ERP BRASCOMM Sistema de Gestão Empresarias 100% Web Manual do Usuário Módulo de Contas a Pagar O ERP Brascomm oferece toda ferramenta necessária para a perfeita gestão do departamento de contas a pagar. Iniciando o módulo de contas a pagar. 1
Sumario Processos Páginas 10.1 Tabelas Gerais 01 10.1.1 Parâmetros Gerais 01 Tabelas Gerais Acesso aos Parâmetros Gerais 10.1.2 Tipo de Documento 05 Contas a Pagar Tabelas Gerais Tipo de Documento 10.1.3 Tipo de Baixas 07 Contas a Pagar Tabelas Gerais Tipo de Baixas 10.1.4 Tipo de Despesa 09 Contas a Pagar Tabelas Gerais Tipo de Despesa 10.1.5 Troca Tipo de Despesa 10 Contas a Pagar Tabelas Gerais Troca Tipo de Despesa 10.1.6 Acesso a Documentos a Pagar 11 Contas a Pagar Tabelas Gerais Acesso a Documentos a Pagar 10.1.7 Fornecedores 13 10.1.7.1 Acesso a Fornecedores 13 Contas a Pagar Tabelas Gerais Fornecedores Acesso a Fornecedores 10.1.7.2 Listagem de Fornecedores Contas a Pagar Tabelas Gerais Fornecedores Listagem de Fornecedores 10.1.8 Listagem 10.1.8.1 Tipo de Despesa Contas a Pagar Listagem Tipos de Despesas (Visualização da Listagem) 10.2 Movimento 10.2.1 Captação 10.2.1.1 Captação / Digitação de Documentos (único) Contas a Pagar Movimento Captação Digitação de Documentos 10.2.1.2 Captação /Digitação de Documentos (parcelas) Contas a Pagar Movimentos Captação Digitação de Documentos (parcelas) 10.2.1.3 Atualização de Documentos Captados 10.2.1.4 Pagamento de Fornecedores Provisionados 10.2.2 Baixa de Documentos 10.2.2.1 Digitação de Baixa de Documentos Contas a Pagar Movimento Baixa de Documentos Digitação de Baixa de Documentos 10.2.2.2 Atualização de Documentos Baixados Contas a Pagar Movimento Baixa de Documentos Atualização de Documentos Baixados 10.2.2.3 Consulta Lotes (Consultar e Excluir Baixa de Documento) Contas a Pagar Movimento Baixa de Documentos Consulta Lotes 10.2.3 Borderôs 10.2.3.1 Apontamento de Duplicatas para Borderô Contas a Pagar Movimento Borderô Apontamento de Duplicatas para Borderô 10.2.3.2 Atualização da Baixa por Borderô Contas a Pagar Movimento Borderô Emissão de Borderôs a Pagar 10.2.4 Adiantamento a Fornecedores 10.2.4.1 Acesso a Adiantamento Contas a Pagar Movimento Adiantamento a Fornecedores Acesso a Adiantamento 10.2.4.2 Listagem de Adiantamentos Contas a Pagar Movimentos Adiantamento a Fornecedores Listagem de Adiantamentos (Visualização da lista) 2
10.2.4.3 Geração Automática de Adiantamentos Contas a Pagar Movimentos Adiantamento a Fornecedores Geração Automática 10.2.5 Conhecimento de Transportes 10.3 Consultas 10.3.1 Documento por Fornecedor Contas a Pagar Consulta Documento por Fornecedor 10.4 Relatórios 10.4.1 Relação de Documentos a Pagar Conta a Pagar Relatórios Relação de Documentos a Pagar 10.4.2 Posição Financeira de Contas a Pagar Contas a Pagar Relatórios Posição Financeira de Contas a Pagar 10.4.3 Relação de Documentos Pagos Contas a Pagar Relatórios Relação de Documentos Pagos 3
10.1 Tabelas Gerais Começaremos com o preenchimento das Tabelas Gerais, essas tabelas são os cadastros necessários para andamento dos processos de Contas a Pagar. 10.1.1 Parâmetros Gerais Os Parâmetros Gerais serão utilizados no processo de decisões, onde para cada campo o usuário irá definir o conteúdo informado, são eles: Os parâmetros são indispensáveis para o bom funcionamento do ERP Brascomm. Tabelas Gerais Acesso aos Parâmetros Gerais Preencher os campos: Tipos de Cobrança : Informar nos campo numerados os tipos de cobrança que serão utilizados. Tipo de Documento Duplicata : Informar qual o tipo de documento será utilizado na entrada de nota fiscal do fornecedor. Numeração Automática de Fornecedores : Selecionar esta opção se deseja que o sistema gere uma seqüência automática no cadastro de fornecedores, se deixar desmarcado o usuário deverá informar o código no momento do cadastro. Permite Cadastro de Fornecedores com CNPJ ou CPF iguais : Selecionar esta opção se deseja cadastrar fornecedores com o mesmo CNPJ/CPF. 4
