CAEX Administração 1 Gestão de Ações de Extensão

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1 CAEX Administração 1 Gestão de Ações de Extensão Acesse o CAEX no link: Escolha a opção: Ambiente de Administração

2 2 Login O seu Login e Senha são os mesmos utilizados para acessar o Webmail (Zimbra)

3 3 Selecione seu papel Caso tenha mais de um papel atribuído, como usuário do CAEX, selecione Coordenador de Ação

4 4 Selecione a Ação No menu Administração preencha os campos e clique em Buscar

5 5 Gestão da Ação selecionada Após selecionar a ação que você deseja administrar, no menu Administração, a tela para lançamento das informações que compõem o detalhamento do Programa/Projeto será exibida com a seguinte interface: As novidades estão nas abas: Equipe Bolsistas Participações Produtos Dados do Relatório Relatório Anual. 5.1 Proposta Somente para consulta. Exibe as informações cadastradas no momento da submissão da proposta. 5.2 Ação Somente para consulta. Exibe as informações cadastradas no momento da submissão da proposta. Futuramente, estará disponível para informações referentes a eventos, cursos e atividades.

6 5.3 - Atividades Para cadastro das atividades executadas durante a execução da Ação. As atividades cadastradas permitem alterar horários e colaboradores envolvidos. 5.4 Arquivos para Certificados Para anexar arquivos de imagens, como logomarcas e assinatura digitalizada, para emissão de Certificados. Este módulo ainda está em desenvolvimento. 5.5 Público atendido Para lançamento do número de pessoas atendidas mediante a execução da Ação, mês a mês.

7 5.6 Equipe Para cadastro dos membros da equipe, conforme a função que desempenham e a categoria a qual pertencem. O membro da equipe deve ter sido previamente cadastrado no CAEX e será selecionado informando parte do nome ou CPF e clicando em Buscar

8 Após selecionar a Função e a Categoria, clique em Cadastrar. Papéis é um dado importante para habilitar o membro da equipe à manutenção da Ação via CAEX-Administração.

9 Com a função Editar, é possível informar, para cada membro da equipe, o Período de atuação na ação, com a respectiva carga horária, que está condicionada à informação da data de encerramento do período. Ao enviar o Relatório Anual, a informação completa (data de início e fim e carga horária) será exigida, por se tratar de informação necessária à expedição de Certificados de Participação.

10 5.7 Bolsistas A partir de agora, o bolsista passa a ser identificado pelo sistema, inclusive com informações de dados bancários, fornecidas pelo próprio bolsista, no ambiente CAEX-Inscrições, minimizando a possibilidade de erros que interferem negativamente no pagamento das bolsas. Outras informações importantes para o relatório de gestão devem ser informadas pelo coordenador. Clique em Editar e informe: Número de matrícula, que identifica o curso do aluno; Processo de seleção, que pode ser um Edital ou um processo interno; e Financiadoras. A consulta a dados pessoais, como endereço, e telefone, previamente cadastrados pelo bolsista, no CAEX-Inscrições, está disponível na função Detalhar.

11 5.8 Participações Nesta aba, o coordenador informa a participação em eventos e possíveis premiações.

12 5.9 Produtos Nesta aba, o coordenador informa possíveis produtos gerados por meio do desenvolvimento da ação ao longo do ano: CD, Vídeo, publicações, anais, capítulo de livro, etc.

13 5.10 Dados do Relatório Neste espaço são fornecidas as informações que compõem a essência do Relatório Anual e que serão utilizadas para as informações de gestão da Proex. Os campos tipo texto não têm limite de tamanho e podem ser preenchidos ao longo do desenvolvimento da ação, facilitando, a partir do próximo ano, a geração do Relatório Anual, ao possibilitar o registro de atividades desenvolvidas, resultados, desdobramentos, etc., quase imediatamente após a ocorrência. A opção Salvar permite ir armazenando as informações até o momento de envio ao Coordenador de Extensão da Unidade (CEUA), ao final do ano.

14 5.11 Relatório Anual Este espaço permite ao coordenador visualizar as informações fornecidas, não só na aba Dados do Relatório, mas também as informações sobre a Equipe, Bolsistas, Participações e Produtos, previamente cadastrados. Caso haja necessidade de alguma alteração ou adequação, basta retornar a qualquer uma daquelas abas e fazer os ajustes. Ao final, quando todas as informações tiverem sido lançadas, a opção Enviar encerra a possibilidade de edição do Relatório e este é enviado ao CEUA, de forma similar ao que ocorre com o processo de submissão de propostas, no ambiente CAEX-Propostas. Em caso de dúvidas ou erros, entre em contato com a Coordenadoria de Programas e Projetos da Proex ramal Bom trabalho!

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