PROJETO UTILIZANDO QLIKVIEW PARA ESTUDO / SIMULAÇÃO DE INDICADORES

PROJETO UTILIZANDO QLIKVIEW PARA ESTUDO / SIMULAÇÃO DE INDICADORES Fábio S. de Oliveira 1 Daniel Murara Barcia 2 RESUMO Gerenciar informações tem um sido um grande desafio para as empresas diante da competitividade que existe no mercado. Observa-se uma grande preocupação das organizações em gerenciar processos e superar resultados. Este trabalho tem por objetivo a partir de indicadores extraídos de um modelo BSC, simular tendências através de uma ferramenta chamada QlikView, auxiliando assim o alcance do resultado definido pela organização em seu planejamento estratégico. Palavras-chave: Simulação, planejamento estratégico. 1 - INTRODUÇÃO Medir é importante, o que não é medido não é gerenciado. O sistema de indicadores afeta fortemente o comportamento das pessoas dentro e fora das empresas. Se quiserem sobreviver e prosperar na era da informação, as empresas devem utilizar sistemas de gestão e medição de desempenho derivados de suas estratégias e capacidades. Nos últimos anos os métodos de avaliação de desempenho empresarial, apoiados apenas nos indicadores contábeis e financeiros estão se tornando obsoletos, pois só mostram os resultados dos investimentos e das atividades, não contemplando os impulsionadores de rentabilidade a longo prazo. 1 Acadêmico do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba, < fabio_fso@yahoo.com.br > 2 Professor Orientador do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba, < danielbarcia@.ulbra.tche.br >

2 Uma das ferramentas mais modernas, que está sendo adotada por diversas empresas em diferentes segmentos e que apóia o planejamento estratégico é o Balanced Scorecard (BSC), que traduzindo significa Indicadores Balanceados de Desempenho. O BSC, é uma ferramenta que materializa a visão e a estratégia da empresa por meio de um mapa coerente com objetivos e medidas de desempenho através de perspecitivas. Tais medidas devem ser interligadas para comunicar um pequeno número de temas estratégicos amplos, como o crescimento da empresa, a redução de riscos ou o aumento de produtividade. No Banco do Brasil, o Balanced Scorecard (BSC), foi utilizado inicialmente em 1998, na avaliação de desempenho individual de funcionários GPD (gestão do desempenho profissional). Em 1999, começou a ser utilizada em avaliações corporativas e, em 2000, passou a integrar os documentos estratégicos, como o Plano Diretor, o Plano de Mercados e o Acordo de Trabalho (ATB). OBJETIVOS DO TRABALHO O objetivo deste trabalho, é apresentar um simulador de tendência utilizando a ferramenta QlikView, para a agência do Banco do Brasil S.A., Bairro Niterói Canoas/RS. O BSC é utilizado no Banco do Brasil em sua arquitetura estratégica, que é composta pelos documentos que definem os rumos dos negócios e regulam aspectos referentes aos conteúdos que a Organização quer abordar em sua atuação. Com espaço e tempo delimitado e obedecendo à lógica da gestão e do ambiente no qual o Banco está inserido, abrangendo assim documentos como Estratégia Corporativa, Orientação Geral de Negócios, Plano Diretor, Orçamento Geral e Acordo de Trabalho (ATB). O Acordo de trabalho (ATB - das agências da rede varejo) está dividido nas seguintes perspectivas: Resultado econômico, Estratégia e Operações, Processos Internos, Comportamento Organizacional e Clientes e Sociedade. Para este projeto será utilizado somente a perspectiva Resultado Econômico, que representa 40% do ATB. 2 - BALANCED SCORECARD

3 O QUE É BALANCED SCORECARD? Inicialmente o BSC foi definido como um sistema de mensuração do desempenho e posteriormente, como um sistema de gestão estratégica. O BSC também é classificado como um sistema de suporte à decisão, pois pretende reunir os elementos-chave para poder acompanhar o cumprimento da estratégia. O Balanced Scorecard é uma metodologia disponível e aceita no mercado, desenvolvida pelos professores da Harvard Business School, Robert Kaplan e David Norton, em 1992. Os métodos usados na gestão do negócio, dos serviços e da infra-estrutura, baseiam-se normalmente em metodologias consagradas que podem utilizar a TI (tecnologia da informação) e os softwares de ERP como soluções de apoio, relacionando-a à gerência de serviços e garantia de resultados do negócio. Os passos dessas metodologias incluem: definição da estratégia empresarial, gerência do negócio, gerência de serviços e gestão da qualidade; passos estes implementados através de indicadores de desempenho. O BSC traduz a missão e a estratégia das empresas num conjunto abrangente de medidas de desempenho que serve de base para um sistema de medição e gestão estratégica. O BSC é estruturado em torno de perspectivas. As perspectivas mais utilizadas são: financeira, do cliente, dos processos internos da empresa, e do aprendizado e crescimento. A figura 1 mostra como o BSC deve traduzir a missão e a estratégia de uma organização em objetivos e medidas tangíveis.

