Índice Menu Geral! 5 Como obter uma análise rápida do meu negócio?! 5 Como configurar o FactWeb e os Dados da Empresa?! 6 Envio de documentos via Email! 10 Ligação com Loja online "oscommerce"! 10 Configurações POS! 11 Configurações Referências Multi-Banco! 11 Configurações da API! 12 Como criar uma Loja/Delegação?! 12 Como criar e gerir os Utilizadores?! 14 Como posso alterar a minha Senha de Acesso?! 15 Como criar um perfil de acesso e autonomias de um Utilizador?! 16 Como posso efectuar uma cópia de segurança dos meus dados?! 17 Menu Tabelas! 18 Como criar um Cliente?! 18 Como criar um Fornecedor?! 22 Como posso criar um Vendedor?! 25 Como posso criar um Artigo?! 25 Como criar Famílias de Artigos?! 31 Como criar Unidades de Artigos?! 31 Como criar Armazéns?! 32 Como criar Taxas Ecovalor?! 33 Como criar uma Marca?! 34 Como criar Tipos de Artigos?! 35 Como criar um Fabricante?! 35 Como criar um Lote e atribuir Validades?! 36 Como definir as Condições de Pagamento?! 36 1
Como definir os Modos de Pagamento?! 37 Como criar os Escalões de Preços?! 38 Como definir as Situações de Encomendas?! 38 Como criar um Banco?! 39 Como gerir as Comissões da equipa comercial?! 40 Como criar uma Situação (CRM)?! 45 Como criar um Tipo de Acção (CRM)?! 46 O que é a Gestão Bancária e como gerir e configurar este módulo?! 47 Como criar uma Série de Documentos?! 47 Como criar um Departamento da Empresa?! 49 Como criar um Modo de Expedição?! 50 Como criar uma Zona Geográfica?! 50 Como posso criar um Projecto e gerir o controlo de custos?! 51 Como criar um País?! 52 Como gerir as Taxas de IVA?! 53 Como associar Motivos de Isenção a uma Taxa Isenta?! 54 Menu Gestão! 55 Como posso fazer um Plano de Orçamento Anual?! 55 Como posso analisar todos os Documentos não liquidados?! 57 Menu Relatórios! 58 Menu Utilitários! 58 Como posso configurar o layout dos meus Documentos?! 59 Como posso emitir o Ficheiro SAFT-PT?! 60 Como posso importar Dados para o FactWeb?! 61 Como posso gerir os Saldos Iniciais das Entidades?! 62 Como converter artigos para Lotes?! 63 Como posso inserir Campos de Pesquisa e Informação?! 63 Como personalizar a Tabela que criei em Campos definidos pelo Utilizador?! 65 2
Menu CRM! 67 Como criar um Contacto no meu CRM?! 67 Como criar uma Oportunidade no meu CRM?! 71 Como criar um Orçamento no meu CRM?! 73 Como ver as Acções Pendentes do meu CRM?! 77 Como efectuar a análise aos Indicadores do meu CRM?! 79 Como posso aceder à minha Agenda?! 80 Menu Compras! 81 Como fazer uma Encomenda ao meu Fornecedor?! 81 Como Consulto os Artigos Pendentes de uma Encomenda?! 83 Como posso Converter uma Encomenda?! 84 Como posso inserir uma Guia de Remessa de Fornecedor?! 85 Como posso inserir uma Devolução a Fornecedor?! 87 Como posso criar uma Factura de Compra (Fornecedor)?! 88 Como posso criar uma Venda a Dinheiro (Fornecedor)?! 91 Como posso criar uma Nota de Crédito (Fornecedor)?! 94 Como posso criar uma Nota de Débito (Fornecedor)?! 96 Como posso liquidar um Documento de um Fornecedor?! 97 Como posso consultar a Conta Corrente de um Fornecedor?! 100 Menu Stocks! 103 Como posso fazer um Acerto de Stock?! 103 Como posso analisar o material que tenho em stock?! 106 Como posso analisar o rasto de um Artigo em Stock?! 107 Como posso pesquisar um Número de Série de um Artigo?! 107 Como posso pesquisar um Artigo em Consignação?! 108 Menu Vendas! 109 Como posso registar uma Encomenda de Cliente?! 109 Como posso importar Encomendas do oscommerce?! 112 3
