COMPRAS: NEGOCIAÇÃO, ESTRATÉGIA, REDUÇÃO DE CUSTOS SÃO ELEMENTOS PARA AGREGAR EM SUA EMPRESA? Cláudia de Oliveira Unisalesiano Juliana Jeronymo Jorvino Unisalesiano Profª Máris de Cássia Ribeiro claudia.deoliveira@bertin.com.br juliana.jorvino@bertin.com.br RESUMO Este artigo teve por objetivo apresentar os papéis e responsabilidades desempenhadas pelas organizações de Compras nas empresas industriais e verificar como estas organizações estão estruturadas. Para isso, foram identificadas as atividades e responsabilidades exercidas por Compras, a estrutura organizacional da função dá suporte ao exercício dessas atividades e os papéis do profissional de Compras. As informações referentes a área de Compras inicia com a abordagem introdutória das conexões existentes entre a Administração de Materiais e outras áreas dentro das empresas modernas, já que áreas dentro das empresas modernas, já que a função principal da pesquisa de Compras é suprir com informações e orientação analítica os departamentos interessados. O principal foco é a otimização da compra de materiais consiste em obter a melhor compra, que não é necessariamente idêntica à compra de menor preço, mas considera o custo total resultante. Palavras-chave: Compras. Fornecedores. Negociação. Estratégia 1 INTRODUÇÃO A fim de apoiar firmamente cada fase do sistema de suprimentos com um máximo de eficiência de capital investido, a coordenação de suprimentos, produção, embalagem, transporte, comercialização e finanças, os administradores estão reconhecendo que a negociação com fornecedores através do setor de compras, vem sendo o foco para um feedback positivo para diversas áreas vinculadas nas atividades: administração de materiais e distribuição física, cada qual envolvendo o controle da movimentação e a coordenação demanda-suprimentos. A função do compras é um segmento essencial do departamento de Materiais ou Suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativa e satisfazê-la no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o foi comprado e providenciar o armazenamento. Compras é, portanto, uma operação da área de materiais, muito importante, entre as que compõem o processo de suprimento. Além do custo do produto, outros fatores, tais como os custos de transporte, eventuais atrasos, perdas retrabalhos, também deve ser considerados funções do compras atribuindo no custo do produto.
2 A importância da função de comprar nas operações sempre foi reconhecida pela alta administração. Contudo, a maneira como se organiza esta função, a política de alocação de pessoal e a forma como a mesma é situada na estrutura administrativa da empresa, algumas vezes denota uma certa negligência por parte da cúpula administrativa. De acordo com Leenders e Blenkhorn(1991), tradicionalmente a função de compras é vista como uma função burocrátrica em vez de estratégica e é assim que são escolhidos seus funcionários. As próprias pessoas que ocupam funções no setor de suprimentos, muitas vezes, não estão a par da contribuição em potencial que poderiam dar. Os pontos principais da Administração de materiais (estoque, planejamento, cadastro, transporte, armazenagem, etc.), a importância da função Compras e suas particularidades como a negociação e a qualificação dos compradores e termina com um roteiro prático e objetivo sobre os trâmites que envolvem o setor de suprimentos. O artigo foi elaborado através da revisão bibliográfica, onde foram abordados os seguintes autores: Ashford (1990), Bernold & Treseler (1991), Cavinato (1991), Dias (1993), Ellram (1991), Humphreys (2001), Leenders & Blenkhorn (1991), Mendez e Pearson (1994), Pearson (1999). 