4 Figura 1 Balanced Scorecard Tradução da Estratégia O principal objetivo do BSC é o alinhamento do planejamento estratégico com as ações operacionais da empresa. Várias empresas estão utilizando o BSC como um sistema de gestão estratégica para administrar a estratégia a longo prazo, adotando a filosofia do scorecard para viabilizar processos gerenciais críticos: Esclarecer e traduzir a visão e a estratégia. Comunicar e associar objetivos e medidas estratégicas. Planejar, estabelecer metas e alinhar iniciativas estratégicas. Melhorar o feedback e o aprendizado estratégico. A figura 2 mostra a relação entre os processos: Figura 2 O Balanced Scorecard como estrutura para Ação Estratégica

5 Os objetivos e medidas estratégicas do BSC são transmitidos à toda empresa utilizando todos os canais de comunicação disponíveis, avisos, quadros, vídeos, software de trabalho. Esta comunicação serve para mostrar a todos os funcionários os objetivos críticos que devem ser alcançados para que a estratégia da empresa seja bem-sucedida. A partir do momento em que os funcionários compreendem os objetivos e medidas de alto nível, eles se tornam capazes de estabelecer metas que vão de encontro com a estratégia global da organização. O BSC incentiva o diálogo entre as unidades de negócios, executivos e diretores da empresa, não apenas relacionado aos objetivos financeiros de curto prazo, mas também com relação à formulação e a implementação de uma estratégia destinada a produzir um desempenho excepcional no futuro. COMPONENTES DO BSC O BSC pode ser definido através dos seguintes componentes: Mapa estratégico descreve a estratégia da empresa através de objetivos relacionados entre si e distribuídos nas quatro dimensões (perspectivas). Objetivo estratégico o que deve ser alcançado e o que é crítico para o sucesso da organização. Indicador como será medido e acompanhado o sucesso do alcance do objetivo. Meta o nível de desempenho ou a taxa de melhoria necessários. Plano de ação programas de ação chave necessários para se alcançar os objetivos.

6 PERSPECTIVAS DO BSC O BSC decompõe a estratégia de uma maneira lógica, baseando-se em relações de causa e efeito, vetores de desempenho e relação com fatores financeiros. É decomposto em objetivos, indicadores, metas e iniciativas, nas quatro dimensões de negócio (estas perspectivas são consideradas como um modelo padrão, podendo serem criadas outras perspectivas para complementação de acordo com a necessidade). Perspectiva Financeira: As medidas financeiras de desempenho indicam se a estratégia de uma empresa, sua implementação e execução estão contribuindo para a melhoria dos resultados financeiros. O BSC deve contar a história da estratégia, começando pelos objetivos financeiros de longo prazo e relacionando-os às ações que precisam ser tomadas em relação às demais perspectivas, para que o desempenho econômico seja alcançado no longo prazo. Perspectiva do Cliente: Permite identificar os segmentos de clientes e mercados nos quais a unidade de negócios competirá e as medidas do desempenho da unidade nesses segmentos-alvo. Entre as medidas essenciais de resultado estão satisfação, retenção e aquisição de clientes novos. Perspectiva dos Processos Internos: Constitui a análise dos processos internos da organização, incluindo a identificação dos recursos e das capacidades necessárias para elevar o nível interno de qualidade. Cada vez mais freqüente, os elos entre os processos internos da unidade de negócios e os de outras, unidades de negócios colaboradoras/parceiras, estão muito unidas, a ponto de exigirem que também sejam consideradas. Perspectiva do Aprendizado e Crescimento: O objetivo desta perspectiva é oferecer a infra-estrutura que possibilita a consecução de objetivos ambiciosos nas outras perspectivas. A habilidade de uma organização inovar, melhorar e aprender a relacionar-se diretamente com seu valor. O aprendizado e o crescimento organizacionais provêm de três fontes: pessoas, sistemas e procedimentos organizacionais.

7 3 - ACORDO DE TRABALHO O QUE É O ACORDO DE TRABALHO (ATB)? É um instrumento utilizado para avaliar o desempenho da gestão de cada dependência unidades estratégicas, unidades táticas e unidades operacionais. Tem como objetivo promover e mensurar a eficiência e eficácia das atividades do Banco, em relação as metas e objetivos estabelecidos nos documentos estratégicos, com efeitos práticos na forma de retribuição, orientação e ação corretiva. O ATB Acordo de Trabalho, está baseado nas seguintes premissas: Alinhamento aos documentos estratégicos da empresa e definição e atribuições específicas de cada dependência; Formatação por meio da participação conjunta de gestores de perspectivas e avaliados; Estruturação para acompanhar o desempenho nas perspectivas definidas pelo Plano Diretor; Composto por indicadores passíveis de aferição. A figura 3 mostra que a formatação do Acordo de Trabalho foi elaborada com base nos objetivos e diretrizes dos Planos Diretor e de Mercados. Figura 3 ATB Aderência à Estratégia

