ERP, uma alavanca estratégica para o desenvolvimento da empresa industrial 2014-1
Sumário Editorial 3 Os desafios das empresas industriais 4 O sistema de informação, vetor de 8 produtividade e de valor acrescentado As tecnologias, alavancas de inovação 10 e de desenvolvimento Sage, parceiro das empresas industriais 12 Testemunho dos nossos clientes 13 Sage ERP X3 em síntese 15 Sage 2013 - Todos os direitos reservados - sociedade anónima com capital social de 500.000 - Sede social: Edifício Olympus II, Av. D. Afonso Henriques, 1462 2º andar 4450-013 Matosinhos - As informações incluídas neste documento podem ser alteradas sem aviso prévio. Os logótipos, nomes de produtos ou de sociedades que não pertençam à Sage e que sejam referidos neste documento são utilizados apenas para efeitos de identificação e podem ser marcas registadas dos respetivos proprietários - Créditos fotográficos: Fotolia, Kerry Harrison - S718_MME 04-13 - 2014-2
ERP, uma alavanca estratégica para o desenvolvimento da empresa industrial Editorial As empresas industriais estão em constante movimento, em sintonia com o ambiente que as rodeia: globalização das trocas, concorrência, evolução das práticas no seio das cadeias de trabalho. Uma série de elementos que as levam a questionarem as suas práticas e a procederem a alterações. Evoluções, mas com condicionalismos, a todos os níveis: oferta de produtos e serviços, organização e processos, ferramentas. Simultaneamente, as novas tecnologias, cuja utilização se propaga de forma massiva, abrem numerosas perspetivas que podem acelerar o seu progresso e criar valor juntos dos respetivos clientes e decisores. No centro do sistema de informação, o ERP deve, igualmente, evoluir, tendo em consideração estas alterações estruturais e estes novos desafios. Deve, também, poder propor às empresas, em complemento das suas missões tradicionais, um elevado nível de desempenho e de inovação para apoiar o seu desenvolvimento. Isabelle Saint-Martin, Chefe de mercado ERP, Sage Mid-Market 2014-3
Os desafios das empresas industriais As empresas industriais partilham, atualmente, um determinado número de preocupações comuns, reflexo da evolução de um setor em plena mutação e de novos desafios com os quais são confrontadas para se manterem competitivas: A automatização e a otimização da produção, indispensáveis para preservar a rentabilidade em todas as etapas-chave da produção, preparação, planeamento e análise. A inovação permanente dos métodos e das ferramentas, para antecipar as exigências dos decisores e proporcionar aos clientes serviços com um forte valor acrescentado. A flexibilidade de competências e recursos, incluindo os temporários. A internacionalização, tanto dos mercados como das trocas comerciais, das cadeias de produção e de aprovisionamento, obrigando as empresas a encontrar nichos de oportunidades além fronteiras. Process manufacturing Discrete manufacturing Melhorar a eficácia operacional e a produtividade Racionalizar a programação e o fabrico para responder à procura Ter uma visibilidade total sobre as atividades e a rentabilidade Minimizar os níveis de inventários e as provisões, acompanhar as margens Garantir a qualidade dos produtos e dos serviços para melhor satisfazer os clientes Desempenho - Inovação - Desenvolvimento Os desafios das linhas industriais face ao sistema de informação. 2014-4
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ERP, uma alavanca estratégica para o desenvolvimento da empresa industrial A conjuntura económica reforça os riscos e os condicionalismos A intensificação da concorrência, à escala internacional, acentua as tendências evocadas e as respetivas repercussões sobre os condicionalismos em matéria de gestão. Por outro lado, os contextos de crise reforçam a intensidade das exigências e as alterações das práticas. Para as empresas industriais, é imperativo que se diferenciem pela qualidade de produtos e serviços. Para manterem a competitividade, as pequenas estruturas muitas vezes não têm outra opção que não direcionarem a sua atividade para produtos cada vez mais específicos, em mercados cada vez mais apertados ou nichos de mercado. Devem preservar a sua rentabilidade com margens cada vez mais fragilizadas devido ao aumento dos custos e ao aparecimento de um número crescente de fabricantes mais baratos. Cada vez mais, têm de demonstrar capacidade de resposta, flexibilidade e eficiência para responderem às necessidades dos clientes em termos de compromisso, prazos e qualidade dos serviços. 2014-6
