Ministério da Educação - MEC

Ministério da Educação - MEC Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica do Ministério da Educação - SETEC Instituto Federal de Educação, Ciência de Tecnologia do Sudeste de Minas Gerais. Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação - Reitoria Avenida Francisco Bernardino, 165-4º andar. Centro, Juiz de Fora - MG. Telefone: (32) 3257-4124 dgti@ifsudestemg.edu.br ATA DE REUNIÃO Ata da Primeira Reunião Ordinária do Comitê Gestor de Tecnologia da Informação do Instituto Federal do Sudeste de Minas Gerais. Realizada em 14 de fevereiro de 2012, de 09h00 as 13h00 na Sala de Reuniões do Bloco A, Campus Juiz de Fora, na Cidade de Juiz de Fora/MG. FEVEREIRO DE 2012 DIRETORIA DE GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO INSTITUTO FEDERAL DO SUDESTE DE MINAS GERAIS

INTRODUÇÃO O Comitê Gestor de Tecnologia da Informação do Instituto Federal do Sudeste de Minas Gerais promoveu a primeira reunião ordinária do ano de 2012, aos 14 dias do mês de fevereiro, com os membros que o compõe e convidados, para debater assuntos apresentados na pauta descrita abaixo. Esta reunião ocorreu na cidade de Juiz de Fora, das 09h às 13h, na Sala de Reuniões do Bloco A do Campus Juiz de Fora, Rua Bernardo Mascarenhas, 1280, bairro Fábrica, Juiz de Fora, Minas Gerais. PARTICIPANTES Foram convocados todos os membros que compõem o Comitê e convidados os servidores do setor de Licitação e representantes da Comissão de Segurança da Informação. Destes estiveram presentes: COMITE DE TI Coordenador de Redes e Infraestrutura Marcus Vinícius de Souza Scotelano Coordenadora de Sistemas de Informação Lívia Sousa Dias de Paula Baptista Representante do Campus Barbacena e responsável pela implantação do SIGA-ADM no IF Sudeste MG Fábio Ferreira Representante do Campus Muriaé Reginaldo Augusto de Souza Representante do Campus Juiz de Fora Carlos Roberto Lima Ladeira Representante do Campus São João Del Rei Wagner de Almeida Júnior Representante do Campus Rio Pomba Samira Fávero Campos Representante da Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional Marcelo José Milagres de Almeida Representante da Pró-Reitoria de Administração Fabiano Teixeira Representante da Diretoria de Gestão de Pessoas Rivamar Marques de Araújo Representante do Setor de Licitação Tiago Vidal Representante do Comitê de Segurança de Informação Wender Guidine AUSENTES

Coordenador Geral do Comitê de TI Alberto Cezar Carvalho - MOTIVO: Férias Representante da Pró-Reitoria de Ensino Rosemary Werneck Bertolin MOTIVO: Atividades da COPESE Representante da Pró-Reitoria de Extensão Aline Therezinha Carvalho Vieira Representante da Pró-Reitoria de Pesquisa e Inovação Annik Passos Maroco Representante do Campus Santos Dumont Marcus Vinícius Castro Oliveira MOTIVO: Saúde. PAUTA A pauta da reunião abordou os seguintes assuntos: Posicionamento sobre o registro de preços de Equipamentos de Informática; Contrato de manutenção de equipamentos; PDTI e Política de Segurança da Informação; INFORME: Documentação de software, Norma Técnica de Sistemas, Processo de Desenvolvimento de Software, Modelos de Documentação; Registro de preços para software; E-mail institucional: utilização dos grupos e manutenção de contas; Concursos para Técnicos e Analistas de TI; Assuntos diversos. DESENVOLVIMENTO Dando início aos trabalhos, em substituição do Coordenador do Comitê na referida reunião, o Pró-Reitor de Desenvolvimento Institucional Marcelo José Milagres de Almeida, antecipando os assuntos diversos, relatou que o Instituto já havia recebido a convocação para a 6ª oficina do SIGA, e questionou dos presentes a necessidade de participar no referido evento. Os presentes discutiram o assunto, ficando decidido que o IF Sudeste MG somente mandará representantes na oficina do SIGA EDU, pois a oficina do SIGA ADM será ministrada por Fábio Ferreira, sendo assim, ele pode replicar o treinamento

