Sistema de Solicitação de Certidões Manual do Usuário (Cartório) Versão 2017.1
Índice 1. CADASTRO NO SISTEMA... 4 2. ACESSO SIMPLES AO SISTEMA... 5 3. ACESSO COM CERTIFICADO DIGITAL... 6 4. ESQUECI MINHA SENHA... 8 5. VINCULAR CERTIFICADO... 9 6. ACEITE/REJEIÇÃO PELO CARTÓRIO... 11 (31) 2519-0500 atendimento@protestomg.com.br facebook.com/protestomg 2
Controle de Mudança Versão Data Mudança(s) Responsável(is) Revisor(es) 2017.1 01/09/2017 Primeira Versão do Documento Luciano Camilo Diego Lima O objetivo deste manual é promover auxílio à operação do Sistema de Solicitação de Certidões e explicar o comportamento do mesmo de acordo com as suas particularidades. Os dados e valores usados nos exemplos de tela são fictícios e, por este motivo, informações exibidas em uma sequência lógica podem não corresponder entre si. (31) 2519-0500 atendimento@protestomg.com.br facebook.com/protestomg 3
1. CADASTRO NO SISTEMA Nenhum acesso ao sistema, por parte do cartório, deve ser feito antes que o IEPTB-MG faça seu cadastro. Isso se faz necessário pois, caso o cartório inicie seu próprio cadastro o sistema não o reconhecerá como tal, mas como um solicitante comum. Dessa forma é necessário pedir ao instituto que faça o cadastro inicial. Após isso, este usuário cadastrado para o cartório poderá criar normalmente outros usuários para auxiliá-lo em suas tarefas. O cartório cadastrado pelo IEPTB-MG receberá um e-mail para criar sua própria senha de acesso. Siga as instruções enviadas para acessar o sistema. Informe e confirme a nova senha clicando, em seguida, no botão de confirmação. Após a criação da senha o cartório poderá acessar normalmente o sistema de solicitação de certidões. (31) 2519-0500 atendimento@protestomg.com.br facebook.com/protestomg 4
Independentemente do acesso periódico para conferência das solicitações recebidas, e-mails são enviados em intervalos definidos pelo IEPTB-MG notificando sobre as solicitações que estão pendentes aguardando ação do cartório. Ao receber a notificação, o cartório deve, o quanto antes, seguir as instruções enviadas na nota e providenciar a documentação solicitada bem como seu envio. Clique no link enviado para acessar o sistema. Caso nunca o tenha acessado siga, antes, os passos para acesso indicados nas seções 2, 3, 4 e 5. 2. ACESSO SIMPLES AO SISTEMA Informe o endereço de e-mail e a senha cadastrados para o cartório que deseja acessar o sistema e em seguida clique em Acessar. Este procedimento é obrigatório para o primeiro acesso. (31) 2519-0500 atendimento@protestomg.com.br facebook.com/protestomg 5
3. ACESSO COM CERTIFICADO DIGITAL Para acessar o sistema com certificado digital, basta utilizar os botões correspondentes, desde que seu certificado se encontre no computador. IMPORTANTE: O primeiro acesso do cartório sempre deverá ser feito usando login e senha, cadastrados pelo IEPTB-MG, veja mais na seção 1. Para usar o certificado digital em seus próximos acessos siga os procedimentos descritos na seção 5. Antes de usar este sistema é necessário ter o SIGNUM instalado em seu computador. O SIGNUM é um programa leve e seguro, que serve para assinar documentos e fazer a leitura de certificados digitais. Para baixa-lo, acesse signum.rarolabs.com.br e siga as instruções. Após fazer a instalação, escolha o tipo de carregamento correspondente ao seu certificado. (31) 2519-0500 atendimento@protestomg.com.br facebook.com/protestomg 6
Escolha a informação correspondente a seu certificado e informe a senha do mesmo, caso seja solicitada. Note que, quando estiver logado com certificado digital, um cadeado é exibido ao lado do seu primeiro nome, no canto superior da tela. Isso não acontece se o modo de acesso ao sistema tiver sido tradicional, ou seja, informando e-mail e senha. (31) 2519-0500 atendimento@protestomg.com.br facebook.com/protestomg 7
4. ESQUECI MINHA SENHA Caso tenha esquecido sua senha, utilize a opção de recuperação e siga as instruções a seguir. Informe o e-mail para o qual deve ser enviado o procedimento para recuperação da senha. Você receberá um e-mail com instruções sobre como redefinir sua senha. Siga a instrução descrita no e-mail enviado. Informe e confirme a nova senha clicando, em seguida, no botão Mude sua senha. (31) 2519-0500 atendimento@protestomg.com.br facebook.com/protestomg 8