8 O ATB é composto pelas seguintes perspectivas: Resultado Econômico, Estratégia e Operações, Processos Internos, Comportamento Organizacional, Clientes e Sociedade. Cada perspectiva é composta por indicadores, a pontuação de cada perspectiva é obtida pela soma dos indicadores vinculados às perspectivas. A apuração da pontuação dos indicadores envolve os seguintes elementos: orçado, realizado, desvio, régua, nota, peso, pontuação mensal e pontuação semestral. Em síntese a avaliação de desempenho é realizada por meio da comparação dos resultados realizados e dos padrões esperados. 4 - INDICADORES O QUE SÃO INDICADORES DO ACORDO DE TRABALHO? São classificados de acordo com a sua natureza, cada perspectiva é composta por diversos indicadores. Como neste projeto trabalharemos somente com a perspectiva Resultado Econômico, vamos conhecer um pouco mais sobre cada indicador que compõe a mesma: Resultado Gerencial: Visa apurar o resultado auferido pela depedência que irá se somar às demais dependências para formação do lucro do Banco. Cobertura de Despesas Administrativas: Visa avaliar a relação entre receitas com prestação de serviços e despesas administrativas. Eficiência: Relação entre as despesas administrativas e a margem de contribuição. Inadimplência PF/PJ 6 a 60 dias: Mensura a qualidade da carteira de crédito no prazo de 6 a 60 dias. Rentabilidade da carteira de crédito: mensura a margem de contribuição efetiva da soma das operações de crédito.

9 5 - O QUE É QLIKVIEW? É uma ferramenta, que é uma solução de softwares de Business Intelligence que permite construir e implantar aplicações analíticas e funcionais de grande alcance e potencialidade. As aplicações da ferramenta proporcionam, a diferentes tipos de usuários finais, uma análise interativa da informação crítica de cada negócio de uma maneira extremamente intuitiva, produtiva e muito criativa. Um dos diferenciais desta ferramenta é a combinação entre estratégia empresarial não somente analisando o passado, mas também predizendo o futuro auxiliando na tomada de decisões. Assim, esta solução permite extrair e selecionar informações de múltiplas fontes de dados, construir aplicações analíticas e dinâmicas de grande alcance e personalizar estas aplicações segundo as necessidades dos diferentes usuários, como usuários básicos, avançados, remotos, habituais ou ocasionais. As aplicações do QlikView podem ser distribuídas em todas as áreas de uma empresa e em todos os seus diferentes níveis e departamentos. 6 - SOLUÇÃO PROPOSTA O objetivo deste projeto é auxiliar o gerenciamento de indicadores estratégicos, para atingir as metas propostas. O ATB é puramente BSC, sendo assim, através da perspectiva Resultado Econômico e seus indicadores será feito o acompanhamento dos mesmos. Observando valores orçados e as metas - valores a serem atingidos, teremos subsídios para fazermos as simulações/estudo no QlikView. O QlikView será a ferramenta utilizada para este projeto, pois através desta simularemos informações referentes aos indicadores e como

10 resultado teremos um direcionamento auxiliar para cumprimento das metas de acordo com as estratégias propostas pela empresa. 7 - CONCLUSÃO Diante da proposta apresentada podemos concluir que este trabalho terá uma demanda direcionada para pesquisa de temas pertinentes ao que se refere a gerenciamento de informações, trazendo assim, conhecimento e alinhamento da visão estratégica da empresa bem como seus indicadores de gestão. A performance da agência influencia no Acordo de Trabalho. Cuidar das despesas e da qualidade do crédito são fatores muito importantes e devem ser tratados com responsabilidade. O BSC apresenta-se como um importante instrumento de gestão para todos os tipos de organização que tem por objetivo se antecipar aos concorrentes oferecendo maior qualidade de serviços aos clientes melhorando os aspectos internos da organização. Como já falamos inicialmente, o que não é medido não é gerenciado, baseados nisso e de posse de uma ferramenta como o QlikView, que nos dá suporte utilizando linhas de tendências para dar direcionamento às ações preventivas de quais processos devem ser priorizados e o que pode ser feito antes do prazo definido para alcance das metas e objetivos. PROPOSTA PARA TCC-II Para o TCC-II serão realizadas as seguintes atividades: Estudo da ferramenta QlikView. Construção de um modelo BSC com QlikView. Simulações e testes a partir de dados reais. Ensaios e testes. Produção e entrega do relatório final. 8 - BIBLIOGRAFIA

11 KAPLAN, Robert S. e David P. Norton; A estratégia em Ação Balanced Scorecard. Rio de Janeiro: Campus: 2005. MCG02 MACGEE, James e Laurence Prusak; Gerenciamento Estratégico da Informação. Rio de Janeiro: Campus: 2002 LAU99 LAUDON, Kenneth C. e Jane Price Laudon; Gerenciamento de Sistemas de Informação. Rio de Janeiro: LTC Editora: 1999. Conhecendo o Acordo de Trabalho Disponível em: <http://ww.uni.bb.com.br> acessado em 16/04/2007 Balanced Scorecard - BSC Disponível em: <http://pt.wikipedia.org/> acessado em 21/05/2007