aos demais membros da Comissão de Implantação. Na oficina do SIGA EDU irão participar Daniel Ferreira Silva do Campus Santos Dumont e Leandro Rodrigues, do Campus Rio Pomba. Em seguida, foi realizado um levantamento da atual situação da implantação do SIGA EPCT no âmbito do instituto; e o representante de TI do Campus Barbacena Fábio Ferreira explanou acerca de uma análise negativa do SIGA EPCT realizada pelo FORPLAN (Fórum dos Pró-Reitores de Administração). Isto culminou na retirada do apoio dos Reitores ao SIGA EPCT. Sendo assim a SETEC realizou uma apresentação do SIGA EPCT aos Pró-Reitores de Administração, fazendo com que eles mudassem de opinião. No geral, o resultado da apresentação foi favorável ao sistema, pois ninguém conhecia o sistema como ele realmente é. Haverá nova reunião do FORPLAN em abril e eles darão um novo parecer. A representante da Coordenação de Sistemas de Informação Lívia Sousa Dias de Paula Baptista explanou acerca de novos procedimentos que a Coordenação tem tomado para formalizar solicitações feitas ao setor. Tais documentos são formulários e uma norma técnica para solicitação de sistemas, que está divulgada na página da DGTI no site da Reitoria. Ela também informou que a Coordenação de Sistemas de Informação construiu modelos de documentação de software e que o próximo passo é construir um processo de software formalizado. Solicitou aos membros do Comitê de TI colaboração no desenvolvimento destes documentos. PRIMEIRA PAUTA REGISTRO DE PREÇOS O Representante da Pró-Reitoria de Administração Fabiano Teixeira expôs aos presentes os novos procedimentos utilizados para pegar carona em Licitações. Ele explicou sobre os documentos necessários e informou que procedimento só poderá ser adotado se a quantidade adquirida pelo órgão carona não exceder o quantitativo do item, considerado o somatório de adesões autorizadas pelo órgão gerenciador da ata. Isto dificultará a compra de materiais com os recursos liberados no final do ano. Ele questionou ao Comitê se irá haver a padronização dos equipamentos de informática. Dando continuidade ao assunto, o representante do setor de Licitação Tiago Vidal explanou que no pregão de equipamentos de informática houveram bastante itens

fracassados, pois o preço atual destes itens era superior ao declarado no termo de referência do edital, portanto, houveram itens cancelados, e será aberto um novo pregão. O Coordenador de Redes e Infraestrutura Marcus Vinícius Souza Scotelano questionou se há alguma atitude que possa ser tomada antes de um item ser cancelado. Tiago Vidal respondeu que não, porque depois que o edital está pronto, não se pode mudar nada. A estimativa de preços deve ser feita o mais recente possível. A empresa não oferece um preço melhor pois sabe do preço de mercado. Fabiano Teixeira continuou explicando que devemos antecipar as compras de equipamentos, e não deixar tudo para o final do ano. Ele disse que não pode ser acrescida no edital uma margem de preço. A cotação dos equipamentos deve ser feita em, no máximo, dois meses. Houveram orçamentos muito baixos, com valor inferior a média de mercado. Marcus Vinícius Scotelano sugeriu que a descrição dos computadores seja mais simplificada e direta, pois estamos deixando de adquirir equipamentos de qualidade devido a especificações complexas. Tiago Vidal completou, sugerindo colocar dois modelos de referência na descrição dos equipamentos. Lívia Dias salientou que se a Instituição for fazer contrato de manutenção de equipamentos, a padronização pode facilitar a execução do serviço e diminuir os custos. Marcelo Milagres explicou que a compra conjunta leva a economia, e para isto deve haver a padronização. Ele sugeriu que se não chegar a padronização, cada Campus faça o seu próprio pregão de equipamentos de informática. Ficou decidido que, para os equipamentos comuns a todos, com maior volume de compra, deverá ser buscada a padronização, para os itens (equipamentos) mais específicos, com menor volume de compra, os Campi farão o seu pregão. Fabiano pediu que seja verificado com os Diretores Gerais e Chefia Imediata a possibilidade de aquisição imediata de equipamentos de informática, para que os mesmos sejam adquiridos de acordo com as propostas apresentadas na licitação. Ele também informou aos presentes que as atas concluídas vão para a página do setor de Licitação no

