MANUAL DO USUÁRIO
Conteúdo Apresentação... 4 Informações Básicas... 5 Configurações... 6 1. Requisitos Necessários... 6 2. Resumo de Utilização... 6 Acesso... 7 Menu Empresas... 8 1. Cadastro de Empresas a partir dos Sistemas Nasajon... 9 2. Cadastro de Empresas manualmente... 14 3. Edição de Informações Cadastradas... 15 4. Pesquisa por Empresa... 16 Menu Usuários... 17 1. Criação de novos usuários... 17 2. Configuração do envio de notificações ao Usuário... 19 3. Edição de Informações Cadastradas... 21 Menu Home... 23 1. Pesquisa por Documento... 24 Menu Pastas... 25 1. Criação de Novas Pastas a partir do Diretório Principal... 25 2. Criação de Novas Pastas a partir de Pastas Existentes... 27 3. Publicação de Documentos através dos Sistemas Nasajon... 28 4. Publicação de Documentos diretamente no Drive... 30 5. Publicação de Arquivo Compactado... 30 6. Protocolos de Visualização... 31 7. Gerenciamento de Pastas... 33 8. Modos de Exibição de Pastas... 36 9. Gerenciamento de Documentos... 36 Menu Estrutura Padrão de Pastas... 39 1. Criação de Pastas... 39 2
2. Edição de Pastas... 40 Menu Informações... 41 Menu Configurações... 42 1. Alterar o e-mail do emitente... 42 2. Alterar o texto padrão de e-mails de notificações... 42 3. Alterar logotipos em e-mails de notificações... 44 Integração Drive Sistemas Nasajon... 45 1. Exportação de lotes de contabilização a partir dos sistemas Nasajon para o Drive... 45 2. Importação de arquivos de lote a partir do Drive para o sistema Contábil Nasajon... 47 3. Exportação de arquivos XML de Notas Fiscais Eletrônicas do Controller para o Drive... 48 3
Apresentação Bem-vindo ao Guia do Drive, um módulo para compartilhamento de documentos da Linha Nuvem Nasajon, que também conta com o NF Arquivo para gerenciamento de NFe e um sistema de Avaliação de Desempenho! Este Guia apresenta todas as informações necessárias para que você possa compreender e usufruir de todas as facilidades do Drive. Para se manter em dia com as atualizações, você pode contar também com as novidades informadas no próprio sistema. Aproveitamos para ressaltar o compromisso Nasajon em oferecer constantemente melhorias e atualizações em todos os nossos sistemas. É um prazer tê-lo como cliente. Nasajon Sistemas Obs.: para utilizar o F1 - Help em sistemas operacionais Windows Vista e/ou Windows 2008 será necessário instalar uma atualização da Microsoft que torna o sistema operacional compatível com o formato de nosso módulo de Ajuda. Tal atualização deve ser baixada e atualizada em http://support.microsoft.com/kb/917607 4
Informações Básicas O Drive é um dos módulos da Linha Nuvem Nasajon e foi desenvolvido para agilizar a troca de informações e documentos, em tempo real, entre o escritório contábil, os colaboradores e clientes, 24h por dia, sete dias por semana. Baseado no conceito de computação em nuvem, o Drive disponibiliza aos usuários, um espaço exclusivo e seguro para publicar e receber relatórios, guias, planilhas Excel, PDF ou outros documentos digitais, evitando gastos com correio ou portadores. Ou seja, você ganha tempo, produtividade e reduz seus custos. A qualquer momento, clientes e colaboradores podem consultar documentos de maneira segura e otimizar a comunicação e o relacionamento com o escritório contábil. Integrado aos Sistemas Nasajon, o usuário pode publicar no Drive, através de apenas alguns cliques, qualquer relatório gerado pelos sistemas - como guias de pagamento, folha, balancete, recibo, livros fiscais etc. Além de exportar/importar lotes para uma contabilização mais segura. O Drive vem proporcionar ao escritório maior controle sobre as informações publicadas, uma vez que o destinatário é notificado através de e-mail, sobre a disponibilização de qualquer novo documento. Através de um link, o cliente do escritório contábil pode fazer login no site do Drive, onde este material poderá ser visualizado ou baixado. O Drive garante também maior segurança ao escritório contábil, pois quando o material publicado for acessado pelo cliente, o sistema encaminha uma mensagem com o protocolo de visualização deste documento. 5