A evolução das práticas de gestão intra e intersetoriais A globalização das trocas, assim como as variações no consumo, os progressos técnicos ou ainda as evoluções no quadro regulamentar são fatores que também influenciam as práticas de gestão em todos os domínios, conceção e produção, comércio e logística: Ciclo do produto O ciclo de vida dos produtos é cada vez mais curto e as evoluções tecnológicas são cada vez mais rápidas. Neste contexto, a preservação das margens obriga a reduzir ao máximo os custos de conceção e de produção, o que se afigura pouco compatível com a diversidade de produtos ou a complexidade do seu fabrico, decorrentes de um mercado muito competitivo. Uma gestão controlada dos dados técnicos tem um impacto direto sobre a rentabilidade de uma atividade. Conformidade Perante a questão ambiental, novas medidas conduziram ao reforço das normas, obrigando as empresas industriais a exercer controlos suplementares em todas as etapas do ciclo de produção e de expedição, quadros legislativos difíceis de respeitar, na medida em que as atividades podem estar distribuídas por vários locais logísticos e de fabrico ou por uma série de empresas envolvidas na mesma atividade. Globalização Com a globalização das trocas, o desenvolvimento internacional torna-se um fator de crescimento determinante, que exige mais aptidões a nível de regras e de ferramentas. Por outro lado, o alargamento das linhas de produção e o princípio de fabricação distribuída por uma rede alargada de subcontratados obrigam as empresas a aumentar os seus esforços de integração num processo de produção global. Descompartimentação As práticas de gestão evoluem em todas as linhas industriais e estendem-se, igualmente, para lá das fronteiras setoriais. A externalização da produção, a diversificação de produtos e de canais de venda ou ainda o surgimento de ofertas de serviços são motivos suficientes para levar os industriais a inspirarem-se nas práticas dos comerciantes, dos importadores, dos profissionais de venda a retalho e à distância. À semelhança do que acontece nestas organizações comerciais, as políticas de melhoria das relações com o cliente e de marketing, a otimização dos fluxos logísticos e as lógicas de distribuição multicanal são importantes alavancas estratégicas para as empresas industriais. 2014-7
O sistema de informação, vetor de produtividade e de valor acrescentado Face às pressões que desencadeiam estas mudanças no ambiente, as empresas industriais têm a necessidade absoluta de melhorarem a produtividade e de serem inovadoras para manterem a competitividade. O sistema de informação e, no seu centro, as soluções de gestão são as alavancas mais importantes. A implementação de um ERP constitui uma oportunidade para racionalizar as ferramentas e acompanhar as empresas em novas estratégias, para além dos imperativos operacionais. Novas dimensões para um elevado nível de desempenho Os sistemas de gestão industrial foram sendo desenvolvidos ao longo do tempo e adquirindo, gradualmente, maturidade no plano informático. Os resultados observados com maior frequência são as aplicações híbridas, reflexo de montagens sucessivas levadas a cabo em resposta a condicionalismos, umas vezes compostas por ferramentas especializadas e outras por desenvolvimentos internos. Problemáticas de interface, de coesão do referencial, de rastreabilidade ou de fiabilidade dos dados, de capacidade de manutenção ou de obsolescência são as principais razões que levam a que se questionem estas configurações e se privilegie soluções multifuncionais e integradas. Simultaneamente, a otimização dos processos administrativos, logísticos ou de produção pode precisar de explorar soluções especializadas, como as funções PLM (Product Lifecycle Management) ou a gestão de produtos e de dados técnicos, APS (Advanced Planning and Scheduling) para o planeamento e a programação, MES (Manufacturing Execution System) para a programação e a gestão da fábrica, GMAO para a manutenção dos materiais, WMS (Warehouse Management System) para a otimização dos fluxos no entreposto e CRM (Customer Relashionship Management) para a gestão da relação com o cliente. Uma gama de módulos de software propostos por editores especializados e, na sua maioria, inexistentes nos ERP tradicionais a não ser como soluções dedicadas às grandes contas. As vantagens esperadas de um sistema de gestão completo que integre estas funções avançadas são a otimização dos processos e a sua condução rumo a uma melhor qualidade de produção, respeitando as normas, a satisfação dos clientes e o controlo dos custos: Acelerar o desenvolvimento dos produtos e a sua colocação no mercado. Aumentar a produção e reduzir os custos. Garantir a qualidade através de um controlo melhorado, da rastreabilidade e do controlo das regras de inventário. Respeitar os regulamentos graças a mecanismos de fluxo de trabalho, pistas de auditoria ou gestão de documentos. Otimizar a gestão da cadeia logística e da previsão. Melhorar o serviço ao cliente incluindo o compromisso na receção de encomendas, a automatização das entregas, as interações com o cliente no local ou em contextos nómadas. 2014-8
