CRIAÇÃO DE TABELAS NO ACCESS. Criação de Tabelas no Access

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1 CRIAÇÃO DE TABELAS NO ACCESS Criação de Tabelas no Access

2 Sumário Conceitos / Autores chave Introdução Criação de um Banco de Dados Criação de Tabelas Vinculação de tabelas Conclusões... 9 Materiais complementares Bibliografi a Curso - Criação de Tabelas no Access 2

3 Conceitos / Autores-chave Glossário Usuário: Pessoa que interage com o sistema de informação ou programa. Popular tabelas: Termo técnico utilizado para se referir à inserção de dados nas tabelas correspondentes. Pontos Críticos Diferenças entre Modelo Entidade-Relacionamento e Diagrama Entidade- Relacionamento Tabela: Estrutura básica de um banco de dados do modelo relacional. Entidade: Conjunto de objetos da realidade modelada sobre os quais se deseja manter informações no banco de dados. Relacionamento: Um modelo entidade-relacionamento é um conjunto de elementos utilizados para representar de maneira formal, por meio de elementos gráficos, por exemplo, um cliente pode ser representado por um retângulo, e as características desde cliente por meio de um conjunto de atributos, como nome, idade, salário, entre outros. O Diagrama Entidade-Relacionamento é uma ferramenta que faz uso dos conceitos apresentados no modelo ER, para mapear a realidade a ser modelada. Conjunto de associações entre ocorrências de entidades. Curso - Criação de Tabelas no Access 3

4 1. Introdução Neste módulo serão apresentadas as principais funcionalidades do Sistema Gerenciador de Banco de Dados Access para construir um banco de dados. A versão utilizada para os exemplos é Access Mas, a interface não varia muito com a versão anterior (Access 2000), nem com a versão atual (Access 2007). No final deste módulo você terá condições de criar um banco de dados, criar tabelas e inserir dados nas mesmas. 2. Criação de um Banco de Dados O primeiro passo antes de criar as tabelas, é abrir o programa Access no seu computador. Para tal finalidade, precisa selecionar Início na barra de status, logo após, deve selecionar Todos os Programas, e por último, escolher Microsoft Access. Seu banco de dados A partir desse momento, você terá acessado ao SGBD Access e poderá criar o seu próprio banco de dados. Curso - Criação de Tabelas no Access 4

5 Na figura 1, são mostradas as opções que devem ser escolhidas para iniciar o programa Access. No nosso caso específico temos que criar um banco de dados novo, pois estamos começando um novo projeto. Mas, poderia ser o caso de ter um banco de dados existente ao qual o usuário deseja adicionar algumas tabelas, nesse caso deveria abrir o banco de dados desejado para criar as tabelas adicionais. A figura 2 mostra a tela inicial do Access onde devemos escolher a opção de Banco de Dados em branco, de forma a criar um novo banco de dados relacional. Figura 1. Opções a escolher para abrir o programa Access O segundo passo consiste justamente em criar o banco de dados, pois o banco de dados relacional é composto por um conjunto de tabelas que contém dados relacionados com um domínio de negócio específico. Portanto, para criar uma tabela precisa ser criado primeiro um banco de dados. Figura 2. Criação de um Banco de Dados em branco Como pode ser observado na figura 2, existe um painel de tarefas que aparece do lado direito da tela, onde são apresentadas diversas opções, e uma delas é justamente Banco de Dados em branco. Curso - Criação de Tabelas no Access 5

6 Dica Caso o usuário deseje adicionar tabelas em um banco de dados existente, a opção seria Abrir um Arquivo e ali selecionar o arquivo desejado. 3. Criação de Tabelas Para a criação de tabelas no Access, é necessário optar pelo objeto Tabelas, no menu objetos, conforme apresentado na figura 1. Com o intuito de se familiarizar com as telas do Access, são explicados a seguir os principais elementos que aparecem na tela inicial deste SGBD. Na figura 3 é apresentada a tela inicial do Access. A partir dela o usuário poderá criar, abrir, converter, compactar ou reparar um banco de dados. Poderá criar tabelas, consultas, formulários e relatórios para facilitar o controle dos dados do seu negócio. Figura 3. Tela Inicial do Access A janela inicial é constituída por: 1. Barra de Título: Título de apresentação do Microsoft Access. 2. Barra de Menu: Menu que contém funções desempenhadas pelo Access. 3. Barra de Ferramentas: Botões com as funções mais utilizadas no Access. Na barra de ferramentas existem botões que permitem abrir um Banco de Dados existente, criar um novo Banco de Dados e solicitar ou acionar ajuda do Access. Figura 1. Menu de opções para escolha de objetos. Nesta unidade, é o objeto Tabela Seguindo com a seqüência de atividades para a criação de uma tabela, o terceiro passo consiste justamente em criar a tabela, porém, para criar uma tabela, existem três opções, conforme é apresentado na figura 2: criar tabela no modo estrutura, criar tabela usando o assistente; e criar tabela inserindo dados. Curso - Criação de Tabelas no Access 6