Configurações 1. Requisitos Necessários Acesso à Internet banda larga (1mbps velocidade mínima de download e 128kbps de velocidade mínima de upload); Navegador atualizado (no caso do Internet Explorer, utilizar a versão superior 8); Verificar se os Sistemas Nasajon estão atualizados e atualizar, se necessário. 2. Resumo de Utilização Seguem os passos necessários para utilização do Drive. 1. Acessar o URL do portal Drive Nasajon e se conectar usando o login e senha disponibilizados pelo suporte: drive.nasajon.com.br/nome da empresa 2. Cadastrar as empresas manualmente ou exportá-las através de um dos sistemas Nasajon; 3. Criar os usuários do escritório / clientes; 4. Vincular usuários dos clientes às respectivas empresas; 5. Publicar Documentos. 6
Acesso O endereço do Drive da empresa, o login do Usuário administrador e a senha devem ser fornecidos pelo suporte da Nasajon Sistemas, no momento da implantação. Para acessar, é necessário conectar-se à página de acesso exclusivo da sua empresa, que segue o modelo: drive.nasajon.com.br/nome da sua empresa. Preencha os seguintes dados: Login: informe o nome do usuário. Senha: informe a senha de acesso. Clique no botão Entrar. 7
Menu Empresas Ao acessar este menu, o usuário administrador pode visualizar os Cadastros de Empresas - exportadas automaticamente, a partir dos sistemas Nasajon, e cadastradas manualmente. Pesquisar: Campo de busca / pesquisa por empresa; Nova Empresa: criação manual de empresas; Exibir: selecione a quantidade de empresas (registros) a serem apresentados por página; Lista das empresas registradas com os seguintes campos: o Nome o Código (de cadastro nos sistemas Nasajon) o Razão Social o CNPJ / CPF o e-mail o Campo de Edição o Campo de Exclusão 8
1. Cadastro de Empresas a partir dos Sistemas Nasajon Parametrize os Sistemas Para exportar as empresas cadastradas nos sistemas Nasajon, é necessário configurar a comunicação entre os sistemas e o Drive.! Atenção Geralmente, todos sistemas são instalados em um mesmo servidor/diretório. Portanto, esta configuração só precisa ser realizada em um dos sistemas. Utilizaremos no exemplo o sistema Scritta. Importante: se a configuração for a partir do Controller, Contábil ou Cobranza, o caminho é: Sistema > Configurar > Drive/NF Arquivo. Faça o login no sistema e vá a Sistema > Configuração > Drive/NF Arquivo (1). A seguinte tela será apresentada (2). 1 2 9
Essas informações são preenchidas pelo funcionário do suporte Nasajon, durante a implantação do sistema. A Nasajon envia estas informações à empresa, via e-mail, caso seja necessária alguma reinstalação dos sistemas. Exporte as empresas Dirija-se a Sistema > Configuração > Drive/NF Arquivo e clique em Empresas (3). Na tela seguinte, clique em Avançar (4). Será aberto o Assistente para Adicionar Empresas (5). 3 4 5 10
Selecione a(s) empresa(s) que deve(m) ser adicionada(s) ao Drive e, depois, clique no botão indicado (5). Clique em avançar (6). 6! Atenção O sistema só exporta empresas cujo cadastro esteja preenchido com CNPJ ou CPF. O campo Nome da Empresa do Drive será preenchido com o código da empresa que é utilizado no cadastro nos Sistemas Nasajon. É indicado escolher um nome criterioso para a pasta para facilitar o posterior acesso dos clientes às NFes, já que este será o nome do espaço da empresa no Drive. Se o nome da pasta não for editado, no seu lugar vai constar o código da empresa cadastrado no sistema Nasajon. 11
Para alterar o nome da pasta, preencha o campo Nome da Pasta e clique no botão Alterar. Em seguida, clique em Avançar (7) e, na nova janela, clique em Executar (8). Na tela do final do processo, clique em Sair (9). 7 8 9 12
É possível verificar o cadastramento da(s) empresa(s) no Drive.! Atenção Caso a empresa selecionada já tenha sido carregada no Drive, a seguinte tela de erro será apresentada. 13