Como Consultar os Artigos Pendentes de Encomendas?! 113 Como posso Facturar uma Encomenda de Cliente?! 114 Como posso configurar uma Avença?! 115 Como posso facturar uma Avença?! 117 Como posso emitir uma Factura Proforma?! 117 Como posso emitir uma Guia de Transporte?! 120 Como posso inserir uma Devolução de Cliente?! 122 Como posso criar uma Guia à Consignação?! 124 Como posso criar uma Guia de Remessa?! 127 Como posso criar uma Factura?! 131 Como posso criar uma Venda a Dinheiro?! 134 Como posso criar uma Nota de Crédito?! 137 Como posso criar uma Nota de Débito?! 139 Como posso criar um Talão de Devolução?! 142 Como posso emitir um Recibo para o Cliente?! 144 Como posso consultar a Conta Corrente de um Cliente?! 146 Menu POS! 150 O que é um POS? Para que serve?! 150 Posso interligar a Impressora, Caixa Registadora, Leitor Código de Barras e TouchScreen com o POS?! 150 Passos para Activação/Configuração do Módulo POS (na Aplicação base):! 150 Criar Perfil de Acesso para o POS! 150 Definir o Escalão de Preço com Iva Incluído! 151 Criar e Definir um Novo Utilizador e Senha de Acesso! 151 Activar o Módulo POS! 151 Activar e Configurar os Artigos para o POS! 152 Como entrar no Módulo POS?! 152 Como posso anular/estornar um documento?! 152 4
Menu Geral Como obter uma análise rápida do meu negócio? No botão Página Inicial tem disponível um Painel Financeiro onde pode analisar:facturação vs. Recebimentos e Compras vs. Pagamentos, para estar sempre a par da evolução do seu negócio. Consulte a Idade dos Saldos, saiba os Dias de vencimento vs. Valor (permilagem). Na Página Inicial pode ainda consultar o Top Clientes e Top Artigos mensais. Isto é, os Clientes que efectuaram mais compras e os Artigos mais vendidos, respectivamente. 5
Nota: os botões de Menus e Sub-menus existem na parte lateral esquerda e no topo da página. Foram divididos no intuito de separar os Menus que costumam ser mais utilizados (da esquerda). Como configurar o FactWeb e os Dados da Empresa? 6
O primeiro passo é configurara sua empresa no botão Geral -» Dados Gerais da Empresa -» Dados Gerais. Neste separador preencha os campos com a informação da sua empresa. Defina o número de casas decimais a usar nos preços dos artigos/serviços. Se desejar inibir opções do menu insira o visto para ocultar essa opção. Clique em Gravar para guardar todas as alterações. 7
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Notas: Nº linhas em grelha: define a quantidade de linhas de artigos que aparecerão na impressão. Retenção de IRS: se facturar com retenção active esta opção e defina o valor em %. Pode adicionar artigos na factura: ao facturar, se inserir os dados de um artigo não criado, automaticamente, ficará disponível e criado na sua lista de artigos se clicar em novo. Tempo de sessão: tem que ver com a inactividade. Form. Registo documento: quando facturar pode optar por dividir: informação cliente, artigos e informação adicional estar dividida por separadores. Ou opte pelo formato tradicional. 9
Envio de documentos via Email Preencha a informação nos respectivos campos e está a criar uma ligação entre o FactWeb e o seu Servidor de Email. Se preencher o email na Ficha de Cliente quando estiver a facturar, se clicar no botão Enviar por email, está a enviar o documento para o email do cliente através de um click. Ligação com Loja online "oscommerce" Preencha os dados nos respectivos campos para criar ligação do software com a sua Loja Online oscommerce. Esta plataforma serve para configurar apenas e só Lojas Online que tenham estrutura semelhante ao oscommerce e que não tenha sido produzida pela NFact, Lda. Se tem uma Loja Online produzida pela NFact, Lda., contacte-nos. Esta função permite importar Encomendas, Artigos e Clientes. 10
Configurações POS É uma plataforma Point of Sale normalmente utilizada para estabelecimentos de venda ao público. Neste Menu pode configurar/activar o POS bem como configurar o formato das etiquetas utilizadas no Código de Barras. Active o POS e consulte o resto das definições/informações no Manual do POS. Configurações Referências Multi-Banco Aplicação que permite disponibilizar pagamentos via Refª MB. Após celebrar acordo com um dos nossos parceiros configure neste Menu os campos necessários. Active asrefª MB e consulte o resto das definições/informações no Manual Das Refª MB. 11