7 b ) Assistente de Tabelas Neste tipo de criação, assim que o usuário clicar em OK, o Access abrirá uma série de telas que irão auxiliá-lo na criação de uma Tabela passo a passo. O uso do assistente de tabela é aconselhado para aqueles que não se sentem seguros para criar a tabela pelo Modo Estrutura. Na figura 4 é apresentado o ambiente utilizado para orientar e sugerir possíveis nomes de tabelas e atributos, de tal forma a se adequar à necessidade do usuário. a ) Modo Estrutura Figura 2. Modos de criar uma tabela Nesse tipo de criação, assim que o usuário clicar em OK, o Access abrirá uma tela onde o usuário colocará os campos que farão parte de sua tabela e que tipo de campo usará: textos, números, datas, etc. O Modo estrutura é o mais aconselhado para a criação de Tabelas, seus passos serão descritos posteriormente. Na figura 3 é apresentado o modo Estrutura de criação de tabelas, exemplificando o campo 1 e o campo 2 com os seus respectivos tipos de dados. Para adicionar-se qualquer campo à tabela, é necessário digitar os nomes dos atributos e seus tipos de dados, conforme os dois campos apresentados na figura 3. Uma vez que o usuário opte por criar tabelas por meio do assistente - conforme é apontado pela seta 1 - uma nova tela se apresenta. Nesta tela, existem diversas opções de tabelas e seus respectivos campos para que ele escolha - apontado pela seta 2. Feitas as devidas opções, de tabelas e campos, avança-se à fase seguinte, responsável pela materialização da tabela, conforme demonstra a figura 5. Nesta figura, o usuário define um nome para a tabela e a definição de um campo que recebe valores únicos (por exemplo, um número seqüencial). A finalidade deste campo é identificar de forma única um único registro, pois por meio desta identificação, é possível fazer referência a um registro com características específicas e proceder à sua exclusão. O passo seguinte é a inserção de registros na tabela. Curso - Criação de Tabelas no Access 7

8 c ) Modo Folha de Dados 4. Vinculação de Tabelas Neste tipo de criação, assim que o usuário clicar em OK, o Access abrirá uma tabela de 30 linhas e 20 colunas para ser preenchida de forma contínua, conforme apresentado na figura 6. Tabela vinculada é uma tabela armazenada em um arquivo aberto fora do banco de dados, a partir da qual o Access pode acessar registros. Podemos adicionar, excluir e editar registros em uma tabela vinculada, mas não se pode alterar sua estrutura. Na figura 7 é mostrada a tela para criação de tabelas e vinculação das mesmas. Figura 6. Modo Folha de Dados Posteriormente, o usuário poderá fazer alterações nos campos e no nome da tabela, renomeandoos. Figura 7. Tela para vinculação de tabela Uma vez que a opção de vincular tabela foi selecionada, o passo seguinte é escolher as tabelas que serão vinculadas. Estas tabelas são apresentadas na figura 8, após a escolha das tabelas ou outro objeto, como planilha do Excel, no aplicativo Windows Explorer. Figura 8. Tela responsável por apresentar os objetos a serem vinculados Curso - Criação de Tabelas no Access 8

9 Uma vez que as tabelas foram selecionadas, elas serão apresentadas no mesmo espaço de trabalho que as demais tabelas. A diferença entre as tabelas vinculadas e as tabelas previamente existentes é uma seta indicativa de vinculação, conforme apresentado na figura 9. Inserir registros Para inserir registros em uma tabela vinculada, o procedimento é o mesmo que inserir registros em uma tabela não vinculada. Figura 9. Diferença representativa entre uma tabela vinculada e uma tabela não vinculada Para excluir uma tabela vinculada: 1. Na janela Banco de Dados, clique em Tabelas em Objetos e, em seguida, clique na tabela vinculada. 2. Pressione a tecla DELETE. O Microsoft Access exclui o vínculo e remove da lista o nome da tabela. 5. Conclusões Nesta unidade foram discutidos os tópicos para a criação de um banco de dados, criação de tabelas e vinculação de objetos. O procedimento para a criação de um banco de dados, por meio de um assistente, auxilia o aluno a interagir com o sistema de tal forma que, com conhecimentos mínimos necessários, é possível solucionar problemas relacionados ao armazenamento de dados essenciais para o seu negócio. A elaboração de um modelo de dados mais complexa exige conhecimentos mais aprofundados, e muitas vezes a participação em uma equipe responsável pela modelagem. Uma vez que o modelo de dados foi especificado, criam-se as tabelas. Curso - Criação de Tabelas no Access 9

10 Materiais complementares ONLINE TRAINING SOLUTIONS, Microsoft Office Access 2003 Step by Step. Ed. Microsoft Press, p. Bibliografi a MARCOS, J., Microsoft Office Access 2003 Passo a Passo Lite. Ed. Makron Books, 1ª. ed p. DENISE, F. A., Microsoft Office Access 2003, - Guia Pático, Ed. Viena, 1ª edição, 2005, 166p. Curso - Criação de Tabelas no Access 10