10.1.2 Tipo de Documento Cadastrar os tipos de documentos que serão utilizados ao inserir um documento a pagar. Contas a Pagar Tabelas Gerais Tipo de Documento Código : Informar um código desejado. Descrição : Informar a descrição desejada. Abreviatura: Informar a abreviatura desse cadastro para visualização nos relatórios 10.1.3 Tipo de Baixas Cadastro dos tipos de baixa que serão utilizados no processo de baixa de documentos a pagar. Contas a Pagar Tabelas Gerais Tipo de Baixas Preencher os campos: Código : Informar o código desejado. Descrição : Informar a descrição correspondente. Despreza Fluxo Financeiro : Selecionar esta opção para que esse tipo de baixa NÃO apareça nos relatórios de fluxo financeiro. 10.1.4 Tipo de Despesa Os tipos de despesas são cadastros fixos no ERP Brascomm, e podem ser complementado. 5
São despesas a serem utilizadas nos processos financeiros e relatórios de controle. Contas a Pagar Tabelas Gerais Tipo de Despesa Preencher os Campos Código : Informar o código correspondente a despesa. Descrição : Informar a descrição do tipo de despesa. Aceita Lançamentos : Selecionar esta opção para aceitar lançamentos de despesas, na tela de lançamento de despesas Aceita Estorno : Selecionar esta opção para contas que aceitam estorno. Total Rateio : Total dos percentuais distribuídos nos centros de custos. 10.1.5 Troca Tipo de Despesa Processo que auxilia na troca do código do tipo de despesa já cadastrado. Contas a Pagar Tabelas Gerais Troca Tipo de Despesa Preencher os campos: 6
Código : Informar o código da despesa já existente e que será substituída. Novo Código : Informar o novo código substituto. Salvar. 10.1.6 Acesso a Documentos a Pagar Tela de inclusão dos documentos a pagar. Os documentos integram automaticamente a esta tela através dos processos de recebimento de compras, captação e lançamento de despesas previstas. Mas o usuário também pode fazer a inclusão manual de um documento a pagar. Contas a Pagar Tabelas Gerais Acesso a Documentos a Pagar Para inclusão de um documento preencher os campos: 7
Status : Situação atual do documento. (ativo ou cancelado) Local : Informar a empresa ou filial Fornecedor : informar o código do fornecedor. Fatura/Seqüência : Informar o numero da fatura e seqüência. Tipo de Documento : Informar o tipo de documento a ser utilizado. Ref. Importação : Referencia de importação (visualizada no relatório de documentos a pagar) Centro de Custo : Informar o centro de custo para esta despesa. % Aplicado : Informar o % de rateio que será aplicado ao centro de custo informado (preencher sempre 100) Data Emissão : Data de inclusão do documento. Data Vencimentos : Data de vencimento do documento. Texto Vencimento : Texto livre para digitação. Data Vencimento Útil : Data para vencimento para dia útil. Data Prevista de Pagamento : Data prevista para o pagamento deste documento. Banco/Agencia e Conta Corrente : Informar dados bancários. Tipo Baixa: Informar o tipo de baixa utilizado no processo de baixa de documentos. Valor emissão: Valor a Pagar Valor de impostos (IRRF, PIS, ISS, COFINS, CSLL, INSS): Base Desconto: Data Pagto. Desconto e Valor Desconto: Descontos concedidos aqui serão apenas informativos, não serão considerados em relatórios a pagar Saldo a Pagar: Valor a pagar. Tipo de Despesa (1, 2, 3, e 4): Valor informado no campo valor emissão aplicado a uma ou mais despesas. Obs: Texto livre para digitação, impresso em relatórios financeiros. 10.1.7 Fornecedores 10.1.7.1 Acesso a Fornecedores Acesso para cadastrar novos fornecedores. 8
