LEGISLAÇÃO / DOCUMENTOS TÉCNICOS

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1 LEGISLAÇÃO / DOCUMENTOS TÉCNICOS LEGISLAÇÃO: Decreto-lei n.º 447/88, de 10 de dezembro Regulamentação da pré-arquivagen de documentação; Decreto-lei n.º 10/91, de 29 de abril Lei da proteção de dados pessoais; Decreto-lei n.º 121/92, de 02 de julho Determina os princípios para a gestão de documentos relativamente a recursos humanos, financeiros e patrimoniais dos serviços da administração direta e indireta do estado; Decreto-lei n.º 16/93, de 23 de janeiro - Estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico, excluindo os arquivos audiovisuais; Lei n.º 14/94, de 11 de maio Alteração por Retificação do Decreto-lei n.º 16/93; Decreto-lei n.º 47/2004, de 03 de março Regime geral de incorporações nos arquivos públicos, segundo a classificação constante do artigo 9.º do Decreto-lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro; Decreto-lei n.º 46/2007, de 24 de agosto Regulamenta o acesso aos documentos administrativos e a reutilização dos documentos administrativos; Lei n.º 107/2011, de 08 de setembro - Estabelece as bases da política e do regime de protecção e valorização do património cultural; GLOSSÁRIO DE TERMOS ARQUIVÍSTICOS Arquivo É um conjunto orgânico de documentos, qualquer que seja a sua data, forma ou suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua atividade e conservados para efeitos de gestão administrativa, de prova ou de informação. Arquivo é também uma instituição cultural ou unidade administrativa onde se recolha, conserva, trata e difunde a documentação. Arquivo corrente administrativos ou judiciais ainda não concluídos, sendo por isso de consulta frequente

2 pela entidade que os produz e/ou recebe e fundamentais ao desempenho das suas funções, competências e atribuições. Devem ser conservados junto dos serviços correspondentes. Arquivo definitivo administrativos ou judiciais já concluídos considerados como de conservação permanente em função do seu valor informativo, probatório, legal ou de investigação, Devem ser conservados em espaço destinado a Arquivo definitivo. Arquivo intermédio administrativos ou judiciais já terminados, mas consultados e utilizados casualmente, por questões de interesse administrativo, probatório ou legal. Devem ser conservados pelo serviço de Arquivo. Auto de eliminação Relação da documentação à qual não é reconhecido valor que justifique a sua conservação permanente em arquivo. O Auto de eliminação constituirá prova da documentação eliminada Ciclo de vida do documento Sucessivas fases pelas quais passam os documentos de um arquivo, desde a sua produção à sua preservação definitiva ou eliminação. Um documento de arquivo passa por três fases ou idades, a fase ativa onde existe para servir a gestão administrativa e funcional da organização, a fase semi-activa onde apenas é usado esporadicamente e a fase inativa na qual o documento pode ser eliminado ou conservado permanentemente face ao seu valor informativo, probatório, legal ou de investigação. Classificação Consiste na tarefa de agrupar hierarquicamente os documentos de um fundo em grupos ou classes, partindo dos mais gerais para os mais específicos, e de acordo com a estrutura da entidade produtora. O objetivo da classificação passa pela organização, gestão e recuperação da informação

3 Coleção É um conjunto de documentos, normalmente de uma única tipologia documental, reunidos artificialmente em função de qualquer característica comum, independentemente da sua proveniência. Documento de arquivo É um documento criado, recebido e conservado por uma organização ou pessoa a fim de provar e/ou informar acerca do cumprimento das suas obrigações legais ou da condução das suas atividades. Documento eletrónico Documento produzido, recebido, transmitido e, eventualmente, mantido e armazenado em suporte digital e que não é ilegível sem recursos ao sistema intermediário que lhe deu origem. Fundo Conjunto orgânico de documentos de arquivo, independentemente da sua forma ou suporte, produzidos e/ou recebidos por um organismo público ou privado, no exercício das suas atividades e funções. Gestão Documental Conjunto de formalidades que visam a racionalização e a eficácia na constituição, avaliação, aquisição, organização, conservação e comunicação dos arquivos. Guia de remessa Relação dos documentos enviados ao serviço de Arquivo e preparada pela entidade que os remete, com a finalidade de identificação e controlo. Numa primeira fase e, até a documentação estar devidamente tratada e acessível, a Guia de Remessa pode ser utilizada como instrumento de descrição documental nos depósitos de arquivo. Plano de classificação documental Documento de arquivo que regista o esquema de organização de um acervo documental, para efeitos de descrição e/ou organização. Deve ser hierárquico, partindo do mais geral para o mais específico, lógico e consistente.

4 Prazo de conservação Período de tempo, estabelecido na tabela de seleção para a permanência dos documentos de arquivo junto da entidade produtora, antes da sua eliminação ou transferência para arquivo definitivo. Procedimento administrativo Entende-se por procedimento administrativo a sucessão ordenada de atos e formalidades, diferentes entre si mas relacionados, tendentes à obtenção de um determinado resultado, que se concretiza mediante uma decisão final. Processo Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos, eventualmente de diferentes tipos, referentes a uma qualquer ação administrativa ou judicial, sujeitos a tramitação própria, normalmente regulamentada. Registo Documento de arquivo elaborado para efeitos de controlo e descrição de documentação produzida e/ou recebida por uma administração. Série documental Conjunto de documentos organizados de acordo com um sistema de arquivagem e conservados como uma unidade, por resultarem de um mesmo processo de acumulação, do exercício de uma mesma atividade, por terem uma tipologia particular, ou devido a qualquer outro tipo de relação resultante do processo de produção, receção ou utilização. Sistema de arquivo Conjunto de elementos (entidades, meios, procedimentos) que funcionam de modo integrado e articulado, tendo em vista a gestão dos documentos produzidos e/ou recebidos por um organismo no exercício das suas atividades. São elementos de um sistema de arquivo os documentos, as instalações, os equipamentos, os recursos humanos, as regras, os instrumentos técnicos, etc. Sistema de gestão de documentos Conjunto de procedimentos, normalmente automatizados, que funcionam de modo articulado, tendo como objetivo a gestão de todos documentos produzidos e/ou

5 recebidos por uma entidade do decorrer das suas atividades e competências. Os sistemas de gestão de documentos incluem os próprios documentos, os recursos humanos e tecnológicos e todas as regras em uso de forma a agilizar e uniformizar os procedimentos administrativos. Valor arquivístico Valor atribuído a um documento de arquivo, para efeitos de conservação permanente. Valor informativo Valor decorrente da informação veiculada por um documento de arquivo. Deste ponto de vista, são especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que fora elaborados, testemunham a constituição e funcionamento da administração produtora e/ou fornecem dados ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos. Valor legal Relevância de um documento de arquivo perante a lei para comprovar um facto ou constituir um direito Valor probatório Valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que consignam ou comprovam direitos e obrigações e são reconhecidos como garantia e fundamento de atos, factos e acontecimentos. Unidade de instalação Conjunto de documentos agrupados ou conservados numa mesma unidade física de cotação, instalação e inventariação. São unidades de instalação: caixa, maços, livros, rolos, pastas, CD s, etc.