Introdução a Gestão de Custos nas pequenas empresas Prof. MSc Hugo Vieira L. Souza
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Agenda Gerenciamento de custos em projetos Histórico, conceitos e tipos de custos Ciclo de vida do produto; Estimativa de custos em projetos - introdução Estimativa de custos no ciclo de vida do projeto; Processo de estimativa de custos; Referências
Assim como para a comunicação e para as pessoas, a gestão dos custos em um projeto é fundamental para o seu sucesso; Gerir os custos e todos os aspectos que estejam relacionados ao capital financeiro é uma tarefa árdua, proveniente de épocas mais antigas do que os dias atuais; Barbosa et al. [2011] explicam que a gestão financeira se tornou mais acentuada a partir do século XVIII com o apogeu da Revolução Industrial; Nessa época, foram considerados fatores-chave para a gestão dos custos:
Recessões econômicas: consideradas como eventos imprevisíveis para a economia geravam impactos acentuados acerca da oferta e da procura sobre os produtos e serviços desconsertando as técnicas e análise sobre custos atuais; Avanço da contabilidade: o surgimento recente de métodos, fórmulas e outras estratégias de previsão e retenção de custos facilitaram o controle imprevisível sobre as recessões que aconteciam nos séculos posteriores; Intensificação das transações de mercado: as operações venda, compra e crédito passaram a exigir o acompanhamento mais aperfeiçoado sobre os negócios; Por conta disso, a literatura classifica os custos como:
Gasto [ou sacrifício]: financeiro para obtenção de um bem ou serviço qualquer, representado por entrega ou promessa de entrega de ativos [insumos financeiros]. Esse conceito é abrangente, aplicando-se basicamente em: Compra de matéria-prima, pagamento de mão-de-obra, honorários para a diretoria; Compra de bens imobiliários, ações ou investimentos; Custo: o custo, por definição, é a aplicação de recursos [recursos humanos, equipamentos, materiais, insumos] no processo de criação de um produto, serviço ou resultado específico. Em um projeto é um gasto que se transformará em custo no momento de sua utilização como recurso para a execução de uma atividade; Despesa: é um gasto relativo a bens e serviços não correlacionados com a produção de outros bens e serviços;
Ainda sobre a despesa, assim como na contabilidade, os profissionais precisam separar os gastos [custos] efetivos para compor o produto final. Entretanto, é importante que as empresas observem que os gastos não estarão correlacionados ao produto final, mas sim, a parte administrativa, comercial e financeira do projeto; Desembolso: é o pagamento resultante da aquisição de um bem/serviço, que pode ocorrer antes, durante ou após sua entrada na organização; portanto, defasado ou não do gasto; Perda: bem ou serviço consumido de forma anormal e involuntária. Não se confunde com a despesa [muito menos com o custo], exatamente por sua característica de anormalidade e involuntariedade, por não ser um sacrifício feito com intenção de obter receita;
Investimento: é um gasto com um bem ou serviço em função da sua vida útil ou de benefícios atribuíveis a futuro(s) período(s). Os investimentos variam de acordo com a periodicidade do valor de mercado produto, taxas de tributos e/ou rendimentos, entre outros aspectos que reportem garantias acerca do valor injetado no negócio; Preço: é a decisão de negócios que engloba vários fatores estratégicos para ser definido. O preço não considera apenas a relação gasto/lucro, mas outros tipos de gastos associados, ou levados em consideração, para que seja de fato definido; Na prática, o preço é complexo para ser fixado. As empresas agregam vários tipos de valores [variáveis], uma margem de lucro instável [básico] e um lucro rentável [lucro real], entre outros para garantir que os gastos sejam todos cobertos;
O plano de custos [ou plano de gerenciamento de custos] é elaborado para definir o formato dos processos, rotinas e controle de custos de uma empresa em seus projetos; O PMBoK especifica que não há uma estrutura de um plano padrão, visto que os projetos variam de acordo com a empresa, a complexidade e a abrangência do projeto; O guia ainda explica que um plano bem elaborado deve conter alguns tópicos importantes, abranger as áreas que o projeto irá abordar, além de outros fatores essenciais, estando entre eles, os seguintes:
