PRATICANDO OS 5S NO SEU LOCAL DE TRABALHO
APRESENTANDO OS 5S s VOCÊ ESTÁ ENTRANDO EM CONTATO COM UM SISTEMA DE EDUCAÇÃO E TREINAMENTO, CRIADO NO JAPÃO POR TAKASHI OSDA, QUE BUSCA A QUALIDADE TOTAL DE UMA MANEIRA SIMPLES E, AO MESMO TEMPO, REVOLUCIONÁRIA: ATRAVÉS DO CONSTANTE APERFEIÇOAMENTO DA ROTINA DO DIA-A-DIA DE TRABALHO. O SISTEMA 5S NÃO É UM PROGRAMA TEMPORÁRIO, COM INÍCIO, MEIO E FIM. VOCÊ COMPREENDERÁ QUE OS 5S s SÃO PARA SEREM ENTENDIDOS, INCORPORADOS E PRATICADOS DIARIAMENTE POR TODOS, VISANDO ENTRE OUTROS OBJETIVOS EVITAR DESPERDÍCIOS E GARANTIR UM AMBIENTE DE TRABALHO CADA VEZ MAIS SAUDÁVEL NA SUA EMPRESA. OS 5S SÃO UM MEIO DE SE ATINGIR FINS ESPECÍFICOS E AO IMPLEMENTAR OS MESMOS É NECESSÁRIO TER EM MENTE ESSES OBJETIVOS. O NOME DESTE SISTEMA VEM DE 5 PALAVRAS JAPONESAS (IDEOGRAMAS) INICIADAS COM A LETRA S: SEIRI, SEITON, SEISOU, SEIKETSU E SHITSUKE, QUE PODEM SER TRADUZIDAS EM 5 SENSOS. SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO (ORGANIZAÇÃO) SEITON - SENSO DE ORDENAÇÃO (ARRUMAÇÃO) SEISOU - SENSO DE LIMPEZA SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE (PADRONIZAÇÃO) SHITSUKE - SENSO DE AUTODISCIPLINA
PRATICANDO O PRIMEIRO S SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO O SENSO DE UTILIZAÇÃO SIGNIFICA MANTER NO LOCAL DE TRABALHO APENAS O QUE REALMENTE NECESSITAMOS E USAMOS. ASSIM PESQUISE AS CONDIÇÕES E A FREQÜÊNCIA DE USO DE TODOS OS MATERIAIS EXISTENTES ONDE VOCÊ TRABALHA. UMA BOA IDÉIA É OLHAR COM ATENÇÃO AO SEU REDOR E TOMAR AS SEGUINTES PROVIDÊNCIAS: É ÚTIL PARA O MEU TRABALHO? EU REALMENTE PRECISO E USO? SE A RESPOSTA FOR SIM, MANTENHA O MATERIAL NO LOCAL DE TRABALHO. VERIFIQUE SE EXISTE ALGUM ITEM QUE NECESSITE SER TROCADO OU REPARADO E ENCAMINHE-O PARA TAL. OUTRA ATITUDE IMPORTANTE É DETECTAR A REGULARIDADE COM QUE VOCÊ PRECISA E USA DETERMINADO MATERIAL, PARA PODER COLOCÁ-LO NO LOCAL APROPRIADO. CONFIRA: SE É USADO TODA HORA, MANTENHA COM VOCÊ OU O MAIS PRÓXIMO POSSÍVEL DE VOCÊ EM SEU LOCAL DE TRABALHO; SE É USADO TODO DIA, COLOQUE O MAIS PRÓXIMO POSSÍVEL DE VOCÊ EM SEU LOCAL DE TRABALHO; SE É USADO TODA SEMANA, DEIXE NO POSTO DE TRABALHO OU LOCAL PRÓXIMO; 2
SE É USADO EM INTERVALOS MAIORES QUE 30 DIAS, ENCAMINHE PARA A ÁREA RESPONSÁVEL. EX.: FICHAS, ORÇAMENTOS, CORRESPONDÊNCIAS, MATERIAL DE ESCRITÓRIO, MATERIAL DE INFORMÁTICA, CATÁLOGOS, GABARITOS, FERRAMENTAS, PROJETOS, ETC. SE A RESPOSTA FOR NÃO, OU SEJA, VOCÊ E SEUS COLEGAS NÃO PRECISAM E NÃO USAM, ENCAMINHE PARA A ÁREA DE DESCARTE. ARQUIVO MORTO, LIXO, ETC. NÃO SE ESQUEÇA QUE ESSE MATERIAL DESCARTADO PODERÁ SER REAPROVEITADO OU RECICLADO. OBJETIVOS DA PRATICA DO SENSO DE UTILIZAÇÃO MANTER SOMENTE O NECESSÁRIO NO LOCAL DE TRABALHO, GANHANDO ESPAÇO; SELECIONAR SOMENTE O QUÊ VOCÊ PRECISA, GASTANDO O MÍNIMO DE TEMPO E ENERGIA PARA LOCALIZAR DOCUMENTOS, MATERIAL DE ESCRITÓRIO, RELATÓRIOS, UTENSÍLIOS, FERRAMENTAS, ETC.. COMBATER O DESPERDÍCIO; ELIMINAR ACIDENTES DE TRABALHO. SEPARAR O QUE REALMENTE É NECESSÁRIO Neste momento devemos ser racionais e não emocionais 3