Configurações da API Com a disponibilização da API pode interligar o seu website ou plataforma online com o seu FactWeb. Neste Menu configure todos os passos necessários. Consulte mais informação sobre a API em: http://v2.netfacturacao.pt/api Como criar uma Loja/Delegação? Para criar Lojas consulte o nosso Departamento Comercial. Se adquiriu o Módulo Loja, neste menu pode criar e configurar uma Loja/Delegação. Clique em Novo. 12
Uma vez na Ficha de Delegação/Loja preencha a informação necessária. Na impressão de um documento, se entender que a identificação seja a da Loja e não a da Sede, seleccione a opção Sobrepor Designação da Empresa. 13
Como criar e gerir os Utilizadores? No menu Geral clique em Utilizadores para ver quem tem acesso ao software.na Lista de Utilizadores faça a pesquisa por Departamento ou por uma Expressão. Se pretender obtenha a sua Lista de Utilizadores em formato Excel, clique em Gerar Excel. 14
Para adicionar um Novo Utilizador clique no botão Novo. Na Ficha de Utilizador preencha a informação pessoal e defina os parâmetros pretendidos. Cada Utilizador terá autonomias diferentes definidas pelo Administrador. O Administrador opta se o Utilizador está Activo ou não; a que Departamento pertence; qual é o seu Perfil de utilizador; se este trabalha com preços com IVA incluído ou não. Se activar a opção Recebe notificações por email significa que este Utilizador, diariamente, irá receber um relatório de facturação: facturas por liquidar e para liquidar. Como posso alterar a minha Senha de Acesso? Crie a nova password através do Menu Geral no botão Alteração de Senha de Acesso. Cada Utilizador tem a sua própria Senha de Acesso. Só o próprio Utilizador (após início da sessão) é que poderá mudar a sua senha. 15
Como criar um perfil de acesso e autonomias de um Utilizador? O Administrador, após criar Novo Utilizador e preencher os Dados Pessoais do mesmo, pode limitar o Utilizador a diversos dados da empresa e funcionalidades do software de facturação, através de Perfis de Acesso. Primeiro, o Administrador terá que criar um novo Perfil de Acesso e definir que determinado Perfil poderá ou não efectuar e ter acesso a certas funcionalidades. No Menu Geral clique no botão Perfis de Acesso para aceder à Lista de Perfis de Acesso. 16
Para criar umaficha de Perfil de Acesso clique no botão Novo. Indique a Designação do Perfil de Acesso. Poderá inibir o acesso ao Painel financeiro da Página Inicial e terá 3 opções de Tipo de Perfil: - Módulo Vendas: o Utilizador só terá acesso às Vendas e poderá efectuar todas as funcionalidades deste Módulo. Perfil usado para o POS. - Módulo Consulta: o Utilizador só Consulta, não efectua nenhuma funcionalidade. - Aplicação: o Utilizador terá acesso mais amplo. Contudo, o Administrador pode limitar o raio de acção do utilizador clicando no visto, permitindo o acesso do Utilizador às funcionalidades pretendidas. O Administrador pode limitar o acesso ao Utilizador a vários Menus: Geral, Tabelas, CRM, Compras, Stocks, Vendas, Gestão, Relatórios, Utilitários, Ajuda, POS, Listagens de Stocks, Listagens de Vendas, Declarações Obrigatórias, Listagens de Compras, Listagens de Tabelas e Consultas. O Utilizador quando iniciar a Sessão no software terá acesso aos Menus de acordo com o que o Administrador previamente definir em Tipo de Perfil. Como posso efectuar uma cópia de segurança dos meus dados? Não é necessário efectuar cópias de segurança. Uma vez que o software é Online, existem backups de toda a informação de todos os clientes nos nossos servidores. Contudo, para minimizar o risco da perda de dados da sua facturação, efectue ocasionalmente Cópias de Segurança através do Menu Geral no botão Efectuar Cópia de Segurança. 17
