Av. Padre Claret, 146 Conj. 503 Centro Esteio/ RS Fone/ Fax: (51)

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1 CADASTRO GERAL CADASTRO PESSOA FÅSICA E PESSOA JURÅDICA CADASTROS > CADASTRO GERAL 1. PARA INCLUSÇO UM NOVO CADASTRO: a) LIMPAR TELA; b) Selecionar uma ou mais Classificações; c) Selecionar Situação ATIVADO; d) Selecionar opção PESSOA JURÍDICA ou PESSOA FÍSICA; e) Preencher campos com informações do cadastro; f) SALVAR. OBSERVAÉÇO I Único campo de preenchimento obrigatório: NOME. Campos de preenchimento obrigatório para emissão de Nota Fiscal Eletrônica: NOME, TELEFONE, ENREÇO, CNPJ e INSCRIÇÃO ESTADUAL (para pessoa Jurídica) / CPF e RG (para pessoa Física). Se preencher campo na guia Identificação, irá enviar automático arquivo XML e DANFE para o cliente. 2. CLASSIFICAÉÑES: Devem ser cadastradas classificações conforme separação de grupos de cadastros, como exemplo: CLIENTES, FORNECEDORES, FUNCIONÁRIOS, SÓCIOS, TRANSPORTADORAS, BANCOS, entre outros. a) Para incluir uma nova Classificação: clicar no ícone. b) Para alterar uma Classificação: clicar duas vezes no nome da classificação, irá abrir Janela onde poderá ser alterado o nome. c) Para visualizar em ordem alfabética as Classificações: clicar no ícone. d) Para reordenar as classificações: selecionar uma classificação e movê-la clicando nas setas. e) Para limpar a seleção de todas as classificações: clicar no ícone f) Para excluir uma Classificação: selecionar a classificação e clicar no ícone. OBSERVAÉÇO II Para exclusão de uma Classificação, esta não poderá estar vinculada a nenhum dos cadastros. Caso esteja vinculada, realizar pesquisa colocando somente a classificação e clicando em localizar. Após alterar todos os cadastros filtrados para outra classificação. Posterior a este procedimento, poderá ser excluída a classificação. Podem ser vinculadas a um cadastro mais de uma classificação. Sendo assim, não é necessário cadastrar duas vezes o mesmo cadastro para tê-lo como duas classificações. Exemplo: Cliente + Transportador, pode-se vincular em apenas um cadastro. Deve-se observar também que o sistema não irá impedir de realizar tanto lançamentos de entrada quanto saída devido sua classificação. Exemplo: cliente envia nota de Entrada (Remessa de mercadoria, ou Devolução de Compra), para lançar esta nota poderá estar somente como cliente, não é necessário vincular como fornecedor, ou outra classificação para realizar o lançamento. 1

2 3. PREENCHIMENTO DAS GUIAS: a) INTIFICAÇÃO: REFERÊNCIA Campo com código numérico sequêncial conforme ordem de cadastramento no sistema. Pode ser alterado manualmente. NOME* REGIÃO TELEFONE 1* TELEFONE 2 FONE / FAX TELEFONE PARA CONSULTA CADASTRAMENTO SATIVAÇÃO ATUALIZAÇÃO * GRUPO PÁGINA NA WEB USUÁRIO Razão Social da Pessoa Jurídica ou Nome da Pessoa Física. Cadastrar Regiões em Cadastros > Cadastros de Endereços (ver manual Cadastro de Endereços). Selecionar a região do cadastro. Campo para digitação do telefone, obrigatório para Nota Fiscal Eletrônica (campo com no máximo 10 dígitos numéricos, para que não seja inutilizada NF-e). Campo complementar somente para visualização na tela de Cadastro Geral e Relatórios de Cadastro Geral. Campo complementar somente para visualização na tela de Cadastro Geral e Relatórios de Cadastro Geral. Campo para pesquisa dos cadastros que contenham o número do telefone digitado. Preencher somente com números, o sistema fará a busca independente de prefixo/ddd ou caracteres especiais (pontos, hífens, barras, etc). Data informada automaticamente pelo sistema ao realizar o cadastro. Data informada automaticamente pelo sistema ao alterar a Situação de ATIVADO para SATIVADO. Data informada automaticamente pelo sistema ao realizar uma alteração no cadastro e salvá-la novamente. Campo de padrão para envio automático de NF-e (preencher em letras minúsculas). Campo para associação de cadastros das filiais de uma mesma rede. Exemplo: Grupo Walmart. Ou, associar ao segmento de mercado em que a empresa cadastrada atua. Exemplo: Metalúrgica. Endereço de página na internet do cadastro. Campo para identificação de qual usuário (funcionário interno) que criou o cadastro. Os usuários são cadastrados em Controles do Sistema > Gerenciador de Usuários (ver manual Gerenciador de Usuários). FILTRO PELA DATA DO CADASTRAMENTO Período para pesquisa pela data de criação dos cadastros. 2