2 PAPEL DE COMPRAS NA ORGANIZAÇÃO Durante as últimas duas décadas, a função Compras tem sido vista de forma diferente nas empresas. Segundo Humphreys (2001), a função tem deixado de ser considerada uma atividade meramente tática e operacional, para ser vista como uma fonte de grande contribuição estratégica para a empresa. A mudança do papel de Compras tem ocorrido em resposta a uma série de exigências do mercado. A ênfase na redução de custo e no aumento da qualidade representa algumas destas exigências. Graças às pressões competitivas, as empresas vêm aumentando a proporção de componentes e peças adquiridas de fornecedores e, conseqüentemente, segundo Mendez e Pearson (1994), Compras tem exercido maior influência sobre o custo e a qualidade dos produtos oferecidos aos clientes. Em razão da necessidade de reduzir o tempo de ciclo de novos produtos, tem crescido a participação de Compras em projetos de desenvolvimento de novos produtos. No intuito de desenvolver produtos de melhor qualidade, com menores custos totais e em menor tempo, a função Compras tem desempenhado importante papel em equipes, formadas também por membros de outras áreas, nas quais a expertise de Compras contribui para o alcance dos objetivos do processo, conforme Mendez e Pearson (1994). Outra razão para a mudança é a introdução de novas filosofias gerenciais, que enfatizam o relacionamento mais próximo com fornecedores e com as demais áreas da empresa. O sucesso de práticas just-in-time, por exemplo, é resultado, principalmente, do relacionamento entre a empresa e seus fornecedores. Esta perspectiva é corroborada por Cavinato (1991), para quem as mudanças realizadas pelas empresas em resposta às novas exigências mercadológicas têm provocado alterações nos papéis de Compras. Para as empresas, as tradicionais decisões de Compras referentes a qual fornecedor selecionar e a que preço comprar praticamente essas eram as questões a serem tratadas antigamente têm sido
3 expandidas para outras questões de maior complexidade e importância. Conforme Canivato (1991), como exemplos, tem-se a integração de Compras com outros departamentos da empresa e o estabelecimento de relacionamentos de longo prazo com fornecedores, cujos resultados podem gerar grandes vantagens competitivas para a empresa. O estabelecimento de alianças estratégicas com fornecedores permite melhorias no serviço prestado por eles, maior qualidade dos produtos e redução de custos, proporcionando uma elevação da competitividade da empresa. Segundo Ellram (1991), as alianças com fornecedores permitem às empresas aproveitarem seus ativos de forma mais eficiente e responderem às exigências do mercado com maior rapidez. 3 PROCESSOS DAS ATIVIDADES DE COMPRAS 3.1 Administração de Compras Toda atividade realizada em uma empresa, seja ela industrial, comercial ou burocrática, necessita de matérias-primas, componentes, equipamentos e serviços para ser executada. Portanto, a administração de compras é um elemento essencial da área de materiais no alcance dos objetivos empresariais. Uma seção de compras tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, realizar o planejamento quantitativo e qualitativo, satisfazer as necessidades no momento certo com quantidades corretas, bem como verificar todo o montante comprado, providenciando o transporte, armazenamento e distribuição. Segundo Dias (1993), podemos concluir que os objetivos básicos de uma Seção de Compras seriam: a) obter um fluxo contínuo de suprimentos, a fim de atender aos programas de produção; b) coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa; c) comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo padrões de quantidade e qualidade definidos; d) procurar sempre, dentro de uma negociação justa e honesta, as melhores condições para empresa, principalmente em condições de pagamento. A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfatizada por todos os empresários, juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados e de racionalizar o processo produtivo. Comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir custos. Existem certos mandamentos que definem como comprar bem e que incluem a verificação dos prazos, preços, qualidade e volume. Mas manter-se bem relacionado com o mercado fornecedor, antevendo na medida do possível eventuais problemas que possam prejudicar a empresa no cumprimento de suas metas, é talvez o mais importante na época de escassez e altos preços. A seleção de fornecedores é considerada igualmente ponto-chave do processo de compras. A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas instalações e seus produtos, e isso é importante. O seu balanço deve ser cuidadosamente analisado. Com um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotações de preços feitas semestralmente, muitos problemas serão evitados.
