Como fazer o gerenciamento em projetos com uma matriz Este conteúdo faz parte da série: Gerenciamento de Projetos Ver 6 posts dessa série Nesse artigo falaremos sobre: Porque fazer o gerenciamento em um projeto é importante Como funciona a matriz Como usar a matriz em um projeto 5 erros comuns sobre gerenciamento que você quer evitar Porque fazer o gerenciamento em um projeto é importante? Para começar, qualquer decisão do projeto, atividade da equipe ou nova etapa possui um nível de risco embutido, quer você queira, ou não. Ou seja, existe a chance de um problema se concretizar e gerar um efeito negativo para cada atividade, entrega ou etapa do seu projeto. Quando as consequências são pequenas, normalmente não chegam nem a gerar uma dor de cabeça, mas imagine perder todos os documentos virtuais da empresa sem ter um backup em um projeto de implementação de um novo sistema ou não ter uma peça de reposição para trocas de peças defeituosas em um protótipo que será apresentado. Esses efeitos podem ser catastróficos e é por isso que fazer o gerenciamento tem ganho cada vez mais relevância na gestão de projetos. Além disso, controlar e acompanhar os riscos pode te ajudar desde a formação de preços do seu projeto (veja mais na nossa planilha de precificação de projetos) até evitar problemas que teriam uma grande chance de ocorrer. Veja abaixo um exemplo de risco de conhecimento da equipe com o projeto que pode ser controlado na nossa planilha de gerenciamento de projetos: 1
Como fazer o gerenciamento em projetos com uma matriz Para chegar nesse resultado é importante entender um pouco mais sobre o gerenciamento em si. De uma forma um pouco mais conceitual, poderíamos trazer os principais tópicos abordados pelo PMBOK (Project Management Book of Knowledge): Planejamento do gerenciamento Identificação dos riscos Realização de análise quantitativa (probabilidade) Realização de análise qualitativa (impacto) Planejar resposta aos riscos Controlar os riscos Antes de entrar nesse passo a passo na prática, vamos entender um pouco mais do funcionamento da matriz e de como ela pode te ajudar principalmente com as etapas de análise dos riscos. Como funciona a matriz A matriz, como o próprio nome já diz, é uma matriz que vai servir para avaliar melhor os riscos envolvidos em seus projetos (ou mesmo no dia a dia da sua empresa). Ela é formada por dois eixos principais, o de probabilidade de ocorrência do risco (na imagem abaixo, o eixo vertical) e o de impacto do risco no projeto (eixo horizontal). Veja na imagem: 2
Como fazer o gerenciamento em projetos com uma matriz No nosso exemplo usei uma matriz 5 5, mas você pode encontrar exemplos de matrizes 3 3 e até mesmo outros casos, apesar desses 2 serem os mais comuns. Agora vamos entender um pouco mais de como funcionam as respostas desses dois eixos: Eixo da Probabilidade Quase certo: é praticamente impossível evitar que o risco aconteça, por isso vale a pena pensar em ações de mitigação do impacto do risco depois dele ocorrer. Alta: a chance do risco ocorrer é grande e frequentemente ele ocorre de fato. Média: probabilidade ocasional de acontecimento do risco. Ainda vale a pena planejar desdobramentos, mas não com tanta preocupação como nos casos anteriores. Baixa: pouca chance de acontecer algum problema advindo desse risco. Rara: é bastante improvável que o risco aconteça, só vale a pena se preocupar em casos de impacto grave ou gravíssimo para seu projeto. Eixo do Impacto Gravíssimo: pode fazer com que o projeto seja cancelado ou que o dano ocasionado por ele seja irreversível Grave: compromete de forma acentuada o resultado do projeto, ocasionando atraso ou insatisfação do cliente Médio: perda momentânea ao longo do projeto que pode ser corrigida, mas com impacto no escopo ou prazo Leve: desvio quase imperceptível dos objetivos do projeto que pode ser facilmente corrigido 3
Como fazer o gerenciamento em projetos com uma matriz Sem Impacto: não gera nenhum tipo de problema perceptível para o projeto, por isso pode ser ignorado em 99% dos casos. Só dê atenção se esse risco ocorrer quase com certeza e com alta frequência. Basicamente, para cada risco analisado você vai dar uma pontuação que varia de quase certo de acontecer até raro (em relação a probabilidade de ocorrência) e de sem impacto até gravíssimo (em relação ao impacto que pode ser ocasionado). Essa pontuação gera uma interseção, que classifica o risco em: Risco Extremo Risco Elevado Risco Moderado Risco Baixo Vamos ver um exemplo do risco de perda de informações essenciais de um projeto. Supondo que a gente classificasse a probabilidade desse risco ocorrer em média e o impacto grave, teríamos o resultado de risco extremo: Dessa forma, passa a ser possível diferenciar os riscos para facilitar o processo de decisão sobre onde atuar primeiro e o que é mais importante para o seu projeto. Usando a matriz em um projeto Agora, para vermos na prática como a matriz funcionaria no gerenciamento de riscos de um projeto, vamos imaginar um projeto de implementação de um novo software em uma empresa. No nosso caso, todos os dados de clientes, fornecedores, bem como de pedidos e vendas estão armazenados no sistema antigo (sem backup na nuvem) que vai ser 100% alterado. Vamos ver como seria o passo a passo: 4
