Serviço Público Inteligente

Transcrição

1 Serviço Público Inteligente Sistemas de BI, decidir com base em informação de qualidade 15 de maio de 2013 Auditório B, Reitoria UNL Patrocínio Prata Patrocinadores Globais APDSI

2 CALM António Gameiro Marques CIO da MP 15 de Maio de 2013

3 AGENDA Enquadramento Da estratégia às operações Gestão da Mudança Principal desafio Cadeia de valor Gestão Estratégica Gestão de Portfolio e de Projetos Modelo de governação Fatores críticos de sucesso

4 GESTÃO ESTRATÉGICA PRINCIPAL DESAFIO Formulação Plano Ligação Difusa Problemas de ligação Operacionalização Controlo Execução Resultados

5 GESTÃO ESTRATÉGICA MISSÃO E FUNÇÕES DA MARINHA USO DO MAR AÇÃO NÃO MILITAR Ação não militar AÇÃO MILITAR Ação militar

6 GESTÃO ESTRATÉGICA PEQUENO ESTADO / GRANDE TERRITÓRIO

7 Situação Actual Quantificada MARINHA PORTUGUESA CADEIA DE VALOR Processo Adaptação de Gestão ao Ambiente Estratégica Formulação Operacionalização Controlo Estratégica Transformação para Melhoria adequação Desempenho e melhoria de desempenho Situação Futura Desejada Quantificada PERSPETIVA OPERACIONAL Processos Chave DUPLO-USO PERSPETIVA MISSÃO Planeamento Aprontamento Emprego Sustentação Produto Operacional Atividade científica, Investigação & Desenvolvimento Atividade museológica, histórica e de divulgação PERSPETIVA ESTRUTURAL Produto Científico Produto Cultural MARINHA OTIMIZADA EFICÁCIA Gestão de Recursos RH M F I Atividade Inspetiva PERSPETIVA GENÉTICA Processos de Suporte MARINHA EQUILIBRADA

8 AGENDA Enquadramento Da estratégia às operações Gestão da Mudança Principal desafio Cadeia de valor Gestão Estratégica Gestão de Portfolio e de Projetos Modelo de governação Fatores críticos de sucesso

9 Guiar o Desempenho GESTÃO ESTRATÉGICA. MODELO DE REFERÊNCIA Clarificar a Estratégia 2 Traduzir a Estrat é gia 1 Desenvolver a Estrat é gia 3 Alinhar a Organiza ç ão 4 Planear as Opera ç ões Plano Estratégico Plano Operacional/Financeiro 6 Testar e Adaptar 5 Monitorizar e Aprender Optimizar Dados & Recursos de Informa ç ão Processos Execução Palladium Execution Premium Process (XPP)

10 GESTÃO ESTRATÉGICA MODELO DE MARINHA Testar e adaptar Análise do Ambiente Controlo Formulação Doutrina Naval Monitorizar e aprender Política Naval Planear actividades Operacionalização Traduzir a estratégia Alinhar a organização Fase 2

11 GESTÃO ESTRATÉGICA FASE 1 FORMULAÇÃO POLÍTICA E DOUTRINA António Silva Ribeiro Análise do Ambiente Formulação Doutrina Naval Política Naval

12 GESTÃO ESTRATÉGICA FASE 2 OPERACIONALIZAÇÃO TRADUZIR A ESTRATÉGIA Análise do Ambiente Formulação Doutrina Naval Política Naval Operacionalização Traduzir a estratégia Fase 2

13 GESTÃO ESTRATÉGICA FASE 2 OPERACIONALIZAÇÃO TRADUZIR A ESTRATÉGIA BALANCED SCORECARD (BSC) Gestão e alinhamento estratégico Ferramenta de comunicação Medição e controlo

14 GESTÃO ESTRATÉGICA FASE 2 OPERACIONALIZAÇÃO TRADUZIR A ESTRATÉGIA Elementos do Balanced Scorecard Perspectivas de Gestão Objetivos Indicadores Metas Iniciativas Temas Estratégicos O que a estratégia deve proporcionar para a sua execução e sucesso Medição dos fatores críticos de sucesso para se atingir os objetivos Níveis de ambição referentes à melhoria do desempenho Projetos necessários para materializar objetivos Mapa da Estratégia Balanced Scorecard

15 GESTÃO ESTRATÉGICA FASE 2 OPERACIONALIZAÇÃO TRADUZIR A ESTRATÉGIA BALANCED SCORECARD PERSPECTIVAS DE GESTÃO MISSÃO Garantir com eficácia o uso do mar. (Criar valor) TEMAS ESTRATÉGICOS MARINHA EFICAZ OBJECTIVOS CORPORATIVOS OPERACIONAL Empregar as capacidades numa vertente de duplo uso, para melhor cumprir a missão. (Liderar no produto) ESTRUTURAL Estruturar as capacidades de forma optimizada para melhor cumprir a missão. (Inovar para liderar) GENÉTICA Edificar as capacidades de forma equilibrada para melhor cumprir a missão. (Meios para agir) MARINHA DE DUPLO USO MARINHA OPTIMIZADA MARINHA EQUILIBRADA