3 PAÅS* UF* b) EndereÄo: PaÇs do cadastro. Selecionar PaÇs conforme cadastrado na tela Cadastros de EndereÄos. Estado do cadastro, relacionado ao PaÇs selecionado. Selecionar Estado conforme cadastrado na tela Cadastros de EndereÄos. CIDA* BAIRRO* LOGRADOURO* ENREáO* NàMERO* COMPLEMENTO SCRIáãO COMPLEMENTO CEP* PONTO REFERéNCIA CADASTRO ENREáOS DO Cidade do cadastro, relacionada ao Estado selecionado. Se néo estiver cadastrada, cadastrar por este mesmo campo em [Adicionar nova cidade] Öltima opäéo da listagem de Cidades. Bairro do cadastro, relacionado Ü cidade selecionada. Se néo estiver cadastrada, cadastrar por este mesmo campo em [Adicionar nova bairro] Öltima opäéo da listagem de Bairros. Logradouro do cadastro. Selecionar Logradouro conforme cadastrado na tela de Cadastros de EndereÄos. EndereÄo do cadastro, relacionado ao bairro selecionado. Se néo estiver cadastrado, cadastrar por este mesmo campo em [Adicionar novo endereäo] Öltima opäéo da listagem de EndereÄos. NÖmero do EndereÄo do cadastro. Se néo existir essa informaäéo, preencher com S/N, para que a NF-e néo seja inutilizada. Preenchimento do campo quando houver necessidade. Exemplo: bloco, apto, sala, quadra, prâdio, etc. OpÄäes para seleäéo conforme tipos de complementos cadastrados na tela Cadastro de EndereÄos. Preencher o complemento. Exemplo: A, 202, 503, C, 1B, etc. Cådigo de EndereÄamento Postal do cadastro. Se néo estiver cadastrado, cadastrar por este mesmo campo em [Adicionar novo CEP] Öltima opäéo da listagem de CEP. Preencher com 8 dçgitos numâricos, podendo ser separado por hçfen apås o 5ç dçgito. Exemplo: Campo para preenchimento livre referente a informaääes do local do cadastro. Campo complementar somente para visualizaäéo na tela de Cadastro Geral. Åcone de atalho para tela de Cadastro de EndereÄos. Se incluir / alterar dados na tela de Cadastro de EndereÄos, â necessèrio sair e entrar novamente da tela de Cadastro Geral para atualizaäéo das informaääes 3