2. Cadastro de Empresas manualmente Vá ao no menu Empresas e selecione a opção Nova Empresa (10). Preencha os campos e clique em Executar (11). 10 11 14
3. Edição de Informações Cadastradas Para alterar algum campo do cadastro da empresa, clique no botão Editar. Para finalizar a alteração, seleciona Salvar (12). 12! Atenção O vínculo da empresa com os Sistemas Nasajon é feito através do CNPJ. Assim, caso seja alterado este campo, não será possível realizar uma publicação no Drive, referente a esta empresa, a partir dos Sistemas Nasajon. Para excluir uma empresa, clique no botão Excluir e confirme através do botão OK (13). 13 15
! Atenção Ao excluir uma empresa, todos documentos cadastrados para esta empresa também serão apagados. 4. Pesquisa por Empresa Através da opção de pesquisa, é possível encontrar empresas cadastradas a partir do Nome da Empresa, Código, Razão Social ou CNPJ. 16
Menu Usuários No menu Usuários, é possível cadastrar novos usuários e permitir o acesso às pastas e documentos para os funcionários do escritório e para os clientes. Os usuários cadastrados serão os que vão receber notificações a respeito de publicações feitas sobre as respectivas empresas. É possível alterar informações dos usuários, gerenciar o acesso às empresas cadastradas e excluir usuários existentes. Ao acessar pela primeira vez o Drive, o Usuário administrador do sistema deve criar contas e configurar as autorizações de acesso dos demais usuários do escritório e de clientes. 1. Criação de novos usuários Para criar um novo usuário, acesse o menu Usuários e selecione o tipo de perfil.! Atenção Apenas o usuário administrador, cadastrado no momento da instalação do Drive, terá privilégios para executar as funções do menu Pastas - download, visualizar no Google Docs, editar, copiar, mover e apagar. O Drive oferece três tipos distintos de perfil de usuário. Funcionário do Contabilista - pode criar e gerenciar pastas, editar, baixar e apagar documentos. Acessa empresas autorizadas pelo Administrador; Cliente / Funcionário do Cliente - visualiza e baixa documentos enviados pelo escritório contábil e publica documentos para o contador. Ao acessar o sistema, estes usuários visualizam somente as pastas e documentos reservados para sua empresa. 17
Clique no botão Novo Usuário (1). 1 Selecione Funcionário do Contabilista (aquele que adquiriu a licença para uso do Drive), Cliente ou Funcionário do Cliente; Nome Completo; Usuário - esta informação servirá como login na tela inicial de acesso ao Drive; Email os dados de acesso serão enviados a este endereço. Além disso, este será o canal de recebimento das notificações sobre cada publicação; Encontrar empresa definição da(s) empresa(s) a(s) que o usuário terá acesso. Selecionea(s), clique em Atribuir e em Executar (2). 2 18
A criação do novo usuário será confirmada através do envio automático de uma mensagem (3) ao e-mail cadastrado com os dados de acesso ao Drive (4). 3 4 2. Configuração do envio de notificações ao Usuário Para que o novo usuário criado receba notificações realizadas pelo escritório contábil, sobre publicações referentes à respectiva empresa, é necessário configurar este envio. Este procedimento só pode ser configurado para usuários cadastrados como Cliente ou Funcionário do Cliente. 19
Acesse o menu Empresas e selecione a opção E-mails da empresa em questão (5). Selecione o usuário, clique em Atribuir (6) e Salvar (7). Ao fim do processo, uma tela de confirmação será apresentada (8). 5 6 7 8 20