Menu Tabelas No Menu Tabelas tem acesso a 6 Sub-menus cada um com Sub-menus próprios: Entidades, Artigos, Condições de Venda, CRM, Gestão Bancária e Gerais. Como criar um Cliente? No Menu Tabelas e no sub-menu Entidades escolha a opção Clientes. Ficará visível a sua Lista de Clientes onde poderá efectuar uma pesquisa por Zona Geográfica, Vendedor, Escalão de Preços ou por Expressão. Se pretender chegar à informação de um Cliente ou alterar algum dado clique na Designação de um Cliente na Lista de Clientes. Para criar um Clienteclique em Novo. Uma vez na Ficha de Cliente preencha informação do separador Dados Gerais. No canto superior direito tem 3 separadores relativos a dados de cliente: 18
- Dados Gerais - Condições Financeiras - Moradas Alternativas. 19
Digite um código que pretende atribuir ao Cliente. Note que não poderá haver dois códigos iguais na Lista de Clientes. Se não atribuir nenhum código, o sistema atribuirá automaticamente. Insira um contribuinte. Não podem existir contribuintes iguais, é um campo obrigatório. No campo vendedor poderá associar a este cliente um vendedor específico que terá de ser previamente criado no menu Tabelas, Entidades e Vendedores. Deste modo sempre que colocar este cliente na emissão de uma factura aparecerá automaticamente o Vendedor associado. Para definir uma zona geográfica terá de previamente criar uma no menu Tabelas, Gerais e opção Zonas geográficas. No campo Escalão de Preços poderá associar um escalão de preço ao Cliente. Deste modo sempre que criar um documento e seleccionar este Cliente o escalão será aplicado atodos os artigos escolhidos. Os escalões de preços poderão ser criados no menu Tabelas, Condições de Venda e opção Escalões de Preços. Para definir o Modo de Expedição terá de previamente criar um no menu Tabelas, Gerais e opção Modos de Expedição. Poderá no campo Desconto Habitual (cabeçalho) definir o desconto que, por defeito, este Cliente terá em todos os produtos que comprar. O valor deste desconto surgirá logo no documento a criar sendo aplicado de imediato aos artigos seleccionados. No campo Desconto Habitual (linha) será o desconto que o Cliente terá por cada (linha) de artigo. A diferença entre estes 2 Descontos é a seguinte: - De um Preço de 100 + IVA, se aplicarmos um Desconto (cabeçalho) de 30%, o resultado será: 86,10 = 70 + 16,10 (Iva = 23%)) - De um Preço de 100 + IVA,se aplicarmos 30%, mas 15% de Desconto (cabeçalho) + 15% Desconto (linha), a diferença será: 85 (com 15% Desconto cabeçalho) e 72,25 (com Desconto linha). Aos 72,25 soma-se o Iva de 23%= 88,87. 20
No campo Limite de Crédito poderá definir o plafond do Cliente para fazer compras. No fim do documento terá sempre acesso ao Limite ainda disponível ao Cliente. Se o Crédito for ultrapassado o valor disponível ficará negativo. Caso o Cliente tenha várias moradas clique no botão Moradas Alternativas e preencha os dados. No fim de preencher a Ficha do Cliente, clique em Gravar para guardar a informação. Em qualquer altura, pode clicar no botão Enviar Conta. O FactWeb, enviará um link para o email que tiver registado na Ficha de Cliente com toda a informação da conta corrente. Este link será permanente. Isto é, a qualquer altura o seu Cliente pode aceder a este link e consultar a sua conta corrente bem como efectuar o download de documentos emitidos. 21
Como criar um Fornecedor? No Menu Tabelas e Entidades escolha a opção Fornecedores. Ficará visível a sua Lista de Fornecedores onde poderá efectuar uma pesquisa por Zona Geográfica ou por Expressão. 22