4 modificadas. Lembrando que, se estiver realizando um novo cadastro, â possçvel salvèlo, sair da tela, e apås consultè-lo para continuaäéo do preenchimento restante das informaääes. c) End. Complementares: SCRIáãO DOS Por este campo â possçvel relacionar endereäos complementares ao ENREáOS cadastro (endereäos diferentes do endereäo principal preenchido na guia COMPLEMENTARES anterior). Pode ser criado um endereäo para cada tipo de DescriÄÉo: ENREáO COBRANáA/CORRESPONDéNCIA, ENREáO ENTREGA, OUTROS ENREáOS. Basta preencher uma descriäéo e as informaääes seguintes, SALVAR o cadastro para incluir um tipo de endereäo. OBSERVAáêES PAÅS UF CIDA BAIRRO LOGRADOURO ENREáO NàMERO COMPLEMENTO Campo néo obrigatårio, para livre digitaäéo referente a informaääes do EndereÄo adicionado. PaÇs referente ao endereäo complementar do cadastro. Selecionar PaÇs conforme cadastrado na tela Cadastros de EndereÄos. Estado referente ao endereäo complementar do cadastro, relacionado ao PaÇs selecionado. Selecionar Estado conforme cadastrado na tela Cadastros de EndereÄos. Cidade referente ao endereäo complementar do cadastro, relacionada ao Estado selecionado. Se néo estiver cadastrada, cadastrar por este mesmo campo em [Adicionar nova cidade] Öltima opäéo da listagem de Cidades. Bairro referente ao endereäo complementar do cadastro, relacionado Ü cidade selecionada. Se néo estiver cadastrada, cadastrar por este mesmo campo em [Adicionar nova bairro] Öltima opäéo da listagem de Bairros. Logradouro referente ao endereäo complementar do cadastro. Selecionar Logradouro conforme cadastrado na tela de Cadastros de EndereÄos. EndereÄo referente ao endereäo complementar do cadastro, relacionado ao bairro selecionado. Se néo estiver cadastrado, cadastrar por este mesmo campo em [Adicionar novo endereäo] Öltima opäéo da listagem de EndereÄos. NÖmero referente ao endereäo complementar do EndereÄo do cadastro. Se néo existir essa informaäéo, preencher com S/N, para que a NF-e néo seja inutilizada. Preenchimento do campo quando houver necessidade. Exemplo: bloco, apto, sala, quadra, prâdio, etc. 4

5 SCRIáãO COMPLEMENTO CEP PONTO REFERéNCIA DO OpÄäes para seleäéo conforme tipos de complementos cadastrados na tela Cadastro de EndereÄos. Preencher o complemento. Exemplo: A, 202, 503, C, 1B, etc. Cådigo de EndereÄamento Postal do referente ao endereäo complementar cadastro. Se néo estiver cadastrado, cadastrar por este mesmo campo em [Adicionar novo CEP] Öltima opäéo da listagem de CEP. Preencher com 8 dçgitos numâricos, podendo ser separado por hçfen apås o 5ç dçgito. Exemplo: Campo para preenchimento livre relacionado a informaääes do local referente ao endereäo complementar do cadastro. Campo complementar somente para visualizaäéo na tela de Cadastro Geral. LEVAR ESTE ENREáO PARA NF LIMPAR REMOVER Quando estiver com esta opäéo marcada para um dos tipos de endereäo, o mesmo serè o endereäo levado para a impresséo da Nota Fiscal. Quando selecionado um dos tipos de endereäo e necessitar a incluséo de um outro endereäo com tipo diferente, basta clicar neste campo para limpar as informaääes. NÉo irè excluir as informaääes do endereäo que estava em exibiäéo, apenas limparè os dados para preenchimento de um novo tipo de endereäo complementar. Para excluir um tipo de endereäo complementar, basta selecionar o endereäo e clicar neste botéo. CADASTRO ENREáOS Åcone de atalho para tela de Cadastro de EndereÄos. Se incluir / alterar dados na tela de Cadastro de EndereÄos, â necessèrio sair e entrar novamente da tela de Cadastro Geral para atualizaäéo das informaääes modificadas. Lembrando que, se estiver realizando um novo cadastro, â possçvel salvèlo, sair da tela, e apås consultè-lo para continuaäéo do preenchimento restante das informaääes. CPF* RG* d) Pessoa FÇsica: Cadastro de Pessoa FÇsica. Campo numârico limitado por 11 dçgitos. Registro Geral. Campo Numârico. CARTEIRA TRABALHO PIS NÖmero de Sârie da Carteira de Trabalho. NÖmero do Programa de IntegraÄÉo Social. 5

