MONITORAMENTO DE OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS UNIDADE CAIEIRAS E UNIDADE LIMEIRA Sobre o Procedimento: Este Procedimento tem a finalidade de esclarecer e orientar quanto à separação e entrega de documentos mensais. A saber: A entrega de documentos é obrigatória, quando houver Liberações de Acesso por período igual ou superior a 15 dias, conforme cláusula contratual do Contrato de Prestação de Serviço. Obs.: A cobrança será feita pelo período de liberação de acesso e não por frequência de acesso do colaborador no Cliente MD Papéis.
1. Envio dos documentos 2. Horário Atendimento Destra 3. Cronograma de Análise 4. Fluxograma do processo 5. Documentos colaboradores ativos 6. Documentos colaboradores inativos - rescisórios 7. Acesso Cliente x Monitoramento 8. Responsabilidade subcontratadas 9. Como tratar as possíveis irregularidades e/ou pendências 10. Como separar e enviar documentos 11. Contato pág.03 pág.03 pág.03 pág.04 pág.04 pág.06 pág.07 2
1. Envio dos documentos Envio Físico Atendimento Destra ou Sedex: Documentos em cópia simples, no endereço: Rua Iacanga, 212. Mollon. Americana/SP. CEP: 13468-590 (ver mapa) Protocolo Junto à documentação deverá ser entregue o Protocolo (disponível para download no site da Destra), devidamente preenchido e com informação do contato da Empresa. Colocar ok no documento do protocolo somente quando este estiver anexo. Caso já tenha sido entregue, deixar em branco o campo OK. Deverá ser entregue por competência e por unidade de Cliente. Não devendo, portanto, estar vinculados a ele documentos de outras competências ou de outra unidade. Em caso de prestação de Serviço para mais de um unidade do Cliente Empresas Prestadoras de Serviços em mais de uma unidade da MD Papéis, deverão apresentar documentos distintos e devidamente identificados. 2. Horário de Atendimento Destra Segunda à Sexta-feira das 07h30min às 16h30min. 3. Cronograma de Análise Cronograma Geral Resumido Descrição das Atividades Período (dias do mês ) 16 a 27 28 a 09 09 10 >10 1 Apresentação dos documentos ao escritório de gestão documental (Destra) 2 Análise dos documentos apresentados 3 Apresentação do relatório final para cada empresa, com o resultado das análises 4 Apresentação do relatório final para o cliente, com o resultado das análises 5 Análise do relatório final e tomada de decisões Legenda: Empresas prestadoras de Serviço Escritório de Gestão Documental Cliente Os Documentos apresentados após o dia 27 serão analisados somente no mês seguinte. Caso o dia 27 seja um sábado, domingo ou feriado, a entrega da documentação deverá ser antecipada 3
4. Fluxograma do processo início EPS Destra Gestão Contratos Envio das Documentações Análise dos documentos Análise do Relatório Geral Análise do Fechamento para regularização Fechamento mensal Relatório Geral Definição das Ações no caso de Possível passivo identificado Caminhos do fluxo Destra - Empresa Cliente - Empresa Acompanhamento Contínuo fim 5. Documentos colaboradores ativos Folha de pagamento com centro de custo específico para funcionários que prestam serviço no Cliente com resumo da folha, identificando os impostos gerados, preferencialmente em ordem alfabética ou numérica. Obs.: Preferencialmente em Ordem Alfabética; Conectividade Social / FGTS R.E (Relação de Empregados com resumo final) específica para funcionários que prestam serviço no Cliente. CAGED (Cadastro geral de empregados e desempregados) Recibo de entrega de colaboradores envolvidos. GPS (Guia da Previdência Social) + Comprovante de Pagamento (Guia da Previdência Social - empresa), havendo retenção em Nota Fiscal, enviar cópia da guia emitida pelo Contratante. GRF (Guia Recolhimento do FGTS) Acompanhado do comprovante de pagamento; Recibo de Pagamento de Salários Assinados e Datados. Poderá ser enviado o Comprovante de Depósito Bancário emitido pelo próprio Banco, separado conforme a ordem da folha de pagamento dos colaboradores que prestam serviços na Cliente; Aviso e Recibo de Férias Deverá estar devidamente assinado e ser referente à Competência dos demais documentos entregues; Comprovante de Pagamento Seguro de Vida Mensal ou Anual. 4
