Manual para solicitação de ações e orientações gerais sobre o Planejamento Anual - 2013 1
Índice Introdução... 3 Iniciar o acesso ao sistema... 4 Recuperar e trocar a senha... 5 Continuar o acesso ao sistema... 7 Registrar um planejamento anual... 8 Preenchimento dos campos... 10 Adicionar registros de ações... 11 Editar registros de ações... 13 Apagar registros...14 Relatório de pendências... 15 Consultas de planejamentos...16 Orientações gerais sobre o Planejamento Anual 2013...20 Contatos para esclarecimento de dúvidas...22 2
Introdução Para melhor atender as cooperativas do estado de São Paulo, o Sescoop/SP, cuja missão é promover permanentemente a excelência do cooperativismo paulista, viabilizando e realizando ações de educação, integração, representação, orientação e comunicação, desenvolveu o software Supravizio, uma ferramenta para gerenciamento de processos e serviços das ações finalísticas, de maneira a proporcionar a celeridade no atendimento das demandas do público atendido pelo Sescoop/SP. A solução é composta por duas aplicações: um software com interface Windows, denominado aplicação Supravizio utilizado para gerenciar ordens de serviço, processos e serviços; e uma aplicação com interface web, denominada Autoatendimento, para as cooperativas solicitarem serviços e realizar aprovações. Com a implantação do novo sistema, portanto, a cooperativa poderá, pelo Autoatendimento, registrar planejamentos e requisitar eventos. Assim, ela acompanhará a execução da solicitação e poderá interagir com a equipe do Sescoop/SP mais eficientemente. O software contará com um banco de dados com as principais informações das cooperativas atendidas. 3
Iniciar o acesso ao sistema 1) Sua utilização inicia- se com o acesso ao link: http://sescoopsp.gestaoprocessos.com/autoatendimento 2) Em seguida a realização de autenticação na tela de Login do sistema preencher o campo Usuário com o seu email da cooperativa e informar a Senha de acesso. 3) Para recuperar ou trocar a senha clique nos links localizados abaixo do botão Entrar. 4
Recuperar e trocar a senha 1) Para recuperar a senha preencha o campo Usuário com o email da cooperativa e clique em Enviar. 2) Após clicar no Enviar aparecerá uma tela informando o envio da senha para o e- mail cadastrado. 5
3) Ao clicar no link Trocar senha o usuário será direcionado à tela Trocar senha onde devem ser preenchidos os campos Usuário e Senha Atual, Nova Senha e a Confirmação da nova senha. Em seguida clique em Trocar. 4) Se todos os dados estiverem corretos, será exibida mensagem confirmando a alteração com um link para a Tela de Login. 6
Continuar o acesso ao sistema 1) Para efetuar a autenticação, basta preencher o campo Usuário com seu usuário e senha. 2) Será apresentada a tela de Ordens de Serviços. Caso o usuário queira sair ou trocar usuário clique no link Sair no canto superior direito da tela. 7
Registrar um Planejamento Anual 1) Após conectar o sistema, será apresentada a tela de abertura de solicitações. Nesta tela revise seus dados pessoais e clique em Próximo>> 2) No passo 2, selecione clique em Planejamento Anual e em seguida em Próximo>> 8
3) No passo 3 vamos preencher os campos necessários para abertura do planejamento. 9
Preenchimento dos campos 1) Verifiquem se os primeiros campos: Cliente, Serviço e Assuntos já estão preenchidos. Abaixo o primeiro campo a ser preenchido é o Ano competência. Neste campo deve- se selecionar o ano referente do planejamento. 2) O próximo campo a ser preenchido é o Plano de Evento que é uma relação de ações planejadas para o ano selecionado. 10
