Backlog de Manutenção
Objetivo Determinar o tempo que a manutenção deverá trabalhar para executar os serviços pendentes, supondo que não cheguem novos pedidos ou ordens de serviço durante a execução destes serviços. Podemos entender como o tempo que o cliente terá que esperar, como no caso de uma empresa prestadora de serviços ou como a incapacidade da manutenção em atender os seus clientes, visão vista pela a área da qualidade. BackLog = Total de horas estimadas Total de horas em carteira Exemplo Com uma turma de eletricistas com 5 O.S. num total de 3 Hh estimados e 9 mecânicos com 7 O.S. e 35 Hh estimados qual é o Backlog, em dias, por turma e grupo, considerando os dados a seguir: Quadro de Pessoas Eletricistas 9 Mecânicos Em férias Eletricistas Mecânicos Absenteísmo Eletricistas Mecânicos Pessoal de turno Eletricistas Mecânicos Vagas a preencher Eletricistas 1 Mecânicos 3 Disponível Quadro efetivo da equipe é de eletricistas e 3 mecânicos. Essa é considerada a força de trabalho atual para atendimento. HH diários de eletricistas: x= 19 Hh/dia HH diários de mecânicos: 3x= 5 Hh/dia Aplicando a fórmula do Backlog temos: Backlog eletricistas: 3/19=,7 ou 15 dias Backlog de mecânicos: 35/5=,9 ou 7 dias Neste caso podemos perceber que os eletricistas trabalharão cerca de quinze dias e os mecânicos sete dia para atender os serviços pendentes.
Montagem do BackLog Cita-se a seguir as causas mais comuns que impedem ou retardam o atendimento e a execução imediata de um serviço e que causa insatisfação no cliente. Todo o serviço tem um tempo estimado para a sua execução e se, por algum motivo, não pode ser realizado, ficará pendente na manutenção. Essas pendências deverão ser registradas no seu sistema CMMS ou então na sua planilha eletrônica de controle. Indicamos códigos que poderão ser usados para indicar como a OS está no momento, ou status atual. Esses códigos aqui descritos tem como finalidade alertar apenas para a situação backlog. Status da OS Código MO Falta de mão de obra ME Falta de material para a execução FE Falta de ferramentas AE Falta de equipamentos de apoio CT Falta de condições de trabalho NL Equipamento não liberado IN Interferência de outros equipamentos Sabendo o motivo das pendências resta agora estudar a melhor maneira das diferentes formas que existem para que não fiquem mais nessa condição de pendente. Analise dos Gráficos de Valores de BackLog Backlog Estável Valores razoavelmente estáveis ao longo do tempo, darão um gráfico perecido como este que está a seguir. Gráfico de BackLog Estável 1 1 1 1
Quando se obtém um gráfico deste modo, a situação é estável, o que quer dizer que é boa. Deve-se verificar com outros métodos de aferição de ocupação e então tomar providências se for o caso. Podemos encontrar um backlog estável com sua equipe com baixa produtividade!rever as pendências, atrasos, apontamentos de horas trabalhadas e eficiência. Se o valor for considerado alto, pode-se contratar mão-de-obra temporária para a execução dos serviços pendentes, até que o total seja reduzido para valores aceitáveis ou então autorizar a equipe a fazer horas extras e baixar o backlog para valores aceitáveis. Backlog Crescente Valores aumentando progressivamente quando colocados em gráficos serão aproximadamente como o que está a seguir. Este aumento progressivo de pedidos pendentes se deve normalmente a mão-de-obra insuficiente, ou de má qualidade, ou de supervisão inoperante. Verifique métodos de trabalho e forneça treinamento. Alternativamente aumente o quadro funcional. Gráfico de BackLog Crescente 1 1 1 1 Backlog Reduzindo O oposto do gráfico acima visto. Valores diminuindo ao longo do tempo. Detectada uma condição de redução contínua de backlog, o Gerente de Manutenção deverá tomar medidas para evitar falta de serviço e ociosidade: 1 - Rever os serviços contratados externamente; - Fazer serviços internos que não eram feitos ou porque não se queria fazer ou não se podia fazer; 3 - Quando a situação é transitória, aproveitar o período para dar treinamento a equipe; -Transferir parte do pessoal para outros órgãos; 5 - Dispensar empregados.
