Primeiros passos das Planilhas de Obra v2.5 Instalação, configuração e primeiros passos para uso das planilhas de obra

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1 Primeiros passos das Planilhas de Obra v2.5 Instalação, configuração e primeiros passos para uso das planilhas de obra Elaborado pela Equipe Planilhas de Obra.com

2 Conteúdo 1. Preparar inicialização das planilhas... 3 IMPORTANTE Entendendo a estrutura básica das planilhas... 4 a. Menu... 4 b. Custos Efetivos da Obra... 5 c. Custos Previstos da Obra... 6 d. Lista de Materiais e Serviços Iniciando o uso das planilhas de obra... 8 a. Cadastrando as primeiras informações

3 Primeiros Passos 1. Preparar inicialização das planilhas Antes de iniciar qualquer processo de inicialização ou uso das planilhas verifique cada um destes itens abaixo: IMPORTANTE o Ler este documento até o final o Ter Office instalado em seu computador (Office 2007 SP3, 2010 ou 2013); o As planilhas não funcionam em Computadores Mac; o Não renomear qualquer planilha de obra, manter sempre os nomes originais; o Não remover ou editar qualquer estrutura das planilhas de obra (Ex. colunas, cabeçalho, sub tabelas, etc.); o Sempre mantenha todas as planilhas de obra em uma mesma pasta; o Não inclua, edite ou remova qualquer informação usando diretamente a célula ou linha, sempre faça uso dos botões conforme abaixo, que estão disponíveis em todas as telas onde ocorre entrada de dados; o Não inicie as planilhas dentro do arquivo compactado (arquivo baixado do site de planilhas de obra), vá sempre pelo "Windows Explorer" na pasta onde as planilhas foram descompactadas, Ex. D:\Planilhas\Planilhas de Obra 2.5. Veja como descompactar em: Descompactando as Planilhas Este passo é importante para deixar as planilhas funcionais para a versão do Office instalada em seu computador. Para executar as planilhas de obra pela primeira vez você precisa ir até o diretório onde as planilhas foram descompactadas (Ex. D:\Planilhas\Planilhas de Obra 2.5\) conforme imagem abaixo: Figura 1 - Local onde as planilhas foram descompactadas 3

4 a. Abrir e fechar as planilhas de obra: Abrir a planilha Custos Efetivos da Obra", e caso aparecer a mensagem abaixo: Figura 2- Tela de recuperação de conteúdo Pressionar o botão 'Sim'. Logo após aberta, a planilha deve ser salva (através do menu de salvar) e depois fechar. Figura 3 - Botão fechar do módulo b. Repetir o passo do item acima para as planilhas "Custos Previstos da Obra" e "Menu"; c. Habilitar Macros do Office, necessário seguir os passos deste link: Habilitar Macros do Office e configurações iniciais d. Caso necessite importar dados de outra versão, leia o documento Importação da versão Entendendo a estrutura básica das planilhas As planilhas são divididas em quatro (4) arquivos distintos, são eles: Figura 4 - Estrutura básica das planilhas a. Menu: É o menu principal das planilhas de obra, desta tela são chamadas todas as outras planilhas: Módulo de custos Efetivos, Módulo de custos Previstos e Lista de materiais e Serviços. Esta planilha contêm também cadastros comuns para outras planilhas, veja a imagem abaixo com explicações: 4

5 Figura 5 - Tela principal das Planilhas de Obra 01. Chamada aos módulos de Custos Efetivos e Custos Previstos; 02. Chamada para lista de materiais e serviços; 03. Cadastro de Obras e Cadastro de Clientes; 04. Relatório comparativo de Custos Previstos com os custos Efetivados, informa também o custo m2 efetivo e previsto; 05. Será mostrada a obra selecionada; 06. Botão fechar, fecha e salva todas as planilhas Excel abertas atualmente; 07. Botão que configura o backup das planilhas de obra; 08. Botão que direciona para documentação das planilhas de obra. b. Custos Efetivos da Obra: São todos os custos efetivos da obra, ou seja tudo que está gerando saídas financeiras da obra, bem como todos os controles de pagamentos, entregas, custos de pessoal, relatórios, entre outros. Veja a imagem abaixo com as explicações: 5

6 Figura 6 - Tela principal do Módulo de Custos Efetivos 01. Nestes são informados todos os custos da sua obra, de pessoal, serviços e materiais; 02. São informados as entradas financeiras para(s) a(s) obra(s), bem como relatórios de fundos disponíveis e quando do caixa está comprometido; 03. Permite controle de pagamentos e entregas de materiais e serviços da(s) obra(s); 04. Cadastro usado apenas no Módulo de custos efetivos: Fornecedores (fornecedores de materiais, de Serviços e Pessoas que trabalham na(s) obra(s), como pedreiro, encanador, etc.) Contas para uso na obra, Etapas e sub etapas e Anotações importantes da obra; 05. Configuração básicas de alguns relatórios personalizados; 06. Retorna ao menu principal (Menu); 07. Relatórios e Gráficos de custos efetivos. c. Custos Previstos da Obra: São todos os custos previstos para execução da obra. Deste a parte de projetos até acabamentos, entre outros. Permite você gerar previsão inicial da obra baseado em um questionário e permite você ao longo da obra alterar, adicionar ou remover possíveis custos, bem como ter acesso a relatórios completos de etapas, sub etapas, lista de materiais, serviços e preços de tudo que está envolvido na execução da obra. Veja a imagem abaixo com as explicações: 6