5. VINCULAR CERTIFICADO Caso o cartório possua um certificado digital é possível vincular este certificado ao seu login. Após a realização deste vínculo, é possível acessar o sistema tanto por login/senha quanto por certificado digital (obrigatório para solicitação de certidão com tipo de envio digital). Para isso, acesse o sistema usando seu usuário e senha normal de cartório. O sistema não pode ser acessado pelo cartório com certificado digital antes da realização deste passo. Caso contrário, o sistema o reconhecerá como um solicitante comum. Lembre-se de que o mesmo sistema é acessado por ambas as partes e por isso este sequenciamento é fundamental para o reconhecimento correto dos diferentes perfis de usuário. Acesse a opção Vincular Certificado no menu principal. Antes de usar este sistema é necessário ter o SIGNUM instalado em seu computador. O SIGNUM é um programa leve e seguro, que serve para assinar documentos e fazer a leitura de certificados digitais. Para baixa-lo, acesse signum.rarolabs.com.br e siga as instruções. Após fazer a instalação, escolha o tipo de carregamento correspondente ao seu certificado. (31) 2519-0500 atendimento@protestomg.com.br facebook.com/protestomg 9
Note que, quando estiver logado com certificado digital, um cadeado é exibido ao lado do seu primeiro nome, no canto superior da tela. Isso não acontece se o modo de acesso ao sistema tiver sido tradicional, ou seja, informando e-mail e senha. (31) 2519-0500 atendimento@protestomg.com.br facebook.com/protestomg 10
6. ACEITE/REJEIÇÃO PELO CARTÓRIO Após acessar o sistema principal, escolha a opção para Solicitação de Certidões, no menu Certidões. Em seguida, verifique a lista de solicitações e visualize aquelas nas quais pretende trabalhar. É possível, também, imprimir as solicitações. (31) 2519-0500 atendimento@protestomg.com.br facebook.com/protestomg 11
É possível enviar ao solicitante mensagens contendo texto e anexar pequenos arquivos para uma comunicação curta. Vale lembrar que as mensagens são enviadas instantaneamente, mas não é um chat, logo, depende da disponibilidade e da visualização de seu destinatário. Na tela principal são exibidas todas as solicitações, seu estado e as opções disponíveis. Ao visualizar os dados, torna-se possível aceitar ou rejeitar, conforme necessidade, utilizando os botões correspondentes. Para aceitar, clique no botão correspondente, ou use o botão Voltar, caso queira analisar as solicitações em outro momento. (31) 2519-0500 atendimento@protestomg.com.br facebook.com/protestomg 12
Caso a solicitação tenha que ser rejeitada, informe o motivo e, sem seguida, clique em Salvar. Uma notificação é enviada por e-mail quando o solicitante realiza a correção das informações. Volte ao início desta seção par prosseguir. Uma notificação é enviada por e-mail quando o solicitante desiste da solicitação. (31) 2519-0500 atendimento@protestomg.com.br facebook.com/protestomg 13
Após o aceite, se por algum motivo o cartório não puder praticar o ato, basta usar o botão Cancelar. Será aberta uma caixa para que seja informado o motivo do cancelamento e, caso o IEPTB-MG já tenha lhe repassado os valores pela certidão, será gerado um boleto no mesmo valor repassado para pagamento. Para efetuar o serviço, escolha a opção Praticar Ato. a) Cartório: Caso o solicitante tenha optado por retirar a certidão no cartório, insira as informações solicitadas e, em seguida, escolha a opção Salvar. (31) 2519-0500 atendimento@protestomg.com.br facebook.com/protestomg 14
b) Correio: Para solicitações de recebimento via Correio, informe o número da AR, insira as informações solicitadas e, em seguida, escolha a opção Salvar. c) Digital: Para praticar ato de solicitações com tipo de envio por arquivo digitalizado, informe o número do Selo Eletrônico e anexe o arquivo digitalizado, que será enviado para o e-mail do solicitante. Em seguida, clique em Salvar. (31) 2519-0500 atendimento@protestomg.com.br facebook.com/protestomg 15
Para assinar digitalmente os arquivos contendo as certidões para envio ou entrega ao solicitante, é necessário estar logado com certificado digital (vide seção 6). Caso o login não tenha sido feito com a utilização do certificado digital, será exibida uma mensagem de erro orientando o modo correto de acesso. O documento de certidão anexado receberá a assinatura eletrônica e será enviado ao solicitante. É imprescindível que tenha sido feita a vinculação do certificado ao login do cartório. Clique aqui para ver como realizar este procedimento. (31) 2519-0500 atendimento@protestomg.com.br facebook.com/protestomg 16
As solicitações que já foram providenciadas ficam sinalizadas como Ato praticado. FIM DO MANUAL Todos os direitos sobre este documento pertencem à Raro Labs, sendo vedada sua reprodução e/ou distribuição não autorizada. rarolabs.com.br (31) 2519-0500 atendimento@protestomg.com.br facebook.com/protestomg 17