4 Independentemente do porte da empresa, os princípios básicos da organização de compras constituem-se de normas fundamentais assim consideradas: a) autoridade para compra; b) registro de compra; c) registro de preço; d) registro de estoque e consumo; e) registro de fornecedores; f) arquivo e especificações; g) arquivo de catálogos. Completando a organização, podemos incluir como atividade da seção de compras: a) Pesquisa dos fornecedores Nesse item envolverá o estudo de mercado e dos materiais, análise de custos, investigação das fontes de fornecimento e desenvolvimento de fontes de materiais alternativos; b) Aquisição Ressaltando a importância da conferência de requisições, análise das cotações, decisão de compra, entrevista a vendedores, negociação de contratos e encomendas e acompanhamento do recebimento de materiais. c) Administração Envolvendo as funções de manutenção de estoques mínimos, transferências de materiais, conferência sistemática para evitar excessos e obsolescência de estoque, cuidando de relações comerciais recíprocas, padronização, entre outras que for necessário. Segundo Dias (1993), a pesquisa é o elemento básico para a própria operação da seção de compras. A busca e a investigação estão vinculadas diretamente às atividades básicas de compras: a determinação e o encontro da qualidade certa, a localização de uma fonte de suprimento, a seleção de um fornecedor adequado, o estabelecimento de padrões e análises de valores são exemplos de pesquisas. 3.2 HABILIDADE DA EQUIPE DE COMPRAS Atualmente o comprador é um elemento experiente e a função é tida e reconhecida como uma das mais importantes em uma empresa. O padrão atual exige que o comprador tenha ótimas qualificações e esteja preparado para usá-las em todas as ocasiões. Para conduzir eficazmente suas compras, deve demonstrar conhecimentos amplos das características dos produtos, dos processos e das fases de fabricação dos itens comprados. Deve estar preparado para discutir em igual nível de conhecimento com os fornecedores. Outra característica do bom comprador é estar perfeitamente identificado com a política e os padrões de ética definidos pela empresa, como, por exemplo, a manutenção do sigilo nas negociações que envolvam mais de um fornecedor ou até mesmo quando um só está envolvido. As concorrências, as discussões de preços e a finalização da compra devem ser orientadas pelos mais elevados níveis. O objetivo é obter dos fornecedores negócios honestos e compensadores, sem que pairem dúvidas quanto à dignidade daqueles que o conduziam. Compradores com boa qualificação profissional fornecem às empresas condições de fazer bons negócios; daí vem a maior responsabilidade, constituindo o
5 comprador uma força vital, que faz parte da própria vida da empresa, pois o objetivo é comprar bem e eficientemente, e com isso atender aos objetivos de lucro. E será mais ainda um centro de lucro quando os fornecedores forem encorajados a enfrentar novas idéias e novos projetos, dispondo-se a aproveitar a oportunidade de fazerem novos negócios. 3.2.1 NEGOCIAÇÃO Saber negociar é uma das habilidades mais exigidas de um comprador. Negociação não é uma disputa em que uma das partes ganha e a outra tem prejuízo. Podemos afirmar que houve uma boa negociação quando ambas as partes saem ganhando. A confiança presente no relacionamento dos negociadores é um fator facilitador nesse processo. Gerar confiança é muito importante e existem alguns procedimentos que devem ser evitados, como a impessoalidade, julgamentos morais, preocupação com punições e prêmios, concentrar-se nas limitações das pessoas, utilizar de terminologias de medo ou risco e o próprio modo de se expressar. Um bom negociador deverá ver a negociação como um processo contínuo, ter mente aberta e ser flexível, estar alerta para suas necessidades pessoais (e da empresa) bem como do seu oponente. Usar da colaboração para proporcionar um clima agradável, propício para solução de problemas e não tentar convencer o seu oponente de que o ponto de vista dele está errado e deve ser mudado. 