6 CARGO CBO NÍVEL TÍTULO ELEITORAL CNH CERTIFICADO RESERVISTA CÔNJUGE Descrição do Cargo que atua. Classificação Brasileira de Ocupações. Nível referente à CBO. Número do Título de Eleitor. Número da Carteira Nacional de Habilitação. Número do Documento de Certificado de Reservista. Nome da Esposa/Companheira ou do Esposo/Companheiro. DATA NASCIMENTO CÔNJUGE DATA NASCIMENTO NACIONALIDA ESTADO CIVIL NOME DO PAI NOME DA MÃE Data de nascimento da Esposa/Companheira ou do Esposo/Companheiro. Data de nascimento do titular do cadastro. Nacionalidade do titular do cadastro. Digitar a nacionalidade, irá salvar automaticamente. Para os próximos cadastros selecionar as nacionalidades já criadas. Estado civil do titular do cadastro. Opções: Solteiro / Casado / Divorciado / Viúvo. Nome do pai do titular do cadastro. Nome da mãe do titular do cadastro. Nº DA MATRÍCULA Campo alfanumérico para digitação de número de matrícula. FILTRO ANIVERSARIANTE Não utilizado para cadastrar. Campo para localização de cadastros por Mês de Aniversário. Basta selecionar o mês e clicar em localizar. PENNTES NOME DO PENNTE Campo para cadastrar os dependentes relacionados ao titular do cadastro. DATA NASCIMENTO Campo para cadastrar e visualizar data de nascimento do dependente. RELAÇÃO DOS PENNTES Campo apenas para exibição da relação dos dependentes. Para adicionar um Dependente na relação, deve ser preenchido o nome e a data de nascimento, e após clicar em Salvar. 6

7 LIMPAR REMOVER Quando estiver um cadastro selecionado, clicando em Limpar não irá modificar nem remover o Dependente da Relação. Apenas limpa os campos de Nome do Dependente e Data de Nascimento, para o preenchimento de um novo cadastro. Quando estiver um cadastro selecionado, clicando em Remover irá excluir o Dependente da Relação. e) Pessoa Jurídica: NOME FANTASIA Nome Fantasia da Empresa do Cadastro. CNPJ* UF* INSCRIÇÃO ESTADUAL* INSCRIÇÃO MUNICIPAL CEI NÚMERO FUNCIONÁRIOS TIPO EMPRESA SINDICATO Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica. Campo numérico de 14 dígitos. Unidade Federativa em relação ao CNPJ. Número da Inscrição Estadual. Quando for isento, marcar check box ao lado ISENTO. Número da Inscrição Municipal. Cadastro Específico do INSS. Número de funcionários vinculados a Empresa do Cadastro. Preenchimento do Tipo Empresa Pública ou Empresa Privada. Sindicato a que pertence a Empresa do Cadastro. Digitar o sindicato, irá salvar automaticamente. Para os próximos cadastros selecionar os sindicatos já criados. CONTATO PARA CORRESPONDÊNCIA FILTRO FUNCIONÁRIOS Nome de Responsável para recebimento de Correspondência na Empresa. Não utilizado para cadastrar. Campo para localização de cadastros por Número de Funcionários. O sistema irá localizar todas as empresas com quantidade de funcionários conforme informado no filtro. Basta preencher número inicial e número final, após clicar em localizar. ATIVIDA INÍCIO Data de início da Atividade. PRINCIPAL CNAE SECUNDÁRIA Descrição da Atividade Principal da Empresa. Número referente à Classificação Nacional de Atividades Econômicas. Descrição de Atividade Secundária realizadas pela Empresa. 7

8 OUTRAS Descrição de outras atividades realizadas pela Empresa. f) Informações Complementares: DADOS Campo para Descrição de uma Informação obrigatória para toda emissão COMPLEMENTARES: de Nota Fiscal para este Cadastro. INFORMAÇÕES NO CORPO DA NOTA Irá levar as informações deste campo para impressão da NF no corpo da Nota. OBSERVAÇÕES TRANSPORTADORA FRETE POR CONTA Campo para descrição livre de observações referente a este cadastro. Apenas será visualizado nesta tela. Se existir uma transportadora fixa para este cadastro, poderá ser vinculada a ele. Irá levar automaticamente para as telas de Orçamento, Pedido, Lançamentos de Saída, Ordem de Compra e Lançamentos de Entrada, no campo Transportadora. Sendo possível alterá-la no momento em que estiver lançando o documento. Para informar automaticamente nas telas de Orçamento, Pedido, Lançamentos de Saída, Ordem de Compra e Lançamentos de Entrada, o tipo de Frete: por conta do Destinatário ou do Emitente da Nota Fiscal. Também é possível alterar a opção no momento em que estiver lançando o documento. g) Contatos: Para inclusão de um novo contato relacionado ao cadastro, devem ser preenchidos os campos, conforme orientação abaixo, e após clicar no ícone Salvar na parte superior da Tela. CONTATO Nome do contato na empresa. FONE FAX CELULAR DATA NASCIMENTO PARTAMENTO CARGO OBSERVAÇÕES CONTATO PADRÃO Telefone do contato, sendo este diferente do telefone da empresa. Número do Fax do contato. Número de celular do contato. Data de nascimento do contato. Departamento em que atua. Cargo na Empresa. profissional. Campo para Descrição Livre referente a observações do contato. Quando marcada essa opção, irá carregar automaticamente este contato nas telas de CRM, Orçamento, Pedido, Cotação e Ordem de Compra. 8

