Gestão por processos Schulz

Gestão por processos Schulz

INFORMAÇÕES GERAIS Schulz S.A. é uma empresa com ações na Bovespa (SHUL4) Área Total: 358.7 m² Área Construída: 78.5 m² Força de Trabalho: 2.65 colaboradores Duas Divisões de Negócios: Uma das maiores fundições com usinagem integrada do Brasil em seu segmento de atuação. Soluções completas: Fundição, Usinagem, Pintura e Montagem no mesmo parque industrial. Líder do Mercado Latino Americano de Compressores de Ar com 7% de market share. Completa Linha: Segmentos Hobby, Profissional e Industrial; Separadores de Condensado, Secadores e Ferramentas Pneumáticas. 2

DIVISÕES DE NEGÓCIO 3

DIVISÃO AUTOMOTIVA Linha de Produtos: Suportes em geral, carcaças de eixo, transmissão e diferencial, tampas e suportes de motor, componentes de freio, cubos de roda, blocos e sapatas de quinta-roda. Materiais: Ferro fundido nodular e cinzento Séries de Produção: > 15 t / mês para cada item 4

DIVISÃO AUTOMOTIVA Suporte da Cabina Suporte de Suspensão Suporte Multifuncional Suporte do Pára-Choque Carcaça de Diferencial Carcaça da Caixa de Direção Carcaça do Trem da Engrenagem do Motor Cubo de Roda Sapata de Freio Suporte da Cabina Travessa 5

DIVISÃO AUTOMOTIVA 6

DIVISÃO COMPRESSORES COMPRESSORES DE AR Compressores de Diafragma, Compresores de Parafuso e Compressores de Pistão TRATAMENTO DE AR Filtros, Secadores de ar e Separadores de Condensado MOTOBOMBAS E LAVADORAS Acessórios, Lavadoras e Motobombas FERRAMENTAS Acessórios, Aspiradores, Cortadores, Eixos, Ferramentas de Bancada, de Coluna e Pneumáticas, Grampos, Prensas e Tesouras HOBBY E RESIDENCIAL 12 Volts, Acessórios, Aspiradores, Compressor de ar, Ferramentas a bateria, de Bancada e Manuais, Hidrolavadoras e Pistolas de Pintura 7

8

138 usuários de TI 112 desktops + notebooks + thinclients + netbooks 18 Servidores físicos e virtuais (52 e 56) 48 Tb de capacidade de armazenamento em 2 Storages 44 profissionais totais 26 orientados a negócios 15 em infraestrutura 3 no PMO 1 gestor de portfólio 1 gerente de projetos 1 analista de QA 9

A TI COMO AGENTE DE MUDANÇAS

Projetos entregues fora do prazo; O ABACAXI Projetos não alinhados aos objetivos da companhia; Trabalho da equipe orientado a interrupções; Falta de gestão adequada das demandas; Clientes internos sem confiança; Pouca percepção de melhorias; TI não encarada como um parceiro; Falta de padrão de trabalho; 11

Ciclo do tema gestão por processos 212 27 ITIL na gestão de serviços 29 Diagnóstico de maturidade na gestão de projetos 21 Implantação do escritório de projetos 211 BPM na gestão de demandas de TI BPM no processo comercial da divisão Automotiva 12

PROCESSO DE GESTÃO DE DEMANDAS NA TI ANTES

Critérios de Priorização 14

3 Distribuição das Demandas Aprovadas por Peso 25 23 24 25 24 2 17 16 15 14 13 14 11 1 9 5 4 3 2 2 2 1 1 1 1 1 4 5 6 8 9 1 11 12 13 14 15 16 17 18 19 2 21 22 23 24 25 Faixa de Peso Tipo C Faixa de Peso Tipo B Faixa de Peso Tipo A 15

Equipe Ágil e Gestão Visual em Infra Utilização de Método Ágil (Scrum); Constituída por uma equipe multidisciplinar; Foco nas atividades sem alteração de regras de negócio; Gestão visual de capacidade x demanda; Utilização opcional de documentação; Sprint de trabalho mensal sem flexibilidade de alterações; 16

Inicio das mudanças Entrevistas com os supervisores de infra e sistemas, analistas e desenvolvedores para montagem do AS IS; Entrevistas com usuários para entender a percepção deles quanto ao processo atual; Convite para participação de usuários para desenho do TO BE; Montagem do grupo de trabalho para desenho do TO BE 17

AS IS 18

AS IS 19

TO BE Uma das primeiras versões 2

TO BE Versão atual 21

Cadeia de valor 22

Documentação 23

Reação Emocional Estágios da Resistência Ativa Raiva Aceitação Barganha Estabilidade Teste Recusa Passiva Imobilismo Tempo Depressão 24

PROCESSO DE GESTÃO DE DEMANDAS NA TI AGORA 25

Resultados já confirmados Consolidação do comitê executivo de TI com participação do board da empresa; Orçamento por gerência das demandas; Reuniões de priorização de projetos mensais e bimestrais; As demandas pertencentes ao mapa estratégico somente serão repriorizadas mediante OK do comitê; Aprovação mediante ROI Caso o ROI não seja possível, a execução da demanda somente com aprovação do diretor; TI tem a prerrogativa de não recomendar uma demanda; TCO incluído no ROI 26

