Park Idiomas: gestão centralizada com SAP Business One
Geral Executiva Nome da Park Idiomas Indústria Educação Produtos e Serviços Cursos de inglês e espanhol, oferecidos em franquias situadas em oito estados brasileiros: Bahia, Distrito Federal, Minas Gerais, Paraná, Rio de Janeiro, Rio Grande do Sul, Santa Catarina e São Paulo. Website www.parkidiomas.com.br SAP Solutions SAP Business One A Park Idiomas vem sendo apontada como a melhor organização em treinamentos de idiomas do Brasil. Em 2002, a franqueadora tomou a decisão de assumir o gerenciamento financeiro das unidades franqueadas. Com a centralização, veio a necessidade de adotar um sistema de gestão que suportasse este processo, garantindo sua eficiência. A organização optou pelo SAP Business One, que hoje responde pela geração de cerca de 10 mil boletos mensais. 2 / 9
Geral Executiva A melhor organização de treinamento de idiomas do País A Park Idiomas foi fundada na década de 90, em Uberlândia (MG). Um dos primeiros clientes da empresa foi um grande grupo multinacional, que estava prestes a montar no Brasil sua primeira fábrica de ácidos cítricos fora dos EUA e precisava promover uma forte interação entre os colaboradores locais e os da fábrica americana localizada no Estado de Iowa. A Park aceitou o desafio e responsabilizou-se pelo desenvolvimento daquelas pessoas em um prazo extremamente curto. Para isso, utilizou o Park Method para atender as necessidades específicas de cada um dos alunos. A partir daí, os fundadores da Park, Eduardo Pacheco e Paulo Arruda, decidiram pelo desafio de fazer a marca crescer. Após testar e ajustar o modelo de negócios, em junho de 2007, a Park Idiomas partiu para uma forte expansão, optando pelo sistema de franquias. Hoje, a Park Idiomas já está presente nos Estados de Bahia, Distrito Federal, Minas Gerais, Paraná, Rio Grande do Sul e São Paulo e, devido a eficácia de seu método, vem sendo apontada como a melhor organização em treinamentos de idiomas do Brasil. 80% redução no tempo de treinamento com o método da Park Idiomas 3 / 9
Geral Executiva Gestão centralizada gerando resultados Com os processos de expansão, em 2002, a Park percebeu a necessidade de melhorar a gestão de suas unidades. Havia um problema com as contas a receber, diz Paulo Arruda, presidente da Park Idiomas, explicando que os laços de amizade existentes entre alunos e franqueados prejudicavam o pagamento ou a renegociação das dívidas diante de dificuldades financeiras. A escola, para não perder o aluno, acabava cedendo e a inadimplência chegava a algo em torno de 20%, valor usual no mercado de ensino de idiomas. Optamos por fazer uma inovação no modelo. Centralizamos na franqueadora todos os processos de gestão financeira, fazendo a cobrança, envio de boletos e depois, o pagamento às pessoas envolvidas, afirma Arruda. A taxa de inadimplência caiu para um índice aproximado de 2%, mas, ao mesmo tempo, a centralização financeira passou a exigir uma padronização de sistemas. Inicialmente, a Park Idiomas adotou uma solução desenvolvida em Uberlândia, mas ela não conseguiu acompanhar o crescimento da rede. Com processos mais complexos, em 2006 o sistema utilizado chegou ao limite. A franqueadora iniciou um processo de escolha de um novo sistema, optando pelo SAP Business One. Optamos por fazer uma inovação no modelo. Começamos a assumir a gestão financeira, fazendo a cobrança, envio de boletos e, depois, o pagamento às pessoas envolvidas. Paulo Arruda, presidente da Park Idiomas 4 / 9
Geral Executiva Flexibilidade e aderência Depois de um detalhado processo de escolha, a solução SAP Business One demonstrou ser a mais robusta. A solução contou ainda com diferenciais como add-ons para complementar novas funcionalidades, assim como flexibilidade para se adequar ao modelo de negócio e aderência aos processos de franquia e marketing multimídia. Tudo isso com a credibilidade da marca SAP, o que também foi importante, revela Arruda. Tudo isso com a credibilidade da marca SAP, o que também foi importante Paulo Arruda, presidente da Park Idiomas 5 / 9