3.3 RELACIONAMENTO COMPRADOR / FORNECEDOR A eficiência de um Departamento de Compras está diretamente ligada ao grau de atendimento e ao relacionamento entre o comprador e o fornecedor, que devem ser os mais adequados e convenientes. De acordo com Dias (1993), uma das grandes dificuldades encontradas pelo departamento de compras em relação ao fornecedor é a consulta não correspondida. Ocorrem diversos motivos que levam um comprador a não receber propostas de fornecedores consultados, sendo os principais: desinteresse no fornecimento, preço muito elevado, dificuldades no relacionamento ou na comunicação, ou ainda, cotações com fornecedores inadequados e ineficientes. Um dos documentos primordiais do Departamento de Compras é o cadastro de fornecedores e materiais, para que exista condições de escolha do fornecedor ou prováveis fornecedores de determinado material. Através desse cadastro é que se realizará a seleção dos fornecedores que atendam às quatro condições básicas de uma boa compra: preço, prazo, qualidade e condições de pagamento. Por isso, para se obter um cadastro de fornecedores eficiente, que atenda às suas necessidades, deve-se elaborar formas de verificar e acompanhar o desempenho desses fornecedores. Uma das forma de realizar sua atividade é manter as informações sobre fornecedores e mercadorias atualizadas, retirando e acrescentando informações continuamente, monitorando suas respostas, e realizando um trabalho de compararão das consultas efetuadas com as propostas obtidas. 4 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
6 Atualmente uma empresa é bem sucedida na proporção de sua habilidade de suprir, com a necessária segurança todo e qualquer material e/ou serviço, na quantidade requerida, na qualidade adequada, no tempo oportuno, no local determinado e nas condições mais econômicas. Em resumo, obter valor máximo a cada real gasto. Os principais objetivos aspirados pelo gerente de materiais são: a) evitar a falta de produtos sazonais; b) pontualidade no prazo de entrega por parte dos fornecedores; c) buscar sempre o menor preço sem faltar com a qualidade. Das funções da Administração de Materiais, considerada de suma importância, a função Planejamento consiste em alocar os recursos para alcançar objetivos preestabelecidos. Existem dois tipos de Planejamento: o Estratégico e o Operacional. O primeiro exprime intenções da alta direção e é mais qualitativo. O Planejamento Operacional é mais quantitativo e refere-se às operações de escalões mais baixos. É este ultimo que realmente interessa para o nosso trabalho. Os principais objetivos que devem ser alcançados pela área de Materiais são: a) alto giro de estoque b) consistência de qualidade c) qualificação de pessoal d) baixo Custo de aquisição e posse e) continuidade de suprimento Manter boas relações com fornecedores sempre foi um dos principais objetivos da Administração de Materiais, pois é através deles que são adquiridos os produtos que proporcionarão os lucros. 4.1 Distribuição e Transporte (Logísitica) O sistema de distribuição de produtos de uma empresa sempre foi importante e complexo, pois o transporte é um considerável elemento de custo em toda atividade industrial e comercial. A decisão entre frota própria, leasing ou transportadora de terceiros é bem mais complexa do que parece. Cada situação tem características específicas e não existem regras gerais que garantam o acerto da escolha. É necessário examinar algumas particularidades do material a ser transportado. Tal precaução é indispensável para atingir -se o aproveitamento ótimo dos veículos em sua capacidade e, consequentemente, reduzir o custo operacional e o custo do frete. Isso significa que, se o material oferecer condições para aproveitamento ótimo, o custo fica menor no cômputo final. Segundo Dias (1993), outro fator importante, para a análise de transportes, são as compras realizadas pela empresa. Vários fatores influem na decisão de operar as compras pelo sistema CIF (cost, insurance and freight Custo da mercadoria somado ao seguro e frete internacional) ou FOB (free on board Valor do produto posto livre a bordo do návio),, e a tendência normal dos setores de compra é optar pelo primeiro, isto é, receber a carga em seus depósitos, deixando aos fornecedores a incumbência de escolher os meios de transporte para o cumprimento dos prazos de entrega. Mas a elevação dos custos de transporte nos últimos tempos vem pressionando a política de vendas com o objetivo de transferir esses custos ao comprador, ou seja, os fornecedores procuram negociar FOB, retirando essa parcela de custo do produto a ser vendido. Embora as duas condições de compra continuem sendo praticadas, todos os negócios FOB trarão
