Sistema de Informação da Empresa

Transcrição

1 TRABALHO DE GRUPO Carlos Ribeiro, José Bispo, Raul Falcão, Rui Fonseca, Vítor Costa ORGANIZAÇÃO DA EMPRESA Organização: Grupo de pessoas que se constitui de forma organizada para objetivos comuns (cooperativas, creches, empresas, escolas, famílias etc.) Organização: Consiste num grupo social em que existe uma divisão funcional de trabalho e que visa atingir, através da sua atuação, determinados objetivos e cujos membros são, eles próprios, indivíduos intencionalmente coo-produtores desses objetivos e concomitantemente possuidor de objetivos próprios. Uma empresa é: Um empreendimento, uma tarefa que alguém se determina a executar, um feito, uma atitude ousada. Associação organizada que sob a direção e responsabilidade de uma pessoa ou de uma sociedade, explora uma industria, um ramo de comércio ou outra atividade de interesse económico. Organização da empresa: A partir do momento em que os membros de um grupo aceitou uma liderança, está caracterizada a existência de uma organização. Todos seguem esse líder. Organização radial primitiva: Um circulo central (líder) depois os outros círculos seguidores. Organização formal e informal: Formal: Requer autoridade das pessoas que exercem o poder e estabelecem a forma da sua utilização, bem como a divisão do trabalho e as relações formais entre os seus membros. Informal: Formação de grupos de interesses, que se juntam em razão de um interesse comum, mas esses interesses não estão relacionados com interesses da organização. O verdadeiro objetivo da industria não é, ou não deveria ser, o lucro. Numa empresa: 1º contabilidade e orçamento; 2º recursos humanos; finanças, serviços, engenharia dos processos, manutenção, marketing, direção. Área de produção, função financeira, função contabilística, função comercial, função segurança, função administrativa. O que mais revolucionou na criação duma empresa: Empresa na hora: Decreto lei nº 111 / 2005, de 8 julho ( Lei que cria a empresa na hora) portaria nº 590 A/2005, de 14 julho (regulamenta a lei que cria a empresa na hora. Tipos de sociedade; (Empresas) sociedade uni-pessoais por quotas; sociedade por quotas; sociedade anónimas; sociedade em nome coletivo; sociedade em comandita.

2 OBJETIVOS DO DOCUMENTO Documento e informação Um documento pode ser também uma informação singular, distinguível por um nome ou código, que trata de um assunto específico, de natureza e interesse particular a uma instituição de carácter sigiloso. Definição de informação Informação é o resultado do processamento, manipulação e organização de dados, informação enquanto conceito carrega uma diversidade de significados de uso quotidiano. É comum nos dias de hoje ouvir-se falar sobre Era da informação, a palavra informação é frequentemente utilizada sem consideração pelos vários significados que ganhou ao longo do tempo. Definição de comunicação (empresarial) É atividade estratégica para diretorias e presidências de empresas, que envolve o público interno, ou seja os funcionários e todo e qualquer relacionamento público externo, no âmbito corporativo. As atividades de comunicação (empresarial) ainda englobam o cuidado com a imagem corporativa, ou seja, com a marca e a imagem da empresa. Objetivo do documento Um documento é a unidade constituída pela informação e respetivo suporte, o objetivo do documento e a sua elaboração serve para estimular a discussão e a opinião dos intervenientes, dando um cuidado especial á apresentação desse documento, e a importância de realçar o conteúdo bem como a aparência e forma do mesmo. Definição simbólica É um conjunto de registos em linguagem simbólica dados interpretado como padrão Definição de comunicação É um conjunto de pessoas e grupos que comunicam através de ideias, atitudes, emoções e opiniões. Processo de comunicação Á uma mensagem do emissor para o receptor em que o emissor recebe o feedback completando o processo de comunicação. Documentos administrativos Ofícios, s, circulares, requerimento, relatórios, currículo pessoal, cartões de visita e resposta a um anuncio de emprego. Algumas regras para melhorar a comunicação por escrito Usar palavras de expressão simples e palavras curtas com um significado acessível, utilizar ilustrações, gráficos e exemplos, fazer parágrafos curtos, usar objectivos e advérbios com moderação, exprimir as ideias lógicas e diretas.

3 Arquivo Conjunto de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma entidade, no exercício da sua atividade e conservado a título de prova ou informação. Documento de arquivo é um documento produzido a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial. Os documentos nascem ou recebem-se nos serviços de cada instituição, formando o seu arquivo, mas depois de um certo período deixam de ser necessários nessas mesmas entidades. Tipos de arquivo Arquivos públicos de ministérios, de escolas, de entidades administrativas variadas e arquivos empresariais entre outros. TAREFAS ADMINISTRATIVAS A correspondência, documentação e arquivo de uma empresa dependem de fatores como o tipo de negócio da empresa, tipo e tamanho dos papéis que se arquivam, quantidade de material a arquivar ou a frequência com que se precisa do mesmo. existem vários tipos de arquivadores e unidades de conservação para a correspondência, documentação e arquivo de uma empresa. por exemplo a pasta de argolas, caixas, pastas de mola, pasta de pendurar, tubos, envelopes e bolsas, ficheiros, arquivos de microfilmes e novas tecnologias computadores digitalização de documentes bases de dados pastas CD, dvd`s discos externos pen`s, etc. Existem vários métodos de classificação para a correspondência, documentação e arquivo, sendo os principais o alfabeto, numérico, por assuntos, geográficos ou cronológicos. Todos têm vantagens ou desvantagens e podem se combinar entre eles em função das necessidades da empresa. Com o fim de conhecer a realidade económica de qualquer empresa é indispensável fazer contabilidade. Para isso é necessário recolher, classificar e interpretar os dados económicos da empresa. Na contabilidade damos a conhecer a situação patrimonial da empresa e determinamos a sua posição devedora ou credora perante terceiros: estado, bancos, clientes, fornecedores, etc. A contabilidade externa revela a situação económica ou financeira da empresa. A contabilidade interna possibilita um controlo mais direto e pormenorizado das operações realizadas dentro da empresa. Para a elaboração de planos de atividade faz-se a contabilidade provisional, para se conhecer o que efetivamente se fez, faz-se a contabilidade histórica. Para o exercício da sua atividade devemos colocar à disposição dos utilizadores internos

4 da empresa os bens ou serviços do que precisam. Esta é a função de aprovisionamento. Existem dois tipos de aprovisionamento, o de serviços e o de bens. O de serviços celebra contratos de aquisições para por exemplo: manutenção segurança higiene e limpeza consultoria e formação profissional auditorias, certificações e ensaios de qualidade. O aprovisionamento de bens faz a gestão de compras e de stocks. O valor total recebido com a venda de produtos ou serviços de uma empresa e os ganhos obtidos com aplicações financeiras ou venda de ativos são tratados administrativamente pela tarefa de faturação. Gestão de pessoal consiste na gestão administrativa das pessoas. Processa salários, seguros, prémios, contrato, descontos, etc. Gestão de recursos humanos é um conjunto de métodos, políticas, técnicas e práticas, para orientar o comportamento e as relações humanas de forma a maximizar o potencial do capital humano.

5 ORGANOGRAMA DE EMPRESA Diretor Dic. Finanças Dic. SI Dic. Marketing Dic. Produção Dic. PH Dic. Planeamento Dic. Desenvolvimento Dic. Exploraçãoh Níveis Organizacionais Nível estratégico: gestores de topo Nível de gestão: gestores médios Nível de dados e conhecimento: profissionais, técnicos, secretarias Nível operativo: operários