CRITÉRIOS DE PRIORIZAÇÃO 27

Demandas Concluídas em 212: 28

Demandas em Andamento: 29

Demandas Suspensas: 3

Demandas Empenhadas 31

Demandas no Transbordo: 32

Demandas em Priorização: 33

34

Documento de priorização 35

GESTÃO DA CAPACIDADE 36

2 Macro Capacidade 5/1/212 18 16 14 12 1 8 6 4 2 Demanda de Áreas Usuárias Demandas Internas TOTVS 11 Capacidade Realizado Previsto 37

25 Planejado x Capacidade - Mensal 2 15 1 5 8 162 162 162 162 162 162 162 162 162 162 162 162 162 162 162 162 162 162 1 17 182 162 7 121 29 121 3 12 19 2 22 74 2 47 47 47 47 47 47 47 47 47 47 47 47 47 47 8 8 Soma de Reserva p/ Suporte Soma de Alocado Projetos Soma de Férias Soma de Capacidade 38

25 Macro Capacidade 3/2/212 2 15 1 5 Demanda de Áreas Usuárias Demandas Internas TOTVS 11 Capacidade Realizado Previsto 39

25 Planejado x Capacidade - Mensal 2 15 1 5 162 162 162 162 162 162 162 162 162 162 162 136 19 18 186 112 26 19 77 31 162 121 38 54 69 65 65 65 1 4 4 4 16 24 16 7 162 162 162 162 145 19 132 124 15 121 4 4 36 16 162 162 162 162 42 191 78 65 4 16 11 Soma de Reserva p/ Suporte Soma de Alocado Projetos Soma de Férias Soma de Capacidade 4

12% Ocupação Realizada da Capacidade - Analistas 15% 1% 8% 77% 82% 69% 66% 6% 44% 4% 2% % jan/12 fev/12 mar/12 abr/12 mai/12 jun/12 Ocupação Realizada da Capacidade Meta 41

AVALIAÇÃO DA QUALIDADE (QA) 42

QA no Processo Não se Aplica 24% 1436 Conforme 45% Verificações Realizadas 18 Pessoas com Atividades Auditadas Não Conforme 29% Conforme com Restrições 2% Auditorias realizadas em dez e jan

QA no Processo Solicitação Viabilidade Aprovar Estudo de Viabilidade Suporte ao Usuário Planejamento Desenvolvimento Especificação Entrega Testes Priorização Aprovar Estudo de Negócio Estudo de negócio Gerenciar de Sprint Ágil % 2% 4% 6% 8% 1% Conforme Conforme com Restrições Não Conforme Não se Aplica Auditorias realizadas em dez e jan

QA do Processo 332 Verificações Realizadas Aprovar Estudo de Viabilidade 23 2 55 41 Solicitação 52 1 2 Planejamento 22 1 31 6 Viabilidade 25 3 8 8 Desenvolvimento 8 4 1 3 Testes 6 7 Aprovar Estudo de Negócio 1 4 7 Gerenciar de Sprint Ágil 4 2 4 6 8 1 12 14 Conforme Conforme com Restrições Não Conforme Não se Aplica Auditorias realizadas em dez e jan

Informativo de Projeto 26/12/211 Projeto CONSULTA PERCENTUAL DE IMPOSTOS Criar tela de consulta para verificar o percentual de impostos cobrados de um estado para outro para um determinado produto e cliente. Marcos Importantes Solicitante Francisco Nascimento Gerente do Projeto (TI) Marcio Ricardo Kopp Término Previsto 27/12/211 Marco Planejado Real/Previsto Desvio Especificação homologada 26/12/211 19/12/211-5d Teste interno realizado 26/12/211 23/12/211-1d Aceite do usuário 23/12/211 23/12/211 d Projeto concluído 27/12/211 - Percentual Completo Esforço (Horas) Planejado: Realizado: Restante: TOTAL 11h (orçado) 57h (até a data) 2h (a partir da data) 33h (-3%) 85% Notícias do Projeto Desenvolvimento Finalizado! No dia 22/12/211 foi finalizado o desenvolvimento. Usuários se reúnem para homologar o desenvolvimento! No dia 22/12/211 foram reunidos os usuários solicitantes junto com a área Fiscal para homologação dos resultados do programa de consulta, sendo homologado com sucesso a solução! Acompanhamento em Produção Ficou acordado entre a área de TI e Comercial que no dia 26/12/211 acompanharemos e faremos a conferência dos resultados do programa de consulta com as DANFES emitidas.

OTIMIZANDO PROCESSOS NAS ÁREAS DE NEGÓCIOS 47

Divisão Automotiva Orçamento de peças para clientes 48

Motivadores do projeto 19 pessoas envolvidas em 9 diferentes áreas Desencontro de informações e falta de velocidade e de prioridade; Falta de acompanhamento entre o orçado e o realizado; Peças que passam por todo o ciclo sendo que similares já orçadas poderiam otimizar e tornar mais assertivo a precificação; Diminuição de prazo para execução seja de projetos novos ou alteração de projetos em andamento; Aumento de novos negócios; Racionalização dos sistemas: 4 sistemas diferentes sem integração on-line entre si serão substituídos por um único; Memória de cálculo atualmente totalmente em planilhas que acabam perdendo-se no processo pois não há possibilidade de anexar; 49

BPMS Source: Gartner (December 211) 5

Solução adquirida Fornecedor: Software AG Modelagem BPMS 51

Solução adquirida 52

AS IS Homologado pelo process owner 53

TO BE Homologado pelo process owner 54

Resultados Esperados Projeto na fase de desenvolvimento Previsão de inicio em produção para Novembro de 211 55

Rone Cassio Mendonça rone.mendonca@schulz.com.br 56