Como fazer o gerenciamento em projetos com uma matriz Passo 1 Liste os principais riscos identificados Essa é uma breve lista que poderiam ocorrer ao longo desse projeto: Incêndio do data center (com perda de todos os dados) Perda de informações essenciais (por erro de um programador) Sistema de acompanhamento das novas implementações falho (impossibilitando registros) Falta de compatibilidade entre dados antigos e sistema novo (gerando falhas) Falta de qualidade do serviço prestado pela empresa contratada (atrasos, programação ruim, etc) Reclamações de usuários por bugs (durante a mudança) Aviso tardio aos usuários sobre mudanças (gerando confusão) Sistema fora do ar (durante a mudança) Ajustes não realizados dentro do prazo (prolongando reclamações e experiência ruim de clientes) Quebra de contrato com nova empresa (ocasionando uma perda de tempo e dinheiro) Passo 2 Faça a matriz de cada risco Ao fazer a matriz para cada um dos itens elencados, você vai gerar um nível de risco para cada um deles e pode gerar uma pontuação também de acordo com os pesos que você define para cada nota. Eu costumo adotar uma pontuação de 1 a 5 para cada um dos eixos: No nosso exemplo, a nota para perda de informações essenciais seria 12 (3 x 4) de 25 (maior nível de risco possível). 5
Como fazer o gerenciamento em projetos com uma matriz Passo 3 Analise os riscos mais relevantes em um ranking Um cuidado importante é não gastar tempo com riscos muito pouco relevantes para o seu projeto. Por isso, depois de utilizar a matriz, faço a seleção dos riscos mais importantes para utilizar na nossa planilha de gerenciamento de projetos. Veja que separei apenas 5 dos 10 que havia listado em um primeiro momento: Passo 4 Trace medidas para evitar que os riscos se concretizem A partir de agora que você pode mostrar a qual etapa cada risco está atrelado, bem como listar uma série de soluções que podem ser realizadas para minimizar a chance do risco acontecer ou para que diminua seu impacto caso o risco se concretize de fato. Para o risco de falta de compatibilidade entre dados antigos e o sistema novo, uma solução simples são reuniões de alinhamento entre as empresas para que todos os pontos mais importantes sejam contemplados na migração. Ao final de cada etapa do projeto, você pode verificar se concluiu 100% aquela parte do projeto e como anda a quantidade que ela possui. 6
Como fazer o gerenciamento em projetos com uma matriz Passo 5 Realize novas medições periodicamente O último passo do gerenciamento é o acompanhamento constante. Dependendo do tamanho do projeto ele pode ser realizado a cada etapa entregue, mensalmente ou de acordo com o cronograma do mesmo. O mais importante é ter a certeza de que não esqueceu de todos os riscos que podem impactar negativamente o seu projeto. 5 erros comuns sobre gerenciamento que você quer evitar Para fechar, antes de fazer todo o gerenciamento dos seus projetos ou até mesmo da empresa (ou área de trabalho) como um todo, vale a pena ficar de olho em alguns erros bastante comuns que eu já vi muito gestor e gerentes fazendo: Registrar riscos em excesso: a qualidade da sua lista é um dos pontos mais cruciais de qualquer trabalho de gerenciamento. Por isso, evite registrar qualquer risco, foque apenas no que são mais relevantes. Querer resolver todos os riscos: como falei ao longo do artigo, sua lista pode ser bastante grande, mas o mais importante é que você entenda que precisa priorizar, ou seja, trabalhe diretamente nos riscos que tem uma probabilidade maior de impactar algum aspecto do seu projeto ou empresa. Usar o gerenciamento apenas no planejamento do projeto: esse erro é bem comum quando gestores e gerentes utilizam a matriz de risco no começo do projeto, mas na correria do dia a dia acabam esquecendo de fazer o acompanhamento apropriado. Para fugir desse erro separe um tempo a cada reunião para discutir a 7
Como fazer o gerenciamento em projetos com uma matriz evolução dos riscos. Não envolver todos os participantes do projeto: Esse erro é bastante comum com gerentes centralizadores que não entendem como fazer o gerenciamento do projeto da melhor maneira e acreditam ser possível resolver tudo sozinho. Para não chegar nesse ponto, nunca esqueça de delegar responsabilidades entre todos do time. Focar em riscos com restrições pouco relevantes: Nunca esqueça de olhar o seu projeto como um todo. Se você tem uma matriz que diz que existem dois problemas mais relevantes, um voltado para o prazo do projeto e outro voltado para a equipe, mas seu projeto está adiantado, vale a pena focar no gerenciamento ligados a equipe do projeto. Se você seguir esse passo a passo utilizando a matriz e acompanhando seus riscos com uma planilha de gerenciamento de projetos, com certeza terá projetos com menos erros e problemas. 8