Contas a Pagar Tabelas Gerais Fornecedores Acesso a Fornecedores Preencher os campos: Código : Seqüencial Automático. Razão Social : Preencher com a razão social. Nome Fantasia : Preencher com o nome Fantasia. Inativo : Selecionar esta opção se deseja inativar este fornecedor. Empresa Coligada : Simples Nacional : Selecionar, se o fornecedor se enquadra no simples nacional. Obs.: Serasa : Observações referente ao SERASA. Obs.: Fornecedor : Campo livre para digitação. Informação Bancária : Preencher com os dados bancários do fornecedor. Contatos : No espaço contatos clicar no botão Novo para cadastrar um novo contato. 10.1.7.2 Listagem de Fornecedores Essa listagem mostra apenas os dados cadastrais dos fornecedores, como razão social, telefone, endereço. 9
Pode ser verificar uma listagem simples ou uma completa que traz os e-mails e contatos do fornecedor. Contas a Pagar Tabelas Gerais Fornecedores Listagem de Fornecedores Preencher os filtros: Tipo : Listagem simples ou Listagem completa. Fornecedor : Informar apenas um fornecedor ou uma faixa deles. Imprime Endereço : Selecionar se deseja visualizar o endereço. Status : Opção de escolher o status do fornecedor, ativos, inativos ou todos. 10.1.8 Listagem 10.1.8.1 Tipo de Despesa Preencher com o numero da despesa que deseja consultar, ou preencher com zero para trazer todas as receitas cadastradas. Contas a Pagar Listagem Tipos de Despesas (Visualização da Listagem) 10
10.2 Movimento 10.2.1 Captação O processo de captação é um recurso utilizado para gerar um documento a pagar, abaixo veremos como incluir um documento a pagar através do processo de captação. Pode ser incluso um documento único ou um documento parcelado. Importante saber que a captação não aparece no fluxo financeiro, para isto ela precisa ser atualizada através do processo de Atualização de documentos Captados. 10.2.1.1 Captação / Digitação de Documentos (único) Utilizado como auxilio na inclusão de documentos a pagar. Contas a Pagar Movimento Captação Digitação de Documentos Preencher os campos: Local: Informar empresa local ou filial. Fornecedor: Informar o código do fornecedor. Fatura/Seqüência: Informar o numero da Fatura e seqüência. Tipo de Despesa: Informar o tipo de despesa ou o sistema já carrega o tipo informado no cadastro de fornecedor. Centro de Custo: Informar o centro de custo para esta despesa. % Aplicado: Informar o percentual de rateio aplicado a esta despesa. Data Emissão: Informar a data de emissão do documento. Data Vencimento: Informar a data de vencimento do documento. Data Vencimento Útil: Informar a data de vencimento para dias úteis. 11
Texto Vencimento: Campo livre para digitação. Tipo Cobrança: Informar o tipo de cobrança do documento. Valor de Emissão: Valor total do documento. Valor de impostos (IRRF, PIS, ISS, COFINS, CSLL, INSS): Informar os valores de impostos. Base Desconto: Base a ser aplicado um desconto. Data de Pagto Desconto: Data limite para concessão de desconto. Valor Desconto: Valor do desconto. Observação: Campo livre para digitação, impresso em relatórios financeiros. Rateios de Centro de custos: 10.2.1.2 Captação /Digitação de Documentos (parcelas) Utilizado para incluir documentos que contenham parcelamento. Após a inclusão este processo precisa ser atualizado para integrar no fluxo financeiro. Contas a Pagar Movimentos Captação Digitação de Documentos (parcelas) 12