Hoje em dia, os ERP têm de possuir dispositivos alargados em relação às gerações anteriores e têm de responder a critérios de adequação explícitos. São necessários programas padrão, integrados ou homogéneos, tecnologicamente modernos e completos em termos de funções de otimização como práticas de gestão, adaptados aos condicionalismos das pequenas e médias estruturas. A necessidade de abertura e de colaboração no seio da empresa e com o seu ecossistema Com acesso partilhado a um mesmo referencial, em tempo real e através de ferramentas que respeitam os imperativos das tarefas de cada utilizador ou o domínio de especialização, a exploração de um ERP deste tipo melhora eficazmente a produtividade individual e coletiva na empresa. Na realidade, a missão do sistema de gestão ultrapassa largamente as fronteiras dos processos internos, devido à transversalidade das trocas e às práticas de gestão entre empresas. A otimização da cadeia logística, nomeadamente, opera-se graças ao desempenho global de todos os intervenientes na mesma cadeia de aprovisionamento. As empresas industriais são levadas a acompanhar os seus próprios inventários, bem como as mercadorias despachadas para as empresas parceiras, e a partilhar uma visão sobre as previsões ou os dados de rastreabilidade. Num outro registo, as empresas que pertençam a um mesmo grupo, nacional ou internacional, são confrontadas com problemáticas de gestão que ultrapassam o quadro da sua própria estrutura, como a partilha de dados comuns, as transferências intragrupo, os relatórios, a consolidação e a rastreabilidade financeira. Compras Fabricação, Vendas Serviços Fornecedores Subcontratados Contratos Produção Contratos Clientes Autores do pedido Recursos humanos Direção geral R&D Marketing Finanças e de decisão Análises operacionais Comunidade Negócios Intercâmbios colaborativos WWW Logistique EDI Trocas Normalização Segurança Internet Parceiros Intranet Internet EDI Além das funções operacionais, o controlo da atividade e do ecossistema da empresa No centro de uma empresa alargada, os sistemas de informação devem interligar-se de modo a garantir a circulação da informação entre os clientes ou autores dos pedidos, os fornecedores ou subcontratados, as filiais ou grupos de pertença, bem como uma sincronização acrescida dos referenciais. Para tal, os procedimentos exploram as capacidades técnicas dos programas no plano da abertura de aplicações e processos colaborativos: EDI, conectividade em tempo real entre sistemas através de serviços na nuvem (cloud computing), disponibilização de portais ou espaços de partilha, recurso a plataformas de trocas ou outros mercados. 2014-9
As tecnologias, alavancas de inovação e de desenvolvimento Alargar o âmbito do ERP a funções avançadas, interligá-lo com sistemas externos, software ou hardware, ou permitir o acesso de terceiros no quadro de um processo de colaboração, são exemplos que recaem sobre as aptidões suplementares que é necessário evocar, técnicas neste caso, nomeadamente o controlo das tecnologias de Internet, da mobilidade e da abertura das aplicações. Neste ponto, os ERP, desenvolvidos com base em plataformas técnicas modernas, beneficiam de arquiteturas orientadas para os serviços ou de protocolos padronizados, para uma perfeita conectividade de aplicações com os equipamentos e software, bem como uma eventual mutualização dos desenvolvimentos. Deste modo, o ERP deixa de ser uma ferramenta monolítica e passa a ser um sistema composto, enriquecido de forma flexível por funções úteis, sem renunciar às vantagens de um referencial único e partilhado, nem à dinâmica do tempo real. A tecnologia integrada, para uma perfeita adoção e uma melhor utilização das ferramentas Bem explorada no ERP, a tecnologia traz dimensões que contribuem para a eficácia de toda a empresa, como o comprovam os inúmeros exemplos: ferramentas de decisão ou de relatório, gestão eletrónica de documentos, mecanismos de fluxo de trabalho que permitem que os colaboradores trabalhem em conjunto, de forma organizada e transparente, através do sistema de mensagens. Ao propor aos utilizadores uma representação gráfica dos processos e das funções que utilizam num espaço personalizado está a contribuir para um maior controlo da ferramenta e uma maior produtividade. Compra Orçamentos Encomenda Fatura Nota de entrega Fatura Contrato Venda Pós-venda PDF Produção Ficha de intervenção Encomenda Fatura Sage ERP X3 Relatório de qualidade Documento técnico Contabilidade e Finanças Pacote fiscal Doc. financeiro Declaração Eletrónica Documentos ERP Interno e Externo Pesquisa de CV Contrato de trabalho Declaração social Recibo de vencimento Recursos humanos Conectividade de aplicações, potência e flexibilidade de utilização: exemplo da gestão documental integrada no ERP 2014-10
