas para dois grandes problemas: a escassez de espaço para armazenar tanta documentação; a necessidade cada vez maior de partilha da informação, que permita uma tomada de decisões rápidas. Nos nossos dias a evolução dos suportes de informação faz coexistir papel, suporte digital, filmes, suportes magnéticos, vídeo, disco, etc. É no sentido de procurar gerir a explosão documental que surge a gestão eletrónica dos documentos que tem as seguintes funções principais: entrada, tratamento, armazenamento e acesso aos documentos. Como benefícios da Gestão Eletrónica dos Documentos são apontados vários: melhoria no acesso à informação dentro da organização, informação sempre acessível e a vários utilizadores simultaneamente, gestão do ciclo de vida dos documentos em toda a organização, redução da circulação da informação em suporte papel, rentabilização do espaço físico, maior eficácia e eficiência da consulta; redução de custos, gestão do ciclo de vida dos documentos, controlo das versões e acesso, sem esquecer as questões relacionadas com a integridade e segurança da informação, integração no ambiente de trabalho dos utilizadores e na intranet e outros mais. 4

5 Mas a Gestão Eletrónica dos Documentos e o próprio Arquivo Digital acarretam alguns riscos que devem ser acautelados. Por um lado a obsolescência tecnológica que a cada cinco anos (prazos de retrocompatibilidade) deve ser alvo de análise e se necessário atualizar o tipo de suporte utilizado, de modo a assegurar a fiabilidade da informação. Por outro lado, se na preservação tradicional a preocupação passa pela preservação do suporte físico na preservação digital o enfoque é que a informação se mantenha acessível e autêntica ao longo do tempo. 5. Conclusões Através do seu sistema de arquivos, o Exército guarda na sua posse um tesouro e uma memória de si próprio, um património que liga as gerações que o serviram preservando os sinais de milhões de homens que a ele se ligaram durante os últimos séculos. Num momento em que o Exército se encontra em pleno processo de implementação do seu programa de Gestão Documental (SGD-E), é sempre importante salientar a sua importância e impacto sobre o futuro da documentação do Exército. Pretende-se com esta nova ferramenta uma gestão eficaz dos fluxos de informação, melhoria no desempenho organizacional, redução dos custos operacionais e a desmaterialização dos circuitos de informação. No entanto, é necessário salvaguardar que o suporte digital não se tornará um desastre para a preservação da memória do Exército, acautelando eventuais dificuldades na transição do suporte documental e suas 5

6 especificidades, garantindo assim o funcionamento do presente, a projeção do futuro e posteriormente a memória do passado. 6. Referências bibliográficas. Balcky, F. L. (2011). O Arquivo na Era Digital. Dissertação de Mestrado publicada. Universidade Nova de Lisboa, Lisboa. Estado-Maior do Exército. (2005). Manual dos Arquivos do Exército. Arquivo Histórico Militar, Lisboa. Freitas, C. V. (s.d.). Garantir a autenticidade e o acesso continuado à informação digital: os desafios da preservação digital em Arquivos. Arquivo Municipal, Ponte de Lima. Ministérios da Defesa Nacional e Cultura. (2000). Portaria 272/2000 de 22 de Maio. Diário da República, I Série-B, nº de Maio de Picado, C. A. (2002). Organização e Técnicas de Arquivo. Instituto de Emprego e Formação Profissional. Pinto, M. M. G. A. (s.d.). O novo Paradigma da Arquivística: Um Estudo de Caso. Arquivo Municipal, Vila do Conde. Presidência do Concelho de Ministros. (2012). Decreto-Lei nº103/2012 de 16 de Maio. Diário da República, I Série, nº95 16 de Maio de