16 GESTÃO ESTRATÉGICA FASE 2 OPERACIONALIZAÇÃO ALINHAR A ORGANIZAÇÃO Análise do Ambiente Formulação Doutrina Naval Política Naval Operacionalização Traduzir a estratégia Alinhar a organização Fase 2

17 GESTÃO ESTRATÉGICA FASE 2 OPERACIONALIZAÇÃO ALINHAR A ORGANIZAÇÃO MAPAS ESTRATÉGICOS Mapa Estratégico da Marinha Mapas Estratégicos Sectoriais Mapa Estratégico das Direcções e Unidades Objectivos dos diferentes níveis das Direcções e Unidades

18 GESTÃO ESTRATÉGICA FASE 2 OPERACIONALIZAÇÃO ALINHAR A ORGANIZAÇÃO 2011

19 GESTÃO ESTRATÉGICA FASE 2 OPERACIONALIZAÇÃO ALINHAR A ORGANIZAÇÃO Comunicar para envolver e alinhar

20 GESTÃO ESTRATÉGICA FASE 2 OPERACIONALIZAÇÃO PLANEAR AS ACTIVIDADES Análise do Ambiente Formulação Doutrina Naval Política Naval Planear actividades Operacionalização Traduzir a estratégia Alinhar a organização Fase 2

21 GESTÃO DE PROJETOS INTERSETORIAIS LIGAÇÃO DA ESTRATÉGIA À ATIVIDADE Perspectivas de Gestão Objetivos Indicadores Metas Iniciativas Temas Estratégicos O que a estratégia deve proporcionar para a sua execução e sucesso Medição dos fatores críticos de sucesso para se atingir os objetivos Níveis de ambição referentes à melhoria do desempenho Projetos necessários para materializar objetivos Mapa da Estratégia Balanced Scorecard

22 GESTÃO ESTRATÉGICA FASE 3 CONTROLO - MONITORIZAR E APRENDER Análise do Ambiente Controlo Formulação Doutrina Naval Monitorizar e aprender Política Naval Planear actividades Operacionalização Traduzir a estratégia Alinhar a organização Fase 2

23 EPM NA GESTÃO ESTRATÉGICA

24 EPM NA GESTÃO ESTRATÉGICA Da Gestão Estratégica à Gestão de Projetos

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26 EPM NA GESTÃO ESTRATÉGICA

27 EPM NA GESTÃO ESTRATÉGICA DASHBOARD DE UMA INICIATIVA ESTRATÉGICA, GERIDA NO EPM

28 GESTÃO ESTRATÉGICA FASE 3 CONTROLO TESTAR E ADAPTAR Testar e adaptar Análise do Ambiente Controlo Formulação Doutrina Naval Monitorizar e aprender Política Naval Planear portefólio e actividades Operacionalização Alinhar a organização Traduzir a estratégia Fase 2

29 GESTÃO ESTRATÉGICA FASE 3 CONTROLO TESTAR E ADAPTAR Está a nossa estratégia a funcionar? Estamos a obter os efeitos pretendidos? O que é que está a ter sucesso? O que é que está aquém das expectativas?

30 Garantir com eficácia o uso do mar. (Criar valor) Empregar as capacidades numa vertente de duplo uso, para melhor cumprir a missão. (Liderar no produto) Estruturar as capacidades de forma optimizada para melhor cumprir a missão. (Inovar para liderar) Edificar as capacidades de forma equilibrada para melhor cumprir a missão. (Meios para agir) PERSPECTIVAS DE GESTÃO TEMAS ESTRATÉGICOS MARINHA EFICAZ MARINHA DE DUPLO USO MARINHA OPTIMIZADA MARINHA EQUILIBRADA Optimização Satisfazer de forma eficiente as necessidades logísticas de operação, manutenção e modernização Optimizar o relacionamento operacional com a AA SA Incrementar a integração de processos dentro do sector Desenvolver um modelo de gestão dinâmica de recursos Visão Versatilidade Incrementar o relacionamento e a comunicação com os públicos de Incrementar a participação no desenvolvimento de requisitos interesse Consolidar as competências críticas necessárias Garantir a disponibilidade operacional estabelecida para os meios Desenvolver a gestão estratégica, planeamento e controlo Incrementar a eficiência e eficácia recorrendo a SI Consolidar a coerência estrutural, organizativa e flexivel Reforçar a externalização dos SI Abrangência Consolidar a integração dos novos meios Incrementar o recurso à I&D na área do material Incrementar parcerias externas e internas Honra Disciplina Coragem Integridade Lealdade RESUMO DO PROCESSO OPERACIONALIZAÇÃO E CONTROLO DA ESTRATÉGIA Análise SWOT MISSÃO Traduzir e alinhar VALOR OPERACIONAL PROCESSOS ESTRUTURAL Mapas estratégicos ORGANIZAÇÃO GENÉTICA RECURSOS Valores 10 Diretivas Setoriais Indicadores e Metas Linhas de ação Controlo de Execução (EPM / GE) Monitorizar Planos de Atividades Planos Orçamentais Planear Testar e Adaptar