Preencher os campos: Os campos são praticamente os mesmos informados no processo de digitação de documentos (demonstrado no processo anterior a este), com duas exceções: Fatura : Informar apenas o numero da fatura. O numero seqüencial será gerado automaticamente conforme o numero de parcelas informadas. Duplicatas : Informar a quantidade de parcelas com as datas de validade e os valores correspondentes. 10.2.1.3 Atualização de Documentos Captados Os documentos inclusos pelo processo de captação precisam ser atualizados pra que integrem de fato o contas a pagar. Contas a Pagar Movimentos Captação Atualização de Documentos Captados Todos os documentos inclusos por captação seja ela única ou parcelas serão listadas nesta tela. Atualiza Documentos : Esta opção já vem selecionada. Se deseja apenas visualizar o documento a ser atualizado ou excluído então deve desmarcar esta opção. Selecionar o documento desejado e processar. Nesse momento a captação integra o fluxo financeiro. Obs.: Esta tela também pode ser utilizada para excluir uma captação: selecione o documento desejado e clique no ícone de exclusão. 13
10.2.1.4 Pagamento de Fornecedores Provisionados Processo utilizado para consultar e atualizar um documento provisionado, que foi incluso através de um lançamento de despesas previstas. O lançamento de despesa prevista será explicado no módulo de fluxo financeiro. Contas a Pagar Movimento Captação Pagamento de Fornecedores Provisionados Preencher os filtros de exibição: Local : Informar o local desejado para pesquisa. Data : Informar um período para a pesquisa. Selecionar o documento desejado e processar. O sistema irá abrir a tela de Captação de documentos a Pagar, o usuário deve preencher os campos que o sistema indicar e salvar. Após salvar, o documento esta integrado no contas a pagar e conseqüentemente ao fluxo financeiro. 10.2.2 Baixa de Documentos Processo que pode ser realizado através de um Borderô ou através da Digitação de Baixa de documentos 14
10.2.2.1 Digitação de Baixa de Documentos Digitação dos documentos a serem baixados (liquidados). Após a inclusão este processo precisa ser atualizado para tornar valido. A baixa pode ser total ou parcial, no exemplo abaixo segue a baixa parcial. Contas a Pagar Movimento Baixa de Documentos Digitação de Baixa de Documentos O documento original ficará com um saldo devedor a ser baixado em outra data, conforme demonstrado: 15
Documento a Pagar A baixa do documento também pode ser realizada utilizando cheque de cliente, como demonstrado abaixo: Contas a Pagar Movimento Baixa de Documentos Digitação de Baixa de Documentos 16
Para que os cheques sejam listados no processo de baixa, eles precisam estar cadastrados no sistema, no módulo de Contas a Receber Movimento Cheque de Clientes. Os cheques selecionados serão totalizados no rodapé da tela, e este valor repassado para a baixa do documento, salvar e atualizar esta baixa para conclusão do processo. Preencher os campos: Local : Informar o local se empresa ou filial. Banco, Agencia, Conta Corrente : Informação bancaria. Borderô : Seqüência gerada automática. Fornecedor : Informar o fornecedor Fatura/Seqüência : Informar o numero da fatura e seqüência. Tipo de Baixa : Informar o tipo para a baixa realizada. Data de Pagamento : Informar a data para baixa. Valor Pago : Informar o valor pago. Valor Desconto : Informar se concedido desconto. Valor Abatimento : Informar se concedido abatimento. Valor Multa, Juros : informar se aplicado multa ou juros. Número cheque : Informar o numero do cheque emitido. Observação : Campo livre para digitação. 10.2.2.2 Atualização de Documentos Baixados Todo o processo de baixa precisa ser atualizado para o documento ser liquidado de fato. Todas as baixas que foram digitadas aparecerão listadas nesta tela, selecione o documento desejado e salve. O processo esta concluído e o documento liquidado. 17
