1. Introdução A finalidade deste documento é apresentar, passo-a-passo, o processo de Pré- Autorização de produtos para portadores de cartões benefício. No caso de dúvidas ou sugestões, entre em contato com o seu suporte técnico, o qual está capacitado a dar-lhe as informações e apoio necessários. Este material, os programas e módulos que o acompanham somente poderão ser utilizados para acesso ao sistema, divulgação e treinamento relativos à solução TransactionCentre (de propriedade da SevenPDV), sendo vetada qualquer outra utilização sem a prévia e formal autorização de sua proprietária. Maio/2004 Documento de Uso Restrito 1
2. Modelo de Solução - Balcão + Check Out Comunicação de Dados Balcão - TransactionCentre Client Autorizador Check Out - Automação da Loja Check Out - Automação da Loja O atendimento é feito por meio da geração de uma feita no balcão de atendimento, que é transformada automaticamente em uma Autorização no momento do pagamento no Check Out (Caixa). O módulo Client é instalado no computador do balcão e tem a finalidade de consultar descontos e gerar a dos produtos que o portador tem como benefício. A operação no módulo Client pode ser feita pelo teclado ou por meio de mouse. Diversos botões têm atalho para facilitar a operação (a tecla de atalho é informada na própria tela). A fica registrada no Autorizador, com os descontos informados ao portador. No Check Out, o atendimento é feito de forma normal, ficando por conta do sistema a aplicação dos descontos concedidos na. Após a emissão do cupom fiscal é emitido o comprovante do benefício concedido. 2
3. Funcionamento - Balcão Balcão - TransactionCentre Client No BALCÃO o atendimento é cumprido da seguinte forma: O portador solicita seus produtos da forma usual, tendo como única diferença a obrigatoriedade de apresentar seu cartão de benefícios juntamente com cartão da loja ao atendente, caso haja. Sem a identificação do portador não é possível conceder os benefícios (descontos). O atendente aciona o módulo Client e inicia o atendimento informando o número do cartão de benefícios e, se possuir, também o número do cartão da loja. Em seguida, seleciona cada produto e informa ao portador se o produto tem desconto e qual percentual será praticado. Atenção: Não é necessário anotar o código da, pois o portador será identificado pela leitura do cartão no Check Out. 3
4. Funcionamento - Check Out Check Out - Automação da Loja No CHECK OUT o atendimento é cumprido da seguinte forma: Após a geração da, o portador se desloca do Balcão para o Check Out com seus produtos, apresentando novamente seu cartão de benefícios. No Check Out, o atendente do caixa inicia o atendimento passando o cartão de benefícios na leitora e fazendo a leitura do código de barras (ou digitando) dos produtos. Após a emissão do cupom fiscal é impresso o comprovante da operação realizada. Este comprovante é a garantia de que o estabelecimento concedeu os descontos de acordo com a Autorização concedida e deve ter uma via arquivada na loja para conferência. Atenção: Não é necessário digitar o código da, pois o portador é identificado pela leitura do cartão no Check Out. 4
5. - Abertura 1 2 3 4 É a tela inicial do módulo Client, aberta logo após a sua ativação no menu Start (ou Iniciar) e que fica disponível no terminal do balcão para atendimento dos portadores. Nesta tela temos a identificação da loja: (1)- O código da loja representado pelo seu CNPJ. (2)- Nome fantasia da loja. Atenção: Qualquer irregularidade nestes campos informar seu Suporte Técnico. Com base no cartão apresentado, deve ser selecionada a operadora correspondente. No caso de erro na escolha da operadora o cartão será recusado e o benefício não será concedido. (3)- A operadora deve ser selecionada da lista apresentada quando pressionado o botão localizado ao lado direito do campo. Atenção: A operadora TRNC-CT somente deve ser utilizada para realização de TESTES e somente cartões de TESTES são aceitos nesta operadora, os demais são recusados. Complementando a tela, temos os campos que indicam a forma de entrada do número do cartão de benefícios apresentado. (4)- Existem duas formas de entrada do dado: PinPad (para qualquer tipo de leitor: Trilhas, Pinpad seguro ou código de barras) ou Digitação. Como a tela vem com a opção Digitação selecionada, somente alterá-la no caso de uso de leitor. 5
