SPEKX Platform DATA SHEET Visão Resumida da Plataforma Release 3.3 Versão 1.0
ÍNDICE ANALÍTICO Introdução... 3 Funcionalidade Modular... 4 de s SPEKX Platform...5 Funcionalidades Adicionais...7
Introdução Você sabe com que eficiência sua empresa gerencia projetos e serviços? Todos os projetos e serviços obedecem, de acordo com suas categorias, o mesmo fluxo de processos, e melhores práticas estabelecidas independente de serem desempenhadas por profissionais internos, e/ou fornecedores de serviços? Todos os projetos e serviços sáo planejados dentro dos mesmos padróes e métricas estabelecidas, levando adicionalmente- em consideração, competências apropriadas e disponibilidade de profissionais internos, e até mesmo fornecedores de serviços? Todos os projetos e serviços estão sendo controlados sob a ótica de custos e prazos, de forma pro - ativa com o objetivo de reduzir ou mesmo eliminar qualquer desvios de estimativa? Qual a relação percentual entre custos incorridos vinculados a estimativas e custos extraordinários, sem qualquer tipo de previsão? Os custos incorridos com fornecedores, são os mesmos para cada um dos perfis profissionais utilizados? Qual a relação percentual de horas normais com horas de retrabalho? Quem paga a conta do retrabalho? As despesas alocadas a projetos e serviços estáo dentro do orçamento estabelecido? Qual o saldo disponível de cada tipo de despesa para os demais projetos e serviços ainda não iniciados? Os diferentes profissionais podem ser comparados entre si com base em unidades que dimensionam seus respectivos conhecimento? Em caso de ausência de um profissional, qual o profissional interno ou até mesmo de um fornecedor, com competência similar em pelo menos 70%? Qual a melhor alternativa financeira, treinar um determinado profissional, contratar ou utilizar os serviços de um fornecedor? Quais a disponibilidade em horas dos perfis operacionais mais utilizados? Dentre estes perfis operacionais, quais os profissionais com históricos de geração de produtos A, B, C com nenhuma hora de retrabalho? Que produtos resultados padrões, ou mesmo gerados em projetos e serviços anteriores que podem ser reutilizados, para fins de redução de prazos e aumento de qualidade? Qual a diferença entre qualidade planejada, realizada e percebida ao longo de projetos e serviços, por parte de todos os envolvidos? Quais os fornecedores mais próximos entre qualidade planejada e percebida? Quais os fornecedores que geram a maior quantidade de defeitos? Que correlação existe entre os níveis de competência mapeados nos seus profissionais? Quais os impactos de mudanças, problemas, riscos entre outros eventos, possíveis de ocorrerem ao longo de projetos e serviços? Quais os projetos e serviços, cujos contratos possuem data de término antes dos prazos estabelecidos ou mesmo renegociados? Quais os projetos e serviços, cujos níveis de serviços contratualmente acordados, estão em média 70% abaixo das metas estabelecidas? Quais os principal indicadores ou painéis de gestäo, utilizados para gerenciamento e acompanhamento operacional de projetos e serviços no que se refere à: custos, prazos, tipo de horas trabalhadas, qualidade, produtos gerados, recursos humanos além de uma gama de outros indicadores pertinentes? O SPEKX Platform mantém centralizados e integrados, em tempo real, todos os elementos para a gestão completa de seus projetos e serviços, através dos seguintes módulos: Gestão Integrada de Processos Configuração de Workflow Gestão de Formulários Eletrônicos
Planejamento de Projetos / Serviços Gestão de Custos Gestão Contábil Gestão de Conhecimento Gestão de Disponibilidade de Recursos Humanos Gestão de Documentos (Produtos) Gestão de Qualidade Gestão de Eventos Gestão de Contratos Controle de Projetos e Serviços Gestão Integrada de Processos Service Process Optimization Funcionalidade Modular GESTÃO INTEGRADA DE PROCESSOS CONFIGURAÇÃO DE WORKFLOW GESTÃO DE FORMULÁRIOS PLANEJAMENTO DE PROJETOS/ SERVIÇOS GESTÃO DE CUSTOS GESTÃO CONTÁBIL GESTÃO DE DISPONIBILIDADE GESTÃO DE CONHECIMENTO GESTÃO DE DOCUMENTOS GESTÃO DE EVENTOS GESTÃO DE QUALIDADE CONTROLE DE PROJETOS/SERVIÇOS GESTÃO DE CONTRATOS GESTÃO DE ATIVOS Funcionalidades Adicionais GESTÃO FINANCEIRA INTERFACES VISUAIS DE USUÁRIOS ENGRENAGEM DE CUSTOMIZAÇÃO/ WEB PUBLISHING SEGURANÇA INTEGRAÇÃO COM DEMAIS APLICAÇÕES AMBIENTE OPERACIONAL HARDWARE/SOFTWARE
de s SPEKX Platform Gestão Integrada de Processos Compreende um conjunto de painéis gerenciais, integralmente configuráveis através da incorporação de indicadores e associações de consultas, relatórios e gráficos de apoio, com o objetivo de fornecer os subsídios analíticos necessários para fins de tomadas de decisão. Configuração de Workflow Compreende inúmeras flexibilidades de configuração de encadeamentos operacionais, com base em etapas, interdependência de atividades e perfis de acesso, além de configurações orientadas a controles de tempo, limites de execução com envio de notificações / alertas. Gestão de Formulários Eletrônicos Compreende inúmeras flexibilidades de configuração de formulários eletrônicos, utilizados como instrumentos de registro e consulta de informações, ao longo de etapas de workflow definidas. Planejamento de Projetos / Serviços Compreende diferentes abordagens de planejamento de esforço (horas), custos de profissionais e prazos, através de diferentes níveis de estimativas (Perfis operacionais / Recursos humanos), com flexibilidades de controles de versões, diferentes sistemáticas de cálculo, além da integração com a gestão de disponibilidade de recursos humanos, gestão de conhecimento, gestão de custos e contábil. Gestão de Custos Compreende atividades de registros de horas e respectivos custos, com o objetivo de atualizar planejamentos sustentados por estimativas, além de promover integrações com a gestão contábil e gestão de conhecimento, para fins de atualização contínua de históricos profissionais (Dashboard); Gestão Contábil Compreende estruturas de contas configuráveis, que permitem a elaboração de orçamentos e posterior registro de valores realizados, em camadas globais associadas à entidade (empresa) e camadas operacionais associadas a projetos / serviços.