site da Reitoria. Licitações de outros órgãos podem servir como orçamento para outros processos e que devemos ficar atentos aos quantitativos descritos e a validade das atas. Tiago Vidal sugeriu que os padrões da SLTI (Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação) sirvam de base para definir os padrões do instituto, e também que os responsáveis tenham critério na aceitação dos equipamentos, verificando se tudo está de acordo com o edital. Fabiano Teixeira completou solicitando que não sejam utilizadas descrições de equipamentos repassadas por fornecedores, que os TIs busquem fazer suas próprias descrições. O Representante do Comitê de Segurança da Informação Wender Teixeira Guidine questionou acerca dos procedimentos de carona em licitações dentro da própria instituição. Fabiano Teixeira respondeu que, não sendo a mesma UASG, pode pegar carona. É o mesmo trâmite, mesmo sendo dentro da instituição. Ele sugeriu juntar com outros órgãos do Governo Federal para fazer licitação. Mas que sejam instituições com localização próxima, considerando a economicidade. O representante de TI do Campus São João del Rei Wagner de Almeida perguntou se o Comitê de TI irá levantar as sugestões de equipamentos ou se será montada uma comissão para tal atividade. Marcelo Milagres sugeriu que a DGTI forneça um princípio para descrição dos computadores. Sugestão aceita por todos. Lívia Dias expôs que há compras de equipamentos de informática que são feitas sem o conhecimento da TI. Isto prejudica a padronização. Ela sugeriu que o Comitê faça um documento pedindo que todas as compras de equipamentos de informática sejam informadas aos setores de TI. Sugestão aceita por todos. Os membros do Comitê decidiram que será elaborada uma Norma Técnica para aquisição de equipamentos, e tal norma será divulgada no site do Campus/Reitoria. Será feito um documento para cada Campus e Reitoria, sob responsabilidade da Coordenação de TI. SEGUNDA PAUTA CONTRATO DE MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS O Comitê questionou ao representante do setor de Licitação se ele conhecia algum

contrato de manutenção de computadores. Tiago Vidal respondeu que conhece contrato para manutenção de impressoras. De computadores desconhece. O representante da Diretoria de Gestão de Pessoas Rivamar Marques Araújo colocou sua opinião, dizendo que no caso de manutenção de impressoras, que é um serviço mais específico, justifica-se a contratação, porém reposição de peças em computadores pode ser feita pelos técnicos da instituição. Foi questionado se algum Campus terceiriza serviço de impressão e os representantes dos Campi Barbacena e Rio Pomba responderam que sim. O representante do Campus Juiz de Fora Carlos Roberto Lima Ladeira também é a favor de terceirizar impressão. A representante de TI do Campus Rio Pomba Samira Fávero Campos colocou que o Campus Rio Pomba é muito grande, há setores que não é possível terceirizar a impressão. Fabiano Teixeira explicou que é possível licitar o contrato de manutenção, caso não conste das atribuições dos Técnicos de TI fazer este serviço. Ficou decidido que Contrato de manutenção não vão ser feitos, e que serão comprados componentes para que os próprios técnicos do Campus/Reitoria realizem manutenção nos equipamentos. Marcelo Milagres questionou acerca de procedimentos para aquisição de garantia estendida (complementar) para os equipamentos. Tiago Vidal respondeu que este caso deve ser estudado, pois são os fabricantes que fornecem garantia estendida. Não foi encontrado nada a respeito de aquisição de garantia estendida, mas irão continuar procurando. Pode ser feita a compra de equipamentos já com a garantia estendida inclusa. TERCEIRA PAUTA REGISTRO DE PREÇOS PARA SOFTWARE Carlos Roberto trouxe um questionamento da Coordenadora de TI do Campus Juiz de Fora Jacqueline Castro Oliveira sobre a possibilidade de se fazer registro de preços para aquisição de licenças de software.