Adicionar registros de ações 1) Para adicionar registros clique no ícone Adicionar 2) Será exibida tela com os registros que devem ser preenchidos. Veja na tabela abaixo detalhes sobre cada um dos campos deste formulário: Nome do campo Informação Área temática Lista com as áreas dos eventos disponíveis para seleção. Ao selecionar uma área o sistema atualizará a listagem de eventos disponíveis no campo Evento. Evento Evento solicitado correspondente a Área temática e previamente cadastrado pelo Sescoop. Público Alvo Publico alvo do evento conforme cadastro do evento no Sescoop Data início Data planejada para o inicio do evento, respeitado o prazo mínimo de 30 dias para realização. Data fim Data planejada para o término do evento. Qtd. dias Quantidade de dias da duração do evento. Carga Horária Duração do evento em horas. Esta informação é preenchida a partir do cadastro do evento no Sescoop Participantes Quantidade de pessoas que participarão do evento. Mínimo Part Quantidade mínima de participantes para a realização do evento. Esta informação é obtida a partir do cadastro do evento no Sescoop. R$/Hora Valor da hora cobrada pelo instrutor do evento. R$ Total Total solicitado para o evento. Para eventos do tipo curso este valor é 11
Prioridade calculado pelo valor hora x a quantidade de horas do curso, enquanto outras solicitações, tais como promoção social, é definido por um valor fixo obtido no cadastro Sescoop. Grau de relevância de realização do evento para a cooperativa. Esta informação poderá ser utilizada pelo Sescoop durante o processo de aprovação do evento. 3) Após preenchimento clique no botão Confirmar para salvar os dados informados. 4) Para continuar com preenchimento de outros eventos/cursos clique no ícone Adicionar que aparece ao lado esquerdo dos registros adicionados ao Plano de eventos. 12
Editar registros de ações 1) Caso seja necessário pode- se alterar um registro adicionado. Para isso clique no ícone Editar que aparece ao lado esquerdo dos registros adicionados ao Plano de eventos. 2) Após fazer as alterações desejadas, lembre- se de clicar no botão Confirmar para salvar as alterações. 13
Apagar registros de ações 1) Para excluir registros adicionados clique no icone Apagar que aparece ao lado esquerdo dos registros adicionados ao Plano de eventos. 2) Será exibida mensagem para confirmar a exclusão dos registros selecionados e o registro será apagado. 14
Relatório de pendências 1) Caso exista alguma inconsistência ao clicar em Concluir abertura o sistema exibirá um relatório de pendências no topo da tela. No exemplo é exibido aviso informando que o evento não atende a regra do prazo mínimo de 30 dias para a requisição de um evento. 15
2) Ao alterar as datas de inicio e fim de acordo com as regras para requisição de eventos e clicar em Concluir a abertura, não existindo mais nenhuma inconsistência, a abertura do Planejamento será concluída com sucesso gerando um número de processo para acompanhamento. Consulta de Planejamentos 1) Acessando no menu principal a opção Ordem de Serviço > Consulta, você poderá realizar consultas sobre Planejamentos e Requisições. 2) Na tela acima é possível consultar por diversos critérios entre eles o número do processo registrado. Após informar o critério de recuperação clique em Consultar Agora e o sistema listará todas as ocorrências encontradas. Para acessar uma destas ocorrências basta clicar no link do assunto. Na figura seguinte podemos observar o detalhamento de um planejamento: 16
A página de consulta permitirá as cooperativas acompanhar cada passo do atendimento do planejamento e requisições. Na tela abaixo podemos observar que o conteúdo de um planejamento está pendente de aprovação: Na tela de consulta é possível também navegar entre Planejamentos e RREPs. Na figura abaixo podemos observar que na consulta de uma RREP é possível acessar também o planejamento anual original utilizando um link localizado no número do planejamento. 17
Na figura seguinte podemos visualizar a partir do planejamento todas as RREPs geradas: Outra funcionalidade importante é a de adicionar comentários que pode ser utilizado para troca de informações entre a cooperativa e a equipe Sescoop. Para registrar um comentário basta clicar no botão Adicionar Comentário. 18
Após clicar no botão aparecerá uma nova página onde deve ser digitado o comentário. Após digitar o texto clique no botão Confirmar para gravar a informação. Todos os comentários, inclusive aqueles digitados pela equipe Sescoop, estarão visíveis na própria tela de consultas conforme a figura abaixo: 19