PRATICANDO O SEGUNDO S SEITON - SENSO DE ORDENAÇÃO EXERCITANDO O SENSO DE UTILIZAÇÃO, VOCÊ VAI PERCEBER QUE SOMENTE OS MATERIAIS, DOCUMENTOS E OUTROS OBJETOS REALMENTE ÚTEIS PERMANECEM NO SEU LOCAL DE TRABALHO. COM ISSO, SEM DÚVIDA VOCÊ JÁ SE SENTE MELHOR, MAIS ALIVIADO E COM MAIS ESPAÇO PARA AGIR. PORÉM, AO INICIAR O SENSO DE ORDENAÇÃO, VOCÊ FICARÁ AINDA MAIS SATISFEITO AO PERCEBER QUE TUDO ORDENADO, NO SEU DEVIDO LUGAR, A VIDA SE TORNA MAIS FÁCIL. LEMBRE-SE QUE, PARA PRATICAR O SENSO DE ORDENAÇÃO, BASTA SEGUIR OS PROCEDIMENTOS ABAIXO INDICADOS, PEDINDO ORIENTAÇÕES AO SEU SUPERVISOR QUANDO NECESSÁRIAS. PADRONIZE OS NOMES E COLOQUE ETIQUETAS ADEQUADAS NOS OBJETOS QUE FICARAM; FAÇA AS IDENTIFICAÇÕES UTILIZANDO CORES, LETRAS FÁCEIS DE SEREM LIDAS, INCLUSIVE À DISTÂNCIA; BOLE UMA MANEIRA PRÁTICA DE GUARDAR OS OBJETOS. ISSO FACILITARÁ ENCONTRÁ-LOS QUANDO PRECISO E RECOLOCÁ-LOS EM SEUS DEVIDOS LOCAIS; CORRIJA, SE FOR O CASO, O POSICIONAMENTO DE MESAS, EQUIPAMENTOS, ETC. A EXECUÇÃO DAS TAREFAS E O TRÂNSITO DE PESSOAS E/OU EQUIPAMENTOS FICARÁ MAIS FÁCIL. 4
NÃO DEIXE TAMBÉM DE UTILIZAR FAIXAS, FITAS DEMARCADORAS E PLACAS PARA DELIMITAR OS LOCAIS DE TRABALHO, OS CORREDORES E OUTRAS ÁREAS QUE MERECEM DESTAQUE. OBJETIVOS DE ESTAR PRATICANDO O SENSO DE ORDENAÇÃO MELHORAR A IMAGEM DA SUA EMPRESA E DE SEUS COLABORADORES PERANTE OS CLIENTES. MANTER CADA COISA EM SEU LUGAR, FACILITANDO AO MÁXIMO O ACESSO AOS MATERIAIS; MANTER UM LUGAR PARA CADA COISA, VERIFICANDO DE IMEDIATO SE ALGUM MATERIAL FOI RETIRADO DO SEU LOCAL; DEIXAR TUDO À VISTA, MELHORANDO A COMUNICAÇÃO ENTRE TODOS; MELHORAR A CIRCULAÇÃO DE PESSOAS E VEÍCULOS; ELIMINAR ACIDENTES DE TRABALHO (QUEDAS, TROPEÇOS, ETC.). 5
PRATICANDO O TERCEIRO S SEISOU - SENSO DE LIMPEZA DURANTE A PRÁTICA DOS 2S s INICIAIS CERTAMENTE VOCÊ JÁ FEZ UMA PRIMEIRA LIMPEZA EM SEU LOCAL DE TRABALHO. MAS NESTE MOMENTO EM QUE VOCÊ COMEÇA A IMPLEMENTAR O SENSO DE LIMPEZA, É NECESSÁRIO FAZER UMA SUPER LIMPEZA, DEIXANDO TUDO LIMPO E NAS MELHORES CONDIÇÕES DE USO POSSÍVEL. PARA PRATICAR O SENSO DE LIMPEZA FAÇA O SEGUINTE: INICIALMENTE OLHE PARA AS LUMINÁRIAS, PAREDES, BIOMBOS E COLUNAS, DESCUBRA TUDO QUE ESTIVER SUJO E LIMPE JUNTO COM SEUS COLEGAS; AINDA EM RELAÇÃO ÀS PAREDES, BIOMBOS E COLUNAS: SERÁ QUE EXISTEM PAPÉIS PREGADOS QUE NÃO DEVERIAM ESTAR ALI? INSPECIONE TAMBÉM O PISO, DESCUBRA MANCHAS, SUJEIRAS E REMOVA-AS. NÃO SERIA MELHOR FAZER UMA NOVA PINTURA, UTILIZANDO UMA COR MAIS CLARA PARA IDENTIFICAR COM MAIOR FACILIDADE AS SUJEIRAS EXISTENTES? VEJA SE AS LATAS DE LIXO ESTÃO COLOCADAS NOS LUGARES MAIS APROPRIADOS E DEMARCADOS 6