Geral Executiva Integração total entre franqueadora e franqueados Feita a escolha do novo sistema, o passo seguinte foi sua implementação. O processo, de acordo com Arruda, levou alguns meses, isso por conta da complexidade do sistema legado. Como o desenvolvimento havia sido feito internamente, houve um certo esforço de nossas equipes para fazer a migração, afirma. Hoje, os franqueados utilizam um sistema online sofisticado, que acessa e conversa com o Business One, utilizando seu banco de dados. O franqueado acessa o Business One por meio de uma interface desenvolvida pela Park, explica. Com esta interface, cada uma das franquias da rede consegue fazer matrículas, gerir suas contas, desenvolver relatórios e ainda fazer a gestão pedagógica das escolas. Todas as informações para esta gestão são extraídas do SAP Business One, incluindo a gestão de estoques e de materiais, explica Arruda. De acordo com o executivo, o uso do sistema SAP permitiu a adoção do modelo, uma vez que a rede passou a contar com informações confiáveis. Hoje, o sistema é responsável pela emissão de cerca de 10 mil boletos mensais e pelo gerenciamento de 40 mil contas a pagar. Todas as informações para esta gestão são extraídas do SAP Business One, incluindo a gestão de estoques e de materiais. Paulo Arruda, presidente da Park Idiomas 6 / 9
Geral Executiva Processos integrados e gestão centralizada O SAP Business One inclui todos os processos necessários para administrar empresas de todos os tamanhos, oferecendo funções completas de gestão empresarial para finanças, vendas, clientes, estoque e operações. Ao reunir as informações empresariais em um único sistema, o SAP Business One disponibiliza para a Park Idiomas, automaticamente, as informações para toda a organização, eliminando entradas duplicadas de dados, custos e erros. É possível gerenciar as vendas e o suporte ao cliente, integrando essas funções a outras da empresa. Além disso, a Park Idiomas consegue responder com total eficiência a chamados de suporte e analisar os clientes de acordo com dados de vendas, operações e finanças. A aplicação registra os dados críticos de vendas, clientes, operações e finanças em um único sistema para acesso e utilização imediatos. 10mil recebimentos mensais 7 / 9
Geral Executiva Menos erros, redução de inadimplência: mais negócios O SAP Business One entrou em operação na Park Idiomas em março de 2010 e, de lá para cá, a rede de ensino vem acumulando benefícios. Arruda lembra que, quando entrou em operação, o sistema atendia a apenas 25% do escopo inicial, percentual que hoje está em 80%. relativamente pequenas. Ele deixou de ser um gargalo que, no modelo anterior, nos impediria de crescer, revela. Arruda afirma que, por conta de sua flexibilidade, o sistema hoje suporta novos serviços para os franqueados, facilitando o desenvolvimento de novos modelos. Hoje temos um banco de dados de 170 GB utilizado pelo sistema, que nos garante informações confiáveis e processos robustos, afirma. De acordo com o executivo, com a robustez de processos a empresa passou a trabalhar de modo mais suave, sem surpresas. Ele lembra que, hoje, o índice de erros e inconsistências é mínimo. Além disso, o sistema roda em máquinas Com isso, a Park tem conseguido manter uma estrutura enxuta e, ao mesmo tempo, automatizar grande parte de seus processos. Quando um aluno paga um boleto, por exemplo, o sistema divide o montante correspondente para o professor, o vendedor do contrato, a escola e a franqueadora. Existe um sistema de interface que ajuda o SAP Business One a realizar essa divisão, diz. O sistema roda em máquinas relativamente pequenas. Ele deixou de ser um gargalo que, no modelo anterior, nos impediria de crescer Paulo Arruda, presidente da Park Idiomas 8 / 9
Geral Executiva Mais recursos para uma gestão ainda melhor De acordo com Arruda, o crescimento dos negócios e do volume de informações vai exigir novos investimentos em soluções SAP no futuro. O executivo afirma que estes investimentos serão realizados para ampliar funcionalidades que melhorem a gestão, como a gestão integrada dos estoques da franqueadora e das unidades. Outro ponto será a implantação do SAP HANA a fim de melhorar o desempenho geral do sistema, permitindo otimização dos processos e geração de relatórios mais completos e mais rápidos. 9 / 9