Orientações gerais sobre o Planejamento Anual - 2013 PLANEJAMENTO Período de envio planejamento anual: 20/08/2012 a 14/09/2012; Os ADHs deverão informar a prioridade de realização de cada ação; Apenas conseguirão pedir ações disponíveis no sistema de solicitação de ações - Supravizio; Ações referentes a cursos e oficinas estarão disponíveis no sistema para inclusão no Planejamento Anual da cooperativa somente quando houver instrutoria devidamente credenciada; Caso a cooperativa queira mais de uma turma da mesma ação, deve incluir uma turma de cada vez, respeitando o nº mínimo de participantes para cada ação indicado no sistema; Se a cooperativa quiser uma ação, mas não possuir o número mínimo de participantes, poderá indicar o nº de pessoas que tem demanda. Essa demanda será recebida pelo Sescoop/SP e analisada para possível oferta regionalizada ao longo do ano, a ser divulgada através do site do Sescoop; Cada ação está vinculada ao seu respectivo público alvo, carga horária e quantidade mínima de participantes. Esses campos não poderão ser alterados pela cooperativa; O valor máximo por hora aula será preenchido automaticamente quando uma ação for escolhida. O campo é passível de edição, porém só aceitará valores inferiores ao informado. Superiores serão rejeitados; Algumas ações terão o intuito de identificação de demanda, e, nesses casos, o valor informado será de R$1,00 simbolicamente. Essas ações serão analisadas internamente pelo Sescoop/SP para possível oferta ao longo do ano. APROVAÇÃO COMITÊ DE GERENTES O comitê será composto pelos gerentes das áreas executoras e o gerente administrativo financeiro. Irão analisar os planejamentos entre os dias 17/09/2012 a 15/10/2012; Somente após análise geral é que os planejamentos começarão a ser devolvidos para as cooperativas. Isso acontecerá a partir do dia 16/10/2012; Ações com número de participantes abaixo do mínimo necessário e ações de identificação de demanda serão retiradas do planejamento da cooperativa; Às cooperativas que estiverem regulares na data da devolutiva do Planejamento Anual, será enviado um e- mail ao seu ADH com dois anexos para serem impressos: o Termos de Parceria e o Planejamento Anual 2013 aprovado. Os documentos deverão ser assinados pelo responsável legal e enviados pelo correio para a sede do Sescoop/SP, endereçado ao Departamento de Monitoramento, aos cuidados de Célia Akemi; Às cooperativas que estiverem irregulares com o Sescoop/SP e Ocesp, será enviado um e- mail solicitando que entrem em contato com o Sescoop/SP; Quando a cooperativa se regularizar, o sistema irá identificar automaticamente e enviará o e- mail com os dois anexos Termo de Parceria e Planejamento Anual 2013 ao ADH cadastrado. 20
REPLANEJAMENTO Serão considerados replanejamentos quando a cooperativa: o Requisitar uma nova ação; o Alterar carga horária (dentre as opções oferecidas); o Alterar valor (em virtude de nova carga horária ou mais turmas); Esse procedimento só poderá ser realizado entre os dias 16/05/2013 a 30/05/2013 e estará sujeito a aprovação do Sescoop/SP. Alterações referentes a datas poderão ser feitas no momento da emissão da RREP. A escolha da instrutoria será feita no momento da emissão da RREP. 21
Contatos para esclarecimento de dúvidas DÚVIDAS SOBRE RESPONSÁVEL E- MAIL Sistema supravizio Jamille Nassar jamille.nassar@sescoopsp.coop.br Senhas e acessos sistema supravizio Dados cadastrais da cooperativa Problemas de regularidade Bibiana Sobrinho Célia Akemi Célia Akemi cursos@sescoopsp.coop.br atendimento@ocesp.coop.br atendimento@ocesp.coop.br GFIP Ana Madeira Ana.madeira@sescoopsp.coop.br Ações de Educação Continuada Ações de Aprendizagem Profissional Ações de Cultura Cooperativista Ações de Educação, Saúde e Meio Ambiente Ações de Monitoramento Jamille Nassar Flávia Afonso Sueli Gonçalves Cristiane Claro Regional Nordeste Regional Oeste Regional Centro Pta. Regional Sudeste/Leste jamille.nassar@sescoopsp.coop.br flavia.afonso@sescoopsp.coop.br sueli.goncalves@sescoopsp.coop.br cristiane.claro@sescoopsp.coop.br regionalnordeste@sescoopsp.coop.br regionaloeste@sescoopsp.coop.br regionalcentropaulista@sescoopsp.coop. br regionalsudeste@sescoopsp.coop.br Planejamento anual 2013 Lucilla Araujo lucilla.araujo@sescoopsp.coop.br 22
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