LIMPE TODO EQUIPAMENTO APÓS UTILIZÁ-LO, E LEMBRE-SE, FORÇAR OS EQUIPAMENTOS ALÉM DAS ESPECIFICAÇÕES, PODE QUEBRÁ-LOS OU SUJAR O SEU LOCAL DE TRABALHO. AGORA QUE VOCÊ LIMPOU COM CUIDADO O SEU LOCAL DE TRABALHO, PROCURE NÃO SUJÁ-LO E NEM PERMITA QUE O FAÇAM. SEJA EXIGENTE. EM CONJUNTO COM SEUS COLEGAS DELIMITE AS ÁREAS JÁ LIMPAS E CRIE UMA ESCALA DE RESPONSÁVEIS PARA VERIFICAR CONSTANTEMENTE AS CONDIÇÕES DE LIMPEZA DOS POSTOS DE TRABALHO. (VARRA RASPE ASPIRE LUSTRE) É MELHOR NÃO SUJAR, PARA DEPOIS NÃO LIMPAR OBJETIVOS DE ESTAR PRATICANDO O SENSO DE LIMPEZA MELHORAR E HUMANIZAR AS CONDIÇÕES DE TRABALHO; ELIMINAR ACIDENTES DE TRABALHO; FACILITAR A INSPEÇÃO DOS EQUIPAMENTOS; ACABAR COM OS DESPERDÍCIOS. 7
PRATICANDO E CONQUISTANDO O QUARTO S SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE QUANDO PERCEBEMOS QUE JÁ EXISTE DA PARTE DE TODOS UMA PRÁTICA DISCIPLINADA DE UTILIZAÇÃO, ORDENAÇÃO E LIMPEZA É SINAL DE QUE ESTAMOS PRATICANDO COM SUCESSO O SENSO DE SAÚDE. OS 3 S s INICIAIS SÃO ATIVIDADES, O QUARTO S É CONDIÇÃO. OUTROS PROBLEMAS QUE CAUSAM DESCONFORTO OU INSEGURANÇA TAMBÉM ESTARÃO SENDO BLOQUEADOS. TENHA CERTEZA DE QUE ISSO TRARÁ MUITO ORGULHO PARA VOCÊ E SEUS COLEGAS. ALÉM DISSO, MUITAS PESSOAS DE OUTRAS ÁREAS E ATÉ MESMO DE OUTRAS EMPRESAS, VIRÃO ADMIRAR O SEU TRABALHO. NESTE MOMENTO, A SUA EMPRESA IRÁ AVALIAR OS DIVERSOS POSTOS DE TRABALHO E RECONHECERÁ A DEDICAÇÃO DE TODOS. 8
PRATICANDO E CONQUISTANDO O QUINTO S SHITSUKE - SENSO DE AUTODISCIPLINA DISCIPLINA SIGNIFICA MANTER RIGOROSAMENTE O HÁBITO DE CUMPRIR CORRETAMENTE OS PROCEDIMENTOS ESTABELECIDOS ANTERIORMENTE. AO FAZER A SUA PARTE NA IMPLANTAÇÃO DOS 3S s INCIAIS E CUMPRIR NORMAS, PROCEDIMENTOS, HORÁRIOS, ETC., VOCÊ ESTARÁ CONQUISTANDO O SENSO DE AUTODISCIPLINA. COM ELE, TODOS SE HABITUARÃO A ESTAS PRÁTICAS, ESTANDO CIENTES DE QUE TRARÁ BENEFÍCIOS DIRETOS, TANTO PROFISSIONAL, QUANTO PESSOALMENTE. MAS, ATENÇÃO: ATINGIR O SENSO DE AUTODISCIPLINA NÃO SIGNIFICA TER CHEGADO À PERFEIÇÃO. LEMBRE-SE QUE O OBJETIVO PRINCIPAL DOS 5S s É A CONSTANTE EVOLUÇÃO, É A CRENÇA DE QUE SEMPRE É POSSÍVEL FAZER MELHOR. 9
JURAMENTO DOS 5 S NÃO SUJAREI AS COISAS NÃO DERRAMAREI LÍQUIDOS NÃO ESPALHAREI AS COISAS LIMPAREI TUDO IMEDIATAMENTE ESCREVEREI NOVAMENTE COISAS QUE TENHAM SIDO APAGADAS RECOLOCAREI NO SEU LUGAR COISAS QUE TIVEREM CAIDO 10