Contas a Pagar Movimento Baixa de Documentos Atualização de Documentos Baixados 10.2.2.3 Consulta Lotes (Consultar e Excluir Baixa de Documento) Processo utilizado para excluir baixas e consultar os borderôs gerados para baixa de documentos. Informar nos filtros o local e o período a ser consultado e clicar no ícone para atualizar, o sistema carrega os borderôs existentes. Contas a Pagar Movimento Baixa de Documentos Consulta Lotes Clicar no ícone selecionado na figura acima, e o sistema irá mostrar os documentos que pertencem ao borderô selecionado. 18
Então o usuário clica no ícone correspondente ao documento que deseja consultar ou excluir. O sistema direcionada para a tela da baixa desse documento, então se necessário clicar no ícone de exclusão, confirmar a exclusão e o documento voltará a ter o saldo a pagar. Exclusão de Documento (excluir documento a documentos) 10.2.3 Borderôs O borderô será utilizado para realizar a baixa de vários documentos de uma só vez. 10.2.3.1 Apontamento de Duplicatas para Borderô Apontar quais as duplicatas serão baixas por inclusão no borderô. Preencher os filtros de exibição e os dados para geração do Borderô: Vencimento : Informar um período para listar. 19
Fatura : Informar um número ou uma faixa a listar. Fornecedor : informar um fornecedor ou uma faixa a listar. Somente sem Borderô : Selecionar esta opção para listar apenas documentos que não foram inclusos em nenhum outro borderô pendente de atualização. Obs.: Depois de gerado, o borderô precisa ser atualizado para liquidar de fato o documento. Contas a Pagar Movimento Borderô Apontamento de Duplicatas para Borderô Local : Informar empresa ou filial. Banco, Agencia, Conta Corrente : Informação bancária. Tipo Baixa : Informar o tipo de baixa para este borderô. Gera Baixa : Para baixa de documentos, informar sempre opção SIM. Pagamento em Cheque : Selecionar e informar número do cheque para emissão de cheques. Processar e visualizar ou imprimir a baixa dos documentos. Este processo precisa ser atualizado para estar concluído. 10.2.3.2 Atualização da Baixa por Borderô Processo utilizado para atualizar os borderôs e validar as baixas dos documentos. 20
Todos os borderôs que estiverem pendentes de atualização serão listados nesta tela, selecione o borderô desejado e processe. Para verificar quais os documentos estão no borderô, desmarcar a opção Atualiza documentos e processar, o sistema irá abrir uma visualização dos títulos. O texto de rodapé é livre para digitação e será impresso no relatório de baixa de documentos. Contas a Pagar Movimento Borderô Emissão de Borderôs a Pagar Visualização da baixa 21
10.2.4 Adiantamento a Fornecedores Processo para controlar o adiantamento concedido a um fornecedor. O adiantamento gera um contas a pagar que será utilizado para abater de próximas faturas do mesmo fornecedor. 10.2.4.1 Acesso a Adiantamento Os valores registrados nesta tela estarão disponíveis para descontar de uma próxima fatura do mesmo fornecedor. Cadastrar o adiantamento efetuado. Contas a Pagar Movimento Adiantamento a Fornecedores Acesso a Adiantamento Preencher os campos e salvar. Documento : Seqüencial automático. Fornecedor : Informar o código do fornecedor. Data Emissão : Informar a data de emissão do adiantamento. Data Desconto : Informar data para concessão de desconto. Valor de Emissão : Valor do adiantamento. Banco/ Agencia / Conta Corrente : Informar dados bancários. Histórico : Campo livre para digitação. Fatura de Abatimento : Preenche automático com aa fatura que foi utilizado. O valor adiantado será informado e abatido no processo de baixa do documento. Selecionar quantos adiantamentos houver e descontar do valor pago. 22
