Nesse artigo falaremos sobre: Não ter níveis de prioridade pode ser um tiro no pé Matriz de priorização Como usar a matriz GUT para melhorar a matriz de Priorização Matriz GUT na prática Não ter níveis de prioridade pode ser um tiro no pé Um dos maiores problemas relacionados à execução do dia a dia na maioria das empresas é viver tendo que realizar tarefas muito urgentes, ou seja, apagando incêndios. Normalmente isso ocorre quando não existe muito planejamento e, no calor do dia a dia, muitas coisas precisam ser resolvidas sem se pensar na sua real importância. Basicamente, essa confusão é um tiro do pé da própria empresa, que acaba não separando tempo, pessoal e recursos para as tarefas que são realmente importantes, mas que por não estarem entre as urgentes, acabam ficando de lado. Felizmente, existem maneiras bem simples e práticas de determinar qual o nível de priorização de tudo relacionado ao que os seus colaboradores estão fazendo. Matriz de Priorização É por isso mesmo que eu recomendo que qualquer pessoa que tenha atividades para resolver no seu negócio utilize a matriz de priorização. Para quem não conhece por esse nome, é a famosa matriz de importância x urgência, que divide suas atividades, estratégias ou problemas em 4 quadrantes principais: + Importante, + Urgente + Importante, Urgente Importante, + Urgente Importante, Urgente A representação visual é algo como essa imagem abaixo: 1
O mais importante é entender o que fazer com as atividades, estratégias ou problemas que se encontram em cada um desses quadrantes e eu acredito que o ideal é o seguinte: + Importante, + Urgente se o item é importante e urgente, significa que você está de frente para uma atividade crítica e que demanda sua atenção e resolução o quanto antes. Normalmente aqui você vai ter reuniões de resultados, acidentes, problemas urgentes, projetos com prazos, incêncidios, etc. + Importante, Urgente se o item é importante, mas não é urgente, significa que deve fazer parte das suas metas e planejamento. Para isso você precisa se programar para realizar essas atividades e deixá-las na sua lista de prioridades e acompanhamento cotidiano para que elas não se tornem urgentes no médio prazo. Importante, + Urgente se o item não é importante, mas é urgente, significa que está tomando o seu tempo sem essa necessidade. Se enquadram aqui tarefas importantes para outras pessoas, reuniões desnecessárias, telefonemas, etc. Independentemente do que seja, é importante que você saiba dizer não ou que consiga delegar essas tarefas, assim não perde tempo que poderia estar utilizando para o que realmente é sua prioridade. Importante, Urgente se o item não é importante e nem urgente, não deveria nem existir, simples assim. Pode parecer bobeira, mas participar de conversas de 2
grupos do whatsapp, checar o facebook, responder emails desnecessários e conversas triviais no trabalho são os principais itens que poderiam ser eliminados para que o seu foco no que é realmente importante aumente. De maneira resumida, o que é urgente e importante tem que ser feito mesmo. Se a tarefa for importante, mas sem urgência, vale a pena planejar, definir metas e ir realizando de acordo com os prazos definidos. Caso a atividade seja urgente, mas não tenha importância para você, vale a pena delegar para outra pessoa fazer. Por fim, se o item em questão não é nem importante e nem urgente Como usar a matriz GUT para melhorar a matriz de priorização Só existe uma coisa que não me agrada tanto na matriz de priorização, que é a dificuldade de delimitar o grau de importância entre atividades e problemas dentro de um mesmo quadrante. Para resolver esse detalhe de ordenação ou identificação de intensidade, aconselho o uso da matriz GUT. Vamos supor que tivéssemos colocado 4 problemas como urgentes e importantes para resolvermos no nosso negócio: Atraso na entrega de material (insumos) para produção Atraso no pagamento de fornecedores Atualização de sistema necessária Otimizar infraestrutura de trabalho da empresa Nesses casos, basta você fazer uma lista com esses problemas dentro da nossa planilha de matriz GUT: 3
Depois de listar os problemas que estão dentro de um dos quadrantes da sua matriz de priorização você vai classificar a intensidade dos três principais aspectos da GUT, a gravidade (importância), a urgência e a tendência. Se não estiver familiarizado com o tema, aconselho que você leia o nosso post sobre o que é e como montar uma matriz GUT. Como você pode ver, de acordo com a classificação, a pontuação final vai variando, te mostrando exatamente a ordem de quais roblemas são mais importantes e precisam de mais atenção dentro do quadrante em questão. No nosso caso, essa foi a ordem: Agora é só pensar em estratégias, planos de ação e diretrizes práticas para resolver cada 4
um deles na ordem do mais importante para o menos importante. Uma outra coisa interessante da nossa planilha de matriz GUT é a criação automática de relatórios e gráficos mostrando o nível dos problemas e a porcentagem de problemas por nível. Matriz GUT na prática Além de te ajudar a fazer a escolha de quais itens da matriz de priorização você vai resolver primeiro, a matriz GUT permite que você entenda o real estágio de problemas, estratégias e atividades, propiciando um conhecimento da prioridade de todo o funcionamento do seu negócio. 5