Tabela de Temporalidade
Memovip Gestão Inteligente da Informação Índice Introdução Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 03 04 07 14 2
Memovip Gestão Inteligente da Informação Introdução A Organização de Documentos tem como finalidade criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento para empresas que possuem uma grande demanda documental e que necessitam que os mesmos sejam catalogados corretamente. É de conhecimento de todos que a lei brasileira é um mar de burocracia. Contudo, para evitar a guarda de uma pilha de documentos desnecessariamente se faz necessário um estudo aprofundado na lei do tempo de guarda dos documentos gerados por sua empresa. Esse é o objetivo da Tabela de Temporalidade de Documentos, fornecer um respaldo técnico e conceitual para a gestão física e eletrônica dos documentos de uma empresa 3
Capítulo 1 A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)
Memovip Gestão Inteligente da Informação O que é uma TTD Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. (Wikipédia) A tabela de temporalidade representa para cada departamento da empresa uma ordenação de sua produção documental com a discriminação da identificação de documentos que devem ter tempo de guarda específicos, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente. A TTD se compõe da identificação de documentos produzidos pelos departamentos da empresa, como resultado do cumprimento de suas atribuições, informando os prazos operacionais de cada documento, consideradas as exigências legais e fiscais, com o estabelecimento de tempo pelo qual o mesmo deve permanecer em seu departamento gerador, propondo, em última estância, o destino de cada documento, visando a eliminação dos mesmos cujo valor seja temporário, garantindo a preservação através da transferência ao Arquivo Geral Inativo, daquelas cujas informações justifiquem um prazo de guarda mais longo ou permanente. 5
Memovip Gestão Inteligente da Informação Para que serve uma TTD? Além de promover uma economia de espaço e recurso com mapeamento e acompanhamento dos documentos para o descarte correto, como resultado de sua utilização, adquiri-se a informação com rapidez e confiabilidade. Com a agilidade necessária aos dias de hoje, fica muito mais prático saber quais documentos que, por sua importância, devem ser mantidos em local de fácil localização e conservados durante determinado espaço de tempo em atendimento ao que dispõe a lei. Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito. PITÁGORAS 6
Capítulo 2 O Passo a Passo para Elaborar uma TTD
Montando uma TTD Memovip Gestão Inteligente da Informação Com o intuito de definirmos um modelo para uso na sua empresa, destacamos os principais itens para a elaboração TTD: 1 2 3 4 5 6 Pesquisar a estrutura da empresa, competências e funções de cada departamento,inclusive daquelas constituídas informalmente. Entrevistar os funcionários de cada departamento, até o nível de seção, identificando-se, com isso, os tipos de documentos gerados por suas atribuições e atividades. Identificar os documentos, classificando-os em grupos. Analisar os dispositivos legais que impliquem prazos de guarda para os documentos identificados. Elaboração de Tabelas por departamento. Promover novas entrevistas para a discussão do destino de cada tipo de documento. 7 Apresentar as tabelas ao profissional responsável pela implantação do SID. 8
Memovip Gestão Inteligente da Informação Entendendo a Estrutura da Empresa O primeiro passo para elaboração da tabela é entender a estrutura administrativa da empresa a qual a tabela se destina, para desenhar o fluxo e hierarquia da informação. Esta etapa é marcada por reuniões e entrevistas de funcionários/colaboradores dos departamentos para identificar quais são os tipos documentais gerados pela área e seus suportes (papel, cd, dvd, etc). O ideal é que nesta etapa os gestores do departamento junto com o profissional responsável pela elaboração da TTD se reunam para consentir nas definições. 9
Memovip Gestão Inteligente da Informação Classificação dos Documentos Com a identificação dos tipos documentais gerados, é necessários classificá-los conforme os seguintes grupos: Documentos Principais São documentos que refletem a atividade-fim do departamento, essenciais à sua manutenção. Documentos Auxiliares Decorrentes da atividade-fim, são de caráter efêmero, dado que suas informações existem ou são condensadas nos documentos principais. Documentos de Apoio Inerentes a todos os departamentos, resultam do gerenciamento de seus recursos materiais e humanos. 10
Memovip Gestão Inteligente da Informação Análise dos Dispositivos Legais Este item talvez seja o mais crítico e não pela dificuldade da execução, mas devido ao grande número de leis, decretos, portarias, e etc., totalmente pulverizados nos mais diversos órgãos. Ou seja, a base legal que justifique a guarda de determinado documento por algum tempo não vai ser encontrado em um guia ou repositório listado juntamente com todos os tipos documentais possíveis. Infelizmente não. É um trabalho de garimpo. O que conseguimos aqui é uma direção para encurtar o tempo gasto em pesquisas. Por exemplo, para os tipos documentais do RH/DP, é provável que as principais informações estejam dispostas no Ministério do Trabalho e Sindicato do segmento. A seguir selecionamos os principais órgãos, fontes de pesquisa para cada departamento: 11
Memovip Gestão Inteligente da Informação Departamento Pessoal Jurídico Ministério do Trabalho Sindicatos dosegmento Constituição brasileira Códigos jurídicos Contabilidade Receita Federal Secretarias Estaduais e Municipais Fiscal Receita Federal Secretarias Estaduais e Municipais Comercial Códigos jurídicos CDC (Código de Direito doconsumidor) 12
Algumas Referências Legais Ao Prazo de Guarda de Documentos Memovip Gestão Inteligente da Informação Abaixo seguem algumas das principais leis e decretos com menção ao prazo de Guarda de Documentos: 1 2 3 Decreto 3048 /99 Artigo 348. O direito da seguridade social de apurar e constituir seus créditos extinguese após dez anos [Guias de Previdência, Folha de Pagamento, etc.] Lei 8036/90 5º do Artigo 23 O processo de fiscalização, de autuação e de imposição de multas regerse-á pelo disposto no Título VII da CLT, respeitado o privilégio do FGTS à prescrição trintenária [Guias de FGTS, SEFIP, GFIP, GRFC, etc.] Artigo 173 Código Tributário Nacional O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos [DCTF, DIRF, DACON, DIF, etc.] 13
Capítulo 3 O Modelo de Tabela (TTD)
Os Itens databela de Temporalidade (TTD) Tipo Documental: Qual o nome do documento a ser analisado Destinação Final: Após o prazo de prescrição definir o que fazer com os documentos Descarte, Digitalização, Guarda, Microfilme. Amparo Legal: Registrar a Lei, Decreto, Portaria que justifique o prazo de arquivo sugerido Código: Crie uma abreviatura ou código para o documento Via Original: Tempo de prescrição do Documento Definição da Empresa: Preencher com a opção da empresa pelo prazo legal ou prorrogação Observações: Utilize este espaço para alguma consideração adicional Fase Corrente: período de guarda em arquivo ativo 15
O Modelo de Tabela Preenchido Clique no botão ao lado para fazer o download do modelo editável da Tabela de Temporalidade. Baixar Modelo da Tabela 16
Memovip Gestão Inteligente de Documentos Pioneira em Minas Gerais, com fundação em 1993, a Memovip iniciou suas operações oferecendo serviços de gestão de documentos. Com o passar dos anos, acompanhando as constantes evoluções do mercado, passou a oferecer um mix de produtos e serviços em soluções personalizadas de gestão de informação, organização de documentos, consultoria e implantação de projetos em gestão documental, digitalização de documentos, armazenagem monitorada e climatizada de mídias, entre outros.