9 LIMPAR REMOVER RELAáãO CONTATOS Se o contato jè estiver na relaäéo, ao clicar limpar os campos iréo ficar em branco para o preenchimento de um novo cadastro, sem alterar ou excluir o contato selecionado anteriormente. Ao selecionar um contato da relaäéo e clicar na opäéo Remover, ele irè excluir o contato. ExibiÄÉo de contatos cadastrados vinculados Ü empresa. h) Outras inf. CONDIáêES PARA O FINANCEIRO Campo para DescriÄÉo Livre referente Ü condiäéo especçfica para o financeiro deste Cadastro. Em Arquivo > Financeiro > Parëmetros e ConfiguraÄäes, â possçvel parametrizar para que esta mensagem sempre apareäa quando selecionado este cadastro em telas de OrÄamento, Pedido, LanÄamentos de SaÇda, CotaÄäes, Ordens de Compra, LanÄamentos de Entrada. CFOP NATUREZA DA OPERAáãO Vinculando o cadastro a uma CFOP, este campo irè estar preenchido automaticamente nos lanäamentos de saçda e entradas. No momento do lanäamento pode ser alterada a CFOP. Devem existir CFOPs cadastradas em Cadastros > Cadastros Auxiliares > Guia Natureza da OperaÄÉo. QUANDO A DATA VCTO CAIR EM FINAL SEMANA OU SEGUNDA-FEIRA MUDAR PARA TERáA- FEIRA Check Box para ativar a opäéo de o sistema alterar a data de vencimento de um documento sempre que o mesmo cair em final de semana ou segundas-feiras. A data serè alterada para a primeira teräa-feira seguinte ao vencimento. O sistema mostrarè um aviso para confirmar a alteraäéo. CONSUMIDOR FINAL Quando marcada esta opäéo, em notas fiscais de saçda com itens que possuam ICMS terè como Base de Cèlculo a soma do valor do item + valores de IPI + valores de Frete. NÉo estando marcado como consumidor a Base de Cèlculo irè ser calculada pelo valor do item + valores de frete (se cobrado do cliente, ou marcado pelo destinatèrio). FORMA RECEBIMENTO NOME TABELA Vinculando o cadastro a uma Forma de Recebimento, irè preencher este campo automaticamente nos lanäamentos de SaÇda, Pedido e OrÄamento. Poderè ser alterado no momento do lanäamento. Devem existir Formas de Recebimento cadastradas em Cadastros > Cadastros Auxiliares > Forma de Recebimento. Podem ser relacionados vèrios cadastros a uma Forma de Recebimento: para isso deve-se clicar no Çcone Abrirè tela para selecionar todos os cadastros necessèrios, e campo para vincular a Forma de Recebimento. Para vincular uma Tabela de PreÄos diretamente a um ou mais clientes, 9