Se pretender chegar à informação de um Fornecedor ou alterar algum dado clique na Designação. Para criar um Fornecedor clique em Novo. Na Ficha de Fornecedor preencha a informação no separador Dados Gerais. Digite um código que pretende atribuir ao Fornecedor. Note que não poderá haver dois códigos iguais na Lista de Clientes. Se não atribuir nenhum código, o sistema atribuirá automaticamente. Para definir um País terá de previamente criar um no menu Tabelas, Gerais e opção Países. Para definir uma zona geográfica terá de previamente criar uma no menu Tabelas, Gerais e opção Zonas geográficas. 23
Preencha também a informação relativa aos separadores: Condições Financeiras e Moradas Alternativas. No fim, clique em Gravar para finalizar o processo de criação do Fornecedor. 24
Como posso criar um Vendedor? Poderá criar os vendedores que bem desejar. Basta ir ao Menu Tabelas, Entidades e clique na opção Vendedores. Irá ficar visível a Ficha de Vendedor, atribua o tipo de comissão ao vendedor em questão. Para criar uma Comissão dirija-se a Menu Tabelas, Condições de Venda e seleccione a opção Comissões. Mais à frente explicaremos este capítulo das Comissões mas o objectivo é criar primeiro uma comissão para depois atribuir à Ficha do Vendedor. Como posso criar um Artigo? No Menu Tabelas clique no botão Artigos e escolha a opção Artigos. Ficará visível a Lista de Artigos, onde poderá efectuar uma pesquisa por Tipo de Artigo, Família, Subfamília, Marca, Código de Artigo e por Designação. 25
- Na Lista de Artigos pode definir que determinado produto irá ficar Activo (POS) ou disponível na sua Loja Online Prime (API). Ou então entre na ficha de um artigo e active. Se pretender chegar à informação de um Artigo ou alterar algum dado clique em cima da Designação de um Artigo na Lista de Artigos. - Para criar um Artigo clique em Novo. Irá aparecer a Ficha do Artigo no separador Geral. 26
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- Na Ficha de Artigo preencha os campos com informação. No fim clique em Gravar. Se mais tarde pretender Eliminar este Artigo clique em Eliminar. Só pode eliminar Artigos que não estejam comtemplados em movimentos de documentos. Separador Gerais da Ficha de Artigo - Digite um código que pretende atribuir ao Artigo. Note que não poderá haver dois códigos iguais na Lista de Artigos. Se não atribuir nenhum código, o sistema atribuirá automaticamente. Escreva a Designação do Artigo e, se pretender nomeie uma Abreviatura. - Associe o Artigo a uma Família e Subfamília. Estes 2 campos terão de ser criados no Menu Tabelas, Artigos e na opção Família de Artigos. - Pode associar um Artigo a uma Marca e a um Modelo. Estes campos são criados no Menu Tabelas, Artigos, Marcas. Dentro da opção Marcas pode criar vários Modelos. - Poderá ainda definir Tipo de Artigo no Menu Tabelas, Artigos, Tipo de Artigos. - Escolha o tipo de Unidade do Artigo como por exemplo se o Artigo é comercializado à unidade, caixa, ao litro, etc. Este campo também terá de ser previamente criado no Menu Tabelas, Artigos e na opção Unidades de Artigos. - Escolha a Taxa de IVA a aplicar sobre o produto. Esta tabela também terá de ser previamente criada pelo Utilizador no Menu Tabelas, Gerais e na opção Taxas de I.V.A. - Adicione o Fabricante do Artigo que pode ser criado no Menu Tabelas, Artigos e na opção Fabricantes. - Em Descrição curta e longa defina a informação que pretende que apareça na apresentação do artigo na sua Loja Online Prime. 28