7 Figura 7 - Tela principal do módulo de Custos Previstos 01. Realiza a previsão de custos da obra, baseado em um questionário a ser preenchido, irá gerar todos os custos previstos para completa execução da sua (lembre-se: custos de uma obra podem ser muito variados, podem haver alterações de custos dependendo da arquitetura da casa, dos diversos tipos materiais envolvidos, métodos de contratação de serviços, qualidade dos serviços, porte da cidade onde será executada a obra e muitos outros). Este é o primeiro passo a ser executado para efetuar qualquer tipo de previsão de uma obra. 02. Permite editar, adicionar ou remover uma previsão de custo a qualquer fase da obra; 03. Permite selecionar o melhor custo de materiais em cada um dos fornecedores lá informados; 04. Cadastro usado apenas no Módulo de custos previstos: Etapas e sub etapas e Anotações importantes da obra; 05. Relatórios e Gráficos de custos previstos, bem como o cronograma físico financeiro da obra; 06. Retorna ao menu principal (Menu); 07. Configuração básicas de alguns relatórios personalizados. d. Lista de Materiais e Serviços: Lista de materiais e serviços com preços médios de acordo com todos os 26 Estados Brasileiros e o Distrito Federal (lembre-se: esta lista é apenas uma base de preços, pois materiais podem ter grande variação de preços, dependendo da qualidade, marca, cidade onde é comercializada) e qualidades técnicas de cada material. Veja a imagem abaixo com as explicações: 7

8 Figura 8 - Lista de Materiais e Serviços 01. Lista de materiais com preço e categoria; 02. Lista de serviços com preço; 03. Preço base para o estado, observe que ao baixar as planilhas os pacotes estão nomeados de acordo com seu estado, você deve selecionar o seu estado. 3. Iniciando o uso das planilhas de obra As planilhas de obra tem como objetivo principal lhe fornecer controles para custos previstos, ou seja a parte de orçamentos e previsões de custos ao longo dos meses que a obra está sendo executada, e também lhe fornecer os controles necessários para todos os custos reais da sua obra, ou seja aquilo que de fato está movimentando o seu caixa. É possível também fazer uso apenas de um destes módulos, você pode optar por utilizar somente o Módulo de custos efetivos ou Módulo de custos previstos. Este tópico vai tratar passo a passo como iniciar o uso das planilhas de forma completa (Módulo de custos Previstos e Módulo de Custos Efetivo), deste a fase do planejamento inicial até a inclusão de pedidos e relatórios. a. Cadastrando as primeiras informações Ir até a pasta das planilhas conforme a imagem abaixo Figura 9 - Estrutura básica das planilhas e abrir a planilha chamada "Menu", observe que abaixo do texto "Obra Selecionada" está em branco, isso indica que não há obra selecionada ou cadastrada, então necessário cadastrar uma obra, mas antes é necessário cadastrar um cliente, veja os passos abaixo: 8

9 Figura 10 - Seleção da Obra Cadastrando Cliente: Caso você tem acesso a um pacote com somente uma obra, o Cliente será você mesmo, informe seus dados no cadastro de Cliente, para isso pressione o botão "Clientes" (seção de cadastros) onde será mostrada uma tela conforme imagem abaixo, Figura 11 - Lista de Clientes pressione o botão com símbolo de + para adicionar um Cliente, vai aparecer a tela de cadastro, informe os dados necessários e pressione o botão "Fechar e salvar" conforme abaixo: Figura 12 - Tela de Cadastro de Clientes Voltar ao menu principal através do botão Menu Principal, esta tela deve ser usada sempre que necessário voltar ao menu principal; Figura 13 Menu Principal 9

10 Cadastrando Obra: Pressione o botão "Obras" (seção de cadastros) onde será mostrada uma tela conforme imagem abaixo: Figura 14 - Lista de Obras pressione o botão com símbolo de + para adicionar uma Obra, vai aparecer a tela de cadastro, informe os dados da obra e pressione o botão "Fechar e salvar" conforme abaixo: Figura 15 - Tela de Cadastro de Obras IMPORTANTE O cadastro de obras é muito importante, pois servirá como base inicial para geração dos custos previstos. Ao pressionar o botão "salvar e fechar" não será gerado esta previsão, isso é feito posteriormente e será descrito neste documento. Selecionando uma obra: Após ter cadastrado Obra e Cliente é necessário selecionar a obra para uso tanto no módulo de Custos Previstos quando em Custos Efetivos. Sempre é necessário ter somente uma obra selecionada, quando for necessário trabalhar com outra obra será necessário seleciona-la 10

11 na tela principal, para fazer isso vá até o menu principal e selecione uma obra pressionando abaixo do texto "Obra Selecionada", conforme abaixo: Figura 16 - Obra selecionada Estes passos são fundamentais para o início do uso das planilha de obra. Para a documentação completa, consulte o documento de 6. Documentação Detalhada ou veja os tutoriais em vídeo; que estão disponíveis em: Caso houver qualquer dúvida ou problema, enviar para: suporte@nossacasanosite.com 11

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