86% As novas tecnologias facilitam a vida Além disso, a tecnologia participa numa melhor utilização das ferramentas de gestão na empresa, bem como na sua adoção. Como a dificuldade de apropriação dos utilizadores foi, durante muito tempo, um obstáculo à adoção do ERP, este condicionalismo frequentemente exigia um reforço no acompanhamento e na formação. Aplicações pouco intuitivas e, frequentemente, afastadas das lógicas dos negócios, o desconhecimento ou a desconfiança em relação à ferramenta informática constituíam os principais obstáculos. Hoje em dia, os utilizadores mudaram a sua relação com as novas tecnologias, a título individual. 86% 81% das pessoas consideram que estas lhes facilitam As novas tecnologias a vida. 81% afirmam que estas melhoram as suas melhoram as suas condições condições de trabalho (IFOP/Sage, 2012). de trabalho A Internet e as redes sociais, os telefones, os smartphones e outros tablets tornaram-se ferramentas familiares, que deram origem a novos reflexos de utilização, perpetuados no meio profissional. Este fenómeno acelera o êxito de novas práticas nas empresas e da introdução de ferramentas de nova geração, tão atrativas quanto eficientes. PARECER ESPECIALIZADO Cientes da importância das ferramentas e de um sistema de informação moderno, as empresas industriais podem encontrar no ERP uma verdadeira alavanca de crescimento e pistas inovadoras na aplicação de novas ofertas, serviços ao cliente através da Internet, equipamentos de colaboradores nómadas, novos canais de comercialização, etc., bem como outras propostas de valor que participam de forma ativa na sua diferenciação. A Sage mediu todos estes novos desafios e trabalhou de forma continuada na evolução das suas soluções, de modo a oferecer às empresas industriais a possibilidade de estarem alinhadas com as expetativas do mercado, dos seus clientes e dos seus colaboradores e encontrarem novos nichos de desenvolvimento. Isabelle Saint-Martin, Chefe de mercado ERP, Sage Mid Market 2014-11
Sage, parceiro das empresas industriais Especialista reconhecido em soluções de gestão com mais de 30 anos de experiência, a Sage é um parceiro histórico das empresas, estruturas pequenas e médias, autónomas ou filiais de grupos. Terceiro editor de ERP a nível mundial (Fonte: Forrester, The State of ERP in 2011, maio de 2011), terceiro editor de software de gestão a nível europeu (Fonte: Truffle 100, European Software vendors ranking 2011), conta com mais de 6 milhões de clientes em mais de 70 países e merece a confiança de mais de 4000 empresas. Ainda que estas empresas industriais possuam características comuns, apresentam uma grande variedade de perfis, quer em termos de dimensões e organização, quer pelo seus equipamentos e maturidade informática. Para apoiar o desenvolvimento das empresas industriais em toda a sua diversidade, a Sage propõe uma gama alargada de soluções integradas - ERP, pacotes de software e ofertas especializadas, bem como uma rede de parceiros próximos dos seus clientes e peritos em atividades da indústria. Respostas adaptadas a cada perfil de empresa Sujeitas a fortes condicionalismos, as PMI (Pequenas e Médias Indústrias) querem tirar partido desvantagens de uma solução completa, mas privilegiam a simplicidade, devido a uma maturidade baixa a nível informático ou a meios humanos limitados. Para estas empresas, o desafio consiste em satisfazer as necessidades de forma imediata, com um prazo de implementação e de apropriação reduzido. As atividades mais complexas ou estruturas mais maduras, empresas de média dimensão ou grandes PME com organizações mais amplas enfrentam um conjunto de desafios estratégicos. O ERP é o centro do sistema de informação, pelo que estas empresas devem explorar todas as possibilidades para sustentarem o seu crescimento. Reunindo os condicionalismos das duas categorias anteriores, os grupos nacionais e internacionais procuram soluções completas e flexíveis, capazes de constituírem uma alternativa sólida ao seu ERP de grupo, para a gestão das suas filiais, o controlo dos seus fluxos e a partilha de referenciais. 2014-12