- No campo Observações pode colocar ou não um pequeno comentário ao Artigo que está a ser criado. Este campo é facultativo. - As taxas de EcoValor serão taxas a aplicar ao Artigo no acto da venda. Este campo é facultativo e pode ser configurado no Menu Tabelas, Artigos e Taxas de EcoValor. - Adicione a Foto do Artigo em questão clicando no botão Foto + Separador Preços da Ficha de Artigo - O próximo campo que define o Preço de venda por Escalões. É um campo facultativo uma vez que pode aplicar o preço de venda no acto de emissão do documento. No caso de preenchido vai definir vários preços a aplicar ao mesmo Artigo dependendo do escalão a assumir no acto da venda. Os escalões podem ser criados no Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Escalões de Preços e, pode ainda definir se o escalão tem IVA incluído ou não. Separador Stocks da Ficha de Artigo 29
- Pode ainda activar a opção se o Artigo Movimenta Stocks. No caso de em vez de trabalhar com Artigos trabalhar com a Venda de Serviços (por exemplo aulas de traduções ou consultoria) deverá activar o campo Artigo Reconhecido como serviços. Obrigatoriamente, se activar esta última opção, o Artigo nunca Movimenta Stocks. - O stock máximo e stock mínimo referem respectivamente o limite máximo e mínimo que um Artigo poderá existir em stock/armazém. Para criar um Armazém deverá ir ao Menu Tabelas, Artigos e escolher a opção Armazéns. - Conseguirá ainda consultar o rasto do seu artigo, quantidades em stock e o seu PCM Preço de Custo Médio em todos os meses do ano. Nota: Se este Artigo tiver Lotes e Validades active esta opção. Para mais informações sobre este módulo consulte o manual respectivo. 30
Como criar Famílias de Artigos? No Menu Tabelas, Artigos e na opção Famílias de Artigos. Irá ficar visível a Lista de Família de Artigos. Para criar uma Família de Artigo clique em Novo. - Designe a Família, insira uma Referência e crie as Subfamílias que desejar carregando na tecla Enter após preencher uma Subfamília. Como criar Unidades de Artigos? No Menu Tabelas, Artigos e na opção Unidades de Artigos. Irá ficar visível a Lista de Unidades de Artigos. 31
- Para criar uma Unidade de Artigo clique em Novo. - Insira um código da Unidade, a Designação e Abreviatura. No fim, grave. Como criar Armazéns? No Menu Tabelas, Artigos e na opção Armazéns. Irá ficar visível a Lista de Armazéns. Para criar um Armazém clique em Novo. 32
- Defina a Designação que deseja dar ao Armazém e defina as Localizações existentes. Cada Localização terá uma gestão de stocks independente mas integrada com o Armazém. - Pode criar várias Localizações e vários Armazéns. Quando criar um Artigo defina a que Armazém pertence e a que Localização. Como criar Taxas Ecovalor? Existem Artigos que tem de ser taxados com o Ecovalor. O Ecovalor advém da obrigatoriedade em assumir responsabilidade pelas pilhas e baterias. A taxa varia consoante o tipo de químico da bateria. Dirija-se a Menu Tabelas, Artigos e na opção Taxas Ecovalor. Irá ficar visível a Lista de Taxas Ecovalor. Para criar uma Taxa Ecovalor clique em Novo. Escolha a Designação e dê um valor em % à Taxa. 33
Brevemente conseguirá criar Ecovalor e atribuir um valor exacto a uma Taxa que criar. Neste momento, apenas consegue criar uma Taxa Ecovalor com uma percentagem fixa. Como criar uma Marca? No Menu Tabelas, Artigos e na opção Marcas. Irá ficar visível a Lista de Marcas. Ao criar Marcas pode depois atribuir aos Artigos que tiver criado. É mais um filtro para poder segmentar os seus Artigos. - Para criar uma Marca clique em Novo. - Defina o nome da Marca através do campo Designação e acrescente os Modelos que desejar. 34
No fim grave a informação. Como criar Tipos de Artigos? No Menu Tabelas, Artigos e na opção Tipos de Artigos. Irá ficar visível a Lista de Tipos de Artigos. Se desejar criar mais filtros para diferenciar Artigos, esta é uma boa opção. Como criar um Fabricante? No Menu Tabelas, Artigos e na opção Fabricantes. Irá ficar visível a Lista de Fabricantes dos Artigos. 35