7 novo encargo para os responsáveis pela administração de materiais: a escolha do transportador. Nas compras FOB, caberá aos comprador estabelecer uma política de transporte que lhe permita manter custos adequados, ao mesmo tempo que terá de responder pela eficiência da operação para que seus insumos cheguem ao destino final (seja ele qual for) nos prazos estabelecidos. Com isso torna -se indispensável estabelecer critérios básicos de transporte que lhe permitam a escolha das opções mais condizentes com as suas necessidades. 4.2 MOVIMENTAÇÃO E ARMAZENAGEM Uma análise dos sistemas e métodos para a Movimentação e Armazenagem em uma empresa influencia diretamente sua estrutura de custos. Pode -se encontrar a solução nas modernas técnicas de simplificação de trabalho; a armazenagem e movimentação são segmentos da Administração de Materiais, onde as mudanças de produtividade podem ser prontamente realizadas. A eficiência dos sistemas de estocagem de cargas e do almoxarifado dependem da escolha adequada do sistema, que deverá ser adaptado às condições específicas da armazenagem e da organização. Os problemas e as características desses sistemas estão relacionados com a natureza do material movimentado e armazenado. Pontos importantes com o estudo do Layout e tipos de embalagem devem ser considerados, fazendo parte do sistema. Os objetivos de uma análise do trabalho se traduzem em reduzir a movimentação interna, localizar as atividades desnecessárias, encontrar tarefas que podem ser combinadas e descobrir a sequência mais conveniente para aplicar ao trabalho. Não existe regra geral para fixar os dados exigidos numa racionalização de trabalho. Cada caso particular possui características próprias que influem no custo total e no êxito da execução. 5 CONCLUSÃO Constatamos a importância dessa obra que relata as principais funções da Administração de Materiais e especificamente da função de Compras, relacionando com um roteiro atual, prático e objetivo. À partir dos pontos comentados neste trabalho, no qual o objetivo era apresentar a área de Compras e toda sua complexidade, podemos concluir então que os objetivos básicos de uma Seção de Compras seriam: a) obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção; b) coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa; c) Compra de materiais e insumos aos menores preços, obedecendo padrões de quantidade e qualidade definidos; d) Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições para empresa, principalmente em condições de pagamento. A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfatizada por todos os empresários juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados e de racionalizar o processo produtivo. Podemos concluir que conseguimos chegar ao nosso objetivo de demonstrar que o setor Compras, vai muito além de comprar, mas sim que existem inúmeros
8 fatores a serem respeitados, para que possa obter um feedback positivo, que inclui redução de custos e um maior aproveitamento dos fatores de produção. Comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir custos. Existem certos mandamentos que definem como comprar bem e que incluem a verificação dos prazos, preços, qualidade e volume. Mas manter-se bem relacionado como mercado fornecedor, antevendo na medida do possível eventuais problemas que possam prejudicar a empresa no cumprimento de suas metas de produção, é talvez o mais importante na época de eficassez e altos preços. 6 REFERÊNCIAS CAVINATO, J. L. Evolving procurement organizations: logistics implications, Journal of Business Logistics, vol.13, n. 1, 1991. DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais: Uma abordagem logística. 4a edição. São Paulo: Editora Atlas S. A. 1993. ELLRAM, L. M. Supply chain management: the industrial organization perspective. International Journal of Physical Distribution & Logistics Management, vol. 21, n. 1, 1991. FARRELL, Stuart F. Heinritz & Paul V. Compras edição. São Paulo: Editora Atlas S. A. 1983. Princípios e aplicações. 1a < www.centrodelogistica.com.br> acessado em 28/04/2007 < www.cpgec.ufrgs.br> acessado em 25/04/2007
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