Baixa utilizando adiantamento 10.2.4.2 Listagem de Adiantamentos Mostra os adiantamentos realizados a um ou mais fornecedores. Fornecedor : Informar um fornecedor ou uma faixa. Data : Informar o período a ser consultado. Contas a Pagar Movimentos Adiantamento a Fornecedores Listagem de Adiantamentos (Visualização da lista) 10.2.4.3 Geração Automática de Adiantamentos Programar um adiantamento automático a ser gerado para o fornecedor. 23
Contas a Pagar Movimentos Adiantamento a Fornecedores Geração Automática Preencher os campos: Fornecedor : Informar o fornecedor para gerar o adiantamento. Tipo de Pagamento : Informar o período de pagamento. Todo Dia : Preencher os dias para gerar o adiantamento. Semana : Se a opção for semanal informar o dia da semana. Valor de Emissão : Informar o valor do adiantamento a ser gerado. Observação : Campo livre para digitação. Depois de salvar o sistema informa os números dos documentos que foram gerados. 10.2 Consultas 10.2.1 Documento por Fornecedor Lista todos os documentos existentes para o fornecedor indicado. Contas a Pagar Consulta Documento por Fornecedor 24
Preencher os filtros: Local : Informar o local para empresa ou filial. Fornecedor : Informar o código do fornecedor. Período : Informar um período por emissão ou vencimento. Os documentos visualizados em azul estão já pagos e os na cor preta estão Em aberto. 10.3 Relatórios 10.3.1 Relação de Documentos a Pagar Relação de todos os documentos a pagar, conforme os filtros indicados. Neste relatório os documentos serão consultados por data de emissão e data de vencimento, para consultar por dia de pagamento utilizar a Relação de documentos Pagos. Conta a Pagar Relatórios Relação de Documentos a Pagar Preencher os filtros e processar. Tipo : Somente em Aberto : Mostra os documentos com saldo a pagar. Somente documentos já pagos: Mostra os documentos baixados. Todos: Mostra as duas situações. Status : Cobrança Ativa: Documentos ativos. Cobrança Cancelada: Documentos que foram cancelados. Quebra : Ordena o relatório pelas opções disponíveis, para a visualização/impressão. 25
Empresa Coligada : Visualizar informação de filial (empresas coligadas) quando houver. Visualização do Relatório ( Quebra: Data de Vencimento) 10.3.2 Posição Financeira de Contas a Pagar Visualizar os valores que estão a vencer, em um período de dias estipulado pelo usuário. Contas a Pagar Relatórios Posição Financeira de Contas a Pagar Preencher os filtros: Local : Informar empresa ou filial. Emitidos Até : Informar data limite de emissão. Moeda : Informar a moeda utilizada. Faixa de Dias : Preencher com o período de dias a ser consultado. Visualização do Relatório 26
10.3.3 Relação de Documentos Pagos Relação de todos os documentos a pagar, conforme os filtros indicados. Neste relatório os documentos serão consultados por data de emissão e data de pagamento. Contas a Pagar Relatórios Relação de Documentos Pagos Preencher os filtros e processar. Quebra : Ordena o relatório pelas opções disponíveis, para a visualização/impressão. Empresa Coligada : Visualizar informação de filial (empresas coligadas) quando houver. Mostra Cheques : Mostra o cheque utilizado no pagamento. Visualização do Relatório (Quebra: Data de Pagamento) 27