Descrição dos processos utilizados com modelos de documentos, formulários, relatórios, etc.. Procedimentos organizacionais, institucionais e contábeis utilizados no projeto; Relação com os documentos utilizados e necessários para serem analisados no projeto; Classificação das estimativas do projeto, principalmente quanto as datas, custos, moedas, taxas de câmbio; Quando estimamos os recursos necessários para a execução das atividades de um projeto, é possível identificar um produto ou sistema cujo custo unitário total pode depender do seu próprio ciclo de vida [BARBOSA et. al., 2011];
O ciclo de vida do produto é a prática de se organizar os custos de acordo com os estágios da vida de um produto ou serviço; É uma técnica para estabelecer o custo total de propriedade de um produto ou sistema, considerando todos os custos incorridos; O ciclo de vida do produto possui várias etapas, organizadas de acordo com cada empresa, mas Barbosa et. al., [2011] afirma que na prática, as empresas obedecem uma série de passo, sendo os principais:
Custos de pesquisa e desenvolvimento: custos para pesquisar, projetar, desenvolver, testar e aprovar o protótipo do recurso; Custos de produção: custos para implementação do recurso, como materiais, instalação, testes e aceitação; Custos operacionais/manutenção: custos do recurso após sua entrega, como suporte, reparos e custos operacionais; Custos de eliminação ou descarte: associados ao produto, uma vez que este tenha atingido seu ponto de inutilidade; O ciclo de vida do produto é composto pelos vários tipos de gastos que vimos nas aulas anteriores. Barbosa et. al. [2011] demonstra o ciclo na figura:
Fonte: Barbosa et. al., 2011;
Além de identificar o ciclo de vida o ciclo de vida de alguns custos, é necessário considerarmos diversos tipos de custos, que agregados, irão compor o orçamento total do projeto; Contudo, um custo pode ser classificado/contabilizado de formas diferentes, dependendo da metodologia da organização para gerenciar os custos; Os custos diretos podem ser identificados e quantificados a partir dos recursos necessários [mão de obra, materiais, equipamentos, insumos e serviços] para a realização das atividades;
Os custos diretos são atribuídos ao produto do projeto, e portanto, não necessitam de rateios para serem alocados aos projetos; Quando há mudanças nas atividades do projeto devido a alteração das alternativas a serem utilizadas, os recursos podem mudar e configurar novos custos diretos; Alguns exemplos de custos diretos são: horas, custos de viagens da equipe, custos dos materiais utilizados no projeto, etc.; Já os custos indiretos são despesas gerais e gatos incorridos em benefícios dos projetos da empresa;
Normalmente são custos relativos a manutenção do negócio. Apesar de não serem identificados diretamente com as atividades, devem ser agregados ao orçamento do projeto; Os custos indiretos se relacionam com as atividades necessárias ao funcionamento da empresa [como um todo] executora do projeto, e poderão ser rateados entre todos eles de acordo com um critério preestabelecido pela organização que o desenvolve; Entre os custos indiretos mais comuns, podemos citar [BARBOSA, et. al., 2011]:
Despesas administrativas relacionadas as atividades de administração da empresa; Salários da direção e do pessoal administrativo; Despesas de representação; Depreciação da compra ou aluguel do imóvel sede da organização; Os custos fixos são aqueles que não variam com a quantidade de trabalho do projeto ou para uma dada faixa de volume de projetos, como instalações, aluguéis, etc.; No entanto, se a amplitude fixada para os projetos for ultrapassada, esses custos poderão mudar de patamar conforme o projete avance;
Referências [1] MACHADO, Hilka Vier. Causas de mortalidades de pequenas empresas. 1ed. SãoPaulo:Eduem,2007; [2] Receita Federal do Brasil. Lei das Microempresas e das Empresas de Pequeno Porte "SIMPLES. Disponível em: < http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/leis/ant2001/lei931796.htm > Acesso em 24 fev. 2014; [3] OLIVEIRA, José Antônio. Pequenas empresas, arranjos produtivos locais e sustentabilidade. 1ed. Rio de Janeiro:FGV,2009; [4] SANTOS. Carlos Alberto. Pequenos Negócios: desafios e perspectivas. Biblioteca virtual do SEBRAE. 2013;