6. - Identificando Portador 1 2 Ainda na tela inicial e de acordo com a escolha de PinPad ou Digitação, o módulo abre o campo para captura dos dados do cartão. (1)- O Número do Cartão deve ser digitado completamente. - Logo após a entrada do número do cartão é habilitada a tecla <F2- >; (2)- Quando pressionada esta tecla, o módulo envia os dados para que o Autorizador faça a validação do portador. Neste momento podem ocorrer 4 situações: CARTÃO VÁLIDO Indicando que a mensagem foi processada com sucesso e que o portador é válido. Neste caso a próxima tela é apresentada para seguir o atendimento. CARTÃO RECUSADO Indicando que a mensagem foi processada com sucesso mas o portador não é válido. Neste caso, verificar se o número do cartão foi digitado corretamente e se a operadora selecionada é a indicada no cartão. Em caso afirmativo solicitar ao portador que entre em contato com a Central de Atendimento de sua Operadora. FALHA DE COMUNICAÇÃO Indicando que a mensagem não pode chegar no Autorizador por problemas na rede local ou externa. Neste caso acionar seu suporte técnico. SERVIÇO INDISPONÍVEL Indicando que o servidor não está respondendo a mensagem enviada. Neste caso acionar seu suporte técnico. 6
7. - Produtos 1 2 3 4 Esta tela somente é apresentada quando o cartão foi aceito na tela anterior. Aqui, será montada a, com a seleção dos produtos que o portador deseja adquirir. Sua estrutura permite: (1)- Selecionar cada produto no campo superior da tela. (2)- Visualizar os produtos escolhidos e suas condições no centro da tela. - Os produtos já selecionados são apresentados neste área, estando disponíveis para exclusão ou alteração das quantidades, se necessário. (3)- Conhecer os valores totais da compra nos campos inferiores da tela. - Estes valores são alterados a cada produto incluído ou excluído e quando a quantidade é alterada; (4)- Alterar ou excluir produtos. - Teclas de edição / exclusão de produtos e de confirmação (encerramento) da ; 7
8. Selecionando Produtos 1 2 A inclusão dos produtos pode ser feita por: (1)- Seleção de produto: Pela digitação do código de barras. Pela leitura do código de barras. Pela digitação da parte inicial da descrição de um produto (mínimo 3 letras). Atenção: Alguns estabelecimentos proíbem a escolha do produto por digitação. (2)- Após a entrada dos dados no campo seleção, pressionar o botão <F3-Pesquisa Produto> para que o módulo envie os dados para o Autorizador avaliar os produtos. Neste momento podem ocorrer 3 situações: PRODUTOS VÁLIDOS Retornando um ou mais produtos que atendem aos critérios de seleção informados. Se retornar um só produto, seus dados são imediatamente copiados para a parte central da tela com quantidade 1. No caso de múltiplos produtos a próxima tela é apresentada para seguir o atendimento. PRODUTO NÃO SELECIONADO Indicando que nenhum produto atende aos critérios de seleção definidos. Neste caso, verificar se a informação está correta. Em caso de erro corrigi-la e reenviá-la. Caso contrário informar ao portador que o produto não tem descontos de sua operadora. Se o portador apresentar alguma reclamação pedir que ele entre em contato com a Central de Atendimento de sua operadora. FALHA DE COMUNICAÇÃO ou SERVIÇO INDISPONÍVEL Seguir mesmos procedimentos definidos na tela Identificando Portador deste manual. 8
9. Resultado da Pesquisa 1 2 3 4 5 6 7 Esta tela somente é apresentada quando o produto digitado na tela anterior tiver mais de uma apresentação comercial para o portador identificado. Neste caso, os produtos são apresentados com as seguintes informações: (1)- Descrição completa do produto, com nome principal, dosagem e apresentação comercial. (2)- Preço bruto (ou preço de lista). (3)- Desconto do produto para o portador identificado. (4)- Preço líquido após os descontos. (5)- Valor a receber na loja. Valor que será pago pelo portador no Check Out. Após a análise dos produtos apresentados o atendente pode tomar uma das atitudes: (6)- Posicionar o cursor sobre o produto escolhido e pressionar o botão <F5-Confirma Produto>. Neste caso haverá retorno para tela anterior com a inclusão do produto selecionado com quantidade 1 na parte central da tela. (7)- Verificar que nenhum dos produtos atende à solicitação do portador e neste caso pressionar o botão <F9-Retorna>, provocando a volta para tela anterior sem a inclusão de produtos. Atenção: Os descontos podem variar de um portador para outro e portanto a consulta sempre deve ser efetuada antes de prestar informações ao portador. 9
10. - Alterando Quantidade 1 2 3 4 Esta tela somente é apresentada quando o botão <F10-Edita Produto> é pressionado. Sua finalidade é informar as condições comerciais do produto e permitir sua alteração. (1)- O produto é novamente descrito para que o atendente tenha segurança de estar alterando o produto correto. (2)- O campo quantidade é apresentado, permitindo a alteração para maior ou menor. Após a confirmação de estar tratando o produto correto e alterar a quantidade, o atendente pode: (3)- Pressionar o botão <OK> e retornar para a tela anterior com a nova quantidade. (4)- Pressionar o botão <Cancel> e retornar para a tela anterior com a mesma quantidade. 10
