A Reforma da AP e a evolução dos SI/TI

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1 10 Anos da Sociedade de Informação 2 de Novembro de 2006 FIL Parque das Nações A Reforma da AP e a evolução dos SI/TI João Catarino Tavares ( ) Patrocínio Apoio

2 A Reforma da AP e a evolução dos SI/TI João Catarino Tavares

3 Agenda Principais pontos da reforma da AP A evolução dos sistemas e tecnologias de informação Principais desafios actuais » 3

5 Principais pontos da reforma da AP Reorganizar o Estado» Ajustar a organização às funções do Estado Gerir melhor os recursos» Avaliar o desempenho de organismos e funcionários» Procura da eficácia Modernizar» Simplificar os processos» Aumentar a produtividade e eficiência Servir o cidadão» Focar na qualidade do serviço ao cidadão » 5

6 O SI e a reforma da AP Servir o cidadão Portal do Cidadão UCMA/UMIC Modernizar Processos Transversais Reorganizar o Estado SI de suporte às Funções do Estado DTIC DTIC DTIC DTIC Organismos PRACE Reforma da Administração Pública Gerir melhor os recursos SIGRAP MFAP/II » 6

7 Estrutura do Sistema de Informação Definição de Politicas Consolidação Controlo Normalização Sistemas de apoio àdecisão Sistemas Centrais Infra-estrutura comum de informação Nível Estratégico Nível Táctico M A C R O Execução Sistema Operacional 1 Sistema Operacional 2 Sistema Operacional n Nível Operacional M I C R O » 7

9 As 3 fases da evolução dos sistemas de informação das finanças públicas Centralização Dispersão Unificação xx Informática Mainframe /stand alone/ proprietário Arquitectura cliente/ servidor Internet / web-services Cobol / 4GL Unix / windows Sistema central em ASP Desenvolvimento próprio Bases de dados relacionais Sistemas abertos - Linux Sistema de Informação Sistema Financeiro Organização Desenvolvimento próprio e outsourcing Centralizado Descentralizado Partilhado Não existe integração Integração vertical e alguma horizontal Sistema padronizado - ERP Interoperabilidade com outros sistemas Contabilidade orçamental Contabilidade de compromissos Contabilidade digráfica - POCP Contabilidade de caixa Centros de custo Contabilidade analítica Contas trimestrais Conta mensal Conta ao dia Controlo à priori da legalidade Unidade de tesouraria Processo único Organismos simples com pouca autonomia Organismos centrais com grande poder controlador Controlo à posteriori da legalidade Organismos com autonomia Organismos centrais com função de auditoria Avaliação do desempenho Partilha de funções em rede Organismos centrais com funções de regulador Predomínio do nível táctico Predominio do nível operacional Predomínio do nível estratégico Foco na produtividade do processo Foco na eficiência organizacional Foco na eficácia » 9

10 A fase da centralização Centralização dos meios informáticos» Grandes centros informáticos» Computadores centrais mainframe Sistema de informação centralizado» Sistemas isolados não integrados Processos centralizados nos organismos centrais» Controlo à priori com base na legalidade» Contabilidade publica caixa» Automatização de processos rotineiros e muito exigentes em recursos humanos, exemplo: Processamento de vencimentos, Contabilidade, etc. Organismos sem autonomia» Dirigentes sem responsabilidade financeira Gestão focada na produtividade dos processos » 10

11 A fase da dispersão Dispersão dos meios informáticos» Formação de centros e direcções de informática nos organismos» Maior impacto das TIC no negócio» Servidores unix e windows» Redes locais» Arquitecturas cliente/servidor» Grandes sistemas para centralização da informação Sistema de informação descentralizado» Procura da eficiência do sistema de informação organizacional» Alguma integração por recurso a interfaces Processos descentralizados» Controlo à postriori com base em auditorias» Contabilidade de compromissos / centros de custo Organismos com autonomia» Dirigentes com responsabilidade financeira Gestão focada na eficiência organizacional » 11

12 A fase da dispersão análises efectuadas 3 documentos marcantes na caracterização desta fase» SIAFE Sistemas de Informação da Administração Financeira do Estado, CCSCI, 2003» Caracterização das Funções do Estado, CCSCI, 2003» PRACE Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado, Comissão Técnica, » 12