Para criar um Fabricante clique em Novo. Como criar um Lote e atribuir Validades? No Menu Tabelas, Artigos e na opção Lotes. Irá ficar visível a Lista de Lotes. Para mais informações sobre Lotes, consulte o Manual de Lotes e Validades. Como definir as Condições de Pagamento? No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Condições de Pagamento. Irá ficar visível a Lista de Condições de Pagamento com as diferentes Designações e Dias de Vencimento. É possível criar uma nova Condição de Pagamento com o respectivo prazo de vencimento. Ao emitir um documento e se escolher a Condição que criou, o prazo de vencimento é calculado automaticamente. 36
- Para criar uma Condição de Pagamento clique em Novo. Defina a Designação e o prazo de vencimento. Como definir os Modos de Pagamento? No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Modos de Pagamento. Irá ficar visível a Lista de Modos de Pagamento. Para criar um Modo de Pagamento clique em Novo. Aqui existem várias definições que têm que ver com a Gestão Bancária (ver Manual). 37
Como criar os Escalões de Preços? No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Escalões de Preços. Irá ficar visível a Lista de Escalões de Preços. Para criar um Escalão de Preço clique em Novo. Defina a Designação e escolha se o Escalão de Preço que criou tem Iva Incluído. Ao criar vários Escalões de Preço permite-lhe atribuir a um Artigo vários preços. Por sua vez, pode associar este Escalão a um Cliente. Sempre que este Cliente comprar determinado Artigo, o preço utilizado será o do Escalão pré-definido. Como definir as Situações de Encomendas? No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Situações de Encomendas. Irá ficar visível a Lista de Situações de Encomendas. - Mais à frente falaremos das Encomendas. Contudo, neste campo o Utilizador poderá definir alguns detalhes das Encomendas, como definir a Designação, escolher a Cor e programar se a Encomenda está aberta ou automaticamente transformá-la em Entregue quando estiver facturada. - A situação das Encomendas aplica-se a Vendas e a Compras. 38
Para criar uma Situação clique em Novo. Como criar um Banco? No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Bancos. Irá ficar visível a Lista de Bancos. Para criar um Banco clique em Novo e insira a Designação pretendida. Este Menu tem que ver com a Gestão Bancária, ver o respetivo Manual. 39
Como gerir as Comissões da equipa comercial? No Menu Tabelas, Condições de Venda e na opção Comissões. Irá ficar visível a Lista de Comissões. - Antes de começarmos a explicar a Gestão de Comissões é importante referir que existe a seguinte ordem de critério: 1º Artigos 2º Família de Artigos 3º Base Pode gerir as Comissões e determinar valores diferentes através destes 3 critérios. Contudo, se houver conflito na atribuição de Comissões, a ordem é a atrás referida. Quando estiver a facturar uma Venda, atribua-a a um Vendedor e este terá a Comissão previamente definida e filtrada. - Clique em para criar uma nova Comissão. Comissão Base 40
- Dê uma Designação à Comissão que criar. De seguida, escolha um Tipo de Comissão (neste caso, a Base) e dê um valor em percentagem. Neste exemplo: todas as Vendas que um Vendedor (com a Comissão definida de Base ) concretizar terão uma recompensa de 15% sobre essa venda. A Comissão Base implica que o Vendedor seja comissionado sempre com o mesmo valor (neste caso 15%) em qualquer Venda que concretize seja qual for o Artigo ou Família de Artigo. Comissão de Família de Artigo Implica que o Vendedor seja comissionado por Família de Artigo. Pode definir Escalões de Comissão com diferentes valores e em Famílias de Artigos diferentes. 41
De seguida clique em para guardar a definição da Família de Artigo. Depois em para criar uma Comissão noutra Família de Artigo. No fim guarde as definições e clique em gravar. 42