3. Edição de Informações Cadastradas Menu Empresas Editar (Figura A) o Nome; o Sobrenome; o E-mail; o Encontrar empresas - atribui empresas ao usuário; o Encontrar usuário - remove empresas atribuídas. Figura A Menu Usuários Senha - clique no Cadeado do usuário selecionado, na coluna Senha, informe a nova senha, marque a opção Receber senha por e-mail e clique em Salvar (Figura B); Ativar / Excluir Usuário - o escritório contábil pode bloquear temporariamente o acesso de algum usuário ao Drive. Os usuários bloqueados aparecem em cinza (Figura C); Excluir - clique no respectivo botão da coluna Excluir. Uma confirmação será requerida (Figura C); Pesquisar - encontra usuários (Figura D); Exibir Usuários por página - configura a quantidade de usuários exibidos na tela. Utilize o campo exibir para seleção (Figura D). 21
Figura B Figura C Figura D 22
Menu Home Ao acessar o Drive Nasajon, o usuário é automaticamente direcionado ao menu Home. Nesta tela, são apresentados: Documentos publicados pelo escritório contábil, não visualizados pelos clientes; Documentos publicados pelo cliente ou funcionário do cliente. Quando o escritório contábil visualiza pela primeira vez um documento publicado, o Drive disponibiliza um protocolo com o nome da empresa, a data e a hora desta visualização. Menu Home Download Visualizar documento pelo Google Docs Editar Copiar Mover Apagar 23
1. Pesquisa por Documento Busca Padrão - encontra documentos a partir do nome do documento, nome da pasta ou parte do nome (1); Busca Avançada - refina pesquisas de acordo com os critérios estabelecidos (2). 1 2 24
Menu Pastas Ao acessar o Menu Pastas, o usuário administrador pode gerenciar pastas e documentos separados por clientes. Cada empresa apresenta um conjunto de pastas nomeadas como Contábil, DP, Fiscal e Lotes (Figura A). É possível que o usuário administrador crie novas pastas, conforme necessidade, a partir do diretório principal ou de uma subpasta, dentro de uma pasta já existente. Figura A 1. Criação de Novas Pastas a partir do Diretório Principal Vá ao Menu Pastas e abra a pasta da empresa onde será criada a nova pasta (1). Clique no botão indicado, preencha as informações requeridas e clique em Criar (2). 25
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2. Criação de Novas Pastas a partir de Pastas Existentes Vá ao menu Pastas, abra a pasta da empresa onde a nova subpasta deve ser criada (no nosso exemplo, pasta DP), clique no botão indicado, preencha as informações requeridas e clique em Criar (3). 3! Atenção Todas as pastas criadas são acessíveis a todos os usuários vinculados a empresa, de acordo com requisitos de permissão criados no Gerenciamento de Pastas. 27
3. Publicação de Documentos através dos Sistemas Nasajon Qualquer relatório gerado a partir dos Sistemas Nasajon pode ser publicado no Drive, contanto que a respectiva empresa já esteja cadastrada. Para a publicação, não é necessário que o Drive esteja carregado (aberto). No Sistema Nasajon, visualize o relatório que deve ser publicado e clique no botão Publicar Drive (4). Selecione a pasta que receberá a publicação (5) e preencha as informações: Vencimento a partir desta data, o Drive envia notificações ao cliente (Figura A), referentes ao documento, até três dias antes do vencimento; Valor Campo não obrigatório. O campo pode ser utilizado para informar o valor do documento, para casos de guias de pagamento, por exemplo; Descrição do Documento nome da publicação; Confirmar - confirma a publicação (Figura B). 4 5 28
Figura A Figura B É possível publicar relatórios referentes a empresas que não estejam cadastradas no Drive, em outra empresa cadastrada. Basta escolher a empresa e em qual pasta a publicação deve ser realizada (6). 6 29
4. Publicação de Documentos diretamente no Drive Vá ao menu Pastas e abra a pasta da empresa onde o documento será publicado (7). Clique no botão de publicação de documento (7) e preencha: Escolher arquivos - localiza o material a ser publicado; Data de Vencimento; Valor; Descrição; Publicar para outras empresas - publica o mesmo documento para outras empresas. 7 5. Publicação de Arquivo Compactado Para publicar um arquivo compactado (zipado), vá ao menu Pastas e abra a pasta da empresa onde o documento será publicado (8). Clique no botão de publicação de documento compactado (8) e faça a importação. O Drive vai disponibilizar o documento compactado e descompactado (9). 30