Gráfico de BackLog Decrescente 1 Backlog Aumento Súbito Fatores que contribuem para a situação abaixo: 1- Entrada de pedidos que consomem muita mão-de-obra como modificações, grandes reparos e reformas; - Inspeções feitas nas áreas pelos supervisores de produção ou manutenção que trazem como resultado piques de serviços; 3- Mudanças de padrões de qualidade do solicitante; - Assunto que virou moda. Ex.: pintar salas; 5- Redução de quadro de pessoal. Gráfico de Aumento Súbito 1 1
Backlog com Reduções Bruscas Esse tipo de gráfico é comum acontecer quando empresas identificam que tem um backlog alto e tomam algumas medidas como: 1- Contratação de mão-de-obra externa; - Início de serviços, onde o critério de apuração de backlog é feito pelo que está na listagem. Ou seja, não há computação. 3- Revisão de arquivo de Backlog com baixa em pedidos não mais necessários; - Aumento da força de trabalho. Gráfico de BackLog Diminuição Súbita 1 1 1 3 5 7 9 1 11 13 15 1 17 1 Backlog com Oscilações Periódicas ou Cíclicas São normalmente devidos a: 1- Inspeções periódicas em áreas de Produção. Os responsáveis pelas áreas de produção estão fazendo as O.S. apenas quando o Chefe vem visitar a área. Isto deve ser contornado com visitas periódicas às áreas para que se consiga que os pedidos de manutenção sejam feitos com regularidade. Um esquema alternativo é enviar pessoal seu para inspecionar, conversar e abrir os pedidos de manutenção, mesmo que não seja prática habitual na empresa. Isto quer dizer que você pode ser proativo; - Erros ou vícios no sistema de registro de O.S. 3- Registro de O.S. em reuniões periódicas com produção; - Eventos sazonais.
Gráfico de BackLog Ciclíco 1 1 1 1 1 1 Como Lidar com seu BackLog Apesar de não existir procedimentos que possam ser aplicados em qualquer circunstância, algumas práticas podem ser enumeradas: 1- Organize o seu arquivo de serviços pendentes. Se houver processamento de dados com o auxílio de computador, é fácil. Se não existir, leia todas as O.S. para saber o que está pendente, e separe por ordem de importância. Como você vai tratar as Ordens de Serviço que já deveriam estar executadas e que estão planejadas para daqui a seis semanas? Cremos que neste caso, se são programadas para daqui seis semanas porque a máquina não está disponível (ou porque eu não tinha mão-de-obra), em nosso entender é backlog devido a equipamento não disponível (ou falta de hh). Se a O.S. esta parada e programada para daqui quatro semanas devido a falta de material, é backlog devido a falta de material. Identifique o motivo! - Após rearrumar o arquivo, reveja os critérios de prioridade com os emitente; 3- Cancele ou modifique as que não mais retratam a realidade do pedido; - Inicie o atendimento dentro da nova ordem, usando a mão-de-obra disponível. 5- No mínimo duas vezes por ano faça uma reavaliação do que está pendente. - Destaque nos relatórios de manutenção as O.S. que são itens de investimento e as que consomem muita mão-de-obra. 7- Seja hábil para contornar situações novas e inusitadas. Fator de correção de BackLog O backlog é o resultado da estimativa de tempo para a execução de um serviço, estimativa esta que é colocada na Ordem de Serviço ou Ordem de Trabalho, assim que se avalia o trabalho e sua duração e se avalia a carga de trabalho necessário para a execução. Ou seja, é feita uma estimativa, que com base no conhecimento do programador/planejador, deve ser o valor mais provável da duração da obra ou do serviço do reparo. Só que na prática, é muito difícil acertar quanto tempo realmente a obra e o reparo irá durar. Para diminuir a influência do eventual erro da estimativa existe um modo de se obter um número mais próximo ao real desempenho da equipe, ou seja, o desempenho médio real da equipe nas últimas Ordens de Serviço executadas
O SIGMA tem uma SOLUÇÃO Sistema Gerencial de Manutenção O backlog é um indicador de extrema importância para a gestão de manutenção, com isso o acesso rápido a esta informação deve ser considerado fundamental para uma gestão mais eficiênte. O SIGMA permitirá que o gestor tenha estas informações disponíveis com apenas o simples preenchimento de algumas poucas informações para a realização do filtro de pesquisa, sendo então buscar o backlog total de serviços de manutenção ou por um tipo específico de ordens de serviço (corretivas, preventivas, Lubrificações). Leia-me Saiba mais sobre esta função do SIGMA PDCA acesse nosso canal no Youtube e veja como podemos ajudar você a otimizar e agilizar esse processo. Video: https://www.youtube.com/watch?v=5g5icl5rgv Acesse tambem: www.centralsigma.com.br
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