11. - Concluindo a Operação 1 2 3 4 5 6 7 Retornando para tela de Produtos, podemos verificar que o produto selecionado foi incluído na parte central da tela e que os valores de totalização também são apresentados. (1)- A linha contém descrição completa do produto e suas condições comerciais. (2)- Valor total líquido (já considerados os descontos). (3)- Valor a receber na loja (que será pago pelo portador no Check Out). (4)- Valor dos descontos concedidos. Neste momento o operador pode incluir novos produtos utilizando o campo Descrição do Produto e botão <F3-Pesquisa Produto>, da forma descrita nas páginas anteriores deste manual ou: (5)- Pressionar o botão <F5-Confirma> para concluir a. (6)- Eliminar um dos produtos escolhidos, fazendo seu assinalamento com o cursor e pressionando o botão <F8-Exclui Produto>. (7)- Alterar um produto, fazendo seu assinalamento com o cursor e pressionando o botão <F10- Edita Produto>. Neste caso, uma nova tela é aberta com os dados do produto e campo para alteração. 11
12. - Concluindo a Operação 1 2 3 4 5 Retornando para tela de Produtos, o atendente pode encerrar a operação, confirmando antes as seguintes informações: (1)- Produtos escolhidos. (2)- Desconto percentual concedido para cada item. (3)- Valor total a receber. (4)- Valor dos descontos concedidos. Se houver algum erro, o atendente pode fazer os ajustes necessários, conforme definido nas páginas anteriores deste manual. (5)- Se as informações estiverem corretas pressionar o botão <F5-Confirma> para que o módulo envie os dados e o Autorizador encerre a operação. Neste momento podem ocorrer 3 situações: OPERAÇÃO CONCLUIDA COM SUCESSO Retornando o Código de Autorização como demonstrado na tela seguinte. OPERAÇÃO NEGADA Com mensagem explicativa do motivo da recusa, que deve ser informada ao portador. Se o portador apresentar alguma reclamação pedir que ele entre em contato com a Central de Atendimento de sua operadora. FALHA DE COMUNICAÇÃO ou SERVIÇO INDISPONÍVEL Seguir mesmos procedimentos definidos na tela de Identificação de Portador deste manual. 12
13. - Encerrando a Operação 1 2 (1)- Após a confirmação da operação na tela anterior, o módulo Client apresenta o Código da Autorização. - O Código de Autorização não precisa ser anotado pois o atendimento no Check Out pode ser feito pela leitura do cartão, ou no caso de falha no leitor de trilha magnética o número do cartão poderá ser digitado. (2)- Ao pressionar o botão <OK> o módulo retorna para a tela inicial, deixando o Módulo Client pronto para uma nova Autorização. - Esta Autorização é mantida no sistema por 48 horas da sua geração. Após este prazo, se o portador se apresentar no Check Out com seu cartão de benefícios, haverá uma mensagem indicando que não existe para este portador. 13
14. - Condições Especiais Algumas condições especiais que podem ocorrer no atendimento na loja: 14.1. Diferença de produtos entre Balcão e Check Out Como o sistema prevê descontos diferenciados em função da quantidade de produtos, pode ocorrer que a alteração de quantidade entre o Balcão e o Check Out provoque diferença nos descontos concedidos ao portador. 14.2. Interesse em novos produtos após a compra Neste caso é recomendável que seja feita nova no balcão, para garantir ao portador os melhores descontos. 14.3. Entrega do comprovante de benefício O comprovante contém o número de identificação da operação que será requerido no cancelamento. O cancelamento é um direito do portador, pois atualiza a quantidade de produtos permitida para o portador no período. A impressão do comprovante é a garantia que a operação foi concluída com sucesso. 14.4. Compra sem cartão Existem situações nas quais o portador pode estar sem cartão de benefícios, como por exemplo nos casos de extravio. Nestes períodos o portador poderá fazer compras sem apresentar seu cartão. 14
15. Principais Características do TransactionCentre O TransactionCentre foi desenvolvido utilizando diversas técnicas inovadoras, tendo como objetivo facilitar e agilizar o atendimento dos portadores. Uma das mais importantes é o uso do número do cartão como forma de identificar o portador e também de recuperação da Autorização no Check Out eliminando a necessidade de anotar número de Autorização. Outro destaque é que o sistema tem informações do portador, restringindo a necessidade de captura de dados da receita médica e permitindo também que haja restrição na quantidade de produtos autorizada para um portador. Adicionalmente, os créditos do estabelecimento são identificados no momento da Autorização, sem requerer que o estabelecimento tenha que cumprir outros procedimentos para obtê-los. Atenção: Como o sistema controla a quantidade máxima permitida por portador, as devoluções e cancelamentos devem ser informadas no módulo Client para evitar problemas ao portador. 15