Gestão de Conhecimento Compreende inúmeras configurações de atributos de conhecimentos aplicáveis, e respectivas associações a recursos humanos, perfis operacionais, treinamentos entre outros, com o objetivo de medir a extensão de aplicabilidade de profissionais, bem como estabelecer níveis de competências mínimos, para fins de sustentação de planejamento de projetos / serviços, e avaliações posteriores de desvios de competências, exigidas por parte de profissionais efetivamente alocados. Gestão de Disponibilidade de Compreende avaliações de disponibilidade de profissionais, Recursos durante a elaboração de estimativas de esforço utilizando como base, saldos de horas ainda não comprometidos de perfis operacionais e respectivos profissionais. Gestão de Documentos (Produtos) Compreende a incorporação de documentos (produtos resultado / entregáveis), ao longo de etapas de projetos / serviços, além de servir como base de repositórios centralizados de reutilização e disseminação de conhecimentos. Gestão de Qualidade Compreende diferentes tipos de avaliações ao longo de projetos / serviços, através de respostas a questionários, integralmente configuráveis, além de registros de defeitos e checklists de acompanhamento. Registro de Eventos Compreende atividades de registros de diferentes eventos, o tipo: Mudanças, problemas, riscos entre outros eventos passíveis de acompanhamento de status desde abertura, aprovação, execução, fechamento e demais status possíveis de serem configurados. Gestão de Contratos Compreende inúmeras flexibilidades de configuração de contratos, com atributos específicos de escopo contratual e variáveis associadas, do tipo: Indicadores que permitem práticas de gestão de níveis de serviços, além da flexibilidade de configurar notificações / alertas como por exemplo - Notificação de vencimentos de contratos, e/ou contratos com valores desembolsados superior aos valores previstos.
Controle de Projetos / Serviços Compreende inúmeros modelos de posições previstas e realizadas de prazos, custos, despesas em projetos e serviços, levando em consideração manipulação de formulários eletrônicos, estimativas, apontamentos, orçamentos / registros contábeis, produtos gerados, avaliações de qualidade, acompanhamento de eventos entre outros tipos de registros transacionais existentes em cada um dos módulos abordados acima; Funcionalidades Adicionais Interfaces Visuais de Usuários Helps on-line padrões / extensíveis pelo próprio usuário, e demais flexibilidades de configuração de menus, atalhos de execução entre outros Engrenagens de Customização Instrumentos flexíveis de configuração de workflow, relatórios, gráficos, painéis gerenciais, regras de ação baseadas em inferência, além de inúmeros instrumentos que permitem copiar conteúdos de qualquer estrutura de dados SPEKX Platform para fins de reutilização e conseqüente agilidade de configuração, do tipo: Conteúdo de um processo X para um processo Y, ou mesmo todas as informações de entidade J para uma nova entidade K; Web Publishing Visualização de qualquer procedimento diretamente incorporados às atividades de workflow e/ou toda e qualquer documentação de cunho operacional e gerencial; Integração com demais Aplicações Flexibilidade de configuração de export / import de arquivos, através de geradores de formatos de saída bem como integrações consolidadas ou detalhadas, diretamente em documentos MS-PROJECT / EXCEL Segurança Inúmeras configurações de restrições de acesso do tipo: Regras obrigatórios de trocas de senha, avaliação de freqüência de logins, restrição de uso de funcionalidades com base em perfis além de restrições de atividades específicas de workflow por totalidade ou parcial (Restrição de manipulação ou visualização de valores, apontamentos de tipos de horas específicos, etc) Ambiente Operacional Configuração de schedules (filas de execução), via jobs para fins de envios de email de notificação / alertas, e cálculos assíncronos de possíveis centenas de indicadores associadas aos vários painéis gerenciais existentes.