8 9 6. Protocolos de Visualização A cada visualização de um documento publicado pelo escritório contábil a clientes, é gerado um protocolo que demonstra todos os acessos realizados a este material, em ordem cronológica. Para visualizar o protocolo de um material publicado e visualizado ou baixado, abra a pasta onde está o documento, troque o modo de exibição para lista detalhada e clique em exibir protocolo (10). Um e-mail é enviado ao usuário administrador com o protocolo de visualização (11). 31
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7. Gerenciamento de Pastas As pastas criadas automaticamente pelo sistema (Contábil, DP, Fiscal e Lotes), não podem ser movidas, copiadas, editadas ou apagadas do Drive. Para selecionar as opções de gerenciamento, posicione o mouse sobre a pasta selecionada e serão apresentados os ícones (12): Download - baixa a pasta (compactando-a) e todas as publicações existentes nela e salva na pasta Downloads do computador (Figura A); Editar permite a alteração do nome da pasta e as permissões de acesso de usuários (Figura B); Copiar - copia a pasta selecionada para outra empresa (Figura C); Mover - move (transfere) a pasta de uma empresa para outra (Figura D); Excluir - apaga definitivamente a pasta selecionada (Figura E).! Atenção As pastas criadas pelo usuário contam com outras opções de gerenciamento. 12 33
Figura A Figura B Figura C 34
Figura D Figura E 35
8. Modos de Exibição de Pastas Existem dois modos de exibição das pastas: lista simples (13) e detalhada (14). 13 14 9. Gerenciamento de Documentos Para selecionar as opções de gerenciamento, posicione o mouse sobre o documento selecionado e serão apresentados os ícones (15): Download - baixa o documento e salva na pasta Downloads do computador (Figura A); Visualizar no Google Docs - visualiza o documento publicado (Figura B); Editar: permite alteração no nome do arquivo, data de vencimento, valor, descrição e permissão para visualização (Figura C); 36
! Atenção A edição de documentos não é notificada aos usuários via envio de e-mail. Copiar - copia uma publicação de uma empresa para outra (Figura D); Mover - move (transfere) um documento de uma empresa para outra (Figura E); Excluir - apaga definitivamente o documento publicado (Figura F). Figura A Figura B Figura C 37
Figura D Figura E Figura F 38
Menu Estrutura Padrão de Pastas Estrutura Padrão de Pastas é o conjunto de pastas que o Drive disponibiliza automaticamente para cada empresa criada. As Pastas são: Contábil, DP, Fiscal, Lote e Geral. Ao modificar qualquer uma delas, as empresas criadas com a estrutura anterior não são afetadas. Existem Pastas que não podem ser modificadas ou excluídas no Drive: as Sistemáticas. Elas são: Contábil, DP, Fiscal e Lote. Vá ao Menu > Estrutura Cliente Padrão, que contém a pasta Geral (1). Dentro desta estrutura, é possível criar, renomear ou excluir pastas. 1 1. Criação de Pastas Selecione o local onde a pasta deve ser criada, dê um nome e clique no botão Criar (2). 2 39
2. Edição de Pastas Renomear - muda o nome de uma pasta (3); Excluir - apaga pastas (4). 3 4 40
Menu Informações Este menu apresenta ao usuário os espaços utilizado e disponível para publicação de documentos, o número total de usuários e de empresas cadastradas. 41
Menu Configurações Através do menu Configurações, o usuário pode alterar parâmetros utilizados pelo Drive para envio de e-mails. 1. Alterar o e-mail do emitente Ao ser adquirida a licença de uso do sistema, a Nasajon define um endereço de e-mail que será utilizado pelo Drive para envio de todas as notificações. Este endereço é aquele visualizado pelo cliente ao receber mensagens. Para alterá-lo, vá a Configurações > Emails e digite o novo endereço. Lembre-se de que este endereço deve ser válido. Clique em salvar para finalizar o processo. (1) 1 2. Alterar o texto padrão de e-mails de notificações É possível personalizar as mensagens de notificação enviadas por e-mail. No menu Configurações, vá a Emails, clique na respectiva opção (2) e clique em Salvar : Criação de usuários Recuperação de senha Modificar senha do usuário Confirmar recuperação de senha Publicação de documentos 42