13 Paradoxos da fase da dispersão Paradoxo da eficiência dos sistemas de informação» Quanto mais eficientes forem os sistemas de informação de cada área ou organismo maiores tendem a ser os silos informacionais criados e maior a ineficácia global do sistema de informação pela falta de integração. Paradoxo da produtividade» A dispersão dos recursos, a duplicação dos meios por todos os organismos, a redundância de funções leva a que investimentos adicionais se possam traduzir negativamente na produtividade.» Corolário: A dispersão dos recursos faz com que nenhuma estrutura tenha os recursos necessários e todas gastem recursos a fazer as mesmas coisas. Paradoxo da coordenação» Este paradoxo não existiu, a coordenação também não » 13

14 Casos de sucesso RAFE Declarações electrónicas Homebanking Integração do sistema da Segurança Social Rede da Economia Informatização dos Tribunais Portal do Cidadão / Infocid Pedido de certidões pela internet Empresa na hora Devem-se ao empreendorismo de alguns organismos ou sectores » 14

15 A fase da unificação ou colaboração Partilha dos meios informáticos» Arquitectura web: grandes servidores / acesso por browser» Soluções ASP» Sistema padronizado - ERP» Interoperabilidade / web services» Sistemas abertos Linux Sistema de informação integrado» Sistema de informação partilhado» Interoperabilidade com outros sistemas Processos partilhados» Colaboração em rede» Contabilidade digráfica POCP e analítica Organismos com responsabilidade» Avaliação do desempenho organizacional» Dirigentes com responsabilidade de gestão pelos resultados» Serviços partilhados novo modelo organizacional / colaboração Gestão focada na eficácia » 15

16 Estrutura do SI e ligação à reforma da AP Definição de Politicas Consolidação Controlo Normalização 3ª Fase Foco na eficácia Sistemas de apoio àdecisão Sistemas 1ª Centrais Fase Foco na produtividade e Infra-estrutura comum eficiência de informação dos processos Nível Estratégico Nível Táctico M A C R O Execução Sistema Sistema 2ª FaseSistema Operacional Operacional Operacional Foco na 1 eficiência organizacional 2 n Nível Operacional M I C R O » 16

17 Agenda Principais pontos da reforma da AP A evolução dos sistemas e tecnologias de informação Desafios actuais » 17

18 Os desafios actuais Principais desafios que se colocam ao desenvolvimento do SI e a um maior alinhamento com a reforma da AP:» A valorização da informação como um recurso estratégico» A visão arquitectural dos sistemas de informação» A implementação de um modelo claro de coordenação dos SI/TI» A reorganização da gestão dos recursos informáticos » 18

19 A valorização da informação como um recurso estratégico A decisão baseia-se na informação Importância de ter informação e de controlar os padrões de gestão da informação A redefinição das funções do Estado deverá levar ao repensar e refundar o sistema de informação da AP Identificar os grandes repositórios de informação, quem é responsável e quem pode usar Acabar com redundâncias de informação e processos Possibilitar a partilha e o cruzamento Capacitar a gestão e orientação estratégica da AP » 19

20 A visão arquitectural dos sistemas de informação Uma arquitectura é um mapa do território e funciona para os sistemas de informação como um plano director funciona para o urbanismo. Sem plano não há coordenação porque não há referencial e também não há avaliação de projectos pela mesma razão. Tal como no urbanismo também nos SI pode haver diversos níveis de aproximação: a definição global da cidade com os grandes espaços com as suas funções e dentro daqueles espaços os bairros e arruamentos definidos em maior pormenor » 20

21 A implementação de um modelo claro de coordenação dos SI/TI O PRACE aponta para uma estrutura de coordenação que é importante implementar de forma a:» Acabar com os silos informacionais e a gestão feudal dos SI/TI» Fim à redundância das iniciativas» Controlo do investimento Missão dos Organismos Um bom sistema de coordenação Cria confiança Melhores resultados Alinhamento das estratégias de TI com a missão Encoraja comportamentos mais positivos Coordenação Alinhamento Estratégia Para as TI » 21

22 A reorganização da gestão dos recursos informáticos Definição clara do que será função do Estado e do que não será Centralização das funções de prestação de serviços Criação das estruturas de serviços partilhados de SI/TI Criar estruturas de controlo com capacidade de gerir o outsourcing Organismo TIC Serviço Partilhado TIC » 22

23 Os desafios Colaboração Arquitectura Economia Eficiência Sistema de Informação Coordenação Governação Eficácia Organização Empreendedorismo » 23

24 Não inventar a roda: Modelo de arquitectura e coordenação do Gov Federal Americano Coordenação Arquitectura Investimento Implementação Drivers: Politicas Legislação Processos IT Organização Segmento Avaliar Seleccionar Controlar Programa Projecto Resultados Organização / Colaboração Adaptado de FEA Enables Effective Programming, OMB, USA » 24