O testemunho dos nossos clientes TESTEMUNHO - SLAT POWER SUPPLIES Fabricante de sistemas de alimentação elétrica e de transformação de corrente O Sage ERP X3 permitiu-nos aumentar a nossa produção de modo a duplicarmos a prazo o nosso volume de negócios, conservando o mesmo efetivo nas funções de apoio. E aumentámos em 25% a nossa produtividade em termos de elaboração de produtos, graças à automatização das tarefas. Esta migração muito completa - só a contabilidade e os pagamentos não foram englobados - permitiu dinamizar toda a empresa com ferramentas de melhor desempenho e adaptadas aos desafios dos nossos dias. André Guinet, Diretor-geral TESTEMUNHO - ASICA Empresa industrial francesa especialista em eletrónica profissional Totalmente integrado, com uma circulação de informação muito fluída entre serviços, o Sage ERP X3 permitiu-nos implementar vários automatismos, graças aos quais processamos com maior rapidez as tarefas administrativas do quotidiano. A implementação de um planeamento otimizado da produção permitiu-nos assinar contratos com novos clientes, que nunca antes tinham trabalhado connosco porque a nossa organização era demasiado artesanal. De notar que as grandes contas auditam os seus fornecedores. Não se limitam a testar a qualidade dos produtos, observam também a nossa capacidade de cumprimento dos prazos... Atribuem uma nota de qualidade do produto e uma nota de desempenho. E o facto de termos instalado o Sage ERP X3 reverte claramente a nosso favor, porque tranquiliza os nossos clientes. Pascal Prenveille, DSI 2014-13
O testemunho dos nossos clientes TESTEMUNHO - WORLD MINERALS EUROPE Especialista na extração e transformação de minerais (diatomite e perlite) Fazemos parte de um grupo internacional especializado no nosso setor de atividade e precisamos de nos adaptar à estrutura orçamental, de relatórios e de consolidação do grupo. Antigamente, não conseguíamos sequer responder a estas expetativas. Com o Sage ERP X3, um simples clique é suficiente para repatriar e consolidar em tempo real as informações provenientes dos diferentes locais. Poupamos, evidentemente, bastante tempo e a direção dispõe de informações pertinentes para conduzir a empresa. Estelle Jacq Leteurtrois, Responsável funcional pelos Sistemas de Informação TESTEMUNHO - GROUPE GAILLON Líder em França na extrusão de placas, folhas e bobinas em materiais termoplásticos padronizados ou técnicos O novo sistema é bastante consultado, porque fornece muitas informações úteis, nomeadamente a nível de logística. Graças ao Sage ERP X3, conseguimos melhorar a gestão dos nossos inventários e reduzir significativamente o nível - na ordem dos 12%. Outra vantagem considerável: agora, conseguimos saber com precisão o custo real das nossas produções, que depende da cotação muito variável das matérias primas. Como, em cada uma das nossas fábricas, consumimos 45 toneladas de matéria plástica por dia, esta é uma informação indispensável. Por outro lado, graças aos dados fornecidos pelo Sage ERP X3, podemos realizar, sem qualquer problema, a consolidação das contas das nossas três entidades e enriquecer os modelos de relatórios impostos pelos nossos acionistas. Régis Béroujon, Diretor do departamento de extrusão. 2014-14
Sage ERP X3 em síntese Especialmente concebido para as pequenas e médias empresas, PME autónomas e filiais de grupos, o Sage ERP X3 oferece às empresas industriais uma resposta completa ao conjunto das necessidades empresariais (gestão comercial, produção, logística, serviços, finanças, relação com o cliente, recursos humano, liderança). Presente em 56 países, multilingue e conforme a várias legislações, o Sage ERP X3 é capaz de assumir os processos e as implementações mais complexas, em vários locais e/ou internacionais. Capitalizando as possibilidades nativas do programa e as competências do seu ecossistema, o Sage ERP X3 permite ter em conta as especificidades do negócio através de ofertas setoriais ou por domínio de atividade (automóvel, agroalimentar, produtos farmacêuticos e cosméticos, química, processamento de plásticos, etc.). Aliando as vantagens de um ERP às soluções especializadas, o Sage ERP X3 apresenta a particularidade de um perímetro alargado a funções especializadas para a indústria (PLM, APS, MES, GMAO, WMS, CRM), bem como possibilidades técnicas integradas (capacidade de decisão, fluxo de trabalho, gestão de documentos, portais, etc.). Baseado na plataforma de desenvolvimento e integração SAFE X3, o Sage ERP X3 utiliza de forma nativa as tecnologias de Internet e de processamento em nuvem, bem como os protocolos de intercâmbio com os terminais móveis. Sage Ofertas e competências de valor para a indústria 2014-15
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