31 DELIVERABLES

32 SISTEMA DE INFORMAÇÃO

33 SINCRONISMO TEMPORAL 20+ anos DIRECTIVAS SECTORIAIS PLANOS DE ATIVIDADES ANUAIS Anual Situação Actual Quantificada Objectivos 3 ou 5 anos Objectivos 3 ou 5 anos Actividades estratégicas e correntes Anual Medições RELATÓRIOS DE ACTIVIDADES ANUAIS Medições Situação Futura Desejada Quantificada Trimestral Medições Semestral Formulação Operacionalização e Controlo

34 EPM NA GESTÃO DE PORTFOLIO Portfólio e BI Planeamento e controlo de projetos Espaço colaborativo para coordenação de atividades

35 EPM NA GESTÃO DE PORTFOLIO GESTÃO DE PORTFÓLIOS 1 ESCOLHA DE FATORES ESTRATÉGICOS Fatores estratégicos Portfólio e BI Definem os critérios de prioritização/seleção Impacto

36 EPM NA GESTÃO DE PORTFOLIO Portfólio e BI GESTÃO DE PORTFÓLIOS 2 AVALIAÇÃO DA PRIORIDADE Portfólio de projetos Impacto Fatores estratégicos

37 EPM NA GESTÃO DE PORTFOLIO Portfólio e BI GESTÃO DE PORTFÓLIOS 3 RECOMENDAÇÃO/PRIORIZAÇÃO Portfólio de projetos Impacto Portfólio de projetos Fatores selecionados estratégicos e prioritizados

38 stratégico EPM NA GESTÃO DE PORTFOLIO Portfólio e BI GESTÃO DE PORTFÓLIOS 4 ANÁLISE VALOR ESTRATÉGICO x CUSTO Portfólio de projetos selecionados e priorizados

39 EPM NA GESTÃO DE PROJETOS Portfólio e BI Planeamento e controlo de projetos Espaço colaborativo para coordenação de atividades

40 PROJETO PILOTO - ATALANTA 2011 Âmbito 4 Resoluções do CSNU Comando português da Força Naval da UE Missão Proteger os navios do World Food Program, da AMISOM e outros navios vulneráveis, e combater a pirataria no Oceano Índico Navio português Comandante da CTF 465 França Espanha Portugal Alemanha 13DEZ10 13ABR11 13AGO11

41 PROJETO PILOTO - ATALANTA 2011 FASEAMENTO APRONTAMENTO (15OUT10 a 15MAR11) SUSTENTAÇÃO & RETRAÇÃO (29MAR a 28AGO11) Principais Produtos Navio-almirante e de reserva prontos Staff e guarnições treinados Enquadramento formalizado Diretiva Relações Públicas CEMGFA Diretiva Operacional CEMGFA Portaria Missão Humanitária e de Apoio à Paz Regras de Empenhamento e caveats Gestão financeira preparada

42 DASHBOARD

43 AGENDA Enquadramento Da estratégia às operações Gestão da Mudança Principal desafio Cadeia de valor Gestão Estratégica Gestão de de Portfolio e de Projetos Modelo de governação Fatores críticos de sucesso

44 MODELO DE GOVERNAÇÃO Estado-Maior da Armada Controlo centralizado PROGRAMAS Pessoal Material Financeiros Informação Esquadra Autoridade Marítima Ciências do mar Cultura EPM Execução descentralizada Setores EPM - Enterprise Project Management

45 CONSULTORIA INTERNA EQUIPAS DE GESTÃO ESTRATÉGICA

46 Equipa 31 2 CONSULTORIA INTERNA CFR CMG EN-AEL M EMA CTEN CFR EN-AEL EQUIPAS DE GESTÃO ESTRATÉGICA M CTEN M EN-AEL SEP Superintendência Direcção Geral da do Autoridade Serviço do Marítima Material Pessoal Superintendência Comissão Cultural da Comando Naval dos Serviços Marinha Financeiros Superintendência Estado-Maior da Instituto Hidrográfico dos Serviços Armada de Tecnologias da Inspecção Geral da Escola Informação Marinha Naval

47 CONCLUSÕES Informação Integrada BI & EPM Vantagens competitivas APRESENTADO COMO CASO DE SUCESSO Transparência Accountability Menores custos (OPEX)

48 FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO Compromisso Gestão de Topo Comunicar para envolver as pessoas 5 FCS Criar Momento e Aproveitar Momentum Massa Crítica na Organização Liderança Activa (Estratégia+TIC)

49 CALM António Gameiro Marques CIO da MP 15 de Maio de 2013