10 seleciona-se a mesma neste campo. Assim nos lanäamentos de saçdas, pedido e oräamento, esta irè carregar automaticamente, podendo ser alterada no momento do lanäamento. REPRESENTANTES EXIBIR TEXTO DO SIMPLES NACIONAL Neste campo iréo estar todos os representantes vinculados ao cliente quando controlado comisséo. O vçnculo â feito na tela Arquivo > Vendas > Comissäes > Relacionamento com Vendas > Guia Cliente. Empresas optantes pelo SIMPLES Nacional deveréo marcar esta opäéo nos clientes que iréo apresentar a seguinte mensagem em Notas Fiscais: PERMITE O APROVEITAMENTO CRìDITO ICMS NO VALOR R$...; CORRESPONNTE A ALÅQUOTA...% NOS TERMOS DO ART. 23 DA LC 123, conforme parëmetro em Arquivo > LanÄamentos > Parëmetros e ConfiguraÄäes > Guia Simples Nacional. 4. INFORMAÉÑES: a) Documentos. b) InformaÄäes Comerciais. c) Limite de Crâdito a) Documentos: Pode-se vincular documentos salvos no computador a um cadastro. Selecionar cadastro salvo no sistema. Clicar em InformaÄäes > Documentos. Adicionar: para pesquisar no Computador arquivo a ser vinculado com o cadastro. Visualizar: selecionando um documento jè vinculado e clicando em visualizar irè abrir o arquivo. Remover: selecionando um documento jè vinculado e clicando em remover, irè excluir o relacionamento (néo excluirè o arquivo do computador). Finalizar: fecha tela de Documentos Relacionados ao Cadastro. b) InformaÄäes Comerciais: Para informaääes bancèrias, referïncias bancèrias e referïncias comerciais do cadastro. Quando for cadastro de funcionèrio, irè levar a conta bancèria preenchida no primeiro campo para o relatårio de folha de pagamento (opcional), emitido em Arquivo > LanÄamentos > Relatårios. 10

11 c) Limite de Crédito: Ao controlar o limite de crédito, o sistema irá mostrar mensagem ao lançar Nota fiscal ou pedido (conforme marcação dos campos), avisando que o cliente excedeu o limite de crédito (ou seja, possui contas a receber em aberto que totalizam o limite de crédito). Poderá ser bloqueado para vendas, obrigatório o preenchimento do motivo. Ainda nesta tela, pode-se vincular a informação de Isento de impostos ao cadastro, não calculando ICMS ou IPI no lançamento de Notas de Saída. 5. PARA PESQUISAR UM CADASTRO SALVO: a) Por início de nome ou referência: o Sistema irá localizar todos os cadastros conforme digitação no campo Catálogo. b) Por parte da Descrição do cadastro (não necessariamente o início do Nome): digitar primeiramente o sinal % e após descrever palavra para pesquisa. c) Pesquisa por uma ou mais classificações: selecionar as classificações e clicar em Localizar. d) Podem ser realizadas pesquisas de quaisquer campos que tenham o ícone, basta digitar no campo e clicar em localizar. 11

12 6. RELATÖRIOS Podem ser emitidos relatårios dos clientes nas opääes listadas na tela. ì necessèrio localizar os cadastros para emitir relatårios: pode ser emitido relatårio da relaäéo de todos os cadastros da pesquisa ou somente dos cadastros selecionados manualmente (seleäéo pressionando a tecla Ctrl do teclado). Relatårio RelaÄÉo dos Cadastros Selecionados apareceréo principais informaääes dos cadastros. Relatårio RelaÄÉo dos Cadastros Selecionados Resumidos apareceréo informaääes bèsicas dos cadastros. Arquivo Texto dos Cadastros Listados cria um documento de txt com informaääes de nome e endereäo dos cadastros. 12

13 Relatårio Lista dos Cadastros: apenas irè aparecer a DescriÄÉo dos Cadastros. Relatårio Lista dos Cadastros Exibir Cidades: irè separar por cidades os cadastros listados, aparecendo apenas a DescriÄÉo. Relatårio Etiquetas para impresséo de etiquetas conforme o tamanho, dados de endereäo da Empresa, podendo selecionar ainda um dos endereäos complementares. 6. EXCLUSÇO CADASTRO a) Para excluséo de um cadastro: localizar o cadastro, clicar em Excluir; b) AtenÄÉo: somente seréo excluçdos cadastros que néo tenham sido utilizados em lanäamentos no sistema, ou que néo estéo com vçnculo em Relacionamento entre Cadastros, ou Relacionados com Representantes. c) Para Cadastros que néo podem ser excluçdos deve-se alterar o status para SATIVADO. Esta opäéo néo irè permitir/localizar o cadastro para novos lanäamentos, mas poderè ser utilizado para pesquisa de lanäamentos retroativos. 13