O Papel da Sociedade da Informação na Reforma do Estado 4 de Abril de 2013 Auditório B, Reitoria UNL Patrocínio Prata Patrocínio Almoço Apoios Parceiros Media Partner Patrocinadores Globais APDSI
espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Juntos, partilhamos eficiência ERP e Serviços Partilhados Problema ou solução? 04 Abril, 2013
Os próximos minutos Serviços Partilhados e TIC (ERP) na reforma do Estado Problema ou solução? Redução da despesa pública Melhoria da tomada de decisão e políticas públicas Uma questão de perspectiva Que pontos de partida? Que motivações e desafios? O que se pretende resolver? Que opções de percurso? 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 2
Serviços partilhados... Conceito consolidado e com provas dadas... Fonte: Estudo Shared Services Center, PWC Funções de suporte (Fin, RH, IT, ) Uniformização e normalização de processos Utilização de recursos comuns Instrumentos comuns (ERP, ) Escala Prestação de serviço (SLA s, custo) Melhoria contínua ganhos de eficiência Fonte: Estudo Trends in Shared Services, 2011, Accenture Esforço com retorno... 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 3
Legislação Práticas As fundações do edifício têm influência SECTORIAIS PRESTACIONA IS Justiça Segurança Defesa Educação Segurança Social Saúde... Economia TRANSVERSAIS SUPORTE Finanças RH Compras... TIC Níveis eficiência Opções percurso Processos FUNDAÇÕES Organização Pessoas, capacidades e competências Cultura 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 4
Pontos de partida auto suficiência e opacidade Dimensão e granularidade Processos complexos Organizações específicas Práticas enraízadas Cultura 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 5
Que desafio? O que resolver?... Eficiência... mas muita eficácia... EFICIÊNCIA EFICÁCIA POC-P Cobertura perímetro Adm. Directa Estado Alteração de paradigma Caixa vs. Patrimonial Controlo, uniformização de regras, legalidade Opacidade vs. informação analítica 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 6
Ângulos de análise e escolhas de percurso Produto ou processo de transformação? Dimensão e granularidade muitas100 s Elasticidade da(s) organização(ões) Assimilação da mudança Níveis de intrusão e erosão de eficácia Competências e capacidades Equilíbrio: eficiência - sucesso da iniciativa Implementação plena de SPs vs. Criação de bases instrumentais Pilotagem, estabilização, melhoria contínua Imediatismo ou solidez? Tempo!... Recursos: custo ou investimento? Criação, manutenção e evolução de capacidades Disseminação exigente e de grande dimensão Os SI (ERP) O elixir ou (só mais) uma das peças? 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 7
Eppur si muove! Ex: Evolução SP Finanças GeRFiP 37% SP (serviço) 63% PP (sistema) Adm. Dir. + RAM + RAA 311 + MEC (1.000 +) + MNE (100 +) +99% +143% 156 Nº entidades Nº acumulado de entidades 1 14 +65% 23 +180% 64 2006-2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 8
Direcções Da eficácia para a eficiência Simplificação de processos (orçamental, ) Revisão do enquadramento normativo Prova em ambiente simplificado (EPE s) Desmaterialização (eg. facturação, operações RH) Evolução para modelo mais amplo Split menos conservador e mais produtivo Implementação plena do modelo (SP vs. PP) Afectação partilhada de recursos Da informação (?) para a informação de gestão Analítica Quanto? Em quê? Em que funções e atividades? Controlo reactivo vs Planeamento proactivo Visão micro vs. macro Reporting pesado vs. informação on the fly Melhor suporte a definição de políticas públicas 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 9
Problema, não! Solução, em corrida de fundo 2012 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. Direitos reservados. 10
Juntos, partilhamos eficiência espap Av. Leite de Vasconcelos, 2, Alfragide 2614-502 AMADORA PORTUGAL Tel.: (+351) 214 723 100 Fax: (+351) 214 723 103 E-mail: cc@espap.pt