Nota: a Comissão de outra Família de Artigo fica guardada noutra Referência(2). - É importante dar uma nota sobre o Escalão ( ) e o Valor (%). Pegando no exemplo da Família de Artigo Software: - de 0 a 2.500, o Vendedor terá Comissão de 5%; - de 2.501 a 5.000, o Vendedor terá Comissão de 10%; - de 5.001 a 1.000.000, o Vendedor terá Comissão de 15%. Escolhemos o limite de Escalão em 1 milhão (1.000.000 ) por uma razão. Se pretender que o limite máximo de Comissão seja (neste caso) os 15%, o valor limite do último Escalão terá de ser inalcançável. Isto porque, caso o Vendedor venda mais que 1.000.000 o sistema não reconhece qualquer Comissão. Para salvaguardarem esta situação, escolham um limite com valor muito alto. Comissão de Artigo Implica que o Vendedor seja comissionado apenas por Artigo. Pode definir Escalões de Comissão com diferentes valores e Artigos diferentes. 43
De seguida clique em para guardar a definição da Comissão de Artigo. Depois em para criar outra Comissão noutro Artigo. No fim clique em Guardar. Nota: a Comissão de outro Artigo fica guardada noutra Referência(2). - Na Comissão de Artigo o processo é igual ao da Comissão de Família de Artigo. Os critérios de lógica de Escalão e Valor são os mesmos e aplicam-se as mesmas regras. Tanto na Comissão de Artigo como na Comissão de Família de Artigo pode criar as Referências que bem quiser e atribuir diferentes valores. Comissão Conjunta Seja Criativo Pode aplicar e definir apenas Comissões para Base, Família de Artigo ou para Artigo, de acordo com as suas necessidades e características da Empresa. Contudo, existem Empresas com uma Gestão de Comissões elaborada. Este Módulo de Comissões permite-lhe fazer a sua própria Gestão personalizada. Isto é, (após criar uma Comissão nova no botão Novo e definir a sua Designação) pode atribuir ao seu Vendedor várias Comissões conjuntas e simultâneas: 44
-Atribuir a Comissão Base: comissão de igual valor para todos os Artigos e Famílias de Artigos; - Atribuir a Comissão de Família de Artigo: comissões diferentes nas diferentes Famílias de Artigo; - Atribuir a Comissão de Artigo: comissões diferentes nos diversos Artigos. Recuando ao início, não se esqueça da ordem de Critério que falamos atrás. A sequência é: 1º Artigo; 2º Família de Artigo; 3º Base. Se tiver definido vários Tipos de Comissões(Base, Família de Artigo e Artigo, em simultâneo) ao mesmo Vendedor, isto quer dizer que: - Quando o Vendedor efectua uma Venda de um Artigo, a Comissão que lhe será atribuída será a Comissão de Artigo que definiu para o Artigo em questão. Se não tiver definido uma Comissão para o artigo que foi vendido, o sistema atribui, automaticamente, a Comissão que definiu para aquela Família de Artigo. Caso não tenha definido nenhuma Comissão para aquele Artigo nem Família de Artigo, a Comissão que lhe será atribuída será a Comissão Base. - Para criar estas Comissões conjuntas o processo é igual. Após criada e dada Designação à Comissão, clique em Família de Artigo. verá que poderá optar se quer Comissão Base, de Artigo ou de Para ir checkando as diferentes Comissões que definiu para aquele Tipo de Comissão clique em Nota: Poderá definir Tipos de Comissão como bem entender, ou seja, pode criar uma Comissão conjunta apenas com Comissão Base e Comissão de Família de Artigo. Pode deixar a Comissão de Artigo de parte. Como criar uma Situação (CRM)? No Menu Tabelas, CRM e na opção Situações CRM. Irá ficar visível a Lista de Situações do CRM. Mais à frente falaremos sobre o CRM. 45
- Clique em Novo para criar uma Situação de CRM. Este campo é flexível Como criar um Tipo de Acção (CRM)? No Menu Tabelas, CRM e na opção Tipo de Acções (CRM). - À frente falaremos do CRM. Contudo, este campo serve para determinar Acções a fazer quando tiver a criar uma Oportunidade de negócio no CRM. - Pode escolher a ordem em que aparecerá a Lista das Acções a tomar. 46