Fabiano Teixeira respondeu que é possível, e pediu que seja verificada a demanda. Tiago Vidal sugeriu que seja licitado ao invés de ser registro de preços, porque há licenças que são cotadas em dólar. Como as licenças são ativadas por CNPJ, cada Campus deverá fazer a sua licitação. Fabiano Teixeira completou, pedindo que a aquisição de licenças de software seja tratada como prioridade, pois as auditorias podem cobrar responsabilidade do TI. Sugeriu formalizar as políticas de software da instituição. Wender Guidine sugeriu que sejam feitos documentos constando os itens de hardware e software das máquinas e que qualquer modificação é responsabilidade do usuário. QUARTA PAUTA E-MAIL INSTITUCIONAL Marcelo Milagres trouxe uma questão delicada acerca da utilização dos grupos de e-mail institucional e pediu apoio e respaldo do Comitê de TI para que somente os e-mails dos cargos possam ser utilizados para enviar e-mails para os grupos. Serão criados, pelo administrador das contas de e-mail, o Diretor de Tecnologia da Informação Professor Alberto Cezar de Carvalho, grupos para discutir temas específicos. O servidor somente participará do grupo se desejar. Será enviado um documento para justificar esta decisão. Pediu um documento do Comitê apoiando esta decisão. Rivamar Araújo completou, informando que quem se sentir ofendido por alguma mensagem de e-mail ou do grupo poderá acionar a Comissão de Ética, e esta poderá encaminhar os casos para processo administrativo. Marcelo Milagres continuou, explicando aos presentes sobre a nova Lei de Acesso a Informação, onde todo cidadão pode pedir quaisquer informações sobre os órgãos públicos. Lívia Dias questionou a respeito da manutenção das contas dos servidores que deixam a instituição. Rivamar Araújo explicou que somente encaminha aos TIs dos Campi os nomes dos servidores que chegam ao instituto, pois o aviso do desligamento ainda não está formatado pela Diretoria de Gestão de Pessoas.

Wender Guidine expôs falhas de segurança nos sistemas de concursos e Lívia Dias explicou porque isto ocorre e da falta de tempo hábil para implementar políticas de segurança do sistema. Informou que novo sistema esta sendo desenvolvido em paralelo, já com políticas de segurança implementadas. Rivamar Araújo expôs que não há processos formalizados nem planejamento estratégico que há cobrança dos Diretores para que os concursos sejam realizados. QUINTA PAUTA CONCURSO PARA TÉCNICOS E ANALISTAS DE TI Rivamar Araújo expôs que as vagas do PRONATEC podem contemplar 1 Analista e 2 Técnicos por Campus/Reitoria, pois há poucos códigos de vagas. Ele explicou o processo de nomeação de servidores e da solicitação das vagas pelos Campi. Ele acredita que cada coordenação de TI deve documentar suas necessidades de recursos humanos. Lívia Dias sugeriu que o Comitê de TI faça um documento explicando as necessidades de recursos humanos na área de e entregar para o Reitor. Marcus Vinícius Scotelano questionou acerca da tendência que há em outros institutos de todos os analistas virem pra Reitoria. Lívia Dias explicou que vários institutos tem feito isto. SEXTA PAUTA POLÍTICA DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO Wender Guidine explicou o procedimento de criação da Comissão de Segurança da Informação e as suas atribuições. A minuta da Política Segurança da Informação segue o padrão do IF Baiano, do IF Goiano e do IF Paraná. Foi um documento construído colaborativamente. Trabalha de uma forma geral, abrangendo todo o instituto, resguardando o trabalho dos servidores. Não diz respeito somente a informações digitais, mas a todo e qualquer tipo de informação. Apresentou várias partes do documento, explicando a importância de adotar os procedimentos descritos e planos de contingência para solucionar os problemas existentes. Explanou acerca das responsabilidades de servidores, estagiários, bolsistas e terceirizados. Falou sobre a cobrança feita para a

existência deste documento nas instituições e que ele deve obedecer a seguinte linha para análise e aprovação. Comitê de TI -> Colégio de Dirigentes -> Conselho Superior -> Publicação da Portaria. Ficou definida que a criação e composição deste Comitê será baseada no Comitê de TI e que após a criação dele, via portaria, será elaborado o seu regimento interno. Não havendo mais assuntos a tratar, eu Lívia Sousa Dias de Paula Baptista, secretaria do Comitê Gestor de TI, lavrei a presente ata, que seque assinada por mim e por todos os presentes. Juiz de Fora, 14 de fevereiro de 2012. Marcus Vinícius de Souza Scotelano Lívia Sousa Dias de Paula Baptista Fábio Ferreira Reginaldo Augusto de Souza Carlos Roberto Lima Ladeira Wagner de Almeida Júnior Samira Fávero Campos Marcelo José Milagres de Almeida Fabiano Teixeira Rivamar Marques de Araújo Tiago Vidal Wender Guidine