2! Atenção Ao alterar o texto, é necessário manter as informações dinâmicas, ou seja, aquelas que o sistema utiliza para inserir automaticamente informações ao texto. Exemplo: ${args.nome} = nome do novo usuário; ${args.login} = login no Drive Caso seja necessário voltar às configurações originais após alguma alteração, clique em Restaurar Template Padrão (3). 3 43
3. Alterar logotipos em e-mails de notificações É possível personalizar as mensagens de notificações enviadas automaticamente pelo Drive aos clientes do escritório contábil. Para inserir o logotipo da empresa no lugar do logo padrão, que é da Nasajon Sistemas, vá ao menu Configurações, opção Logo, e carregue o arquivo (4). 4 44
Integração Drive Sistemas Nasajon O Drive pode trabalhar de acordo com informações cadastradas nos Sistemas Nasajon. Através desta integração, é possível publicar relatórios diretamente dos sistemas para o Drive, onde os arquivos ficarão disponíveis para os clientes do escritório contábil. Os clientes que também utilizarem sistemas Nasajon podem publicar informações e lotes ou reimportar documentos a partir da integração do Drive com o sistema correspondente. 1. Exportação de lotes de contabilização a partir dos sistemas Nasajon para o Drive O cliente do escritório contábil precisa possuir login e senha para acesso ao ambiente da respectiva empresa no Drive. O primeiro passo é acessar o sistema Nasajon e ir a Sistema > Configuração > Drive/NF Arquivo, para preencher com os dados de acesso ao Drive (1). 1 Scritta e Controller Para exportar o lote de contabilização do Scritta ou Controller para o Drive, vá a Sistema > Contabilização, defina o período de contabilização e outras opções e clique em Publicar Drive (2). Defina um nome para o arquivo e clique em OK (3). A mensagem (4) indica o fim do processo. 45
A publicação vai estar no Drive, dentro da pasta Lotes. Cada publicação realizada pelo cliente será notificada ao escritório contábil através do envio automático de e-mail informando que há uma nova publicação. Persona Para exportar o lote de contabilização do Persona para o Drive, vá a Cálculos > Contabilização, defina o período de contabilização e outras opções e clique em Publicar Drive (3). Defina um nome para o arquivo e clique em OK (3). A mensagem (4) indica o fim do processo. 2 3 4 46
2. Importação de arquivos de lote a partir do Drive para o sistema Contábil Nasajon Para importar os lotes de contabilização disponíveis no Drive para o sistema Contábil, vá ao Drive em Lançamentos > Lotes > Importação > Importação de Lotes TXT. Será apresentada a tela para selecionar a pasta lote onde se encontra(m) o(s) arquivo(s) para importação (5). Selecione o(s) arquivo(s) e clique em confirmar. A tela para importação de lote será apresentada. Clique em importar (6). A seguir, verifique em Lançamentos > Lote > Manutenção se o lote já está disponível para liberação (7).! Atenção Ao importar um lote a partir do sistema Contábil Nasajon, será gerado um novo nome próprio para arquivo. No exemplo, o Lote 0002 corresponde ao Lote1014. 5 47
6 7 3. Exportação de arquivos XML de Notas Fiscais Eletrônicas do Controller para o Drive O cliente do escritório contábil que utilizar o sistema Controller Nasajon, pode configurá-lo para que, a cada arquivo XML referente às notas fiscais geradas, seja enviada uma notificação por e- mail ao escritório contábil, a partir do Drive. Para isso, vá a Sistema > Configurar > Notas Fiscais > Notas Fiscais Eletrônicas e clique no botão Email (8). No campo CC informe e-mail do contador e clique em Confirmar. 48
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