6. Documentos Colaboradores Inativos - Rescisórios TRCT (Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho) + Termo de Quitação + Comprovante de Pagamento; Exame Médico Demissional (ASO Demissional) Para demissões durante o período de experiência, deverá ser apresentado o ASO Admissional; GRRF ( Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS) + Demonstrativo com os dados do Colaborador + Comprovante de Pagamento; Ficha de EPI (Equipamento de Proteção Individual) Com as datas de devolução de equipamento. 7. Acesso Cliente x Monitoramento Certifique-se de que todos os colaboradores que estão prestando serviços nas dependências do cliente estejam com a sua liberação de acesso devidamente regularizada junto à Destra. Caso não estejam, encaminhar os documentos para o Departamento de Acesso, conforme Procedimento, disponível no site www.ddestra.com.br 8. Responsabilidade Subcontratadas Ressaltamos que as empresas Contratadas diretamente pela MD Papéis são responsáveis pelas suas Subcontratadas, motivo pelo qual orientamos para que façam o acompanhamento da entrega dos documentos junto às mesmas. As ações do cliente, no caso de irregularidades na documentação das subcontratadas, serão junto à empresa Contratada. 9. Como tratar as possíveis irregularidades e/ou pendências Após o recebimento do relatório de fechamento mensal, a empresa deverá avaliar as pendências apontadas, providenciar as devidas regularizações e encaminhá-las à Destra. Esses documentos poderão ser entregues junto com a documentação da próxima competência, com protocolos distintos. Ou seja, a empresa deve preencher um protocolo para os documentos com a regularização das pendências e outro protocolo para os documentos da próxima competência. Importante: As pendências serão analisadas somente na próxima competência 5
10. Como Separar e Enviar Documentos No início do mês Imprimir a folha de pagamento; Após o pagamento dos salários, separar e conferir os cartões de pontos, avisos de férias, rescisões e holerites, datados e assinados ou relação bancária de acordo com os nomes citados na folha de pagamento; Imprimir a GFIP; Após o pagamento da guia de recolhimento do FGTS, tirar a cópia do comprovante do pagamento e da guia, e verificar se está legível; No final do mês Após o pagamento da guia de recolhimento do INSS, tirar a cópia do comprovante do pagamento e da guia, e verificar se está legível; Separando a documentação desta forma, desde o inicio do mês, vossa empresa conseguirá enviar toda a documentação dentro do cronograma estabelecido pelo cliente. Pois, no ato do pagamento do último imposto (INSS) no dia 20, o restante da documentação já estará toda separada e organizada para enviar à Destra. Dica! À medida que a documentação for sendo separada, orientamos que a empresa realize o Check-List informado nos itens 5 e 6 deste procedimento, para certificar-se de que a documentação está em conformidade, evitando assim o apontamento de pendências. 6
11. Contato Dúvidas sobre o Procedimento e/ou análises de documentos? Entre em contato com a Destra! Análise de Documentos Gabriela P. Magalhães Gaviolle gabriela.gaviolle@ddestra.com.br (19) 3601-4358 ramal 227 Coordenação Renata Ap. da Silva renatasilva@ddestra.com.br (19) 3601-4358 ramal 238 Para informações sobre status dos documentos de monitoramento das obrigações trabalhista, acesse nosso Site! www.ddestra.com.br Caso ainda não possua login e senha para acesso às informações de sua empresa, envie e-mail para falecomagente@ddestra.com.br, informe seu CNPJ e solicite login e senha. Para dúvidas em relação ao site, enviar e-mail ou contatar via telefone, Renata de Campos renata@ddestra.com.br (19) 3601-4358 ramal 235 7